Elastix Smart Assistant Manual de usuario Objetivo: Permitir al usuario la configuración inicial de Smart Assistant en su Smartphone. Descripción: Smart Assistant es una aplicación para Smartphone que permite realizar la asignación de llamadas de manera eficiente a un usuario sobre un servidor de comunicaciones unificadas Elastix. La aplicación permite crear varios escenarios donde podemos decidir como redireccionar una llamada entrante. Smart Assistant determina de manera inteligente donde estamos, a través de la tecnología wireless del teléfono, y aplica una condición predeterminada con éxito. Instalación Para instalar la aplicación desde un Smartphone Android, debemos ingresar a Google Play. Una vez ahí buscamos la aplicación elastix smart assistant Fig. 1 Smart Assistant en el market place de google Presionamos en Instalar e iniciará el proceso de instalación.
Es importante mencionar que paralelamente, el administrador de nuestro servidor Elastix, debe instalar el Addon Smart Assistant, desde el Market Place de Elastix. (Ver manual de administrador) Cuando estos dos pasos se hayan completado abrimos la aplicación en el Smartphone. Fig. 2 Pantalla de inicio de la aplicación La aplicación nos llevará directamente a la pantalla de configuración Fig. 3 Pantalla de Configuración En esta pantalla tenemos los siguientes datos: Server Address: Dirección IP del Servidor Elastix Port: Puerto de conexión (por defecto Smart Assistant se comunica por el puerto 8080, pero esto puede ser modificado por el administrador del servidor Elastix). Device ID: Identificativo del dispositivo.
Secret: Clave para la conexión hacia el servidor Port Knocking: Smart Assistant soporta Port Knocking, y se puede activar para ser usado con un servidor Elastix que lo soporte. Los puertos son configurables por el administrador del servidor por puertos por defecto: 30000, 30500, 3100 El usuario debe proporcionar la información de Device ID, al administrador del servidor Elastix, el cual la asociará con su extensión de usuario desde el menú Smart Assistant en el GUI de Elastix. Fig. 4 Interfaz de administración de Smart Assistant en Elastix Una vez que el administrador realice esta configuración, debe habilitar la opción Sígueme para la extensión y configurarla para establecer Smart Assistant como destino seleccionado*. Con esto el usuario está listo para usar Smart Assistant. *Nota: Más sobre este configuración en el manual de administrador. El usuario puede enviar el Device ID fácilmente utilizando la opción Share deviceid to que aparece al presionar el botón de Menú de Android. Fig.5 Opción para el envío del Device ID
Pantalla del Home Barra de Estado Barra Make a Call Barra de Voicemail Barra de Settings Fig. 6 Pantalla del Home Targets (Destinos) Smart Assistant tiene tres formas de creación destinos o Targets : Targets genéricos: Estos destinos los crea el Administrador del servidor Elastix y pueden ser seleccionados por todos los usuarios de la empresa que tengan Smart Assistant. Targets específicos: Estos destinos los crea el Administrador del servidor Elastix para que sean utilizados únicamente por usuarios específicos. Target personalizados: Estos destinos son creados por el usuario desde la aplicación. Para ir a la configuración de Targets en la aplicación, presionamos Settings en la pantalla del Home. Fig. 7 Pantalla de Settings
Una vez ahí, presionamos Targets y luego ADD. Fig. 8 Pantalla Targets, Fig. 9 Creación de un destino Creamos el destino, colocamos una descripción y presionamos Save. Inmediatamente aparece la ventana de Targets, donde observaremos una lista de todos los destinos creados. Fig. 10 Pantalla Targets, con el destino Reception Nota: El usuario puede crear todos los destinos que considere necesarios, sin embargo para que puedan ser seleccionados en un estado debe tener una licencia Premium, y además el Administrador del servidor Elastix debe permitir la creación de usuarios.
Para la creación de Targets genéricos y específicos, revisar el manual de administrador. Ingresando a Configuración desde el Home Page Una vez que nos encontramos en el Home Page, presionamos el botón menú del dispositivo y obtendremos las siguientes opciones. Fig. 11 Menú de configuración Answer Mode on/off: (Notificaciones) Cuando está activo, envía un aviso al celular por medio de push cuando una ingresa una llamada en Elastix, a la extensión del usuario. Smart Assistant permite al usuario realizar una acción, si en 10s no lo ha hecho se dirigirá la llamada de acuerdo al estado actual. Change Incoming Call Sound: Activa sonido para notificaciones, se puede seleccionar cualquier tipo archivo de audio almacenado en el teléfono. Configuration: Opciones de configuración para conexión con el servidor Elastix. Force synchronize: Forzar sincronización, recupera toda la información del servidor para el dispositivo y envía la información del dispositivo al servidor para su validación. Quit: Opción que permite salir de la aplicación. Help (?): Despliega la ayuda embebida en la aplicación. Selección de Modos de Estados Existen 5 modos de estado predeterminados en Smart Assistant Be Smart Meeting Out of Office Office Break Cada modo de estado es configurable para establecer un direccionamiento establecido. En el caso de las opciones: meeting, Out of Office, Office, Break, se puede establecer un solo destino, el cual permanecerá como predeterminado. Esto quiere decir que el usuario cada vez que quiera fijar un destino común, puede seleccionarlo en cada uno de estos estado y cambiar de modo solo presionándolos de manera sencilla. En el caso de la opción Be Smart, se puede establecer varios destinos que se asignan de acuerdo los siguientes criterios:
Día Hora Red Esto quiere decir que puedo crear diferentes estados para una misma red, que cambien automáticamente de acuerdo al día o la hora. Este es un caso común de horario fuera de oficina. Otro ejemplo es el de establecer estados de acuerdo a la red, de tal manera que Smart Assistant dirija las llamadas dependiendo de la red en que el usuario se encuentra. Red de Oficina Extensión de escritorio Red del móvil Celular (a través de la PSTN) Red de la casa Voicemail Para ingresar a la pantalla de Switch Mode, o cambio de estado, es suficiente presionar la Barra de Estado. Fig. 12 Pantalla de Switch Mode Smart Mode El modo Be Smart, permite que se establezcan reglas de direccionamiento de llamada de manera automática. Para configurar el modo Be Smart, ingresamos a la pantalla del Switch Mode presionando la Barra de Estado. Luego mantenemos presionada la barra Be Smart, hasta que aparezca la ventana de Smart Setting.
Fig. 13 Listado de reglas para Be Smart Una vez ahí podemos adicionar una regla presionando el botón ADD. Fig. 14 Configuración de reglas en Smart Settings Luego podemos crear una regla en base al día, la hora, y la red. El campo Target Action permite seleccionar el destino específico para esta regla. Date/Time: Permite seleccionar el día o los días y la hora en la cual trabajará la regla. Network: Establece la red con la cual se activa la regla. Target Action: Permite elegir el destino para la regla. SAVE: Guarda la configuración de la regla. SAVE (En pantalla Smart Settings): Guarda de manera general las reglas para el modo Be Smart. Al completar la configuración presionamos el botón SAVE. Luego observaremos el listado de reglas en la pantalla Smart Setting. Si completamos las reglas volvemos a presionar SAVE.
Una vez configurado, presionamos Be Smart, desde la pantalla de Switch Mode, y Smart Assistant asignará las llamadas de manera automática de acuerdo a las reglas que fijamos. Si tenemos varias reglas creadas, podemos dar prioridad a cualquiera colocándolas primero sobre el resto de reglas. Esto se puede hacer haciendo un clic-largo en la regla desde el borde izquierdo, hasta que le desplacemos al lugar requerido. Configuraciones de acuerdo al Caller ID Smart Assistant nos permite establecer reglas pre-determinadas, de acuerdo a la persona que nos llame. Estas reglas, pueden obviar el modo de estado seleccionado y ejecutar una acción previamente configurada. Para ir a las configuraciones por Caller ID, presionamos la Barra Settings, luego presionamos la barra Caller ID. Inmediatamente obtenemos el listado de las reglas existentes. Para adicionar una regla presionamos ADD. Fig. 15 Pantalla de Caller ID Settings, Fig. 16 creación de regla para un contacto específico. La aplicación nos permite seleccionar el número que queremos agregar a la regla de tres maneras, manualmente, por el historial de llamadas (presionando el ícono de reloj) o por los contactos de nuestro directorio en el Smartphone (presionando el ícono de agenda). Una vez que hemos seleccionado el número en Source Number, colocamos una descripción, seleccionamos un destino y presionamos SAVE. Para activar esta regla es necesario marcar el cuadro use CallerID settings que se encuentra en la pantalla de Switch Mode.
Fig. 17 Habilitando la funcionalidad de CallerID Make a Call Esta opción permite que la aplicación ordene al servidor Elastix que realice una llamada. Elastix llamará de manera inmediata al destino que se encuentra seleccionado de acuerdo al modo de estado actual y marcará a un número que hayamos ingresado, conectado ambas llamadas. Para ingresar en Make a Call, presionamos la barra con el mismo nombre. Existen tres maneras para seleccionar el número al que queremos llamar, colocando manualmente el número en el cuadro de llamada, seleccionándolo de los contactos de nuestro directorio en el Smartphone (presionando el ícono de agenda), o seleccionándolo desde el historial de llamada que se muestra. Fig. 18 Pantalla de Caller ID Settings Una vez que seleccionamos el número, presionamos CALL, y se iniciará el proceso de llamada.
La opción Transfer to extension que se muestra en la pantalla, direccionará la llamada a la extensión del usuario, independientemente del modo de estado activo. Voice Mail Smart Assistant permite mostrar un listado de mensajes de voz que estén asociados a nuestra extensión, para esto la aplicación se sincroniza con el servidor Elastix y revisa si la extensión asociada al usuario tiene mensajes de voz disponibles. Esta opción tiene dos modalidades: Modo Escucha: Al presionar una vez el mensaje de voz se reproducirá al instante Modo Descarga: Al mantener presionado por dos segundos se descargará un archivo de audio con el mensaje de voz. La ruta de descarga por defecto es Mis Archivos -> Todos los archivos -> Download. Fig. 19 Listado de Voicemails My NFC NFC es la tecnología de transmisión de información por proximidad que más se desarrolla en el mundo. Smart Assistant incluye soporte para NFC, con el cual se podría configurar un tag NFC para establecer un modo de estado. Para ir a My NFC, presionamos la Barra Settings. Una vez ahí presionamos My NFC, y luego ADD para agregar una etiqueta.
Fig. 20 Pantalla Settings, Fig. 21 Adición de etiqueta NFC Una vez que observamos el ícono NFC y la leyenda PLACE YOUR PHONE OVER THE NFC TAG, colocamos el Smartphone sobre el Tag que queremos registrar. Fig. 22 Un tag NFC típico (también puede ser un sticker) Inmediatamente obtendremos la pantalla de configuración, donde añadimos una descripción para este tag y el destino al cual se debe dirigir las llamadas. Fig. 23 Añadiendo un Tag Un ejemplo de utilización de tags NFC para establecer un estado de presencia puede ser el de tener tags en diferentes puntos de la empresa, en el vehículo o en nuestro hogar, de tal manera que al ir a una sala de reunión, pase el Smartphone sobe el Tag
NFC y Smart Assistant inmediatamente establezca un modo de estado similar a Meeting. Otro ejemplo es el de subir a nuestro vehículo y pasar el Smartphone sobre un tag NFC que tengamos en nuestro llavero y que haga que Smart Assistant establezca un modo de estado similar a Out of Office. Las posibilidades son infinitas. Soporte / Consultas Para soporte o consultas adicionales, puedes escribirnos a: smartassistant@elastix.com