Propuesta Comercial SUPERINTENDENCIA DE PENSIONES DE LA REPÚBLICA DOMINICANA 24/ Mayo / 2013 Oferta de servicios para SE Suite 1
Declaración de Confidencialidad El material descriptivo y la información relacionada en la presente propuesta contiene información que es confidencial y propiedad de Exceltec. Esta información es presentada con el entendimiento expreso de que será mantenida en estricta confidencialidad y no será divulgada, duplicada o usada, en todo o en parte, para ningún otro fin que la evaluación de la propuesta sin la previa aprobación de Exceltec otorgada por escrito. A si mismo Exceltec garantiza la debida confidencialidad y seguridad de la información. Los datos no serán usados, alterados o distribuidos de ninguna manera que no haya sido autorizada por SIPEN. La información generada por Exceltec a partir de los datos suministrados será para uso exclusivo del cliente o de terceros formalmente autorizados. 2
Tabla de Contenido RESUMEN EJECUTIVO... 4 ALCANCE DEL SERVICIO... 5 FUNCIONALIDADES DE LA SOLUCIÓN RESPONSABILIDADES OLUCIÓN... 5 ESPONSABILIDADES... 7 LICENCIAM ICENCIAMIENTO IENTO IENTO... 8 METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN CONTRATO DE SOPORTE MPLEMENTACIÓN... 9 OPORTE... 10 CONSIDERACIONES Y SUPUESTOS... 12 OFERTA ECONÓMICA... 14 Costo de las Licencias... 14 Costo de Implementación... 14 CONSIDERACIONES COMERCIALES... 16 3
Resumen Ejecutivo El presente documento describe el servicio que se brindará por la adquisición de la solución y que serán proporcionados por Exceltec a SIPEN bajo la modalidad de Software Deployment Services, así como también describe los términos y condiciones de dicho servicio. SOF SOFTEXPERT EXCELLENCE E SUITE E SUITE EXCELLENCE SUITE SoftExpert Excellence Suite es la solución corporativa más completa para la gestión integrada de la excelencia y la conformidad empresarial. Ofreciendo un amplio conjunto de módulos en varios idiomas, integrados de forma nativa y 100% web, la solución automatiza los principales procesos relacionados con las necesidades de mejora y optimización de diversas áreas de negocios de las organizaciones, perfeccionando la gestión, reduciendo costos operacionales y facilitando el cumplimiento de las principales normas y reglamentaciones del mercado. La solución también complementa y optimiza la utilización de los sistemas de gestión empresarial, estando integrada a los principales ERP del mercado a través de conectores listos para usar o desarrollados de acuerdo con las necesidades específicas de cada empresa. Principales procesos de negocio contemplados por la solución SE SUITE: Business Process Management [BPM], Corporate Performance Management [CPM], Enterprise Asset Management [EAM], Enterprise Content Management [ECM], Enterprise Quality Management [EQM], Environment, Health and Safety Management [EHSM], Governance, Risk and Compliance Management [GRC], Enterprise Risk Management [ERM], Human Capital Management [HCM], IT Service Management [ITSM], Product Lifecycle Management [PLM], Project and Portfolio Management [PPM]. Principales reglamentaciones consideradas por la suite: AS/NZS 4360, COBIT, FDA 21 CFR Part 11, FDA 21 CFR Part 820, ISO 9000, ISO 13485, ISO 14000, ISO/TS 16949, OHSAS 18000, PMBOK, Six Sigma, SOX. 4
Alcance del Servicio El servicio que Exceltec presenta en esta propuesta consiste en la implementación de SE Suite para solventar las necesidades indicadas, el cual abarcara satisfactoriamente las especificaciones técnicas entregadas por SIPEN, para cumplir con este importante objetivo SoftExpert Excellence Suite estará compuesto de los siguientes módulos: SE Document SE Request Funcionalidades de la Solución SE Document Gestión de Documentos y Registros SE Document es la solución definitiva para la administración corporativa de documentos que integra las tecnologías de workflow colaborativo, indexación y recuperación, visualización de contenido, etc. en una única aplicación 100% Web. SE Document automatiza los procesos de indexación, almacenaje, publicación y distribución de los documentos, garantizando alta productividad y eficacia en su administración y operación. SE Document garantiza un alto nivel de estandarización y organización del acervo de documentos, conforme las reglas de operaciones definidas por la empresa [nomenclatura, seguridad, tiemporalidad documental, etc.], proporcionando un