Sistema Nacional de Compras Públicas S N C P Abril 2013
Revisión del Documento Versión Fecha versión Revisado por Cambios 1.0 22/05/2013 Jhonattan Toribio Encargado de Tecnología DGCP Distribución del Documento Versión Distribuido a Autorizado por Comentarios 1.0 Jhonattan Toribio Encargado de Tecnología DGCP Sistema Nacional de Compras Públicas Page 7 of 203
Contenido INTRODUCCIÓN... 11 SNCPCDUPAC001: INGRESAR PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES... 13 DIAGRAMA MÓDULO PLANIFICACIÓN PACC... 17 SNCPCDUSOL001: CREAR SOLICITUD DE COMPRA PLANIFICADA... 19 SNCPCDUSOL002: CREAR SOLICITUD DE COMPRA NO PLANIFICADA... 22 SNCPCDUSOL003: CONFIRMAR DISPONIBILIDAD DE FONDOS PRESUPUESTARIOS... 25 DIAGRAMA MÓDULO SOLICITUD... 27 SNCPCDUCON001: CREAR AVISO DE CONVOCATORIA... 29 DIAGRAMA MÓDULO CONVOCATORIA... 32 SNCPCDUCNS001: CREAR ENMIENDA... 34 DIAGRAMA MÓDULO CONSULTA... 37 SNCPCDUREC001: ENVIAR OFERTAS TÉCNICAS... 39 SNCPCDUREC002: ENVIAR OFERTAS ECONÓMICAS... 42 SNCPCDUREC003: ABRIR OFERTAS TÉCNICAS... 45 SNCPCDUREC003: ABRIR OFERTAS ECONÓMICAS Y GARANTÍAS... 48 DIAGRAMA MÓDULO RECEPCIÓN DE OFERTAS... 51 SNCPCDUADJ001: REGISTRAR RESULTADO DE ADJUDICACIÓN... 53 DIAGRAMA MÓDULO ADJUDICACIÓN... 56 SNCPCDUCNT001: CREAR ORDEN DE COMPRA/CONTRATO... 58 SNCPCDUCNT002: CREAR ADDENDUM A ORDEN DE COMPRA/CONTRATO... 60 SNCPCDUCNT002: CONFIRMAR CUOTA DE COMPROMISO DE PAGO... 63 SNCPCDUCNT003: RESCINDIR CONTRATO... 65 DIAGRAMA MÓDULO CONTRATO... 67 SNCPCDURBO001: REGISTRAR LA ENTRADA DE BIEN, OBRA O SERVICIO... 69 SNCPCDURBO002: REGISTRAR EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR... 72 DIAGRAMA MÓDULO RECEPCIÓN DE BIEN, OBRA O SERVICIO... 74 SNCPCDUPAG001: CONFIRMAR LIBRAMIENTO DE PAGO... 76 SNCPCDUPAG002: REGISTRAR EVALUACIÓN DE INSTITUCIÓN... 78 SNCPCDUPAG003: GENERAR REPORTE DE PROCESO DE COMPRA... 80 DIAGRAMA MÓDULO PAGO... 82 SNCPCDUSIROT001: ENVIAR OFERTAS TÉCNICAS PARA SUBASTA INVERSA... 84 Sistema Nacional de Compras Públicas Page 8 of 203
DIAGRAMA MÓDULO SUBASTA INVERSA RECEPCIÓN DE OFERTAS TÉCNICAS... 87 SNCPCDUSISEL001: SELECCIÓN DE OFERENTES PARA SUBASTA INVERSA 89 DIAGRAMA MÓDULO SUBASTA INVERSA SELECCIÓN DE OFERENTES... 91 SNCPCDUSISAD001: ACCEDER A SUBASTA INVERSA... 93 SNCPCDUSISAD002: ENVIAR OFERTA ECONÓMICA INICIAL A SUBASTA INVERSA... 95 SNCPCDUSISAD003: ENVIAR OFERTAS ECONÓMICAS A SUBASTA INVERSA... 97 SNCPCDUSISAD004: ADJUDICAR A OFERTA DE MENOR PRECIO... 100 SNCPCDUSISAD005: EMITIR REPORTE DE ADJUDICACIÓN DE SUBASTA INVERSA... 103 DIAGRAMA MÓDULO SUBASTA INVERSA SUBASTA Y ADJUDICACIÓN... 105 SNCP CDUIRO001: ENVIAR SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN ROE... 107 SNCPCDUIRO002: RECIBIR SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN ROE... 114 SNCPCDUIRO003: ANALIZAR SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN ROE... 117 SNCPCDUIRO004: CREAR REGISTRO DE OFERENTE DEL ESTADO... 121 SNCPCDUIRO006: MODIFICAR SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN ROE... 124 DIAGRAMA MÓDULO OFERENTES INSCRIPCIÓN ROE... 126 SNCPCDUARO001: ENVIAR SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN ROE... 128 SNCPCDUARO002: ACTUALIZAR REGISTRO DE OFERENTE... 133 DIAGRAMA MÓDULO OFERENTES ACTUALIZACIÓN ROE... 135 SNCPCDUINH002: INHABILITAR OFERENTE... 137 DIAGRAMA MÓDULO OFERENTES INHABILITACIÓN... 139 SNCP CDURSA001: REGISTRAR SANCIÓN... 141 DIAGRAMA MÓDULO SANCIONES... 143 REGISTRAR SANCIÓN... 143 SNCP CDURSA002: DETENER PROCESO DE COMPRA... 144 DIAGRAMA MÓDULO SANCIONES... 146 DETENER PROCESO DE COMPRA... 146 SNCPCDUCAU001: SOLICITAR CREACIÓN DE USUARIO... 148 SNCPCDUCAU002: SOLICITAR INHABILITACIÓN DE USUARIO... 150 SNCPCDUCAU003: SOLICITAR MODIFICACIÓN DE USUARIO... 152 SNCPCDUCAU004: CREAR USUARIO... 154 SNCPCDUCAU005: INHABILITAR USUARIO... 157 SNCPCDUCAU006: MODIFICAR USUARIO... 160 SNCPCDUCAU007: BUSCAR EN CATÁLOGO DE USUARIOS... 162 Sistema Nacional de Compras Públicas Page 9 of 203
DIAGRAMA MÓDULO GESTIÓN CATÁLOGO USUARIOS... 164 SNCPCDUCBS001: SOLICITAR CORRECCIÓN DE ELEMENTO DEL CATÁLOGO... 166 SNCPCDUCBS002: SOLICITAR INCLUSIÓN DE ELEMENTO EN EL CATÁLOGO... 168 SNCPCDUCBS003: SOLICITAR INHABILITACIÓN DE ELEMENTO... 170 SNCPCDUCBS004: CORREGIR ELEMENTO EN CATÁLOGO DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS... 172 SNCPCDUCBS005: INCLUIR ELEMENTO EN CATÁLOGO DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS... 174 SNCPCDUCBS006: INHABILITAR ELEMENTO EN CATÁLOGO DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS... 177 SNCPCDUCBS007: BUSCAR EN CATÁLOGO DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS... 180 DIAGRAMA MÓDULO GESTIÓN CATÁLOGO BIENES, OBRAS Y SERVICIOS... 181 SNCPCDUGEN001: ACCEDER AL SISTEMA... 183 SNCPCDUGEN002: ENVIAR REGISTRS A APROBACIÓN... 185 SNCPCDUGEN003: APROBAR REGISTRO... 187 SNCP CDUGEN004: PUBLICAR REGISTRO... 190 SNCPCDUGEN005: BUSCAR REGISTRO... 192 SNCPCDUGEN006: AÑADIR DOCUMENTO... 193 SNCPCDUGEN007: MODIFICAR REGISTRO... 195 SNCPCDUGEN008: ELIMINAR REGISTROS... 197 SNCPCDUGEN009: ENVIAR NOTIFICACIÓN... 199 SNCPCDUGEN010: EMITIR REPORTES DE COMPRAS... 201 SNCPCDUGEN012: REPORTAR INCIDENTES DEL SISTEMA... 203 SNCPCDUGEN013: IMPORTAR REGISTROS DE ARCHIVOS XML... 205 SNCPCDUGEN014: REGISTRAR RESOLUCIONES... 206 ANEXOS... 208 Sistema Nacional de Compras Públicas Page 10 of 203
Introducción Dando cumplimiento a los objetivos de la Consultoría Funcional del Sistema Nacional de Compras Públicas, se han identificado y documentado las especificaciones funcionales del nuevo Sistema Nacional de Compras Públicas, utilizando como base los procesos misionales definidos en el Modelo de Negocios aprobado por la DGCP y validado con usuarios clave. El propósito de este documento es el de contar con una definición detallada de los requerimientos funcionales de modo que pueda ser utilizado como insumo durante la etapa de análisis de requerimientos del nuevo Sistema. La metodología utilizada para la obtención de las especificaciones es la de elaboración de casos de uso, cuya narrativa se describe más adelante y se acompaña de los respectivos flujogramas en notación UML o de Lenguaje de Modelado Unificado, en formato Visio. Con la utilización de casos de uso se puede capturar y presentar información de cómo un sistema o negocio trabaja, o de cómo se desea que trabaje. Entre sus características principales, esta metodología describe bajo la forma de acciones y reacciones el comportamiento de un sistema desde el punto de vista del usuario; adicionalmente, permite definir los límites del sistema y las relaciones entre el sistema y el entorno, así como las reglas de negocio que marcan las pautas para esa interacción. Dada la naturaleza de la información generada, se recomienda validar en detalle la narrativa, gráficos y especificaciones funcionales contenidas en este documento con personal especializado de la DGCP. Sistema Nacional de Compras Públicas Page 11 of 203
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SNCPCDUPAC001: Ingresar Plan Anual de Compras y Contrataciones ID SNCPCDUPAC001 Nivel Primario Nombre Ingresar Plan Anual de Compras y Contrataciones Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 26032013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 09102013 Objetivo Descripción Actor Precondiciones Pos condiciones Registrar el Plan Anual de Compras y Contrataciones de las instituciones, en el Sistema Nacional de Compras Públicas. El usuario ingresa en el Sistema Nacional de Compras Públicas, el Plan Anual de Compras aprobado. Analista de Compras Plan Anual de Compras y Contrataciones de la institución aprobado por la Máxima Autoridad Ejecutiva. El catálogo de bienes y/o servicios debe estar disponible. Usuarios registrados en el Sistema Nacional de Compras Públicas. Plan Anual de Compras registrado. Flujo Normal Acción del Actor Respuesta del Sistema 1. Usuario ingresa al Sistema Nacional de 2. Sistema despliega pantalla de usuario. Compras Públicas con su usuario y contraseña. 3. Usuario selecciona Importar archivo. 4. Sistema muestra pantalla de PC para selección de archivos y habilita opción Importar. 5. Usuario selecciona archivo PACC y 6. Sistema importa y muestra información presiona opción Importar. Archivo PACC seleccionado. 7. Sistema asigna Número único PACC importado y muestra mensaje Plan Anual de Compras guardado. Flujo Alternativo Línea Acción del Actor Respuesta del Sistema 1. Analista de Compras ingresa al 2. Despliega pantalla principal. sistema con su usuario y contraseña. 3. Presiona Ingresar solicitudes 4. Muestra formulario de ingreso de de Plan Anual de Compras y solicitudes del Plan Anual de Compras y Contrataciones. Contrataciones, para llenado de los siguientes campos: FA 1 a. Descripción de la compra* b. Tipo de Contratación (Bien, Obra, Servicio o Consultoría)* c. Modalidad d. Elemento relacionado del Catálogo de Bienes, y Servicios* e. Cantidad* f. Precio estimado por Unidad* g. Monto total estimado* Sistema Nacional de Compras Públicas Page 13 of 203
FA 1 FA 2 FA 3 h. Fecha estimada de adquisición* i. Nombre Usuario Requirente j. Área o Unidad k. Jefe Directo l. Cargo m. Región* n. Provincia* o. Municipio* p. Período de uso (en caso de arriendos o servicios) (campo fecha desde/hasta) q. Clasificador presupuestario relacionado* r. Destinado a PYMES (Sí/No)* s. Prioridad* (AltaMediaBaja) *Campos Obligatorios 5. Analista de Compras completa el formulario. 6. Guía al usuario marcando los campos obligatorios. 7. Selecciona Guardar. 8. Sistema asigna número único a PACC y muestra mensaje Plan Anual de Compras guardado. 1. El Analista de Compras no registra información en campos obligatorios y selecciona Guardar. 2. Sistema muestra mensaje Faltan campos obligatorios y muestra los campos obligatorios faltantes. 3. Analista de Compras completa los campos faltantes. 4. Guía al usuario marcando los campos obligatorios. 5. Selecciona Guardar. 6. Sistema asigna número único a solicitudes del PACC y muestra mensaje Plan Anual de Compras guardado. 1. Analista de Compras ingresa al sistema con su usuario y contraseña. 3. Selecciona solicitud de PACC requerida 2. Despliega pantalla de usuario. 4. Muestra campos de solicitud de compra publicada: a. Descripción de la compra* b. Tipo de Contratación (Bien, Obra o Servicio)* c. Modalidad d. Elemento del Catálogo de Bienes, Obras y Servicios* e. Cantidad* f. Precio estimado por Unidad* g. Monto total estimado* h. Fecha estimada de adquisición*, i. Nombre Usuario Requirente, j. Área o Unidad, k. Jefe Directo l. Cargo m. Región* n. Provincia* o. Municipio* p. Período de uso (en caso de arriendos o servicios), (campo fecha desde/hasta) Sistema Nacional de Compras Públicas Page 14 of 203
FA 3 5. Modifica campo requerido y presiona Guardar. 7. Selecciona campo justificativo de cambios en el PACC y presiona Guardar. q. Clasificador presupuestario relacionado* r. Destinado a PYMES (Sí/No)* s. Prioridad* (AltaMediaBaja) *Campos Obligatorios 6. Muestra campos de justificación de cambio en PACC: Lista de selección (Parametrizable) Reducción de presupuesto Ajuste Cuenta Presupuestaria Reasignación de recursos no utilizados Otros: Campo comentario 8. Guarda cambio en el Plan Anual de Compras Públicas Excepciones EX 1. El archivo PACC XML presenta errores y/o no se puede subir al sistema. Inicia FA 1. EX 2. La información requerida está incompleta. Inicia FA 2. EX 3. Analista de Compras requiere cambiar PACC de compras publicados. Inicia FA 3. Inclusiones SNCPCDUGEN001 Acceder al sistema SNCPCDUGEN012 Importar archivos XML SNCPCDUGEN002 Enviar registro a aprobación Extensiones SNCPCDUGEN005 Buscar registro SNCPCDUGEN007 Modificar registro SNCPCDUGEN008 Eliminar registro Especializaciones Prioridad Alta Frecuencia de uso Media Reglas de Negocio RN1: En la modificación del PACC, no pueden eliminarse renglones ejecutados en versiones anteriores RN2: El Plan Anual de Compras publicado puede ser modificado por diversos motivos: Reducción de presupuesto Ajuste Cuenta Presupuestaria Reasignación de recursos no utilizados Otros: *Esta lista es parametrizable. RN3: La clasificación de los requerimientos debe realizarse a un nivel del catálogo de Bienes, y Servicios que sea parametrizable. Requisitos Especiales Los elementos mínimos que debe contener el plan de compras son: a. Descripción de la compra b. Tipo de Contratación (Bien, Obra o Servicio) c. Modalidad d. Elemento del Catálogo de Bienes, Obras y Servicios e. Cantidad f. Precio estimado por Unidad g. Monto total estimado Sistema Nacional de Compras Públicas Page 15 of 203
Supuestos Notas y problemas Referencias h. Fecha estimada de adquisición i. Área o Unidad j. Región k. Provincia l. Municipio m. Período de uso (en caso de arriendos o servicios), (campo fecha desde/hasta) n. Clasificador presupuestario relacionado o. Destinado a PYMES (Sí/No) p. Prioridad* (AltaMediaBaja) Catálogo de Bienes y Servicios definido y en funcionamiento, relacionado con el clasificador presupuestario. Modelo de Negocio Sistema Nacional de Compras Públicas Sistema Nacional de Compras Públicas Page 16 of 203
DIAGRAMA MÓDULO PLANIFICACIÓN PACC Sistema Nacional de Compras Públicas: Plan Anual de Compras y Contrataciones Modificar registro Eliminar registro «extends» «extends» Ingresar PACC «uses» Importar archivos XML «extends» ::Analista de Compras Enviar registro a aprobación «extends» Aprobar registro «extends» ::Rol aprobador Publicar registro «extends» Buscar registro ::Usuario consulta Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Planificación PACC Sistema Nacional de Compras Públicas Page 17 of 203
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SNCPCDUSOL001: Crear solicitud de compra planificada ID SNCPCDUSOL001 Nivel Primario Nombre Crear solicitud de compra planificada Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 27032013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 09102013 Objetivo Descripción Actor Crear solicitudes de compras ingresadas y publicadas en el Plan Anual de Compras y Contrataciones. Analista de Compras crea la solicitud a partir de los datos publicados en el Plan Anual de Compras y Contrataciones, dando inicio al proceso de compras. Analista de Compras Precondiciones Plan Anual de Compras y Contrataciones publicado. Pos condiciones Solicitud de compras pendiente de confirmación de fondos presupuestarios y aprobación. Flujo Normal Acción del Actor 1. Analista de Compras ingresa al sistema con su usuario y contraseña. 3. Presiona opción "Crear Solicitud de Compra Planificada". Respuesta del Sistema 2. Despliega pantalla de usuario. 4. Habilita formulario para llenado de los siguientes campos : a. Modalidad de Compras aprobada*. b. Rango de fecha para consultas (inicio/final)* c. Rango de fecha para recepción de ofertas (inicio/final)* d. Fecha de apertura de ofertas técnicas.* e. Fecha de apertura de ofertas económicas* f. Lugar de recepción del bien, obra o servicio* g. Personal que recibirá bien, obra o servicio Campos obligatorios* 5. Llena campos habilitados 6. Asigna número de solicitud (Ref. Modalidad) 7. Selecciona opción Agregar elemento del Plan Anual de Compras. 8. Sistema despliega listado de elementos contenidos en versión del PACC publicado. 9. Selecciona elemento del PACC 10. Importa y relaciona los registros del PACC con su metadata y habilita los siguientes campos para modificación: a. Cantidad* b. Precio Unidad* c. Especificaciones Técnicas d. Lote *Campos Obligatorios 11. Completa información de solicitud de compras. 12. Repite los pasos del 7 al 10, para agregar tantos elementos como requiera el proceso. 13. Presiona opción Añadir documento (Ver CDU Añadir Documento) y adjunta documentos que corresponda. Sistema Nacional de Compras Públicas Page 19 of 203
14. Selecciona opción Solicitar 15. Despliega opción Crear aviso de convocatoria. Disponibilidad Presupuestaria (Ver CDU Confirmar disponibilidad de fondos presupuestarios). 16. Selecciona opción Crear aviso de 17. Habilita opción guardar solicitud. convocatoria (Ver CDU Crear Aviso de Convocatoria) 18. Selecciona Guardar solicitud. 19. Valida que los parámetros de la solicitud cumpla con los parámetros definidos para los umbrales. 20. Sistema guarda solicitud y muestra el mensaje Solicitud guardada. 21. Sistema habilita opción Enviar solicitud a aprobación 22. Selecciona opción Enviar solicitud a 23. Envía solicitud a Rol aprobador aprobación. Flujo Alternativo Línea Acción del Actor Respuesta del Sistema 1. El Analista de Compras no 2. Sistema muestra mensaje Campos obligatorios registra información en incompletos y muestra los campos faltantes. campos obligatorios y selecciona guardar solicitud. 3. Analista de Compras completa 4. Guía al usuario marcando los campos obligatorios. FA 1 los campos faltantes. 5. Selecciona Guardar solicitud. 6. Sistema guarda solicitud y muestra el mensaje Solicitud guardada. 7. Sistema habilita enviar solicitud a aprobación. 8. Selecciona opción Enviar 9. Envía solicitud a Rol aprobador. solicitud a aprobación. 1. Selecciona Guardar solicitud. 2. Valida que los parámetros de la solicitud cumpla con los parámetros definidos para los umbrales. 3. Muestra mensaje El monto de la solicitud no cumple con umbral de modalidad seleccionada. 4. Modifica parámetros de solicitud. FA2 5. Selecciona Guardar solicitud. 6. Valida que los parámetros de la solicitud cumplan con los parámetros definidos para los umbrales. 7. Sistema guarda solicitud y muestra el mensaje Solicitud guardada. 8. Sistema habilita opción Enviar solicitud a aprobación. 9. Selecciona opción Enviar 10. Envía solicitud a Rol aprobador. solicitud a aprobación. Excepciones EX 1. Selecciona guardar solicitud faltando campos obligatorios por llenar. Inicia FA 1. EX 2. Selecciona guardar solicitud y sistema valida que parámetros de la solicitud no cumplen con parámetros definidos para los umbrales. Inicia FA 2. Inclusiones SNCPCDUGEN001 Acceder al sistema SNCPCDUPACC001 Ingresar Plan Anual de Compras y Contrataciones SNCPCDUGEN006 Añadir documento SNCPCDUSOLOO3 Confirmar disponibilidad de fondos presupuestarios Extensiones SNCPCDUGEN007 Modificar registro Sistema Nacional de Compras Públicas Page 20 of 203
SNCPCDUGEN008 Eliminar registro SNCPCDUGEN002 Enviar registro a aprobación Especializaciones Prioridad Alta Frecuencia de uso Alta Reglas de Negocio RN1: Los elementos obligatorios que debe contener una solicitud de compras para su validación: a. Descripción de la compra* b. Tipo de Contratación (Bien, Obra o Servicio)* c. Modalidad d. Elemento del Catálogo de Bienes, Obras y Servicios* e. Cantidad* f. Precio estimado por Unidad* g. Monto total estimado* h. Fecha estimada de adquisición*, i. Área o Unidad, j. Región k. Provincia l. Municipio* m. Período de uso (en caso de arriendos o servicios), (campo fecha desde/hasta) n. Clasificador presupuestario relacionado* o. Destinado a PYMES (Sí/No)* p. Prioridad* (AltaMediaBaja) q. Rango de fecha para consultas (inicio/final)* r. Rango de fecha para recepción de ofertas (inicio/final)* s. Fecha de apertura de ofertas técnicas.* t. Fecha de apertura de ofertas económicas.* u. Lugar de recepción del bien, obra o servicio* v. Personal que recibirá bien, obra o servicio Campos obligatorios* RN2: Si la modalidad seleccionada es Subasta Inversa, el sistema muestra los campos obligatorios adicionales para dicha modalidad: 1. Oferta inicial para Subasta Inversa 2. Tiempo de duración de Subasta Inversa RN3: La Subasta Inversa aplica para bienes y servicios estandarizados. Requisitos Especiales Supuestos RN4: Toda solicitud de compras debe ser validada por el Rol aprobador. RN5: Las solicitudes de compra deben cumplir con los parámetros establecidos para las distintas modalidades de compra. RN6: Las fechas para cada etapa de los procesos, deben asociarse al campo Modalidad y definirse de acuerdo a sus reglas particulares. El servicio de verificación de disponibilidad presupuestaria está disponible. Notas y problemas Referencias Modelo de Negocio Sistema Nacional de Compras Públicas Sistema Nacional de Compras Públicas Page 21 of 203
SNCPCDUSOL002: Crear solicitud de compra no planificada ID SNCPCDUSOL002 Nivel Primario Nombre Crear solicitud de compra no planificada Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 29032013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 09102013 Objetivo Descripción Actor Precondiciones Pos condiciones Crear solicitudes de compras no planificadas para casos de urgencia o emergencia. El Analista de Compras crea una solicitud de compra no planificada (fuera del Plan Anual de Compras y Contrataciones) en el Sistema Nacional de Compras Públicas, para casos de urgencia o emergencia. Analista de Compras Decreto presidencial del Poder Ejecutivo para caso de emergencia nacional. Resolución de urgencia de Máxima Autoridad de Institución. Casos de excepción Justificados. El catálogo de bienes y/o servicios debe estar habilitado. El catálogo de Jefes de Unidades Organizativas: cargos, áreas y unidades de compra por institución debe estar completo. Solicitud de compra no planificada creada en el Sistema Nacional de Compras Públicas. Flujo Normal Acción del Actor 1. Analista de Compras ingresa al sistema con su usuario y contraseña. 3. Presiona Crear solicitud de compra no planificada. Respuesta del Sistema 2. Despliega pantalla de usuario. 4. Muestra formulario de ingreso de solicitudes del Plan Anual de Compras y Contrataciones: a. Tipo de Contratación (Bien, Obra o Servicio)* b. Modalidad c. Elemento del Catálogo de Bienes, Obras y Servicios* d. Cantidad* e. Precio estimado por Unidad* f. Monto total estimado* g. Fecha estimada de adquisición* h. Área o Unidad i. Región j. Provincia k. Municipio* l. Período de uso (en caso de arriendos o servicios), (campo fecha desde/hasta) m. Clasificador presupuestario relacionado* n. Destinado a PYMES (Sí/No)* o. Prioridad* (AltaMediaBaja) p. Rango de fecha para consultas (inicio/final)* q. Rango de fecha para recepción de ofertas (inicio/final)* r. Fecha de apertura de ofertas técnicas* s. Fecha de apertura de ofertas económicas* t. Lugar de recepción del bien, obra o servicio* u. Personal que recibirá bien, obra o servicio *Campos Obligatorios Sistema Nacional de Compras Públicas Page 22 of 203
5. Completa información de solicitud de compras. 6. El sistema habilita opción de adjuntar documentos. 7. Analista de Compras presiona opción Adjuntar Documento (Ver CDU Añadir Documento). 8. Selecciona opción Crear aviso de 9. El sistema habilita opción Guardar solicitud de compra. convocatoria ). 10. Selecciona Guardar solicitud. 11. Valida que los parámetros de la solicitud cumpla con los parámetros definidos para los umbrales. 12. Sistema guarda solicitud muestra el mensaje Solicitud guardada. 13. Habilita opción Enviar solicitud a aprobación. 14. Selecciona opción Enviar solicitud a 15. Envía solicitud a Rol aprobador. aprobación. Flujo Alternativo Línea Acción del Actor Respuesta del Sistema 1. El Analista de Compras no 2. Sistema muestra mensaje Faltan campos registra información en campos obligatorios y muestra los campos obligatorios obligatorios y selecciona guardar faltantes. solicitudes. 3. Analista de Compras completa 4. Guía al usuario marcando los campos obligatorios. FA 1 FA 2 los campos faltantes. 5. Selecciona Guardar solicitud de compra. 6. Sistema muestra el mensaje Solicitud de compra guardada. 7. Muestra listado de solicitudes no planificadas guardadas, pendientes de aprobación. 8. Habilita opción Enviar solicitud a aprobación. 9. Selecciona opción Enviar solicitud a aprobación. 1. Selecciona Guardar solicitud de compra. 3. Analista de Compras presiona opción Adjuntar Documentos (Ver CDU Añadir Documento). 5. Selecciona Guardar solicitud de compra. 9. Selecciona opción Enviar solicitud a aprobación. 10. Envía solicitud a Rol aprobador. 2. Muestra mensaje Favor adjuntar documentos justificativos para solicitud no planificada. 4. El sistema despliega opción Guardar solicitud de compra. 6. Sistema guarda solicitud y muestra el mensaje Solicitud de compras guardada. 7. Muestra listado de solicitudes no planificadas guardadas pendientes de aprobación. 8. Habilita opción Enviar solicitud a aprobación. 10. Envía solicitud a Rol aprobador. Excepciones EX 1. Selecciona guardar solicitud faltando campos obligatorios por llenar. Inicia FA 1. EX2. Selecciona guardar solicitud sin adjunto de documento justificativo. Inicia FA 2. Inclusiones SNCPCDUGEN001 Acceder al sistema SNCPCDUGEN006 Añadir documento SNCPCDUSOLOO3 Confirmar disponibilidad de fondos presupuestarios Extensiones SNCPCDUGEN007 Modificar registro SNCPCDUGEN008 Eliminar registro Sistema Nacional de Compras Públicas Page 23 of 203
SNCPCDUGEN002 Enviar registro a aprobación Especializaciones Prioridad Alta Frecuencia de uso Media Reglas de Negocio RN1: Toda solicitud de compras no planificada para casos de emergencia, debe contener como documento justificativo el decreto presidencial del poder ejecutivo. RN2: Toda solicitud de compras no planificada para casos de urgencia, debe contener como documento justificativo, la resolución de la Máxima autoridad de la Institución. RN3: La Solicitud de compras es el paso inicial y obligatorio para iniciar un proceso de adquisición, a través de cualquier modalidad de compra, a través del Sistema Nacional de Compras Públicas. RN4: Puede haber varios ítems en una misma solicitud de compras. RN5: La catalogación de los requerimientos debe realizarse a nivel 4 del catálogo de Bienes, Obras y Servicios. RN6: Los elementos obligatorios que debe contener una solicitud de compras para su validación: a. Descripción de la compra b. Tipo de Contratación (Bien, Obra o Servicio)* c. Modalidad d. Elemento del Catálogo de Bienes, Obras y Servicios* e. Cantidad* f. Precio estimado por Unidad* g. Monto total estimado* h. Fecha estimada de adquisición* i. Área o Unidad j. Región k. Provincia l. Municipio* m. Período de uso (en caso de arriendos o servicios), (campo fecha desde/hasta) n. Clasificador presupuestario relacionado* o. Destinado a PYMES (Sí/No)* p. Prioridad* (AltaMediaBaja) q. Rango de fecha para consultas (inicio/final)* r. Rango de fecha para recepción de ofertas (inicio/final)* s. Fecha de apertura de ofertas técnicas.* t. Fecha de apertura de ofertas económicas* u. Lugar de recepción del bien, obra o servicio* v. Personal que recibirá bien, obra o servicio Campos obligatorios* RN7: Si la modalidad seleccionada es Subasta Inversa, el sistema muestra los campos obligatorios adicionales para dicha modalidad: w. Oferta inicial para Subasta Inversa x. Tiempo de duración de Subasta Inversa RN8: Toda solicitud de compras debe ser aprobada por Rol aprobador Requisitos Especiales Supuestos Notas y problemas Referencias Modelo de Negocio Sistema Nacional de Compras Públicas Sistema Nacional de Compras Públicas Page 24 of 203
SNCPCDUSOL003: Confirmar disponibilidad de fondos presupuestarios ID SNCPCDUSOL003 Nivel Primario Nombre Confirmar disponibilidad de fondos presupuestarios Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 27032013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 09102013 Objetivo Descripción Actor Confirmar disponibilidad de fondos presupuestarios en el Sistema Financiero, para solicitud de compra en SNCP. Analista de Compras confirma disponibilidad de fondos presupuestarios a través del Sistema Nacional de Compras Públicas, que a su vez está integrado con el Sistema Financiero. Analista de Compras Precondiciones Solicitud de compras creada. Pos condiciones Disponibilidad de fondos presupuestarios en el Sistema Financiero verificada. Flujo Normal Acción del Actor 1. Selecciona opción Ver solicitudes pendientes de confirmación presupuestaria. 3. Selecciona solicitud pendiente de confirmación de disponibilidad presupuestaria requerida. 4. Selecciona opción Solicitar Disponibilidad Presupuestaria. Flujo alternativo 1. Analista de Compras Selecciona opción Solicitar FA 1 Disponibilidad Presupuestaria. FA 2 1. Encargado Financiero selecciona opción Confirmar disponibilidad presupuestaria Offline 3. Encargado Financiero presiona opción Adjuntar Documentos (Ver CDU Añadir Documento). Y sube documento de confirmación de disponibilidad de fondos Respuesta del Sistema 2. Muestra listado de solicitudes pendientes de confirmación de disponibilidad presupuestaria. 5. Sistema verifica disponibilidad de fondos presupuestarios en Sistema Financiero. 6. Sistema confirma disponibilidad de fondos presupuestarios para solicitud y emite mensaje Fondos presupuestarios disponibles". 2. Sistema verifica disponibilidad de fondos presupuestarios en Sistema Financiero. 3. Sistema confirma disponibilidad de fondos presupuestarios para solicitud y emite mensaje Fondos presupuestarios no disponibles". 2. Sistema habilita opción para cargado de archivos. Sistema Nacional de Compras Públicas Page 25 of 203
presupuestarios firmado por Financiero 4. Encargado Financiero selecciona opción Confirmar disponibilidad presupuestaria 5. Sistema confirma disponibilidad de fondos presupuestarios para solicitud y emite mensaje Fondos presupuestarios disponibles". Excepciones EX1. Falta de fondos presupuestarios para solicitud de compra requerida. Inicia FA 1. EX2. Falta de integración con sistema financiero para verificación de disponibilidad de fondos presupuestarios. Inicia FA 2. Inclusiones SNCPCDUGEN001 Acceder al sistema Extensiones SNCPCDUSOL003 Confirmar disponibilidad de fondos presupuestarios Especializaciones Prioridad Alta Frecuencia de uso Alta Reglas de Negocio RN1:Para todos los procesos, exceptuando los casos de emergencia y seguridad nacional, será necesario contar con la Certificación de Existencia de Fondos y cuota de compromiso, emitida por el Financiero de la Entidad Contratante, para la celebración del correspondiente contrato o el otorgamiento de una orden de compra o de servicios. RN2: El Sistema Nacional de Compras Públicas debe estar integrado al Sistema Financiero Gubernamental para fines de: Confirmación de disponibilidad de fondos presupuestarios Libramiento de pago Registro de Compromiso de pago Requisitos Especiales Supuestos El servicio de verificación de disponibilidad presupuestaria está disponible. Notas y problemas Referencias Modelo de Negocio Sistema Nacional de Compras Públicas Sistema Nacional de Compras Públicas Page 26 of 203
DIAGRAMA MÓDULO SOLICITUD Sistema Nacional de Compras Públicas: Solicitud Añadir Documento Ingresar PACC «uses» «uses» «extends» Modificar registro Crear solicitud de compra planificada «extends» Eliminar registro ::Analista de Compras «extends» «extends» «extends» Crear solicitud de compra no planificada Enviar registro a aprobación Confirmar disponibilidad de fondos presupuestarios ::Sistema Financiero «extends» Aprobar registro ::Rol aprobador Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Solicitud. Sistema Nacional de Compras Públicas Page 27 of 203
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SNCPCDUCON001: Crear Aviso de Convocatoria ID SNCPCDUCON001 Nivel Primario Nombre Crear Aviso de Convocatoria Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 03042013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 10102013 Objetivo Descripción Actor Crear el Aviso de Convocatoria para su posterior publicación. Proceso de creación de Aviso de Convocatoria para después ser publicado y dejar disponible la información a través del Sistema Nacional de Compras Públicas para que los Oferentes realicen ofertas. Analista de Compras (iniciador) Precondiciones Existencia de solicitud de compras aprobada Pos condiciones Aviso de convocatoria registrado Flujo Normal Acción del Actor 1. Analista de Compras ingresa al Sistema Nacional de Compras Públicas con su usuario y contraseña. 3. Analista de Compras selecciona Buscar procesos de compras abiertos. 5. Analista de Compras selecciona proceso de compra requerido. 7. Analista de Compras presiona opción Ver solicitud. 9. Analista de Compras selecciona opción Crear Aviso de Convocatoria personalizada. Respuesta del Sistema 2. Sistema despliega pantalla de usuario. 4. Sistema muestra procesos de compras abiertos. 6. Sistema despliega registros de proceso de compra requerido. 8. Sistema muestra información de solicitud y habilita opción Crear aviso de convocatoria personalizada. 10. Sistema muestra listado de oferentes registrados en rubro y parámetros de búsqueda: Nombre comercial RNC Cédula Email Dirección 11. Introduce parámetros de búsqueda. 12. Muestra resultado de búsqueda 13. Selecciona oferente(s) requeridos. 14. Habilita opción enviar convocatoria a oferente seleccionado. 15. Selecciona opción Enviar Aviso de convocatoria personalizada. Flujo Alternativo 16. Envía aviso de convocatoria a escritorios virtuales y correos externos de oferentes seleccionados. Línea Acción del Actor Respuesta del Sistema 1. Analista de Compras presiona 2. Sistema muestra información de convocatoria opción Modificar información de llenada en la Solicitud: convocatoria. a. Número de solicitud FA1 b. Modalidad de Compra c. Descripción de la compra d. Elemento o ítem e. Ubicación de la Obra (caso Obras) Sistema Nacional de Compras Públicas Page 29 of 203
FA2 3. Analista de Compras modifica información presiona botón Guardar Cambios en información de convocatoria de solicitud. 1. Analista de Compras selecciona opción Enviar convocatoria automática. 4. Selecciona opción Enviar Aviso de Convocatoria. f. Rango de fecha para consultas (inicio/final) g. Rango de fecha para respuestas h. Rango de fecha para recepción de ofertas (inicio/final) i. Fecha de apertura de ofertas técnicas j. Fecha de apertura de ofertas económicas k. Lugar de recepción del bien, obra o servicio l. Datos de personal que recibirá bien, obra o servicio m. Otros sitios de consulta del proceso: (agregar aquí portal institución ) n. Comentarios 4. Sistema muestra mensaje de éxito. 3. Habilita convocatoria para envío a todos los oferentes registrados en el rubro (s) de la solicitud. 5. Envía aviso de convocatoria automática a escritorios virtuales y correos externos de oferentes registrados en rubro de solicitud. Excepciones EX1. Información de convocatoria llenada en solicitud contiene errores. Inicia FA1. EX2. Se requiere el envío de convocatoria a todos los oferentes registrados en rubro de solicitud. Inicia FA 2. Inclusiones SNCPCDUGEN001 Acceder al sistema SNCPCDUSOL001 Crear solicitud de compra planificada SNCPCDUSOL002 Crear solicitud de compra no planificada SNCPCDUGEN006 Añadir documento Extensiones SNCPCDUGEN002 Enviar registro a aprobación SNCPCDUGEN007 Modificar registro SNCPCDUGEN008 Eliminar registro Especializaciones Prioridad Alta Frecuencia de uso Alta Reglas de Negocio RN1: El contenido mínimo de la convocatoria será: 1) Identidad de la entidad que convoca; 2) La descripción, cantidad y el lugar de entrega, de los bienes a suministrarse; o la descripción y ubicación de las obras que hayan de efectuarse; o la descripción de los servicios requeridos; 3) El plazo, de ser el caso según la modalidad, para el suministro de los bienes, servicios o la terminación de las obras; 4) El lugar, la forma y costo para obtener los pliegos de condiciones; 5) La fecha, hora y el lugar previsto para la presentación de propuestas; 6) La indicación de que la compra o contratación está cubierta por un tratado o convenio internacional suscrito por la República Dominicana. RN2: La opción del medio de mensajería electrónica a utilizar debe ser Sistema Nacional de Compras Públicas Page 30 of 203
parametrizable. RN3: La posibilidad de invitar automáticamente a todos los suplidores habilitados o a un subconjunto debe ser parametrizable. Requisitos Especiales Supuestos Notas y problemas Referencias Modelo de Negocio Sistema Nacional de Compras Públicas Sistema Nacional de Compras Públicas Page 31 of 203
DIAGRAMA MÓDULO CONVOCATORIA Sistema Nacional de Compras Públicas: Convocatoria Crear solicitud de compra planificada Crear solicitud de compra no planificada «uses» «uses» Crear aviso de convocatoria «extends» Enviar registro a aprobación «extends» «extends» ::Analista de Compras «uses» Modificar registro Eliminar registro «extends» Añadir documento Aprobar registro ::Rol aprobador «extends» Publicar registro Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Convocatoria. Sistema Nacional de Compras Públicas Page 32 of 203
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SNCPCDUCNS001: Crear Enmienda ID SNCPCDUCNS001 Nivel Primario Nombre Crear Enmienda Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 03042013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 10102013 Objetivo Descripción Actor Crear Enmienda aclaratoria cuando se amerite, para su posterior publicación en el Sistema Nacional de Compras Públicas. Proceso de creación de enmienda aclaratoria para después ser publicado y dejar disponible la información a través del Sistema Nacional de Compras Públicas, para que los Oferentes realicen ofertas. Analista de Compras (iniciador) Precondiciones Aviso de Convocatoria publicado Pos condiciones Enmienda publicada Flujo Normal Acción del Actor 1. Analista de Compras ingresa al Sistema Nacional de Compras Públicas con su usuario y contraseña. 3. Analista de Compras selecciona Buscar procesos de compras abiertos. 5. Analista de Compras selecciona proceso de compra requerido. 7. Analista de Compras modifica registros de solicitud. Respuesta del Sistema 2. Sistema despliega pantalla de usuario. 4. Sistema muestra procesos de compras abiertos. 6. Sistema despliega registro del proceso de compra requerido: a. Descripción de la compra b. Tipo de Contratación (Bien, Obra o Servicio)* c. Modalidad d. Elemento del Catálogo de Bienes, Obras y Servicios* e. Cantidad* f. Precio estimado por Unidad* g. Monto total estimado* h. Fecha estimada de adquisición* i. Área o Unidad j. Región k. Provincia l. Municipio* m. Período de uso (en caso de arriendos o servicios), (campo fecha desde/hasta) n. Clasificador presupuestario relacionado* o. Destinado a PYMES (Sí/No)* p. Prioridad* (AltaMediaBaja) q. Rango de fecha para consultas (inicio/final)* r. Rango de fecha para recepción de ofertas (inicio/final)* s. Fecha de apertura de ofertas técnicas* t. Fecha de apertura de ofertas económicas* u. Lugar de recepción del bien, obra o servicio* v. Personal que recibirá bien, obra o servicio 8. Muestra mensaje Favor crear acta de Enmienda y habilita opción Crear Enmienda. Sistema Nacional de Compras Públicas Page 34 of 203
9. Analista de Compras selecciona opción Crear Enmienda 10. Sistema habilita campo de texto y opción Añadir documentos. 11. Analista de Compras presiona opción 12. Sistema habilita opción Guardar Enmienda Añadir documento y Enmienda (Ver CDU creada. Añadir Documento). 13. Analista de Compras selecciona opción Guardar Enmienda creada. 14. Sistema guarda Enmienda y habilita opción Enviar a aprobación. 15. Selecciona opción Enviar a aprobación. 16. Envía Enmienda con registros de cambio en la solicitud a Rol aprobador. Flujo Alternativo Línea Acción del Actor Respuesta del Sistema 1. Archivo a subir como adjunto tiene un formato no permitido. 2. El sistema despliega aviso El formato del archivo no está permitido. FA1 3. Analista de Compras añade nuevamente documento en formato permitido. 1. Usuario selecciona opción 2. Sistema emite mensaje Desea anular solicitud FA2 Anular solicitud. Número XXXXXX : SI/NO. 3. Usuario selecciona opción SI. 4. Sistema habilita solicitud para aprobación de anulación. 1. Selecciona opción publicar acta 2. Sistema habilita campo de texto y opción FA3 de preguntas y respuestas. 3. Analista de Compras presiona opción Añadir documento y sube acta de preguntas y respuestas (Ver CDU Añadir Documento). 5. Analista de Compras selecciona opción Guardar Acta de preguntas y respuestas. 7. Selecciona opción Enviar a aprobación. Añadir documentos. 4. Sistema habilita opción Guardar Acta de preguntas y respuestas. 6. Sistema guarda acta de preguntas y respuestas y habilita opción Enviar a aprobación. 8. Envía acta de preguntas y respuestas a Rol aprobador. Excepciones EX1. Documentos ingresados con formato no permitido. Inicia FA.1. EX2. Solicitud de compra requiere anulación. Inicia FA.2. EX3. Usuario requiere publicación de acta de preguntas y respuestas. Inicia FA. 3. Inclusiones SNCPCDUGEN001 Acceder al sistema SNCPCDUCON001 Crear Aviso de Convocatoria SNCPCDUGEN006 Añadir documento Extensiones SNCPCDUGEN002 Enviar registro a aprobación Especializaciones Prioridad Alta Frecuencia de uso Alta Reglas de Negocio RN1: Podrán realizarse Addendum o enmiendas a los Pliegos de Condiciones Específicas/Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, que no cambien el objeto del proceso ni constituyan una variación sustancial en la concepción original de éstos. RN2: Los participantes podrán solicitar a la entidad convocante aclaraciones acerca del pliego de condiciones, hasta la fecha que coincida Sistema Nacional de Compras Públicas Page 35 of 203
con el cincuenta por ciento (50%) del plazo para presentación de propuestas. La entidad dará respuesta a tales solicitudes de manera inmediata, y no más allá de la fecha que signifique el setenta y cinco por ciento (75%) del plazo previsto para la presentación de propuestas. Las aclaraciones se comunicarán, sin indicar el origen de la solicitud, a todos los oferentes que hayan adquirido el pliego de condiciones. El registro y manejo de plazos por modalidad debe ser parametrizable en el Sistema. RN3: Las enmiendas aprobadas deben ser comunicadas a los oferentes por las diferentes vías electrónicas posibles, esto debe ser parametrizable. Requisitos Especiales Supuestos Notas y problemas Referencias Modelo de Negocio Sistema Nacional de Compras Públicas Sistema Nacional de Compras Públicas Page 36 of 203
DIAGRAMA MÓDULO CONSULTA Sistema Nacional de Compras Públicas: Consulta Crear Aviso de Convocatoria «uses» Añadir documento «uses» Crear enmienda «extends» ::Analista de Compras Enviar notificación «extends» «extends» Enviar registro a aprobación Buscar registro «extends» ::Oferente Aprobar registros ::Rol aprobador «extends» Publicar registros Fuente: Narrativa caso de uso del módulo Consulta. Sistema Nacional de Compras Públicas Page 37 of 203
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SNCPCDUREC001: Enviar Ofertas Técnicas ID SNCPCDUREC001 Nivel Primario Nombre Enviar Ofertas Técnicas Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 31032013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 10102013 Objetivo Descripción Actor Presentar oferta en un proceso de compras a través del Sistema Nacional de Compras Públicas. El Oferente analiza los documentos de Términos de Referencia / Especificaciones Técnicas provisto por la Unidad de Compras solicitante y prepara su oferta en base al requerimiento, la cual será enviada a través del Sistema Nacional de Compras Públicas. Oferente (iniciador) Precondiciones Aviso de Convocatoria Publicado. Oferente registrado como Oferente del Estado. Fecha de recepción de ofertas está vigente. Pos condiciones Oferta técnica cargada en el Sistema Nacional de Compras Públicas. Flujo Normal Acción del Actor 1. Oferente accede al Sistema Nacional de Compras Públicas con su nombre de usuario y contraseña. 3. Oferente accede a Aviso de Convocatorias. Respuesta del Sistema 2. El sistema despliega pantalla de usuario. 4. El sistema entrega una lista de las convocatorias disponibles por diferentes modalidades de búsqueda (fecha publicación, Institución, rubro, modalidad de contratación, región geográfica, etc.) 5. El Oferente escoge una convocatoria. 6. El sistema muestra la descripción y el acceso los documentos de la convocatoria disponibles para descargar. 7. Oferente descarga los requerimientos establecidos en documentos de referencia. 10. Oferente selecciona convocatoria requerida y presiona opción Enviar Ofertas técnicas. 12. El Oferente presiona opción Añadir documento y sube documentos de Oferta técnica (Ver CDU Añadir Documento). 8. El sistema registra los datos del Oferente que ejecutó descarga de documentos para fines de envío de notificaciones del proceso de compras y registro de interés de participación (ROE para Oferentes nacionales y Pasaporte y país de emisión para Oferentes extranjeros, fecha y hora de descarga, número de convocatoria). 9. El sistema notifica al Oferente el registro de la descarga del proceso de adquisición con los datos indicados en el paso 8. 11. Sistema despliega la opción: Añadir documentos. 13. Oferente presiona opción Enviar Oferta. 14. El sistema asigna número de oferta (correlativo por proceso) y la oferta queda disponible en el sistema hasta la fecha de apertura de la oferta técnica para las modalidades de compras menores hacia arriba, a partir de la cual queda Sistema Nacional de Compras Públicas Page 39 of 203
Flujo Alternativo disponible para la UC respectiva a través del Sistema Nacional de Compras Públicas. 15. El sistema envía notificación a bandeja de entrada del oferente confirmando recepción de oferta técnica con los datos del proceso de compras y los datos del Oferente (ROE para Oferentes nacionales y Pasaporte y país de emisión para Oferentes extranjeros, fecha y hora de recepción de oferta, número de convocatoria) Línea Acción del Actor Respuesta del Sistema 1. El Oferente trata de acceder a la convocatoria en fecha posterior a la fecha de presentación de FA1 ofertas técnicas. técnicas ha expirado. FA 2 FA 3 FA 4 FA 5 1. El Oferente no puede Ofertar a través del Sistema Nacional de Compras Públicas, por indisponibilidad técnica del Sistema. 2. El Oferente prepara su oferta técnica a través de documento impreso y en sobre cerrado, indicando fuera de éste el Proceso de compras y datos del Organismo requirente. 3. El Oferente hace entrega de su oferta en forma física, antes del plazo de cierre de aceptación de ofertas, de acuerdo a forma y lugar definidos por la UC en el respectivo documento de Especificaciones Técnicas de la Adquisición, para ser digitalizadas en el acto público de apertura y la información cargada al sistema por el Analista de Compras (Ver CDU Apertura de Ofertas Técnicas). 1. Archivo a subir como adjunto a la Oferta supera el tamaño máximo permitido. 3. El Oferente sube archivo modificado y presiona la opción Enviar Oferta. 1. Documento a subir como adjunto a la Oferta tiene un formato no permitido. 2. El sistema despliega mensaje Fecha de presentación de ofertas 2. El sistema despliega aviso El tamaño del documento excede el máximo permitido. 2. El sistema despliega aviso El formato del archivo no está permitido. 3. El Oferente sube archivo modificado y presiona la opción Enviar Oferta. 1. El Oferente selecciona opción Retirar oferta 2. Despliega listado de ofertas enviada. enviadas. 3. Selecciona oferta enviada requerida para retiro. 4. Habilita opción Retirar oferta seleccionada. 5. Selecciona opción Retirar oferta seleccionada. 6. Muestra mensaje Está seguro que quiere retirar esta oferta : SI/NO. 7. Selecciona opción SI. 8. Retira oferta seleccionada y muestra mensaje Oferta retirada del proceso de compras. Excepciones EX 1. El Oferente trata de acceder a la convocatoria en fecha posterior a la fecha de presentación de ofertas técnicas EX 2. El Oferente no puede Ofertar a través del Sistema Nacional de Compras Sistema Nacional de Compras Públicas Page 40 of 203
Públicas, por indisponibilidad técnica del Sistema. Inicia FA 1. EX 3. Archivo a subir como adjunto a la Oferta supera el tamaño máximo permitido. Inicia FA 2. EX 4. Archivo a subir como adjunto a la Oferta tiene un formato no permitido. Inicia FA 3. EX 5. Oferente requiere retirar la oferta enviada para un proceso de compras. Inicia FA 5. Inclusiones SNCPCDUGEN001 Acceder al sistema SNCPCDUGEN006 Añadir documentos Extensiones SNCPCDUREC003 Abrir ofertas Técnicas Especializaciones Prioridad Alta Frecuencia de uso Reglas de Negocio: Requisitos Especiales Alta RN1: Una vez enviada la oferta, la misma puede ser modificada por el Oferente siempre y cuando no se cumpla la fecha de apertura de ofertas. RN2: Las ofertas técnicas solo podrán ser consultadas por la Unidad de Compras en la fecha definida en la solicitud para su apertura. RN3: El sistema guardará las diferentes versiones de las ofertas y sólo mostrará la última versión disponible. RN4: Se tomará como oferta definitiva la última versión de cada documento que esté disponible al momento de la fecha de apertura de ofertas. RN5: Las ofertas subidas al sistema, sólo podrán ser visualizadas por el Oferente hasta la fecha de apertura establecida. RN6: Una vez cumplido el plazo de presentación de ofertas, no se permitirá ningún cambio a ofertas presentadas, descargas de archivos ni carga de nuevos documentos. RN7: Todos los Oferentes interesados podrán acceder a toda la información relevante de la adquisición, establecida en las Especificaciones Técnicas. RN8: Las ofertas remitidas por vía electrónica deben estar encriptados en la base de datos de forma que nadie pueda acceder a su contenido y solo a partir de la apertura esta pueda ser vista por los analistas correspondientes. El mecanismo de encriptación debe ser compatible con procesos de firma digital. Considerar la encriptación de la información de las ofertas hasta que se cumpla la fecha de apertura de las mismas. Los archivos a subir como documentos adjuntos en el expediente deberán tener un peso parametrizable. El sistema deberá aceptar al menos archivos de formato: PDF, plantillas de cálculo, documentos de texto e imágenes. Supuestos Notas y problemas Referencias Modelo de Negocio Sistema Nacional de Compras Públicas Sistema Nacional de Compras Públicas Page 41 of 203
SNCPCDUREC002: Enviar Ofertas Económicas y Garantías ID SNCPCDUREC002 Nivel Primario Nombre Enviar Ofertas Económicas y Garantías Creado por Alberto A. Marrero Fecha de creación 31032013 Modificado por Anny Mateo Cabral Fecha de modificación 10102013 Objetivo Descripción Actor Precondiciones Pos condiciones Ofertar a un proceso de compras a través del Sistema Nacional de Compras Públicas. El Oferente analiza los documentos de Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas provistos por la Unidad de Compras y en base a lo solicitado prepara su oferta económica, la cual será enviada a la UC solicitante a través del Sistema Nacional de Compras Públicas. Oferente (iniciador) Aviso de Convocatoria Publicado. Oferente registrado como Proveedor del Estado. Fecha de recepción de ofertas económicas vigente. Oferta económica cargada en el Sistema Nacional de Compras Públicas. Flujo Normal Acción del Actor 1. Oferente accede al Sistema Nacional de Compras Públicas con su nombre de usuario y contraseña. 3. Oferente accede a Aviso de Convocatorias. 5. Oferente selecciona convocatoria requerida y presiona opción Enviar Oferta Económica. 7. Oferente realiza el llenado de los campos requeridos para oferta económica. 10. El Oferente presiona opción Añadir documento y sube documentos de garantías (Ver CDU Añadir Documento). 11. Oferente presiona opción Enviar Oferta. Respuesta del Sistema 2. El sistema despliega pantalla de usuario. 4. El sistema entrega una lista de las convocatorias disponibles por diferentes modalidades de búsqueda (fecha publicación, Institución, rubro, modalidad de contratación, región geográfica, etc.). 6. Sistema despliega Formulario para ingresar Oferta con los siguientes campos básicos: a. Nombre del Oferente* b. Registro de Oferente del Estado (ROE)* c. Descripción, d. Cantidad, e. Costo Unitario por elemento o ítem, f. Moneda g. ITBIS* h. Descuento i. Costo total* j. Fecha de vigencia de garantía. (fecha de inicio y finalización). Campos proporcionados por el sistema que vienen por default* 8. El sistema guarda la descripción resumida de la Oferta. 9. Sistema despliega la opción: Añadir documentos. 12. El sistema asigna número de oferta (correlativo por proceso) y la oferta queda disponible en el sistema Sistema Nacional de Compras Públicas Page 42 of 203