Base de datos. Computación FBIOYF 2016

Base de datos Computación FBIOYF 2016 1

Índice 1. Introducción 3 1.1. Definición y funcionamiento................... 3 1.2. Ventana de Base de Datos.................... 4 2. Tablas: definición y funcionamiento 4 2.1. Tipos de datos de campo disponibles en Access........ 6 2.1.1. Texto........................... 6 2.1.2. Memo........................... 7 2.1.3. Numérico......................... 7 2.1.4. Fecha/Hora........................ 7 2.1.5. Moneda.......................... 7 2.1.6. Autonumérico....................... 7 2.1.7. Sí/No........................... 7 2.1.8. Objeto OLE........................ 7 2.1.9. Hipervínculo........................ 8 3. Consultas 8 3.1. Combinaciones y relaciones.................... 9 3.2. Combinaciones sin definir en las relaciones........... 9 3.3. Tipos de consultas........................ 9 3.3.1. Consultas de selección.................. 9 3.3.2. Consultas de parámetros................. 9 3.3.3. Consultas de tabla de referencias cruzadas....... 10 3.3.4. Consultas de acción.................... 10 3.4. Diseñar una Consulta....................... 11 3.4.1. Agregar o quitar tablas, consultas y campos...... 11 3.4.2. Calcular importes..................... 11 3.4.3. Limitar los resultados mediante criterios........ 11 3.4.4. Ordenar registros..................... 14 3.4.5. Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas...... 14 3.4.6. Consultas SQL...................... 14 2

1. Introducción 1.1. Definición y funcionamiento Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos. Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de almacenamiento independientes denominados tablas; puede ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio de formularios en pantalla; puede asimismo buscar y recuperar sólo los datos que desee por medio de consultas; y puede analizar o imprimir datos con un diseño específico por medio de informes. Puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet por medio de páginas de acceso a datos. Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas. Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos. Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para formularios, o con un diseño que cree desde el principio. Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales. Para que los datos estén disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, 3

utilice una página de acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para páginas, o con un diseño que cree desde el principio. Los usuarios pueden interactuar con los datos gracias a las características de la página de acceso a datos 1.2. Ventana de Base de Datos Es la ventana desde la que se pueden acceder todos los objetos (elementos) de una base de datos Microsoft Access. En una Base de datos Access, esta ventana contiene las fichas Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Páginas, Macros y Módulos en la que se puede hacer clic para mostrar una lista de todos los objetos de ese tipo contenido en la base de datos. Para mostrar la ventana de base de datos, haga clic en el botón Ventana de Base de datos de la barra de herramientas. También puede presionar la tecla F11 para acceder a la ventana de base de datos desde cualquier otra ventana. En Objetos, elija el tipo de objeto con que desea trabajas. La ventana Base de datos muestra una lista de los objetos de ese tipo. Utilice el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos, olas opciones de Crear... en la parte superior de la lista para crear nuevos objetos. Utilice el botón Diseño para modificar los objetos existentes. 2. Tablas: definición y funcionamiento Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o proveedores. La utilización de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los datos sólo una vez, lo cual permite aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de datos. Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros). Un campo común relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access puede combinar los datos de las dos tablas para ver, modificar o imprimir. En la vista Diseño de la tabla, puede crear una tabla entera desde el principio, o agregar, eliminar o personalizar los campos en una tabla existente. Para esto deberá, para cada campo, definir las siguientes características principales: 4

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Nombre de Campo (identifica el dato a almacenar, puede contener hasta 64 caracteres) Tipo de Dato (determina la clase de valores que el usuario puede almacenar) Descripción (describe simbólicamente el contenido del campo) Propiedades de Campo Tamaño de campo (es la capacidad máxima de almacenamiento, depende del tipo de dato) Formato (define la presentación del campo) Máscara de entrada (es un modelo para la entrada de los datos) Título (es la etiqueta para utilizar en un formulario) Valor predeterminado (valor introducido automáticamente para registros nuevos) Regla de validación (expresión que limita los valores que pueden introducirse en el campo) Texto de validación (mensaje mostrado cuando no se cumple la regla de validación) Requerido (hace obligatoria la entrada de datos en este campo) Permitir longitud cero (permite cadenas de longitud cero) Indexado (un índice acelera las búsquedas y los ordenamientos, pero puede hacer más lentas la actualizaciones) 2.1. Tipos de datos de campo disponibles en Access La siguiente lista resume todos los tipos de datos de campo disponibles en Microsoft Access, su utilización y su tamaño de almacenamiento. 2.1.1. Texto Se utiliza para texto o combinaciones de texto y números, como direcciones, o para números que no requieren cálculo, como números de teléfono, números de pieza o códigos postales. Almacena hasta 255 caracteres. La propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) controla el número máximo de caracteres que se puede escribir. 6

2.1.2. Memo Se utiliza para texto de gran longitud y números, como notas o descripciones. Almacena hasta 65.536 caracteres. 2.1.3. Numérico Se utiliza para los datos que se van a incluir en cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos monetarios (en este caso se utiliza el tipo Moneda). Almacena 1, 2, 4 u 8 bytes; almacena 16 bytes para Id. de réplica (GUID). La propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) define el tipo Numérico específico. 2.1.4. Fecha/Hora Se utiliza para fechas y horas. Almacena 8 bytes. 2.1.5. Moneda Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los cálculos. Almacena 8 bytes. 2.1.6. Autonumérico Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro. Almacena 4 bytes; almacena 16 bytes para Id. de réplica (GUID). 2.1.7. Sí/No Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Los valores Nulos no están permitidos. Almacena 1 bit. 2.1.8. Objeto OLE Se utiliza para objetos OLE (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) que se crearon en otros programas mediante el protocolo OLE. Almacena hasta 1 gigabyte (está limitado por el espacio de disco). 7

2.1.9. Hipervínculo Se utiliza para hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una ruta UNC o una dirección URL. Almacena hasta 64.000 caracteres. 3. Consultas El poder de las consultas reside en su capacidad para combinar datos de más una tabla o consulta o para realizar acciones con ellos. Por ejemplo, puede ser necesario ver la información de un cliente junto con los pedidos que ha realizado. Para ver esta información se necesitan datos de las tablas Clientes y Pedidos. 8

3.1. Combinaciones y relaciones Cuando se agrega más de una tabla o consulta a una consulta, es necesario asegurarse de que las listas de campos están relacionadas entre sí mediante una línea de combinación de forma que Microsoft Access pueda saber cómo conectar la información. Si previamente creó relaciones entre las tablas en la ventana Relaciones, Access muestra automáticamente líneas de combinación al agregar tablas relacionadas en la vista Diseño de la consulta. Si se exige la integridad referencial, Access también muestra un 1. en cima de la línea de combinación para mostrar qué tabla es la parte üno de una relación de uno a varios y un símbolo de infinito para indicar qué tabla es la parte varios. 3.2. Combinaciones sin definir en las relaciones 3.3. Tipos de consultas 3.3.1. Consultas de selección Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. 3.3.2. Consultas de parámetros Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Por ejemplo, el siguiente criterio selecciona registros para los que el valor del campo 9

Cantidad de pedidos es mayor que 30.000: Cantidad de pedidos 30000) para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas. Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente. 3.3.3. Consultas de tabla de referencias cruzadas Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior. 3.3.4. Consultas de acción Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos registros en una sola operación. Hay cuatro tipos de consultas de acción: Consulta de eliminación. Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros Consulta de actualización. Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes. 10

Consulta de datos anexados. Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes. Consulta de creación de tabla. Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros antiguos. 3.4. Diseñar una Consulta Cuando se abre una consulta en la vista Diseño, o cuando se abre un formulario, un informe o una hoja de datos y se muestra la ventana Filtro u orden avanzado, se ve la cuadrícula de diseño, que se puede utilizar para realizar varios cambios y obtener así los resultados que se deseen de la consulta. 3.4.1. Agregar o quitar tablas, consultas y campos Puede agregar una tabla o consulta si los datos que necesita no están en la consulta, o quitar una tabla o consulta si decide que ya no son necesarios. Después de agregar las tablas o consultas, puede agregar a la cuadrícula de diseño los campos con los que desea trabajar, o quitarlos si decide que ya no los necesita. 3.4.2. Calcular importes Para sumar los valores de un campo o hacer otros cálculos con los datos se puede especificar el tipo de cálculo que se desea realizar. Para disponer de esta posibilidad presiones el botón de Totales 3.4.3. Limitar los resultados mediante criterios Mediante la especificación de criterios se pueden limitar los registros que se ven en los resultados de la consulta o los registros incluidos en un cálculo. 11

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3.4.4. Ordenar registros Se pueden ordenar los resultados de la consulta especificando una ordenación en la cuadrícula de diseño. 3.4.5. Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas Las consultas de tabla de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de tabla de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior. Una consulta de tabla de referencias cruzadas se crea con un asistente o, desde cero, en la vista Diseño de la consulta. En la cuadrícula de diseño, se especifican qué valores de campo se van a convertir en encabezados de columna, qué valores de campo se van a convertir en encabezados de fila y con qué valores de campo se va a realizar una suma, un promedio, un recuento u otro tipo de cálculo. 3.4.6. Consultas SQL Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL (cadena o instrucción de SQL: expresión que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye cláusulas como WHERE y OR- DER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.). Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access. 14

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