mecanismo eficaz para identificación, recuperación y control de documentos. SE Document proporciona un acceso simple e inmediato a los documentos por los departamentos de la empresa, clientes y proveedores, asegurando que las versiones actualizadas estén disponibles a las personas correctas en el momento necesario. SE Document automatiza la creación y revisión de los documentos a lo largo de todas sus etapas [edición, consenso, aprobación y homologación] con integración directa a sus aplicativos de origen tales como editores de texto y planillas, herramientas CAD, etc. Además de esto, todas las acciones realizadas a los documentos en todo su ciclo de vida son 100% monitoreadas. 5
Los conceptos y recursos ofrecidos por el sistema para el control de documentos garantizan total atención a los requisitos exigidos en normas internacionales como ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18000, ISO/TS 16949 y otras. SE Request Gestión de Solicitaciones de Servicios SE Request es un sistema enfocado en la Gestión de Solicitaciones de Servicios. Ofrece recursos que visan gestionar todo el ciclo de vida de la solicitación, desde la apertura hasta su finalización. Posee controles de aprobación, análisis de la eficacia de la ejecución del servicio bien como consultas y reportes que propician al usuario una visión rápida de todas las solicitudes. SE Request proporciona grande agilidad en el trabajo en equipo, a través de un poderoso mecanismo de control de pendencias, denominado Team Workflow, que notifica automáticamente vía e-mail los responsables por la ejecución del servicio. Esto garantiza a los gerentes y sus equipos un control simple y eficaz de sus objetivos y prioridades, optimizando así el cumplimiento de plazos y resultados. A través de un único banco de datos central almacenando todas las informaciones y documentos, SE Request se destaca por automatizar el ciclo de vida de las Solicitudes sobre toda la demanda de servicios de los departamentos. De esta forma, toda la rutina a diario de trabajo realizada por los equipos son registradas y monitoreadas. El software proporciona el trabajo en equipo, a través de un práctico mecanismo de control de pendencias, denominado Team Workflow, que notifica vía e-mail, el momento exacto, a los responsables por actividades pendientes, exhibe estas pendencias y autoriza el registro de las firmas electrónicas y demás informaciones aplicables a cada etapa del proceso. Este mecanismo asegura la agilidad y el compromiso con el cumplimento de los plazos en todas las etapas del proceso de solicitud de servicio. 6
Responsabilidades EXCELTEC Exceltec realizará todos los esfuerzos necesarios para proveer los servicios solicitados por SIPEN para brindar los mismos en el período indicado. Si Exceltec se viera imposibilitado para proveer el servicio en el tiempo indicado por SIPEN, Exceltec deberá notificar dicha situación y deberá indicar la fecha en la cual contará con recursos disponibles para brindar el servicio solicitado. Exceltec realizará al menos la configuración de un proceso por empresa y capacitará al personal administrador del sistema (como max. 10 Personas) para que éstos sean capaces de implementar los demás procesos de la organización utilizando la herramienta. Exceltec proporcionará a SIPEN un punto de contacto que será responsable de responder a SIPEN preguntas, consultas de servicios y solicitud de información adicional. El servicio será brindado directamente en las oficinas de SIPEN a menos que se convenga de otra forma por escrito. Exceltec proporcionara los manuales de usuarios y Operativos del sistema sin personalización. En caso de requerir la personalización de los manuales tiene un costo adicional. SIPEN SIPEN proporcionará las instalaciones necesarias para que Exceltec pueda brindar el servicio solicitado. SIPEN es responsable de la Administración y Seguridad del hardware y software. SIPEN es responsable de brindar la información que Exceltec considere necesaria para realizar eficientemente la implementación de la aplicación. SIPEN asignará el personal necesario y dedicará el tiempo suficiente para realizar las labores de implementación, estableciendo este compromiso por medio de un cronograma de proyecto acordado por Exceltec y por la SIPEN 7
Licenciamiento SE Suite posee el modelo de licenciamiento más flexible del mercado, admitiendo sesión concurrente o por usuario nombrado, licenciamiento por perfil de usuario (Manager, staff técnico o Viewer).El licenciamiento ofrecido en esta propuesta la describimos a continuación: Sesiones concurrente: Número ilimitado de usuarios puede ser registrado en la base de datos, pero, el uso simultáneo/concurrente queda restricto al número de licencias adquiridas. 2 Licencia Manager que tiene como funcionalidades lo siguiente: Configurar, Registrar, Planificar, Ejecutar y Consultar 3 Licencia Staff que tiene como funcionalidades lo siguiente: Ejecutar, Aprobar y Consultar 8
Metodología de Implementación Exceltec llevara a cabo el proceso de implementación siguiente: 9
Contrato de Soporte Esta propuesta incluyen el primer año de soporte sin costo alguno, el cual incluye actualización de parches, actualización de versiones que no implique migración, soporte telefónico, atención vía correo electrónico, soporte remoto o de ser necesario soporte en sitio. El Contrato de Soporte y Mantenimiento para el 2do año es tiene un valor anual del 25% del costo de las licencias. Dada la versatilidad del producto y las mejoras en pro del beneficio de los clientes; las nuevas versiones del software puede contener mejoras que impliquen llevar acabo migración de datos, verificación, ajustes, nuevas capacitaciones e inducciones por lo que no esta cubierto dentro del contrato de soporte. El contrato de soporte no aplica sobre errores o problemas NO originados por fallas de programación en el software. Se consideran aspectos NO originados por fallas en la programación del software lo siguiente: Fallas eléctricas, provocadas por fluctuaciones de voltaje, Equipos inadecuadamente protegidos, que pueden dañar o des configurar los sistemas vendidos, tanto originados en la Central Telefónica o en la Red de cómputo o en cualquier otro medio externo al sistema SE Suite. Problemas en la instalación eléctrica que puedan afectar la computadora o computadoras donde residan los sistemas. Errores en la operación o el funcionamiento del motor de base de datos en los que residen las tablas de la aplicación Errores originados por virus en las computadoras. Mal uso de los sistemas (Generación de procesos en forma incorrecta) Errores originados por la instalación de otras aplicaciones de software o nuevas versiones de software que no sean compatibles con el software desarrollado por EXCELTEC. Errores originados por personal ajeno a EXCELTEC debido a manipulación de los datos a través de otros medios ajenos a los provistos por el sistema. Errores originados por personal ajeno a EXCELTEC debido al borrado de archivos o parámetros utilizados por la aplicación de Exceltec. 10
Errores originados cuando no se hayan respetado los parámetros de instalación, configuración de la aplicación y/o instrucciones de operación especificados por Exceltec. 11
Consideraciones y Supuestos 1. Los requerimientos técnicos a tener en cuenta son los siguientes: 1. Requerimientos de Hardware recomendados tanto para servidor Web como para la BD. Memoria: 8 GB Procesador: 1 INTEL Xeon E3 3.4 (8 Mb cache) o similar (4 core) Espacio en Disco: 20GB libres Los requerimientos de Hardware para el servidor de base de datos dependen del número de datos que el sistema va a manejar y del tipo de base de datos que se esté usando, sin embargo puede ser requerida una mayor capacidad de la especificada. 2. Requerimiento de Software mínimos tanto para servidor Web Sistema Operativo: Windows 2003 server, Windows 2008 server para servidor de páginas web Versión del Sistema Operativo: 2003 server. Software adicional requerido para el funcionamiento de la aplicación Java JRE 1.6 Java JDK 1.6 IIS 5.n (Internet Information Server). PHP4.4.6 (se instala junto a la aplicación). 3. Requerimiento de Software mínimos para servidor de Base de Datos a consideración del cliente. 4. Requerimientos mínimos Estaciones de Trabajo: Memoria: 1 GB como Mínimo Procesador: Intel 1.8 GHz (o equivalente) como Mínimo Espacio en Disco: 1 GB libres como Mínimo Video: 1024x768 con 24Bit de cor Browser: Internet Explorer 8 ó 9; Mozilla Firefox 3.6,4,5,6 ó 7. Cualquier cambio que el cliente realice sobre el navegador utilizado requerirá verificación del sistema, acorde con la compatibilidad de los componentes del sistema. Software adicional: Java JRE 1.6 Java JDK 1.6 Adobe Flash Player 10.x Programas Desktop: Microsoft Office:2000,2003.2007 y 2010 (Standard, Small Business, Professional y Premium). Open Office.org: 2.4,3.0,3.1,3.2,3.3 Adobe Reader: X(10.1) y 9.4 para Windows, 9.4.2 y 8.1.7 para Linux Descompactadador de archivos zip 12
2. Recursos Requeridos para la capacitación Con el propósito de asegurar los objetivos de la capacitación, se requiere como mínimo suministro y disposición de recursos por parte de SIPEN que se detallan a continuación: Recursos Físicos a) Área de trabajo adecuada para la totalidad de los asistentes b) Pizarra c) Marcadores de colores y borrador. el Las capacitaciones para Gestores y Usuarios, por cada módulo contratado, se realizarán en jornadas de un día con una duración de 8 horas y como máximo de: o Gestores hasta 5 personas por sesión o Usuarios hasta 10 personas por sesión. Si el cliente necesita capacitar más personal sería necesario cotizar sesiones adicionales. 3. Ambientes de Trabajos: se considera que el cliente debe tener un ambiente de prueba para realizar Correcciones y modificaciones de los incidentes suscitados. 4. El tiempo en horas de consultoría está estimado con base a un trabajo del 100% del consultor de Exceltec y por tanto se asume una dedicación del cliente del 100% en las actividades que se realizan en conjunto 5. Aceptación de los Entregables, sección Metodología de Implementación, Cierre del módulo, Exceltec es responsable de la preparación de los entregables señaladas en la sección Alcance de aplicación. Un entregable se considerará aceptado por el cliente si cumple una de las siguientes condiciones: Satisface el alcance de los trabajos descritos en este documento, e incluye el contenido descrito en la sección de Alcance; o El plazo de aceptación expira sin una notificación por escrito del Cliente, o El cliente firma el documento de aceptación.. 13
Oferta económica De acuerdo a la solicitud realizada por SIPEN, en esta Propuesta Económica detallamos la inversión requerida de acuerdo a los servicios anteriormente mencionados: Costo de las Licencias Licenciamiento Número de Perfil Descripción Licencias Valor en US$ SE Document + SE Request Simultáneo Manager 2 $ 4.695,00 SE Document + SE Request Simultáneo Staff 3 $ 4.225,00 Valor Subtotal US$ 8.920 920,00 Costo de Implementación Módulos a implementar Instalación Administración + Configuración Documentos + Solicitud Tiempo de implementación Valor en US$ El tiempo estimado de implementación es de 139 horas (3 semanas y media) $ 8.151,00 Viáticos Exceltec pasará un informe para liquidación de los viáticos de acuerdo a la siguiente tabla de costos: Viaticos y Transporte (18 días) $ 810,00 Hospedaje (18 días) $ 1.980,00 Boleto Aereo + Impuestos de Salida $ 1.000,00 TOTAL VIATICOS $ 3.790 790,00 Total Proyecto $ 20.861 861,00 Nota: En caso de que se hayan consumido las horas estimadas de consultoria y se requieran horas adicionales estas tendrá un costo de $60 por hora del consultor Se asume que la instalación será realizada de forma remota, por tanto no se cobran viáticos correspondientes a la duración de dicha actividad. 14
Forma de pago. Licencias: 50 % contra firma de contrato. 50 % contra cierre del Proyecto Implementación: Los servicios de implementación serán facturados por el consumo de horas mensualmente y el trámite de pago no deberá ser mayor a 15 días. Vigencia Esta propuesta es válida por 30 (treinta) días, a partir de la fecha de emisión, dejando nula toda y cualquier eventual propuesta anterior. 15
Consideraciones Comerciales Los términos y condiciones de este acuerdo son válidos de la fecha de principio hasta la fecha de final de la contratación. Cualquier servicio que se requiera adicional al alcance establecido en el presente documento deberá facturarse por separado. Cambios en el alcance del servicio Los servicios y el precio establecidos están basados en la información proporcionada por SIPEN a Exceltec. De ser necesario SIPEN y Exceltec podrán solicitar cualquier ajuste a los servicios y al precio como consecuencia de cualquier información incorrecta, suposiciones, o debido a la modificación a las solicitudes realizadas inicialmente. Tal petición debe ser enviada por escrito. En respuesta a la petición del cambio del alcance del servicio, Exceltec proporcionará por escrito la descripción del trabajo por agregar o eliminar y una estimación de gastos adicionales o el ajuste del mismo. Cordialmente, Aceptada EXCELTEC SIPEN 16