24 de mayo, 2017 DCA-1064

Transcripción

1 Al contestar refiérase al oficio No de mayo, 2017 DCA-1064 Señores MBA. Magdalena Rojas Figuredo Subgerente General de Operaciones Lic. Maykel Vargas García Jefe División de Contratación Administrativa MBA. Giovanni Méndez Carmona Director de Soporte Administrativo BANCO POPULAR DE DESARROLLO COMUNAL Estimados señores: Asunto: Se otorga autorización al Banco Popular y de Desarrollo Comunal, para contratar en forma directa a la empresa Evertec Costa Rica, S.A. para prestar el servicio de Procesamiento switch, administración, driving y monitoreo de la Red de ATM del Banco Popular, Llave en Mano Residiendo en el Banco., por un monto estimado mensual de $70.000,00, por un plazo de nueve meses. Nos referimos a su oficio No. DCADM del 05 de mayo de 2017, recibido en esta Contraloría General el 11 de mayo del presente año, por medio del cual solicita autorización para para contratar en forma directa a la empresa Evertec Costa Rica, S.A. para prestar el servicio de Procesamiento switch, administración, driving y monitoreo de la Red de ATM del Banco Popular, Llave en Mano Residiendo en el Banco., por un monto estimado mensual de $70.000,00, por un plazo de nueve meses. Adicionalmente, mediante oficio No. DCADM del 23 de mayo de 2017 se remitió información adicional. I. Antecedentes y justificación de la solicitud Expresa la Administración como razones de su solicitud, las siguientes: 1. Que actualmente el servicio de switch transerver de la red de cajeros automáticos, cuenta con un contrato en ejecución con la empresa Evertec, correspondiente a la Licitación Pública No. 2008LN PCAD, el cual venció el 07 de abril de 2015, aplicándose una ampliación por medio del artículo 209 del Reglamento a Ley de Contratación Administrativa (RLCA), cuyo vencimiento sería el 05 de junio de Que producto de la evolución tecnológica y ajustes a nivel estratégico, la Administración

2 2 por un asunto de costos y minimización del riesgo, inició en el 2014, con la promoción de una licitación pública, con la cual se pudiera adquirir su propio Switch transaccional, para lo cual se gestionó la Licitación Pública N N DCADM, cuyo objeto lo constituye, la Adquisición de una solución de Switch transaccional para la Administración integral de varios procesos de negocio, mantenimiento, soporte y nuevas funcionalidades (Consumo por demanda). 3. Que dicha licitación fue adjudicada a la firma Compañía Latinoamericana de Aplicaciones Informáticas Centroamérica, S.A., proceso que se formalizó mediante el contrato Posteriormente por los temas de puesta en producción del nuevo Core del Banco, se debió acudir a una suspensión del contrato (Contrato ) y a una modificación del contrato (Contrato ), con lo cual el contrato inicia a partir del 16 de setiembre Que para el Proyecto Switch Cajeros Automáticos, inicialmente estaba prevista su conclusión para octubre 2014, no obstante, debido a atrasos, se modificó el cronograma de trabajo y se otorgó prórroga al Contratista, estableciéndose la fecha de conclusión para el 24 de mayo Que como en todo proyecto tecnológico se solicitan prórrogas, producto de agentes externos y en especial cuando se trata de proyectos de una magnitud como el que se encuentra en desarrollo en el cual participan diferentes actores, tanto la empresa Contratista, como personal de la Administración y terceros que de una u otra forma deben suministrar en algún momento información para el desarrollo de las diferentes actividades, los cuales provocan atrasos que se deben atender y canalizar de tal forma que no afecten las tareas por realizar, ni mucho menos incidan negativamente en el cumplimiento de las metas según el cronograma destinado para tales efectos, y no le carguen a la firma contratista retrasos que no son producto de su operación normal. 6. Que el proyecto Solución para el Mejoramiento en Cajeros Automáticos y Tarjetas", no se escapa de esa realidad, lo cual se puede catalogar como normal en la ejecución de un contrato y se han tenido que aplicar prórrogas, siendo que además del Contratista, se recibe información y suministros de VISA Internacional, insumos que no se pueden prever, ya que obedecen a la normativa interna y propia de VISA y a sus diferentes niveles de seguridad, los cuales constantemente varían, con el fin de mantener un nivel de seguridad óptimo y así asegurarse el mínimo de errores o fraudes con su marca. 7. Que debido a que se han presentado problemas a lo interno por la competencia de recursos, limitaciones con el ambiente de pruebas, requerimientos y certificaciones que se deben realizar por medio de Visa Internacional, atención de Mandatos Obligatorios de Seguridad Visa Internacional que tienen que implementarse, han provocado nuevamente atrasos en el Proyecto, para lo cual se presenta Solicitud de Cambio ante la PMO, el Contratista solicita una nueva prórroga, se ajuste el cronograma y se establece la salida a producción del nuevo switch y migración de la Red de Cajeros Automáticos de la siguiente manera:-puesta en producción de un cajero automático piloto controlado del 18/08/17 al 22/08/17. -Salida a producción de un plan piloto que abarca el 20% de la Red de Cajeros (64 unidades) del 23/08/17 al 12/09/17. -Migración de cajeros automáticos área metropolitana del 13/09/17 al 18/10/17.-Migración cajeros automáticos oficinas regionales del 19/10/17 al 23/02/ Que el proceso de migración de la Red de Cajeros Automáticos inicia en el mes de agosto y se estima su conclusión en un periodo 4 meses, no obstante, por la "veda" que el Banco establece, el proceso de migración se extenderá por un periodo de 6 meses, con lo cual la

3 3 migración de la Red de Cajeros Automáticos (325 unidades a abril 2017), estará concluyendo el 26 de febrero La "veda" que establece el Banco, rige del 20 de noviembre al 19 de enero de 2018 y es un "período de restricción y control de cambios a producción" la cual se establece con el objetivo de mantener estable el Core Bancario, de manera tal que se limita la puesta en producción de nuevos requerimientos y desarrollos, cambios a los sistemas, con el objetivo de no afectar la operación de las plataformas en producción. El período de tiempo establecido para la veda, corresponde al período de mayor volumen transaccional en todos los canales de servicios, producto de los pagos de salarios, aguinaldos y ahorro escolar, de instituciones públicas y empresas privadas. Se indica que durante el período de "veda" no se puede migrar cajeros automáticos del Switch Transerver de Evertec al nuevo Switch Transaccional del Banco. 9. Que para el Banco es indispensable poder contratar el referido servicio con la empresa Evertec, por cuanto en la actualidad dicha empresa mediante el switch transerver es quien tiene en operación la Red de Cajeros Automáticos, por lo que no hay que realizar ningún tipo de desarrollo, pues ya cuenta con toda la infraestructura y plataforma tecnológica mediante la cual brinda los servicios de procesamiento y administración de la Red de Cajeros Automáticos. 10. Que de no poderse contratar los servicios directamente con Evertec no se podría operar la Red de Cajeros Automáticos, pues a pesar de que en el mercado existen otras empresas que prestan el servicio, no sería viable contratar a ninguna de éstas, por cuanto debe desarrollarse el aplicativo que ofrezcan, certificarse con el Banco y con Visa, y todo ello debería estar listo para el 05 de junio en que vence el contrato actual. El plazo de ejecución, desarrollo, implementación y puesta en producción es de 2 a 3 años conforme la experiencia. 11. Que de no realizarse la contratación directa solicitada, se tendría que suspender la funcionalidad de la Red de Cajeros Automáticos y los servicios de retiros, consultas, adelantos, etc., lo cual no es una opción viable para el Banco por cuanto se vería impactada su imagen institucional, se impactarían sus ingresos por servicios, se perdería la credibilidad de los clientes, ser perdería la certificación de la marca Visa Internacional. 12. Que el plazo de la contratación se requiere por un período de nueve meses y obedece a que desde la fecha de vencimiento del contrato No hasta la migración del 100% de la Red de Cajeros al nuevo Switch Transaccional hay un período de 9 meses, sea del 06 de junio de 2017 al 06 de marzo de Se requiere que el plazo de la contratación se establezca por un período de 9 meses o bien antes si se concluye primero con el proceso de migración. 13. Que el contratista se encuentra anuente a prestar el servicio, por un plazo de 9 meses o hasta que se complete la migración de los sistemas, manteniendo invariables los precios y condiciones pactadas en el contrato vigente. (ver folio 12 del expediente administrativo). 14. Que el precio se considera razonable considerando que los precios se han mantenido en los 6 años que se tiene de relación contractual con Evertec, el precio ofertado cubre todo el proceso de administración de la Red de Cajeros del Banco y cualquier requerimiento que el Banco pueda demandar, con lo cual no existen costos adicionales. 15. Que el contratista ha brindado los servicios a satisfacción del Banco, el optime del Transerver se mantiene dentro del 99.9% establecido.

4 4 16. Que según consta en la certificación de presupuesto APRE , se cuenta para esta contratación con el contenido presupuestario aprobado en el Presupuesto Ordinario 2017, por un monto total de ,00. II. Criterio de la División La solicitud de contratación directa bajo estudio se regula en el artículo 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa, así como en el numeral 146 del Reglamento a dicha Ley. De acuerdo con esas normas, esta Contraloría General puede autorizar, mediante acto motivado, la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios para actividades o casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Es importante tener presente que si bien la licitación es el mecanismo establecido constitucionalmente para realizar las adquisiciones de bienes, obras y servicios que requieran las administraciones públicas para el desempeño de sus cometidos, existen situaciones en las cuales la aplicación de la regla general lejos de lograr su objetivo, más bien conlleva una afectación a la satisfacción oportuna y adecuada del interés público. Así, frente a dichas situaciones este órgano contralor otorgará la autorización a aquellas gestiones planteadas y justificadas por la Administración, que busquen garantizar en términos de eficiencia y eficacia un mejor uso de los fondos públicos a efectos de lograr la consecución del fin público perseguido. En el caso que nos ocupa, la situación que a juicio de ese Banco amerita acudir a un procedimiento de excepción consiste en que según se indica, a pesar de que se promovió con suficiente antelación la Licitación Pública No. 2014LN DCADM, para adquirir una solución de switch transaccional, su ejecución ha sufrido retrasos importantes, todos justificados a juicio de la Administración, lo cual ha impedido dar inicio con la migración de la red de cajeros, y dado que el contrato actualmente vigente con la empresa Evertec Costa Rica, S.A., que deriva de la suscripción de un contrato adicional en aplicación del artículo 209 del RLCA, vence el próximo 05 de junio de 2017, se requiere entonces contratar de forma expedita el servicio a efectos de que no se vea interrumpida la prestación del mismo a partir de dicha fecha. Así, se señala que la mejor forma de satisfacer la necesidad pública, es mantener el servicio que actualmente brinda dicha empresa, con el fin de evitar la supresión del sistema y así poder continuar la prestación del servicio de forma normal sin afectaciones o caídas del sistema. Este órgano contralor es del criterio de que de frente al escenario descrito resulta clara la necesidad de contar con una solución expedita para evitar exponer a los clientes del Banco a la interrupción de un servicio tan utilizado como lo es las transacciones efectuadas en la red de

5 5 cajeros automáticos, lo cual es claro que generaría perjuicios importantes al Banco. Lo anterior, hasta tanto se logre poner en producción el nuevo switch y se concluya con la migración de todos los cajeros automáticos al nuevo sistema, lo cual estiman que conllevará el plazo de 9 meses. Hasta aquí ha quedado acreditada la necesidad de acudir a un procedimiento de excepción para satisfacer en forma oportuna la prestación del referido servicio, debiendo destacarse que los retrasos significativos que ha sufrido la ejecución de la referida Licitación Pública No. 2014LN DCADM fecha inicialmente prevista de conclusión: octubre de 2014 fecha actualmente prevista para la conclusión: febrero de son de la exclusiva responsabilidad de ese Banco, sin que se entienda que esta Contraloría General avala tales circunstancias por no ser el objeto de análisis de la presente gestión, y se parte de que dichos atrasos se encuentran debidamente documentados e informados según se hace constar en el oficio No. DO del 10 de mayo de 2017, suscrito por el Lic. Sergio Morales Sáenz en su condición de Jefe de la División de Operaciones y por el MBA. Omar Sánchez Lizano en su condición de jefe de la Dirección de Soporte al Negocio (ver folio 78 del expediente administrativo). Ahora bien, la Administración plantea la opción de contratar en forma directa a la empresa Evertec de Costa Rica, S.A., por cuanto es la que actualmente, mediante el switch transerver, tiene en operación la Red de Cajeros Automáticos, por lo que no habría que realizar ningún tipo de desarrollo, contando la empresa con toda la infraestructura y la plataforma tecnológica para brindar el servicio de procesamiento y administración de la Red de Cajeros Automáticos. Así, si bien tal y como lo reconoce el Banco, existen otras empresas en el mercado que podrían brindar el servicio requerido, estima la Administración que no resultaría viable contratar con ninguna de éstas, por cuanto el servicio debe comenzar a brindarse inmediatamente después de que vence el contrato actualmente vigente, sea el 06/06/2017, por lo que no se contaría con el tiempo suficiente que conlleva el desarrollo, la implementación y la puesta en producción que se requiere para poder administrar la Red de Cajeros Automáticos, que según se indica, por experiencia suele tomar de 2 a 3 años. Así las cosas, este órgano contralor estima procedente brindar la autorización para contratar en forma directa a la empresa Evertec Costa Rica, S.A. al ser la empresa que se encuentra actualmente brindado el servicio de procesamiento switch, administración, driving y monitoreo de la Red de ATM del Banco Popular, Llave en Mano, residiendo en el Banco, por lo que es la única que se encuentra en capacidad de iniciar de forma inmediata con la prestación del servicio, una vez vencido el contrato adicional vigente, dado que cualquier otra de las empresas existentes en el mercado, que podrían brindar dicho servicio, les conllevaría un tiempo desarrollar, implementar, poner en producción y certificarse, tiempo con el cual no se cuenta, por cuanto, como ha quedado acreditado, el contrato vigente vence el próximo 05 de junio de 2017, sin que sea viable interrumpir la prestación del servicio, pues se vería lesionado el interés público al verse afectados los clientes del Banco. Sí es importante destacar que a esta Contraloría General no le corresponde como parte de este trámite, en razón de su naturaleza y

6 6 debido a la brevedad del plazo para resolver, realizar una verificación de campo de la información aportada por la Administración, por lo que no está de más recordarle a esa Administración que las circunstancias descritas en su misiva y que conllevan a que se conceda la autorización solicitada, quedan bajo su exclusiva responsabilidad. En ese sentido, es preciso recalcar que esta Contraloría General para autorizar la contratación requerida, parte del supuesto de que la Administración llevó a cabo una revisión exhaustiva a efectos de determinar el plazo que le conllevaría al contratista finalizar el proceso de migración correspondiente a la Licitación Pública No. Licitación Pública No. 2014LN DCADM, de forma que, ya sea en el plazo máximo de 9 meses, o bien en el momento en que se concluya con la referida migración, lo que suceda primero, se podrá continuar con la prestación del servicio por parte del nuevo contratista. Así, de presentarse circunstancias adicionales que conlleven alguna variación en las condiciones bajo las cuales se concede la presente autorización, no se procederá a ampliar el plazo concedido, salvo en casos sumamente excepcionales, que se encuentren debidamente documentados e identificados los eventuales responsables de atrasos adicionales. Con base en las consideraciones expuestas estima esta División oportuno otorgar la autorización solicitada sujeta a las condiciones que serán expuestas en el apartado siguiente. III.-Condiciones bajo las que se otorga la autorización 1. Se autoriza contratar en forma directa a la empresa Evertec Costa Rica, S.A., para que brinde el servicio de procesamiento switch, administración, driving y monitoreo de la Red de ATM del Banco Popular, Llave en Mano, residiendo en el Banco. 2. El plazo de dicha contratación será de máximo nueve meses, que correrían del 06 de junio de 2017 al 06 de marzo de 2018, según lo solicitado expresamente en su oficio. En caso que antes de ese plazo se logre migrar el 100% de la Red de Cajeros Automáticos al nuevo Switch Transaccional, la contratación originada en la presente autorización sufrirá una finalización anticipada, aspecto que así deberá advertirlo la Administración en el respectivo contrato. 3. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. 4. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 5. La valoración de la razonabilidad de los precios corresponde exclusivamente a la Administración.

7 7 6. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que la empresa contratista, se encuentre al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte de la contratista de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 7. Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 208 del respectivo Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 208, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 8. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 9. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 10. Se deberá contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para hacer frente al contrato producto de la presente autorización, debiendo verificarse que los recursos pueden utilizarse válidamente para el fin propuesto. 11. Se exime del trámite de refrendo ante este órgano contralor el contrato administrativo derivado del procedimiento de contratación directa concursado que mediante este oficio se autoriza, el cual quedará sujeto al trámite de aprobación interna, de conformidad con el artículo 17 inciso 3) del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 12. Queda entendido que los efectos de la presente autorización, corren a partir de la comunicación del presente oficio, de manera tal que eventuales actuaciones previas de la Administración con ocasión de lo aquí autorizado, corre bajo su absoluta responsabilidad.

8 8 Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de los señores: Magdalena Rojas Figuredo, en su condición de Subgerente General de Operaciones, Maykel Vargas García, en su condición de Jefe de la División de Contratación Administrativa y Giovanni Méndez Carmona, en su condición de Director de Soporte Administrativo, o quienes ejerzan dichos cargos. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de la competencia de dichos funcionarios, será su responsabilidad, respectivamente, instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados en el presente oficio. Atentamente, Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Adriana Pacheco Vargas Fiscalizadora APV/ Ci: Archivo Central NI: y G: