Nos referimos a su oficio No. DMT del 5 de mayo del año en curso, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto.

Transcripción

1 6 de junio de 2016 DCA-1447 Al contestar refiérase Al oficio No Señor Carlos Alvarado Quesada Ministro Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Estimado señor: Asunto: Se otorga autorización al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, para realizar contratación directa con la empresa CSE Seguridad S. A., para brindar los servicios de vigilancia en los edificios Benjamín Núñez, Aurora y Nauyaca, por el plazo de un mes y por un monto de (diez millones trescientos once mil colones exactos). Nos referimos a su oficio No. DMT del 5 de mayo del año en curso, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Este órgano contralor requirió información adicional a la Administración, mediante oficio 6447 (DCA-1306) del 19 de mayo del 2016, el cual fue atendido por el oficio DMT del día 23, e información complementaria remitida por correo electrónico el día 31, ambos del mes de mayo del I.-Antecedentes y justificación de la solicitud. De conformidad con los términos de su solicitud, expresa que este órgano contralor autorizó mediante oficio 3957 (DCA-636) del 13 de marzo de 2015 a dicho Ministerio, a contratar en forma directa los servicios de vigilancia con la empresa CSE Seguridad S. A. por el plazo de un año, considerando que estaba en trámite la Licitación Pública 2014LN CMBYC, no obstante, lo cierto es que la comunicación de la orden de inicio de ese concurso se hizo efectiva hasta el 13 de abril de 2016, momento en el que la capacidad de respuesta y logística administrativa no permitió actuar oportunamente. Indica, que a pesar de haber dado el seguimiento a dicho proceso, no se pudo prever o proyectar algún tipo de acción proactiva, ya que no se tuvo un conocimiento certero de la resolución del procedimiento. Agrega además, que de acuerdo a la Directriz DGABCA , relacionado con dicho Licitación Pública bajo convenio marco, se establece que para el proceso de contratación será necesario solicitar cotizaciones a las empresas

2 2 adjudicadas, por lo que para contar con el servicio requerido, deberá tramitarse determinadas actividades que conllevan plazos para su realización. De esta forma la visita y cotización tomará de 3-5 días hábiles, análisis y adjudicación de 2-3 días hábiles, además que se debe considerar el proceso de definición del objeto, la tramitación en compr@red, formalización contractual, elaboración y aprobación del Plan Operativo de Seguridad y la logística de transición e implementación del servicio. Manifiesta además, que el 14 de abril de 2016, se recibió la circular CCAF , en la que la Comisión de Coordinación de la Administración Financiera, comunica que el Sistema de Gestión de Administración Financiera estaría fuera de servicio del 25 de abril al 10 de mayo, para dar plazo a la implementación de una nueva versión del sistema que implementa las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público. Ello dejaba fuera de servicio los sistemas de compras, ya que se imposibilita la verificación automática sobre el contenido presupuestario de cada contratación. Dado el objeto contractual, y la necesidad de salvaguardar la integridad física de las personas y los bienes, solicita autorización de contratación directa con la empresa CSE Seguridad S. A., bajo las mismas condiciones que ha venido brindando el servicio, por un plazo de 30 días a partir del 10 de mayo, fecha en que se habilitaba el sistema de compras SICOP. II.-Criterio de la División. La Constitución Política, particularmente el artículo 182 estableció un régimen para regular la actividad contractual del Estado, siendo uno de sus componentes principales el hecho que las contrataciones públicas deben basarse en procedimientos concursales ordinarios. No obstante que dichos procedimientos son la regla (Voto de la Sala Constitucional), hay excepciones en las que el interés público no se ve satisfecho mediante concurso, razón por la cual la Ley de Contratación Administrativa ha establecido una serie de causales por medio de las cuales se faculta a la Administración a contratar en forma directa. Dentro de dichos supuestos se encuentra el dispuesto en el artículo 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa (LCA), que establece la posibilidad para que este órgano contralor otorgue una autorización para contratar en forma directa, cuando se acrediten suficientes razones para considerar que esa modalidad es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Bajo ese orden de ideas, se hará un análisis de las condiciones y razonamientos que la Administración señala, a efectos de determinar la existencia de motivos que justifiquen que obviar los procedimientos concursales ordinarios, constituye la mejor vía para la satisfacción del interés público.

3 3 Al respecto se tiene, que este órgano contralor autorizó a esa Administración, mediante oficio No (DCA-636) del 13 de marzo de 2015, a contratar en forma directa los servicios de vigilancia con la empresa CSE Seguridad S. A. por un año, ya que el contrato que tenía había vencido y estaba en trámite la Licitación Pública 2014LN CMBYC, convenio marco para el servicio de seguridad y vigilancia. Dentro de las condiciones bajo las cuales se otorgó la autorización, se advirtió que si la Licitación Pública en cuestión se encontraba lista antes del vencimiento del plazo, la autorización cesaría sus efectos. Bajo ese orden de ideas, siendo que desde el pasado 14 de abril se dio la orden de inicio del convenio marco, era obligación de esa Administración aplicarlo, por lo que ante una gestión reciente de ese Ministerio para efectuar una contratación directa, este órgano contralor procedió a rechazarla (véase oficio No (DCA-1101) del 29 de abril de 2016). No obstante, en esta oportunidad el Ministerio señala, que para efectos de iniciar la ejecución del convenio marco, deben efectuarse una serie de trámites que toman su tiempo, como lo son las cotizaciones de los adjudicatarios, visitas al sitio, tramitación en compr@red, formalización contractual, elaboración y aprobación del Plan Operativo de Seguridad, así como la logística de transición e implementación del servicio, por lo que se requiere una contratación directa por el plazo de 30 días. Señalando además, la suspensión por varios del SIGAF, lo que imposibilitó realizar las respectivas reservas presupuestarias. Al respecto, tomando en consideración que el servicio de vigilancia que se tenía ya venció, y que el mismo es vital para resguardar la seguridad de las edificaciones, así como de los funcionarios y visitantes de ese Ministerio, y considerando que ya hay un convenio marco vigente, pero que requiere trámites previos que impiden la ejecución del servicio de inmediato, es claro que la satisfacción del interés público no permite dilatorias, no siendo lógica la realización de un nuevo proceso ordinario, por cuanto este ya se realizó, y un proceso concursado así sea excepcionado, lo que provoca es un atraso mayor en la atención de dicha necesidad que no acepta dilación alguna, proceso que en todo caso, sería incongruente en su desarrollo con el plazo mínimo por el cual se requiere la autorización. Ante este panorama, la Administración ha solicitado la contratación directa con la empresa que ha venido prestando el servicio. Sobre este tema, tiene claro este órgano contralor que la incorporación de una nueva empresa de seguridad en estos momentos, podría implicar alguna distorsión inicial en el servicio, ello por cuanto el nuevo proveedor deberá entonces desarrollar un plan de trabajo y logístico acorde a la necesidad de la institución, sin dejar de lado el período de adaptación normal en estos casos. Por lo que considera este órgano contralor procedente, permitir la contratación con el actual proveedor del servicio, aprovechando la capacidad instalada con que este cuenta en la institución, evitando con ello eventuales desajustes en la coordinación del servicio que se ha venido brindando, todo lo anterior considerando el plazo limitado por el cual se requeriría el servicio, estimando la ejecución pronta del Convenio Marco.

4 4 De lo que viene dicho entonces, procede autorizar a ese Ministerio a contratar con la firma CSE Seguridad S. A., por el plazo de un mes el servicio requerido, bajo las mismas condiciones del contrato derivado de la Licitación Pública 2010LN y su ampliación, incluyendo el monto mensual, sea de (diez millones trescientos once mil colones exactos), sin perjuicio de los reajustes que pudieren corresponder. Se advierte, que si bien en la solicitud se hace el requerimiento para que la autorización sea a partir del 10 de mayo, ello no es posible, toda vez que por la naturaleza propia de la autorización, sus efectos son a futuro y no con efecto retroactivo. III.-Condiciones bajo las que se otorga la autorización. La autorización se condiciona a lo siguiente: 1. Se autoriza al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, a contratar en forma directa con la empresa CSE Seguridad S. A., los servicios de seguridad para los edificios Benjamín Núñez, Aurora y Nauyaca, por un plazo de un mes contabilizado a partir de la firma del contrato que se indica en el punto quinto del presente apartado, y un monto de ,00 (diez millones trescientos once mil colones exactos) sin perjuicio de los reajustes de precio que podrían presentarse, los cuales son de exclusiva responsabilidad de esa Administración. Se advierte que si los trámites del convenio marco, finalizan previo a ese término, la presente autorización cesará en sus efectos, aspecto que así deberá ser indicado en el respectivo contrato que se suscriba con ocasión de la presente autorización. 2. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. 3. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 4. La valoración de la razonabilidad del precio es de resorte exclusivo de la Administración. 5. La Administración deberá suscribir un contrato con el contratista que por el presente oficio se autoriza, el cual queda eximido de los trámites de refrendo y aprobación interna. 6. Es deber de ese Ministerio, verificar que la empresa contratista, se encuentre debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 7. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento por parte del contratista de las obligaciones previstas por el

5 5 artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 8. Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 del respectivo Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 9. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 10. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública. 11. La Administración deberá verificar que la contratista se encuentre al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley 9024, si corresponde. 12. Será responsabilidad del Ministerio contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para hacer frente al contrato producto de la presente autorización, debiendo verificarse que los recursos pueden utilizarse válidamente para el fin propuesto Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del señor Carlos Alvarado Quesada en su condición de Ministro de Trabajo y Seguridad Social o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado Lucía Gólcher Beirute Fiscalizadora LGB/pus Ci: Archivo Central NI: 12311, 13964, 14572, 14569, G: