Sonia Zavando Gerente e-learning Centro de Tecnologías de Información INTEC szavando@intec.cl Desde 1998, Intec, ha estado trabajando con el objeto de minimizar las barreras para la incorporación del e- learning como una herramienta que facilita la masificación de la capacitación en nuestro país, ya que permite aumentar la cobertura geográfica con horarios flexibles y a menores costos. Sin embargo, esta modalidad, además de estas y otras ventajas, presenta desventajas respecto a la enseñanza tradicional que deben ser tomadas en cuenta al momento de poner en marcha un curso de este tipo. Por ello, ha realizado varias experiencias piloto cuyo objetivo ha sido sensibilizar a la potencial demanda sobre los beneficios de esta tecnología y levantar experiencias en este tipo de proyecto para ser transferidas al resto del mercado, tanto en el ámbito público como privado. El proceso de incorporación de e-learning se puede modelar como un conjunto de cuatro fases las cuales implican la realización de ciertas actividades apoyadas por tecnología. La tecnología que permite administrar este tipo de capacitación se conoce como Learning Management System (LMS). Los LMS existentes en el mercado tienen diversas funcionalidades y precios, por lo que al momento de optar por alguno, se debe considerar la alternativa de arrendarlo en modalidad ASP que, como se verá más adelante, puede ser más conveniente si son pocos alumnos. Los resultados obtenidos en cinco experiencias piloto realizadas por Intec, coinciden en señalar una favorable acogida de esta tecnología en los participantes, produciéndose menos deserción que en educación a distancia tradicional. Sin embargo, ellos mismos señalan que se requiere una mayor colaboración de los administradores, los tutores y de los técnicos para una mejor realización de este tipo de capacitación. Las lecciones aprendidas en estas experiencias permiten indicar una serie de actividades que deben realizar los encargados de poner en marcha un curso en modalidad e-learning y sobretodo el importante rol que deben cumplir los tutores. Agosto 2002
1. Conceptos previos Antes de analizar las oportunidades que presenta el e-learning en el sector público chileno, es necesario definir qué entendemos por e-learning y cuáles son sus ventajas y desventajas, comparado con la enseñanza tradicional. Qué es e-learning? Para entender el concepto, iremos al origen de la palabra que viene del inglés: E- (electronic) = Electrónico Learning = Aprendizaje Se refiere al tipo de medio por el cual se trasmite la Se refiere al proceso de adquisición de nuevos información, lo que incluye el uso de computadores y conocimientos, habilidades, hábitos y redes de comunicación (Internet, Intranet). comportamientos mediante el estudio, ejercicio o experiencia. Por lo tanto, podemos entender e-learning como: aquella actividad que utiliza de manera integrada y pertinente computadores y redes de comunicación, en la formación de un ambiente propicio para la construcción de la experiencia de aprendizaje Esta modalidad puede ser efectuada en forma sincrónica o asincrónica, entendiendo por tales. Sincrónica: Los alumnos se conectan en tiempo real con el facilitador y/o profesor, por tanto el proceso de aprendizaje sólo queda diferido en el espacio. Asincrónica: Los alumnos se conectan, de acuerdo con sus tiempos, dentro de los parámetros que imponga el curso. En este caso el material con que se trabaja asume mayor importancia al igual que las tutorías, por tanto el proceso de aprendizaje queda diferido en el tiempo y en el espacio. En qué se diferencia de la enseñanza tradicional? El e-learning presenta muchas ventajas pero también desventajas respecto a la enseñanza tradicional, las que vemos resumidas en la siguiente tabla, agrupadas en diferentes categorías en las que se comparan ambas modalidades. 2
Categorías e-learning Enseñanza Tradicional Puede ser seguida al propio ritmo del Requiere un alto grado de interacción entre estudiante, sin horarios fijos ni instructor y estudiantes, por lo que las predefinidos, o bien puede ser programada sesiones tienen un horario previamente con horarios y sesiones predefinidas. definido. Flexibilidad Cobertura Acceso Costos de operación Costos de inversión Estilos de aprendizaje Contenidos Puede ser accesado desde cualquier lugar del país o del mundo. El estudiante requiere tener acceso durante un tiempo suficiente a la infraestructura tecnológica que le permita realizar su aprendizaje. No hay costo de transporte y estadía para estudiantes ni instructores, no hay costo de salas y equipos para dictar el curso pero sí de servidores y acceso, no hay costos de material impreso asociado. El costo de preparación del curso y el costo de inversión inicial para contar con la infraestructura y conocimientos necesarios para distribuir y desarrollar el curso podría ser alto, dependiendo del tipo de tecnología que se utilice. Permite tanto el autoaprendizaje como el aprendizaje colaborativo, por lo que se pueden utilizar métodos de enseñanza que compatibilicen diferentes estilos de aprendizaje, dependiendo de cada estudiante. Algunos contenidos son difíciles de traspasar a este medio: es más apto para capacitar en conceptos y habilidades técnicas que para desarrollar habilidades personales o cambiar actitudes. Los estudiantes y el instructor deben estar presentes en un mismo lugar geográfico. Solamente se requiere de una sala para que se produzca la interacción entre instructor y estudiantes. Se incurre en costos por cada sesión realizada en horas de instructor, transporte y estadía para instructor y estudiantes, uso de salas y equipos. El costo de preparación del curso puede ser bastante bajo. La enseñanza se focaliza a un estilo de aprendizaje promedio, por lo que estudiantes con diferentes ritmos de aprendizaje tienen menores tasas de retención. Hay ciertos temas que necesariamente requieren de la interacción física entre instructor y alumno, por ejemplo, danza o teatro. 3
2. Proceso de incorporación de e-learning El proceso de incorporación de e-learning se ha dividido en cuatro fases: diseño instruccional, desarrollo de contenidos, mediatización de contenidos y administración del aprendizaje. Cada una de estas fases conlleva la realización de ciertas actividades y el uso de tecnologías de apoyo, tal como se esquematiza en la figura. Actividades Diseño Diseño Instruccional Instruccional Desarrollo de Desarrollo de Contenidos Contenidos Mediatización Mediatización de Contenidos de Contenidos Administración Administración del Aprendizaje del Aprendizaje Tecnología Las actividades y las respectivas tecnologías que es necesario utilizar como apoyo, depende del rol que cumple un determinado usuario en este proceso. Podemos distinguir los siguientes roles: Experto en el contenido: es aquella persona que domina el tema del curso y no necesariamente sabe cómo enseñarlo o tiene experiencia docente. Participa en el proceso como fuente de información y validación de las tres primeras fases. Diseñador instruccional: es el especialista que tiene la capacidad de interactuar con el experto en el contenido para desarrollar principalmente las dos primeras fases del proceso: diseño instruccional y desarrollo de contenidos. Diseñador gráfico/programador: en este caso es un equipo de especialistas que participan principalmente en la fase de mediatización de contenidos. Para realizar sus actividades se apoyan en lo que se conocen como herramientas de autoría. Tutor: es un persona capacitada en el contenido del curso, no necesariamente el experto, que además debe tener ciertas características personales y conocimientos técnicos que le permitan participar en la última fase del proceso de administración del aprendizaje. Para realizar su trabajo interactúa con una tecnología denominada Sistema de Administración de Capacitación (LMS: Learning Management System). Alumno: es la persona a la cual está dirigido el curso. Participa también en esta última fase y utiliza el LMS como tecnología de soporte a su proceso de aprendizaje. Supervisor o administrador de la capacitación: es la persona encargada de supervisar las actividades tanto del tutor como de los alumnos. También utiliza el LMS. 4
Operador o soporte: es la persona o equipo de personas encargados de atender y resolver problemas técnicos originados al utilizar el LMS. La relación entre los diversos roles se esquematiza en la siguiente figura: DISEÑADOR INSTRUCCIONAL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE CAPACITACIÓN o LMS OPERADOR DE TECNOLOGÍA CURSO E-LEARNING CONTENIDO EXPERTO EN EL CONTENIDO TUTOR COORDINADOR DE CAPACITACIÓN ALUMNO DISEÑADOR GRÁFICO Y PROGRAMADOR HERRAMIENTA DE AUTORÍA 3. Selección de tecnologías para la administración del aprendizaje En el punto anterior, se mencionó un tipo de tecnología utilizada en la fase de administración del aprendizaje por los tutores, alumnos, supervisores y operadores. Esta tecnología para administración del aprendizaje se denomina Sistema de Administración de Capacitación o su versión en inglés: Learning Management System o simplemente LMS. Existen en el mercado diferentes LMS disponibles, con distintas funcionalidades y precios. En el siguiente cuadro se resumen las funcionalidades de un LMS ideal que puede servir de guía al momento de seleccionar la compra de alguno o el desarrollo de un sistema propio. 5
CATEGORÍA Administración general Administración del curso Contenidos del curso Colaboración/Comunicación FUNCIONALIDAD Administrador Supervisor Tipo de Usuario Autor Tutor Alumno Noticias C V M V V V V Registro de usuarios C V M V M V Página personal V M V M V V M C V M Inscripción en un curso C V M C V Pago en línea C V C V M Recursos adicionales C V M C V M C V M C V M V Ayuda C V M C V M C V M V V Grupos de alumnos C V M V V V Grado de avance V V V V Reportes de asistencia V V V V Reportes de notas C V M V C V M V Requisitos del curso C V M C V M C V M V V Actividades C V M V V Glosario C V M V V Bookmark Mapa del curso V C V M V V Autoevaluación C V C V M C V V M Biblioteca de medios C V M C V M C V M V Biblioteca de Links C V M C V M C V M V Evaluación C V M V M V Foro C V C V M V C V Chat C V C V M V V e-mail C V C V C V C V C V Diario Mural C V M C V M C V M C V M C V M Mensajes C V M C V C V M C V M C V M Calendario Curso V C V M V FAQ C V M V V V C V Envío de trabajos V M V V V C M Pizarra electrónica V V V Video conferencia V V Audio conferencia V V C: Crear o hacer V: Ver o escuchar M: Modificar o eliminar V 6
En caso de optar por utilizar un LMS disponible en el mercado, también existen dos posiblidades: comprar un LMS e instalarlo en infraestructura propia o bien, arrendar un LMS instalado en infraestructura externa. Esta última modalidad se conoce como ASP (Application Service Provider). Como se puede apreciar en la siguiente tabla comparativa, la primera alternativa requiere de un nivel de inversión mayor y además, requiere contar con capacidades internas en la organización. Sin embargo, puede llegar a ser más conveniente si la cantidad de alumnos es elevada, pues en este caso el valor se divide por la cantidad de alumnos y en el segundo caso el valor se multiplica por la cantidad de alumnos. Fase Costos involucrados Comprar un LMS propio Arrendar un LMS en servidores externos (ASP) Diseño instruccional y desarrollo de contenidos Mediatización de contenidos Diseño de unidades y mensajes instruccionales Diseño gráfico y programación Adquirir herramienta de autoría (opcional, sólo requerido para desarrollo interno) Entre $4.000.000 y $10.000.000 dependiendo del curso y del proveedor Entre $4.000.000 y $10.000.000 dependiendo del curso y del proveedor $350.000 $350.000 Producción fotográfica $65.000 + IVA cada foto $65.000 + IVA cada foto Producción video No recomendable No recomendable Duplicación No tiene No tiene Administración del aprendizaje Distribución No tiene Entre $2.800 y $15.000 mensuales por usuario Adquirir sistema de administración de capacitación (LMS) Acceso telefónico a Internet (sólo en caso de conexión conmutada) Entre US$ 15.000 y US$ 100.000 No tiene No necesario $960 en horario económico por usuario Servidor de Web $2.000.000 No necesario Motor de Base de Datos $2.000.000 No necesario Router $2.000.000 No necesario Administrador de capacitación (2 hh/mes por 1 año) $550.000 No necesario 7
4. Diseño instruccional y desarrollo de contenidos Las fases de diseño instruccional y desarrollo de contenidos es liderada por el diseñador instruccional quien interactúa con el experto que conoce el tema o materia del curso. El diseñador instruccional debe conocer los sistemas de aprendizaje que mejor se adecúan a un determinado medio (cultura, organización, infraestructura) y a una determinado perfil de participante. Además de las tareas que le corresponde ejecutar en estas fases, el diseñador instruccional deberá interactuar adecuadamente con el equipo de implementación tecnológica (diseñador gráfico/programador) para la mediatización de los contenidos. Las tareas que realiza el diseñador instruccional se pueden agrupar en tres etapas, tal como se muestra en el diagrama: 1a Etapa Diseño general del curso 2a Etapa Diseño de unidades de aprendizaje 3a Etapa Elaboración de textos y actividades Ficha general del curso Ficha para unidad de aprendizaje Textos y actividades La primera etapa corresponde al diseño general del curso y en ella se define el nombre que tendrá el curso, su objetivo general, el perfil de los participantes y los requisitos previos, en caso de que los tenga. También se definen los objetivos específicos y las metas de aprendizaje para cada uno de ellos. Además, en esta etapa se hace la primera aproximación a la estructura que tendrá el curso, definiendo los elementos adicionales con los que contará: bienvenida, diagnóstico inicial, evaluación final, glosario, biblioteca o ayuda. Posteriormente, se comienza la etapa de diseño de las unidades de aprendizaje. Estas unidades están relacionadas con los objetivos específicos del curso y los elementos adicionales que se utilizarán. Cada unidad se diseña utilizando la ficha para unidad de aprendizaje. En ella se especifica el nombre de la unidad, su objetivo y el dominio de aprendizaje al que apunta: impartir conocimiento, desarrollar habilidad o cambiar actitud. También se define el método de enseñanza, los medios didácticos que se utilizarán y el tipo de evaluación en caso de que la tenga. Finalmente, en la tercera etapa se refina la estructura que tendrá el curso, se actualizan las fichas correspondientes y se comienza la recopilación, selección y preparación de material que servirá de base para el diseño de mensajes instruccionales del curso. Entenderemos por mensaje instruccional a un conjunto de elementos, tales como textos, fotografías, dibujos, videos, etc., estructurados con el propósito de modificar el comportamiento cognitivo, afectivo o psicomotor de una o más personas. La calidad interactiva e instruccional de un curso se basan en una utilización inteligente y creativa de los medios didácticos disponibles en un entorno tecnológico basado en red. Es importante tener en cuenta que los medios didácticos que finalmente se pueden utilizar dependen de la infraestructura tecnológica disponible. 8
5. Resultados de casos reales de e-learning Desde 1998, Intec, ha estado trabajando con el objeto de minimizar las barreras para la incorporación del e- learning como una herramienta que facilita la masificación de la capacitación en nuestro país, ya que permite aumentar la cobertura geográfica con horarios flexibles y a menores costos. Dado que el sector público presenta condiciones favorables para el e-learning, Intec ha desarrollado una serie de cinco experiencias piloto cuyo objetivo ha sido sensibilizar a la potencial demanda sobre los beneficios de esta tecnología y levantar experiencias en este tipo de proyecto para ser transferidas al resto del mercado, tanto del ámbito público como privado. Las experiencias desarrolladas han sido las siguientes: CURSO SERVICIO PLATAFORMA FECHA 1. Capacitación en Supervisión SENCE Lotus - Learning Space 1999 2. Orientación a la vida Tesorería General de la Macromedia Pathware / funcionaria República www.saber.cl 1999 3. Supervisión del Programa de WBT Systems TopClass / JUNAEB Alimentación Escolar www.saber.cl 1999-2000 4. Formación de Monitores en Seguridad Vital INP www.saber.cl 2000-2001 5. Capacitación para funcionarios en herramientas de oficina Microsoft MOP M2S - WIT 2001-2002 En estas cinco experiencias, se registró un total de 642 participantes y, como se aprecia en el gráfico adjunto, la tasa de deserción fue de 38%, un porcentaje relativamente bajo si lo comparamos con la tasa estándar de deserción en educación a distancia tradicional la que se encuentra en alrededor del 50%. Retirados 38% Aprobados 49% Reprobados 13% No se encontró relación entre el sexo, la edad u otras características personales de los participantes con la tasa de deserción. La mayor parte de las deserciones fueron producto del exceso de trabajo o la falta de interés en el curso mismo. En general, los participantes en todas estas experiencias, han aceptado y valorado este tipo de capacitación, sin embargo, hay ciertos aspectos deficitarios señalados por ellos que es importante destacar: Mayor interacción con el tutor del curso y con otros alumnos ya sea mediante actividades colaborativas o atención de consultas Mayor soporte técnico para evitar o solucionar fallas producto de incompatibilidades con las condiciones requeridas por el curso 9
