División de Contratación Administrativa. Al contestar refiérase al oficio No de mayo, 2015 DCA-1061

Transcripción

1 Al contestar refiérase al oficio No Señora Maribel Chavarría Rugrama Directora, Dirección de Soporte Administrativo Señor Maykel Vargas García Jefe, Banco Popular y de Desarrollo Comunal 08 de mayo, 2015 DCA-1061 Estimados señores: Asunto: Se autoriza al Banco Popular y de Desarrollo Comunal, de conformidad con el artículo 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la prórroga para la utilización del Instructivo para la adquisición de materiales genéricos de construcción (eléctricos y para mantenimiento y construcción de redes de cableado estructurado), así como del Instructivo para la adquisición de materiales genéricos de construcción (mantenimiento y remodelación de la red de oficinas), ambos así como la inclusión de modificaciones y nuevas líneas. Nos referimos a su oficio N DCADM del 26 de marzo del 2015, recibido en este Despacho el día 6 de abril del año en curso, por medio del cual solicita prorrogar la autorización brindada mediante oficio N DCA del 16 de mayo del 2012, a efectos de implementar el Instructivo para la adquisición de materiales genéricos de construcción (eléctricos y para mantenimiento y construcción de redes de cableado estructurado), así como del Instructivo para la adquisición de materiales genéricos de construcción (mantenimiento y remodelación de la red de oficinas), ambos del Banco Popular, y de igual forma proceder con la inclusión de nuevas líneas. Por medio del oficio N DCADM del 23 de abril del 2015, recibido en este Despacho ese mismo día, esa Administración remitió información adicional relacionada con el trámite, solicitada por este Despacho.

2 I.-Antecedentes y justificación de la solicitud. Indica esa Administración como motivos de su solicitud, las siguientes: 2 1. Que como antecedentes de la presente gestión, esta Contraloría General ha autorizado la implementación y prorroga de los referidos Instructivos, mediante los oficios: 1) N 7932 (DCA-2415) del 17 de julio de 2007, 2) N 4446 (DCA ) de 19 de mayo del 2008, 3) N DJ del 3 de mayo del 2010 y 4) N 4411 (DCA-1152) del 16 de mayo del Que con ocasión del cumplimiento de una condición establecida en la última prórroga, tanto la Administración como la Auditoría Interna aportan informes relativos a la valoración de la aplicación de los referidos Instructivos, (Dirección Soporte Administrativa -oficio DIRSA y Auditoría Interna -oficio AG ), haciendo ver que los mismos constituyen pilares en cuanto a la oportunidad y conveniencia en el mantenimiento y ampliación de la infraestructura institucional, en tanto que han reducido significativamente los plazos de adquisición, han promovido precios razonables y se hace ver la posibilidad de proceder con el fortalecimiento del control interno. En igual sentido, se hace ver el respeto a los principios de contratación administrativa. 3. Que a criterio del Banco Popular, la aplicación de estos Instructivos -como medios alternativos de contratación- representa una ventaja en cuanto a la oportunidad natural con que se satisface las necesidades administrativas, así como también representa ahorros importantes en la utilización de los fondos públicos - tanto en cuanto a que se obtienen precios muy favorables como que se da un ahorro en el tiempo de las compras-, aunado al beneficio institucional en cuanto a que no se tiene que almacenar grandes cantidades de bienes. (ver oficio DCADM ) 4. Que la Auditoría Interna del Banco Popular analiza positivamente la aplicación de los principios de contratación administrativa (Eficiencia y Eficacia, Publicidad, Libre Competencia, Igualdad, Buena Fe e Intangibilidad Patrimonial) en tanto que concluye lo siguiente: "Como resultado de la evaluación se concluye que, bajo este mecanismo, se ha logrado reducir significativamente los plazos de adquisición de materiales genéricos respecto de los obtenidos mediante los procedimientos ordinarios de contratación y a precios razonables. Asimismo, la Administración ha implementado las recomendaciones que en informes anteriores ha emitido esta Auditoría, en procura de fortalecer el control interno y cumplir de mejor manera con los objetivos propuestos con la aplicación de los instructivos de mérito y que fueron aprobados por ese órgano contralor. En cuanto a las debilidades detectadas en la presente evaluación, deberá la Administración subsanarlas, con el propósito de mejorar el proceso de compra, no comprometer innecesariamente el apego a los principios de contratación administrativa y cumplir con lo regulado en los respectivos instructivos."

3 3 5. Que la Administración ha atendido e implementado las recomendaciones de la Auditoría Interna, al incluir cambios en los instrumentos de compra y la implementación de los mismos, tal como se desprende del expediente de contratación puesto en conocimiento de esta Contraloría General. 6. Que con ocasión de información adicionalmente remitida por parte de esa Administración, se incluye en los instructivos la posibilidad de incorporar dos oferentes adicionales a los cinco que corresponde según el rol (4 del rol y 1 mejor precio del concurso anterior), a efectos que -ante justificación técnica- se inviten empresas que venden dichas líneas, de modo que se evite caer en casos en que se cuente con un único oferente. 7. Que indica esa Administración, la necesidad de sustituir una serie de líneas que corresponden a materiales eléctricos y de cableado estructurado para el Instructivo de materiales para mantenimiento eléctrico y cableado estructurado y mantenimiento físico y remodelación de la red de oficinas, de acuerdo al acatamiento del Decreto Ejecutivo N MINAET-MS, artículo 28 de la Ley 8839 y la Directriz N 011-MINAE. Lo anterior a efectos de reducir las emisiones al aire y agua, limitar la emisión de sustancias químicas nocivas, garantizar la duración, reparabilidad y piezas de recambio, garantizar la separación de materiales reciclables, comprar productos duraderos y evitar empaquetados excesivos. II. Criterio de la División. Con ocasión de la solicitud expuesta, en cuanto a prorrogar la autorización brindada a efectos de implementar los Instructivos de compra ya mencionados, resulta necesario señalar que las condiciones que los originaron siguen vigentes, en el tanto que constituyen una herramienta de contratación administrativa que permite satisfacer eficientemente las necesidades de la Administración para atender el interés público -obteniendo precios bajos en un corto tiempo- y sin alterar la libre participación e igualdad de todos aquellos interesados en ofrecer sus bienes, aspecto así señalado por la Administración. En el sentido expuesto, debe entenderse que la posibilidad de contar con una serie de oferentes procurando mejorar un precio a la baja, resulta en un evidente beneficio para la Administración en tanto que obtendrá los bienes requeridos a un precio más bajo. Asimismo, el realizar las compras en forma expedita permite gestionar las necesidades puntuales para proyectos específicos, sin necesidad de proceder con grandes niveles de almacenamiento, lo cual implica un ahorro económico y logístico. Así las cosas, es criterio de esta Contraloría General de la República, al amparo de los artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de su Reglamento, que nos encontramos ante una situación de hecho que invita y promueve la utilización de un

4 4 procedimiento sustitutivo de compra, considerando el acatamiento a los principios de contratación administrativa, tal como lo indica la misma Auditoría Interna del Banco. Esto último, al señalar como eficiente y eficaz el adquirir artículos en plazos inferiores a los que tardaría el procedimiento ordinario con precios más bajos (como consecuencia de la puja de los oferentes), el respeto a la publicidad en tanto que se invita oportunamente para conformar el Registro de proveedores -lo cual también garantiza la libertad de oportunidades- y se complementa con la invitación por rol de todos los precalificados en un momento determinado, siempre en apego a la buena fe. En este orden, no se aprecia de lo manifestado por el Banco, que existan condiciones que dejen ver la posibilidad de actuaciones indebidas o contrarias a los principios de la contratación administrativa o que dejen ver una ineficiencia del sistema, antes bien, la misma Administración ha sido enfática en las bondades del sistema. Así las cosas, es criterio de este Despacho que la implementación de los Instructivos en estudio, ha permitido a la Administración alcanzar el interés público con acatamiento de los principios de contratación administrativa, contando en el momento oportuno con los bienes necesarios para el mantenimiento y desarrollo de sus instalaciones, lo cual evidentemente constituye la mejor forma de atender el interés público, motivo por el cual, se tiene justificado prorrogar por un plazo adicional de tres años a partir del vencimiento del anterior plazo el sistema en cuestión. Lo anterior claro está, en tanto se atiendan todas las recomendaciones que han sido expuestas por la Auditoría Interna de esa Institución mediante oficio N AIRI , referidas a: 1.- Desactualización de la normativa con la adquisición de materiales genéricos. 2.- Falta de estudios de mercado previos a la realización de la subasta y omisiones en ellos. 3.- Ausencia de un sistema de información adecuado para la administración del inventario de materiales genéricos para la construcción, 4.- Omisión en actas de apertura de los últimos precios ofertados por los participantes. Mismos que se entiende ya han sido atendidos por esa Administración. Con base en lo antes expuesto, considera este Despacho que para el caso particular, los procedimientos ordinarios establecidos por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, no son compatibles con las necesidades del Banco en este caso, por lo que el recurrir a un sistema alternativo mediante la constitución de un registro previo, responde a esa sumariedad y rapidez con la que se requiere contar estos bienes, sin que ello implique desde luego, apartarse de los principios que rigen la contratación administrativa, siendo que para ello se invita a 4 proveedores por turno, más el mejor precio anterior y además -en caso que corresponda- 2 oferentes seleccionados y justificados por la Administración como proveedores especializados de los bienes a comprar, y presentadas las respectivas ofertas se invita a la puja por un mejor precio, siendo el menor precio ofrecido el adjudicatario del concurso.

5 5 De conformidad con lo expuesto y siendo que ha quedado acreditada la trascendencia de los Instructivos en mención, este Despacho considera oportuno brindar la autorización de prórroga solicitada para la implementación del Instructivo para la adquisición de materiales genéricos de construcción (eléctricos y para mantenimiento y construcción de redes de cableado estructurado), así como del Instructivo para la adquisición de materiales genéricos de construcción (mantenimiento y remodelación de la red de oficinas), ambos del Banco Popular, así como la inclusión de nuevas líneas. III.-Condiciones bajo las cuales se brinda la autorización. No obstante que se ha autorizado la prórroga de la aplicación de los Instructivos sometidos a conocimiento, a efectos de la ejecución deberán observarse las siguientes condiciones: 1. Se autoriza al Banco Popular, la continuidad en la implementación del Sistema Alternativo de Contratación descrito como: Instructivo para la adquisición de materiales genéricos de construcción (eléctricos y para mantenimiento y construcción de redes de cableado estructurado), así como del Instructivo para la adquisición de materiales genéricos de construcción (mantenimiento y remodelación de la red de oficinas), ambos del Banco Popular, tal como consta mediante oficio DCADM del 23 de abril del 2015, del cual se deja copia en el archivo del trámite. 2. Se autoriza la incorporación de las nuevas líneas y la sustitución de las respectivas, tal como ha sido señalado mediante oficio N DCADM del 26 de marzo del 2015 y DCADM del 23 de abril del El plazo autorizado para la aplicación de ambos lnstructivos es de tres años contabilizados a partir del vencimiento de la anterior prórroga. 4. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización de la prórroga en los términos indicados. 5. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de cada una de las contrataciones que con ocasión de dichos Instructivos vayan siendo requeridas, ello para efectos de control posterior. 6. A efectos de garantizar los principios de contratación administrativa deberá respetarse los medios de publicidad consignados en los Instructivos, lo anterior a efectos de lograr la mayor participación posible de oferentes interesados en integrar el registro de elegibles. 7. La Administración deberá garantizar que cuenta con el contenido presupuestario disponible, para hacer frente a los compromisos que se originen con la implementación

6 6 de estos instructivos, debiendo garantizar además, que los recursos pueden utilizarse válidamente para el fin propuesto. 8. Es responsabilidad de la Administración constatar que todos aquellos oferentes incorporados en el Registro de Elegibles, se encuentren al día en el pago de sus obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social, así como que no se encuentren inhabilitadas para contratar con el Estado, conforme lo dispuesto en los artículos 100 y 100 bis de la Ley de Contratación Administrativa. Debiendo verificar igualmente, que cada uno de los interesados al momento de conformar al registro, no se encuentren afectados por el régimen de prohibiciones de conformidad con lo dispuesto en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, condición esta que deberá mantenerse y corroborarse igualmente durante la ejecución de los servicios. 9. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte de los oferentes de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 10. La Administración deberá verificar que cada proveedor -cuando así corresponda-, se encuentre al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley Para efectos de prórroga del sistema alternativo autorizado, es necesario que se cuente con el criterio de la Auditoría Interna, en punto a lo siguiente: a) La correcta aplicación del procedimiento en relación con el objeto contractual autorizado, así como la verificación que no se ha empleado para otros supuestos, b) Que la ejecución del sistema se haya realizado con base en los parámetros definidos en la autorización de la Contraloría General, c) Valoración de la eficacia y los beneficios económicos del sistema alternativo de contratación frente al régimen ordinario, que corrobore las circunstancias que originaron su elaboración y que la necesidad de su operación persista. 12. En ese sentido, se deberá comunicar oportunamente a la Auditoría, para lo correspondiente a la programación y la ejecución de estas evaluaciones, las cuales se sustentan en el contexto de la colaboración prevista en el artículo 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Los resultados deberán comunicarse oportunamente a la Administración activa para lo que corresponda. Será responsabilidad de la señora Maribel Chavarría Rugrama y del señor Maykel Vargas García, Directora de Soporte Administrativo y Jefe de la División de Contratación Administrativa del Banco Popular, respectivamente, o en su defecto de las personas que

7 7 ejerzan esos cargos, el cumplimiento de los condicionamientos expuestos, y en caso que ello no recaiga dentro del ámbito de sus competencias, deberán instruir o comunicar a la dependencia o funcionario competente para su seguimiento. Atentamente, Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado Gerardo A. Villalobos Guillén Fiscalizador GVG/yhg Ci: Archivo Central NI: 8732, G: