MACROPROCESO GOBIERNO CORPORATIVO Procedimiento Ajuste al modelo de gestión de competencias

Transcripción

1 Proceso Diseño Organizacional Elaborado por: MACROPROCESO GOBIERNO CORPORATIVO Procedimiento Ajuste al modelo de gestión de competencias Laura Espinoza Fiscalizadora Asociada, UGC Mario Morera, Fiscalizador Asociado, UGPH Ana Montero, Fiscalizadora, UGC CR Versión: 1 Fecha: Revisado por: Maritza Sanabria Masís Jefatura de Unidad UGC Aprobado por: Marta Acosta Subcontralora General

2 1. Concepto del procedimiento El procedimiento de ajuste al diseño del Modelo de gestión de competencias consiste en la revisión de dicho modelo, a la luz de los requerimientos del entorno, para determinar las áreas de mejora y ajustarlo de acuerdo a las necesidades estratégicas de la Institución. 2. Objetivo del procedimiento Ajustar el diseño del Modelo de gestión de Competencias para alinear la gestión interna con los objetivos estratégicos, ante eventuales cambios en el entorno que lo justifiquen. 3. Abreviaturas Abreviatura UGC UGPH CGR MAGEFI MGC LGCI Significado Unidad de Gobierno Corporativo Unidad de Gestión del Potencial Humano Contraloría General de la República Manual General de Fiscalización Modelo de Gestión de Competencias Ley General de Control Interno 4. Fundamento jurídico Norma Art. Detalle LGCI Nro a) b) c) e) Políticas de Gestión del Potencial Humano La promoción de la integridad y valores éticos, estilo de gestión que permita medir el desempeño, gestión de recursos humanos y la evaluación del funcionamiento de la estructura organizativa en general constituyen elementos del sistema de control interno 29 La Contraloría General de la República medirá y desarrollará en los funcionarios las competencias necesarias para alcanzar el perfil requerido.

3 Norma Art. Detalle Plan Estratégico Institucional Políticas de Buen Gobierno Corporativo Manual de competencias Reglamento Orgánico de la Contraloría General de la República Factores claves de éxito Definición de competencias individuales y perfiles de puestos. Implementación de planes de desarrollo de las competencias individuales de conformidad con los perfiles de puesto por competencias. 12 La Contraloría General reconoce en sus funcionarios su capital más valioso y un elemento esencial para su buen desempeño, razón por la cual, se compromete con el desarrollo de las competencias del potencial humano, entendidas como las define en el MAGEFI, para que llevemos a cabo la fiscalización de la Hacienda Pública y la gestión institucional con apego a su marco estratégico En este manual se resumen las competencias que componen el modelo divididas por categoría, el nivel de dominio correspondiente, de acuerdo con el puesto desempeñado, así como los comportamientos asociados que corresponden a la competencia institucional de Autocontrol. 1 y 10 Establece la estructura, organización, relaciones de jerarquía y de coordinación interna para el cumplimiento de las funciones que le encomiendan la constitución Política y las leyes de la República. Lineamientos para el cambio en el Diseño Organizacional Elementos a considerar al realizar ajustes en los diferentes componentes del diseño organizacional. 5. Clientes Clasificación de Clientes de la Contraloría General de la República Clientes Internos Despacho Contralor Clientes o Grupos de Clientes Funcionarios de la CGR TIPO DE CLIENTE Externo Interno Inicial Final 1 B CI F C 1 B: Beneficiario, CI: Ciudadanos Interesados, F: Fiscalizados, C: Consumidores

4 Clasificación de Clientes de la Contraloría General de la República Clientes o Grupos de Clientes Partes interesadas Asociación de Profesionales de la CGR Filial de la Asociación Nacional de Empleados Públicos TIPO DE CLIENTE Externo Interno Inicial Final 1 B CI F C 6. Ejecutores del procedimiento Ejecutores Contralora General Subcontralora General Gerente de División Jefe de Unidad Fiscalizador Fiscalizador Asociado 7. Participantes del procedimiento Participantes Eventualmente se tendría la participación de empresas y/o asesores o expertos en el diseño de modelos de competencias que se contratan para orientar el proceso de ajuste o diseño.

5 8. Insumos específicos Código Insumo Insumo (del proceso) Insumo específico para el procedimiento Fuentes Acceso restringido I2 Mejores prácticas sobre gestión pública o privada. 01 Herramientas y/o metodologías que optimizan la Gestión por Competencias en el sector público o privado y que pueden ser aplicables al modelo institucional. Entorno I4 Conocimiento e información de los ejecutores 01 Revisión del nivel de cada competencia de acuerdo a la Unidad/Área/ División considerando la clasificación de puestos. PA Ajuste de la descripción de los comportamientos y definiciones de los mismos con base a la experiencia cultural de la Institución. 03 Control del desarrollo y seguimiento de los planes de carrera PA Aplicación gerencial del procedimiento de dotación de personal con base a la gestión por competencias. 05 Aplicación gerencial del procedimiento de desarrollo de competencias del personal con base a la gestión por competencias. 06 Aplicación gerencial del procedimiento de evaluación del desempeño por competencias del personal con base a la gestión por competencias. 07 Informes relativos a los planes de cierre de brechas de cada funcionario. PA Solicitudes de revisión por parte del nivel gerencial

6 9. Tareas A continuación se presenta un Modelo Gráfico que muestra la secuencia de las tareas del procedimiento, sus ejecutores y puntos de control señalados en color verde.

7 MACROPROCESO GOBIERNO CORPORATIVO PROCESO DISEÑO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO AJUSTE AL MODELO DE GESTIÓN DE COMPETENCIAS (MGC) Ejecutores Código Tarea Tareas Contralor/a General Sub contralor/a General Gerente de División Jefe de Unidad Fiscalizador Fiscalizador Asociado Herramientas Técnicas CR-1-01 Actividad 1: Planificación detallada del proyecto Revisar periódicamente la información sobre nuevas tendencias en la gestión de competencias, proyectos relacionados, solicitudes de valoración sobre aspectos puntuales de competencias, y los resultados de los procesos de gestión de potencial humano, con el objeto de detectar las necesidades de ajuste al MGC de la CGR. CR-1-02 Presentar la iniciativa de ajuste al MGC al Despacho CR-1-03 Contralor. CR-1-04 Aprobar o rechazar la iniciativa de ajuste al MGC. CR-1-05 CR-1-06 CR-1-07 CR-1-08 CR-1-09 CR-1-10 Determinar el o los elementos necesarios de ajustar en el MGC para que cumpla con la perspectiva estipulada en la Estrategia Institucional. Continuar con el procedimiento, si es aprobada la iniciativa, o de lo contrario archivar la iniciativa. Consultar los Lineamientos de desarrollo organizacional para proponer ajustes en el MGC de la CGR, según las H-CR H-CR necesidades identificadas. H-CR Formalizar, ante la dependencia asesora, la solicitud de ajuste del MGC de la CGR, adjuntando los documentos justificantes para el respectivo ajuste. H-CR Analizar la solicitud de ajuste, por parte de la unidad asesora, para revisar que cumpla con los aspectos y la formalidad establecida en los Lineamientos sobre el diseño organizacional de la CGR; así como las implicaciones que generaría el proyecto en el diseño. Emitir las recomendaciones (en caso de requerirse) que la Unidad asesora estime conveniente sobre la solicitud de ajuste. Valorar la factibilidad de las recomendaciones de la Unidad asesora sobre los parámetros mínimos que sustentan la propuesta de ajuste, especialmente cuando éstas conlleven al replanteamiento de la propuesta. CR-1-11 CR-1-12 Formular el perfil del proyecto para el ajuste del MGC, de manera completa y detallada, y considerando las indicaciones dadas por el Despacho Contralor. H-CR Incorporar, cuando corresponda, los ajustes en el perfil del proyecto, a la luz de las recomendaciones de la Unidad asesora, inclusive replantear aquello que se requiera. Actividad 2: Elaboración de la propuesta CR-2-01 CR-2-02 CR-2-03 CR-2-04 CR-2-05 CR-2-06 CR-2-07 Realizar el estudio de desarrollo organizacional relativo al ajuste del MGC, en el cual se plantea las justificaciones técnicas del respectivo ajuste. Elaborar la propuesta de ajuste al MGC vigente de manera que reflejen los ajustes que implicaría. Analizar la normativa interna que podría sufrir modificación según las recomendaciones de la propuesta. Identificar beneficios esperados y riesgos asociados acerca de la viabilidad para implementar la propuesta de ajuste a la gestión por competencias. Validar, por parte de la unidad asesora, con las unidades respectivas el análisis de factibilidad jurídica, técnica y operativa de la propuesta de cambio del MGC para analizar las posibles implicaciones de la propuesta en estudio. Retroalimentar que las condiciones técnicas en materia de gestión de competencias estén acorde a los lineamientos o requerimientos de la unidad que lidera el proceso de Diseño Organizacional. Realizar los ajustes derivados de las observaciones realizadas por las distintas dependencias participantes.

8 MACROPROCESO GOBIERNO CORPORATIVO PROCESO DISEÑO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO AJUSTE AL MODELO DE GESTIÓN DE COMPETENCIAS (MGC) Ejecutores Código Tarea CR-2-08 CR-2-09 CR-2-10 Tareas Contralor/a General Sub contralor/a General Gerente de División Elaborar el informe de proyecto según la propuesta valorada. Presentar los resultados a las gerencias y jefaturas, directamente relacionadas con la nueva propuesta. Valorar las observaciones recibidas de las gerencias y jefaturas para alinear la propuesta a los parámetros institucionales. CR-3-01 Elaborar la presentación, al nivel superior, sobre la propuesta de ajuste al MGC. CR-3-02 Realizar la presentación de los resultados de la propuesta al Despacho Contralor. CR-3-03 Validar la propuesta de Ajuste al MGC CR-3-04 Realizar los ajustes o modificaciones según indicaciones del Despacho Contralor. CR-3-05 Efectuar los cambios en la normativa interna según las recomendaciones del informe. CR-3-06 Emitir la Resolución o comunicado formalizando el cambio a nivel instituticional. CR-3-07 Realizar la presentación de la estrategia de comunicación a los niveles Gerenciales. CR-3-08 Organizar la documentación del estudio que conformará el expediente digital. CR-3-09 CR-3-10 CR-3-11 CR-01 CR-02 Actividad 3: Emisión de la normativa interna Analizar, por parte de las unidades correspondientes, las implicaciones de la propuesta en el PAO en ejecución o en el formulado para el año siguiente. Ejecutar la estrategia de comunicación de la actualización del MGC a nivel institucional. Verificar que se haya incorporado los ajustes del MGC en los procesos de la UGPH. Manejo documental 1 Custodiar los informes de competencias a través del Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH) Archivar la documentación relacionada con las modificaciones y ajustes al MGC para realizar futuras consultas. Jefe de Unidad Fiscalizador Fiscalizador Asociado Herramientas Técnicas 1 En la medida en que exista el documento en formato electrónico deberá conformarse el expediente electrónico asociado al expediente físico. Inventario de Herramientas Técnicas: H-CR H-CR H-CR H-CR H-CR Manual de Competencias. Plan Estratégico Institucional (PEI). Lineamientos para cambios en el Diseño Organizacional en la CGR. Formulario de Solicitud para realizar un estudio de Cambio Organizacional. Perfil de proyecto de cambio de Diseño Organizacional en Perfil de competencias.

9 10. Productos Intermedios del procedimiento Código del Producto Productos Intermedios Acceso restringido Pi1 Propuesta de ajuste al modelo de competencias del Potencial Humano 11. Productos finales del procedimiento Código Producto final Productos del proceso MAGEFI Productos finales del procedimiento Destino Acceso restringido P1 Modelo organizacional Perfiles actualizados P2 Normativa interna CGR Manual de competencias actualizado 12. Glosario Competencias Concepto Manual de competencias Definición Son características de personalidad, devenidas en comportamientos, que generan un desempeño exitoso en un puesto de trabajo Textos donde se plasman las diversas definiciones y comportamientos de las competencias seleccionadas por la Institución

10 Anexo 1: Sistemas Automatizados internos o externos utilizados en el procedimiento. Sistemas relacionados Origen Siglas Nombre Interno Externo (Nombre entidad) SIRH SED Sistema de Recursos Humanos Sistema de Evaluación del Desempeño