Mayor colaboración de las jefaturas para dar facilidades horarias que permitan a los alumnos desvincularse de su trabajo para cumplir con el curso Contar con material de apoyo escrito para repasar o reforzar los contenidos del curso Seleccionar adecuadamente a los alumnos de acuerdo al perfil al cual está dirigido el curso y a su motivación para participar Realizar una marcha blanca del curso para chequear problemas técnicos antes de expandirlo a todos los alumnos Finalmente, para ayudar a los encargados de futuras experiencias de este tipo, podemos decir que las actividades que se deben realizar para poner en marcha un curso en modalidad e-learning, se pueden sintetizar de la siguiente manera: ETAPA ACTIVIDADES Antes del curso Evaluar en marcha blanca el curso en un grupo reducido de usuarios Identificar a los posibles participantes del curso de acuerdo al perfil definido para el curso Verificar la disponibilidad del equipamiento técnico requerido por el curso en todos los posibles participantes: Hardware: CPU, memoria, tarjeta de sonido, CD-ROM, etc. Software: Sistema Operativo, Browser, Plug-ins, etc. Tipo de conexión: Intranet, Internet desde el trabajo o desde la casa Velocidad de conexión Si los tutores del curso van a ser internos: Seleccionar tutores con conocimientos sobre el tema del curso, con dominio del computador y de la red y preferiblemente con experiencia docente Asignar a un tutor por cada 20 a 30 alumnos Dar acceso a los tutores para una revisión previa de todo el curso Definir el calendario del curso: Inicio y fin de postulaciones o inscripciones Inicio y fin del curso Programa de actividades: evaluaciones, tareas, etc. Dedicación horaria al curso Definir si el curso va a ser voluntario, obligatorio, por cupos, etc. Preparar y enviar comunicado con: Carta explicativa o motivacional Calendario del curso Descripción del curso Ficha o procedimiento de inscripción Los encargados de soporte técnico deberán instalar o actualizar browser y/o plug-ins en los alumnos inscritos que así lo requieran Capacitar o enviar instructivo a los alumnos inscritos con: Pasos a seguir para ingresar al curso Instrucciones para navegar dentro del curso Procedimientos de tutorías, administrativos y de soporte técnico Durante el curso Los alumnos deberán: Seguir las actividades planificadas para el curso cumpliendo el calendario definido Realizar las evaluaciones exigidas Los tutores deberán: Atender consultas de los alumnos Hacer seguimiento de las actividades del curso Motivar a los alumnos para seguir avanzando 10
Finalizado el curso Los encargados de soporte técnico deberán: Atender consultas técnicas de los alumnos Solucionar problemas técnicos en el funcionamiento del curso Los encargados de capacitación deberán: Atender consultas administrativas sobre el curso: requisitos de aprobación, plazos, certificación, etc. Hacer seguimiento sobre el avance de los alumnos y sus resultados Evaluar la satisfacción del alumno con el curso Entregar un certificado a los alumnos del curso con su situación final 6. Referencias Designing Instruction for Web-based Training Darryl Sink, President & Cindy Vinson, Instructional Designer Darryl Sink & Associates Pre-Conference Workshop #P7 OnLine Learning '98 Web-based Training Cookbook Brandon Hall Ed. John Wiley & Sons, Inc. (1997) Multimedia e Internet Daniel Insa Ghisaura Rosario Morata Sebastián Ed. Paraninfo (1998) Dyro's Web-based Training Site http://www.dyroweb.com WBT Information Center http://filename.com/wbt Guía para el Diseño de Cursos en Internet (2000) Sonia Zavando & Claudio Parra INTEC-CHILE http://www.intec.cl Curso: Diseñando un Curso en Internet (2000) Sonia Zavando & Claudio Parra INTEC-CHILE http://www.saber.cl La función y formación del e-moderator http://sstweb.open.ac.uk:8282/oubs/gilly/download/educaspanish.doc 11