04 de junio del 2015 DCA-1270

Transcripción

1 Al contestar refiérase al oficio Nº de junio del 2015 DCA-1270 Señora Rocío Fernández Salazar Directora General MUSEO NACIONAL DE COSTA RICA Estimada señora: Asunto: Se otorga autorización al Museo Nacional de Costa Rica, con fundamento en el artículo 132 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, para contratar en forma directa y por urgencia con la empresa Luis Eduardo Rodríguez Perdomo y Compañía, S.A., la adquisición e instalación de un aire acondicionado en la colección de insectos albergados en el edificio utilizado al efecto en Santo Domingo de Heredia, por un monto máximo de ,00 (tres millones seiscientos veinte mil colones exactos). Nos referimos a su oficio DG de fecha 22 de mayo del dos mil quince, recibido en esta Contraloría General ese mismo día, por medio del cual solicita la autorización descrita en el asunto. Por medio del oficio DG del 29 de mayo del año en curso, recibido ese mismo día, se atendió el requerimiento de información adicional solicitada por este Despacho, mediante oficio No (DCA-1207) del 27 de mayo anterior. I. Antecedentes y justificación. Entre las razones que expone la Administración para respaldar su solicitud, se señalan las siguientes: 1. Que el Museo Nacional de Costa Rica requiere contratar con urgencia la adquisición de un aire acondicionado y su debida instalación el edificio en Santo Domingo de Heredia para la sección de colección de insectos. 2. Que la adquisición del equipo en la condición solicitada obedece a la necesidad de resolver el problema de control de clima dentro de las sala de colección de mariposas, siendo que el equipo actual tiene más de 15 días de dañado sin expectativa de reparación.

2 2 3. Que la contratación se requiere de urgencia ya que los especímenes ahí preservados son de alta vulnerabilidad al clima tropical por su condición de origen orgánico, lo que provoca que exista un inminente riesgo de perder o generar un daño irreversible al menos a dos millones de especímenes ahí resguardados de no obtener el equipo necesario. 4. Que de conformidad con la normativa nacional, las colecciones de biodiversidad son propiedad del Estado y constituyen patrimonio natural de la nación, recayendo la responsabilidad de su protección en el Museo Nacional de Costa Rica según el Acuerdo No. LX del 4 de mayo de 1887 y leyes 9106 y Que en virtud de los mandatos legales, el Museo Nacional de Costa Rica como entidad responsable, ha desarrollado una serie de acciones para la conservación taxonómica y física de las especies, brindando condiciones específicas de ambiente y minimizando con ello la exposición a plagas de hongos o insectos que puedan afectarlas. 6. Que una vez que los especímenes se expongan a más de un mes a condiciones climáticas adversas, se pone en riesgo su supervivencia o daño irreversible dada la vulnerabilidad a la descomposición por alta humedad y calor. 7. Que el Departamento de Historia Natural del Museo Nacional solicitó cotizaciones de servicios a cuatro empresas, Tectronic, S.A., Grupo Multisa, S.A., Clima Ideal, S.A. y Luis Eduardo Perdomo y Compañía, S.A., obteniendo de esta última una mejor oferta en cuanto a instalación, precio y garantía. 8. Que mediante el acuerdo A de la Junta Administrativa del Museo Nacional, Sesión Ordinaria No celebrada el 22 de mayo anterior, se autorizó a la Directora General del Museo para efectuar los trámites necesarios de la presente autorización ante la Contraloría General. 9. Que la encargada del Departamento de Administración y Finanzas, Área de presupuesto del Museo Nacional, señora Yesenia Ruiz Artavia, hizo constar mediante certificación No del dieciocho de mayo del dos mil quince, que para el Proyecto denominado Manejo de Colecciones, la Partida Bienes duraderos, Subpartida Equipo y mobiliario de oficina, se encuentra disponible la suma de ,00 (cuatro millones doscientos mil colones exactos) monto suficiente para enfrentar la presente erogación (folio 08 de la solicitud). 10. Que con ocasión de lo anterior, se solicita autorización para contratar en forma directa y por urgencia con la empresa Luis Eduardo Rodríguez Perdomo y Compañía, S.A., la adquisición e instalación de un aire acondicionado en la colección de insectos albergados en el edificio utilizado por el Museo Nacional en Santo Domingo de Heredia,

3 3 por un monto máximo de ,00 (tres millones seiscientos veinte mil colones exactos). II. Criterio de la División Como regla de principio, la licitación es el procedimiento establecido constitucionalmente mediante el cual el Estado debe realizar sus compras cuando utilice fondos públicos. Sin embargo, cuando exista peligro de lesiones al interés público o cuando se trate de la única forma de satisfacer el interés general, se podrá prescindir de las formalidades de los procedimientos de contratación e implementar procedimientos sustitutivos o de excepción. Dentro de estos últimos supuestos, se encuentran los procedimientos de urgencia. En el caso particular, la solicitud planteada se fundamenta en los artículos 80 de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) y en el 132 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa (RLCA). En estos numerales, el legislador estableció que en casos de urgencia y para evitar lesiones al interés público, daños graves a las personas o irreparables a las cosas, la Administración, previa autorización del órgano contralor, podrá utilizar o acceder al procedimiento de urgencia. En estos casos, la Contraloría General deberá hacer un análisis de las condiciones y razonamientos que la Administración señala, a efectos de determinar la existencia de motivos suficientes que justifiquen obviar los procedimientos de contratación ordinarios, y determinar que con ello se constituye la mejor vía para la satisfacción del interés público. Este órgano contralor en otras oportunidades se ha referido al procedimiento de urgencia, y en el oficio No de 14 de mayo 2008, indicó: ( ) De los artículos anteriores, se desprende con claridad que la Contraloría General está facultada para autorizar a los entes y órganos públicos la aplicación de procedimientos de urgencia en el ámbito de la contratación administrativa. Para tales efectos, la Administración debe fundamentar y este órgano contralor valorar, la existencia de una situación cuya atención sea calificada de urgente, es decir, que pueda provocar lesión al interés público, daños graves a las personas o irreparables a las cosas, en caso de que no se adopte de inmediato medidas pertinentes. Es importante subrayar que de conformidad con las normas en comentario, lo que genera la posibilidad de aplicar procedimientos de urgencia, es la verificación práctica de una situación de urgencia. No interesa a los efectos de las normas que nos ocupan, las razones que generen la situación de urgencia en cuestión, pues incluso ésta pudo haber sido el producto de una gestión pública deficitaria, por ejemplo por mala planificación, gestión financiera y presupuestaria insuficiente u omisión de decisiones oportunas, escenarios en los cuáles el artículo 132 del Reglamento simplemente refiere al ámbito del Derecho Administrativo sancionador. De esta manera, es claro que las normas bajo examen están orientadas a tutelar no el interés administrativo, sino el interés público, que no puede verse sacrificado aún en virtud de una mala gestión de los asuntos públicos por parte de la Administración.

4 4 En cuanto al alcance del procedimiento de urgencia que puede ser autorizado por la Contraloría General, las normas disponen la posibilidad de prescindir de una o de todas las formalidades de los procedimientos de contratación, o bien de crear integralmente procedimientos sustitutivos. A mayor abundamiento, el artículo 132 del Reglamento establece que el cartel así como la adjudicación fundados en esta causal de urgencia no tendrán recurso alguno y tampoco será necesario el refrendo del contrato ( ) En el caso de estudio, esta División entiende las razones de interés público inmersas dentro en la solicitud de autorización, en cuanto existe una necesidad imperante de dotar de la temperatura adecuada para la preservación de las colecciones. Sobre el particular, la Administración indicó: La adquisición de este equipo en la condición solicitada obedece a la necesidad de resolver el problema de control de clima dentro de la sala de colecciones de mariposas. El aire acondicionado tiene a la fecha 16 días de haberse dañado sin expectativa de reparación. / Vale indicar que esta contratación se requiere con urgencia ya que los especímenes ahí preservados son de alta vulnerabilidad al clima tropical, por su condición de especímenes de origen orgánico. Por esta razón, hay un inminente riesgo de perder o generar daño irreversible al menos a dos millones de especímenes ahí resguardados 1 Es por ello, que las consecuencias de no contar con este servicio, podría provocar una afectación directa a los ejemplares por la vulnerabilidad a la descomposición, que como consecuencia inmediata, podría generar un daño irreversible a millones de especies. Lo anterior ya que se ha comprobado que por su origen, el clima seco y sin humedad, permite la preservación de las colecciones, evitando las plagas de hongos e insectos, mientras que lo contrario es altamente dañino para las colecciones. Adicionalmente, es importante señalar que la urgencia en la actuación obedece a que se trata de especímenes que de continuar exponiéndose a condiciones climáticas adversas, se volverían irrecuperables. Es decir, el riesgo a que se expone el material hace imprescindible la contratación inmediata de adquisición del nuevo equipo de aire acondicionado. Aunado a esto, es relevante considerar que los ejemplares que se buscan proteger no solo son patrimonio de esta nación sino que son de importancia para el resto de Centroamérica. Al respecto, el oficio DG del 22 de mayo anterior, estableció: ( ) se solicita autorización para proceder a la contratación directa (sin formalidades del procedimiento usual) y de urgencia del servicio requerido, pues no es posible atender el interés público y garantizar la conservación de estas colecciones patrimoniales mediante una contratación efectuada dentro del ámbito normal. Valga finalizar recordando que las colecciones de Patrimonio Natural custodiadas por el Museo Nacional de Costa Rica son las más grandes de Centroamérica y segundas en importancia en Latinoamérica, habiendo sido soporte para la descripción de cientos de especies nuevas para la ciencia. 1 Al respecto ver folio primero del oficio DG del 22 de mayo del 2015

5 5 En estas circunstancias es importante efectuar todos los esfuerzos posibles para conservar estos ejemplares testigos de investigaciones de impacto a nivel mundial. 2 Por consiguiente, con el fin de evitar colocar en situación de riesgo las especies y al patrimonio natural del país, este órgano contralor estima altamente importante que se proceda con la adquisición del servicio requerido en el menor tiempo posible. Es decir, debe anteponerse en este caso la actuación oportuna sobre las formalidades que exigen los procedimientos ordinarios de contratación, concediéndose entonces la autorización de cita, al configurarse los elementos necesarios para su otorgamiento. En adición a lo antes señalado, este órgano contralor tiene por acreditada la importancia de realizar la contratación con la empresa Luis Eduardo Rodríguez Perdomo y Compañía, S.A., por cuanto la Administración ha estimado que es la mejor oferta según se ponderó el tiempo de instalación sino también en cuanto a precio y garantía, colocándolo en una posición de idoneidad frente a los otros tres contratistas consultados por el Departamento de Historia Natural del Museo (folios de la solicitud). Por lo demás, las especiales circunstancias que rodean la necesidad, no permite que se realice un concurso para el objeto licitado, por lo que se autoriza el contratista requerido, dejando bajo responsabilidad del Museo la selección e idoneidad del contratista. En vista de lo que viene dicho y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 80 de la Ley de Contratación Administrativa y 132 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), así como de lo establecido por los principios de eficacia y eficiencia, se otorga la autorización solicitada para contratar en forma directa y por urgencia con la empresa Luis Eduardo Rodríguez Perdomo y Compañía, S.A., la adquisición e instalación de un aire acondicionado en la colección de insectos albergados en el edificio de Santo Domingo de Heredia, por un monto máximo de ,00 (tres millones seiscientos veinte mil colones exactos). III.-Condiciones bajo las que se otorga la autorización La autorización se condiciona a lo siguiente: 1. Se otorga autorización al Museo Nacional de Costa Rica, con fundamento en el artículo 132 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, para contratar en forma directa y por urgencia con la empresa Luis Eduardo Rodríguez Perdomo y Compañía, S.A., la adquisición e instalación de un aire acondicionado en la colección de insectos albergados en el edificio de Santo Domingo de Heredia, por un monto máximo de ,00 (tres millones seiscientos veinte mil colones exactos). 2. Deberá suscribirse un contrato con la empresa en donde se establezcan claramente las obligaciones de las partes. Dicho contrato se exime de los trámites de refrendo y 2 Al respecto ver folio cuarto del oficio DG del 22 de mayo del 2015

6 6 aprobación interna, no obstante, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 del Reglamento sobre el refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se advierte que la Administración deberá adoptar las medidas adecuadas de control interno relativas a la ejecución de la presente contratación. 3. Es responsabilidad exclusiva del Museo Nacional el contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para hacer frente al contrato producto de la presente autorización, debiendo verificarse que los recursos pueden utilizarse válidamente para el fin propuesto. 4. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. 5. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. Asimismo, se recuerda que el expediente de la contratación derivado del procedimiento de urgencia aquí autorizado, es de acceso público, por lo que debe adoptar las medidas dispuestas en el artículo 11 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 6. La valoración de la razonabilidad de los precios corresponde exclusivamente a la Administración, debiendo asimismo realizar los pagos contra factura recibida. 7. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que la empresa contratista se encuentre debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 8. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte de la contratista de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 9. Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 del respectivo Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...).

7 7 10. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 11. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 12. La Administración deberá verificar que la eventual contratista se encuentre al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de la señora Rocío Fernández Salazar, en su condición de Directora General, o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de sus competencias, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Suraye Zaglul Fiatt Fiscalizadora SZF/chc Ci: Archivo Central NI: 13091, G: