Introducción a los formularios avanzados

Transcripción

1 Introducción a los formularios avanzados 111 Introducción a los formularios avanzados Contenido Formularios en vista de diseño Vista de diseño Controles de un formulario Campos Calculados

2 112 Estructura de base de datos Introducción a los formularios avanzados Una vez adquirido el conocimiento sobre la creación de formularios utilizando el asistente donde Access nos muestra paso a paso como se puede crear de una forma rápida y sencilla, estudiaremos como se puede crear un formulario personalizado donde usted manejara una gran variedad de herramientas que nos ofrece Access para la elaboración de formularios de calidad. Formularios en vista de diseño Los formularios en vista de diseño tienen grandes ventajas ya que el usuario es capaz de diseñarlo acorde a sus necesidades, sin tener que someterse a un diseño y estilo predeterminado por Access. Cuando usted crea su formulario en la vista de diseño podrá decidir: La distribución de los campos en el formulario. La combinación de colores para el formulario. Los tipos de fuentes y tamaños. Los procesos que se ejecutaran en el formulario. Vista de diseño. La vista de diseño para formularios se puede comparar con una mesa de trabajo donde se realiza el proyecto de la creación del formulario y se dispone de las herramientas necesarias para hacerlo. La ventana de la vista de diseño contiene los siguientes elementos: 1) Barra de herramientas Formato (formulario o informe). Contiene una serie de botones que le permiten establecer el formato al formulario y a los controles que conforman al formulario. 2) Reglas horizontal y vertical. Permiten colocar los controles del formulario y ajustar el tamaño de los controles seleccionados (sirven de guía).

3 Introducción a los formularios avanzados 113 3) Cuadro de herramientas. Contiene una serie de botones que le permiten crear los controles del formulario. 4) Lista de campos. Muestra la lista de los campos que conforman a la tabla que se esta utilizando para el diseño del formulario. 5) Area de trabajo. Superficie sobre la cual se agregan los controles para crear el diseño del formulario. Barra de herramientas Formato (formulario o informe). Esta barra de herramientas se activa al momento de crear un formulario a través de la vista de diseño, contiene una serie de botones que nos permiten asignarle formato a los controles de un formulario y al formulario mismo. La acción que realizan cada uno de los controles se menciona en la siguiente tabla: Cuadro de herramientas. El cuadro de herramientas contiene un conjunto de botones que se utilizan para agregar controles a un formulario. Cabe mencionar que un control es un objeto que se encuentra en el formulario y tiene una función especifica dentro de él. Por ejemplo se pueden agregar controles de cuadro de texto para capturar información o controles de botón de comando para realizar un proceso en el formulario. La siguiente tabla muestra el tipo de control que se puede agregar a un formulario.

4 114 Estructura de base de datos Area de trabajo. El área de trabajo es la superficie donde se ubican los controles de un formulario; en otras palabras es la ventana que se mostrara al momento de ejecutar el formulario. El área de trabajo del formulario se compone de 5 secciones:

5 Introducción a los formularios avanzados 115 1) Encabezado del formulario. Muestra información que se mantiene invariable para todos los registros, por ejemplo, el título del formulario. Un encabezado de formulario aparece en la parte superior de la pantalla en la vista Formulario y en la parte superior de la primera página cuando se imprime. 2) Encabezado de página. Muestra información tal como un título o encabezado de columna en la parte superior de cada página impresa. Los encabezados de página aparecen sólo en los formularios impresos. 3) Detalle. Muestra registros. Se puede mostrar un solo registro en la pantalla o en la página, o mostrar todos los que quepan. 4) Pie de página. Muestra información tal como la fecha o el número de página en la parte inferior de cada página impresa. Los pies de página aparecen sólo en los formularios impresos. 5) Pie del formulario. Muestra información que se mantiene invariable para todos los registros, como botones de comando o instrucciones de uso del formulario. Un pie de formulario aparece en la parte inferior de la pantalla en la vista Formulario o, cuando se imprime, después de la última sección de detalle de la última página. Elaborar Formularios en vista de Diseño. Para elaborar un formulario desde la vista de diseño, primeramente debe tener bien claro la forma que tendrá su formulario. Crear un formulario desde la vista de diseño le da la oportunidad de personalizar el diseño acorde a las necesidades de los usuarios. Para crear un formulario desde la vista de diseño: 1) Abra la base de datos donde desea crear su formulario. 2) Seleccione [Menú Insertar Comando Formulario]. 3) En el cuadro de dialogo Nuevo formulario seleccione la opción Vista de diseño; especifique la tabla de donde proceden los datos y elija el botón Aceptar. Para modificar un formulario seleccione el nombre del formulario y elija el botón Diseño

6 116 Estructura de base de datos Para agregar encabezado o pie de página a un formulario: 1) En la ventana de la vista de diseño seleccione [Menú Ver Comando Encabezado o pie de página]. Para agregar encabezado o pie de formulario al formulario: 1) En la ventana de la vista de diseño seleccione [Menú Ver Comando Encabezado o pie de formulario].

7 Introducción a los formularios avanzados 117 Para agregar campos a un formulario: 1) Seleccione [Menú Ver Comando Lista de campos]. 2) Se visualiza una ventana flotante con la lista de los campos que constituyen la tabla especificada desde la creación del formulario. 3) Seleccione con el Mouse el nombre del campo que desea agregar al formulario y arrástrelo hasta la superficie o área de trabajo del formulario. El acomodo de los campos agregados a su formulario depende del diseño que haya planeado previamente.

8 118 Estructura de base de datos Aplicar autoformato a los formularios. Una de las ventajas en la creación de formularios a través de la vista de diseño es la de asignarle formato automático a los formularios. A este proceso también se le conoce como autoformato. Para aplicar autoformato debe realizar: 1) Abra el formulario en vista de diseño. Verifique que este seleccionado el formulario para poder aplicar el formato automático. 2) Seleccione [Menú Formato Comando Autoformato]. 3) Seleccione el formato que desee aplicar a su formulario y elija el botón Aceptar.

9 Introducción a los formularios avanzados 119 Controles de un formulario. Otra manera para establecer qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato, es haciendo uso de los controles. Un control es un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botón de comando para abrir otro formulario o informe, o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles. Los controles se pueden agregar por medio del cuadro de herramientas: Para agregar un control al formulario realice: 1) Seleccione el control que desea agregar del cuadro de herramientas haciendo clic sobre el control correspondiente. 2) Haga clic sobre la superficie de trabajo donde desea agregar el control. En la imagen anterior se ilustra como se agrega un control de etiqueta. Pero usted podrá agregar una gran variedad de controles a su formulario con la finalidad de darle una mejor funcionalidad. Control etiqueta. El control Etiqueta se utiliza para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Título. Por lo general es utilizado para establecer mensajes que orientan al usuario sobre los datos a capturar en el formulario.

10 120 Estructura de base de datos Control cuadro de texto. El control Cuadro de texto se utiliza para presentar un dato almacenado en la tabla de datos. A este tipo de control se le conoce como cuadro de texto dependiente debido a que depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido en el Formulario estaremos cambiando el dato de la tabla. Los cuadros de texto también pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un cálculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningún sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo, en este último caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad =. Control grupo de opciones. El control Grupo de opciones se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee. Sólo se puede seleccionar una opción del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas, sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de verificación, botones de opción y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones. Los pasos que debe realizar en el asistente son: 1) Escribir la lista de opciones que conformaran el grupo de opciones.

11 Introducción a los formularios avanzados 121 2) Establecer que opción será la predeterminada. 3) Especificar el valor que se desea asignar a cada opción. 4) Especificar si el valor almacenado será para uso posterior o se almacena en un campo de una tabla. 5) Especificar el tipo de control que desea incluir en el grupo de opciones.

12 122 Estructura de base de datos 6) Establecer el nombre del grupo de opciones. Control botón de alternar. El control Botón de alternar se utiliza para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, también se puede utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No, si el campo contiene el valor Sí, el botón aparecerá presionado, en caso contrario tendrá el aspecto de no estar presionado. Control botón de opción. El control Botón de opción se utiliza para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspecto, sino, tendrá este otro aspecto.

13 Introducción a los formularios avanzados 123 Control casilla de verificación. El control Casilla de verificación se utiliza para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá este aspecto, sino, tendrá este otro aspecto. Control cuadro combinado. El control Cuadro combinado permite hacer más rápido y fácil la selección de un valor de una lista. Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo sea el correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un sólo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando añadimos un cuadro combinado al área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Los pasos del asistente son: 1) Establezca la forma como debe obtener los valores el cuadro combinado.

14 124 Estructura de base de datos 2) Defina la lista de opciones que representará el cuadro combinado. 3) Establezca el valor que será guardado para uso posterior. 4) Establecer si el campo será utilizado posteriormente o se guardara en un campos de una tabla. 5) Escriba la etiqueta del cuadro combinado.

15 Introducción a los formularios avanzados 125 Control cuadro de lista. En el control Cuadro de lista a diferencia del cuadro combinado la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o más columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando añadimos un cuadro de lista al área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Los pasos a seguir del asistente son: 1) Establezca la forma como debe obtener los valores el cuadro de lista.

16 126 Estructura de base de datos 2) Defina la lista de opciones que representará el cuadro de lista. 3) Establezca el valor que será guardado para uso posterior. 4) Establecer si el campo será utilizado posteriormente o se guardará en un campo de una tabla. 5) Escriba la etiqueta del cuadro de lista.

17 Introducción a los formularios avanzados 127 Control botón de comando. El control Botón de comando permite ejecutar una acción con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc. Al hacer clic en el botón, no sólo se ejecutará la acción correspondiente, sino que también parecerá que se presiona y se suelta el botón. También tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar más de treinta acciones predefinidas distintas. Los pasos a seguir en el asistente son: 1) Establezca la acción que desea realizar con el botón de comando.

18 128 Estructura de base de datos 2) Seleccione el tipo de botón, puede ser de texto o imagen. 3) Escriba el nombre para identificar al botón. Control imagen. El control Imagen permite insertar imágenes en el formulario, esta imagen se establece como fija debido a que no variará al cambiar de registro. Control marco de objeto independiente. El control Marco de objeto independiente permite insertar controles como un archivo de sonido, un documento Word, un gráfico, etc. Estos controles no variarán al cambiar de registro.

19 Introducción a los formularios avanzados 129 Marco de objeto dependiente. El control Marco de objeto dependiente cambia de un registro a otro. permite insertar una imagen u otro objeto que Control salto de página. El control Salto de página permite agregar un salto de página al formulario; este control no tiene efecto en la vista Formulario pero sí en la vista preliminar y a la hora de imprimir. Control ficha. El control Ficha se utiliza para mostrar varias pantallas con la finalidad de organizar la información en el formulario.

20 130 Estructura de base de datos Control Subformulario. El control Subformulario permite insertar un formulario dentro de otro. El formulario primario se denomina formulario principal y el formulario que se inserta dentro del formulario principal se denomina subformulario. Una combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso. El formulario principal y subformulario están vinculados para que el subformulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario principal. Control línea. El control Línea sirve para agregar una línea en el formulario. Control rectángulo. El control Rectángulo sirve para agregar un rectángulo al formulario. Propiedades de los controles Las propiedades de los controles se utilizan para establecer las características de las tablas, consultas, campos, formularios e informes. Las propiedades de los controles determinan su estructura y apariencia, así como las características del texto o de los datos que contienen. Por ejemplo, se puede aplicar el formato de moneda y negritas a un control que almacene valores numéricos. La hoja de propiedades nos presentan las propiedades de un control.

21 Introducción a los formularios avanzados 131 Para ver la hoja de propiedades realice: 1) Seleccione [Menú Ver Comando Propiedades]. De esta manera se visualiza la hoja de propiedades del control seleccionado. Para visualizar la hoja de propiedades haga doble clic sobre el control o seleccione el botón Propiedades de herramientas Diseño de formularios. Elementos de la hoja de propiedades. de la barra Esta hoja nos muestra todas las propiedades de un control, estas propiedades varían dependiendo del control seleccionado. Pero por lo general la hoja de propiedades tiene los siguientes elementos:

22 132 Estructura de base de datos 1) Nombre del control. Es un cuadro combinado que contiene una lista con todos los controles que conforman al formulario. En este cuadro puede seleccionar el control que desea modificar sus propiedades. 2) Ficha Formato. Esta ficha contiene las propiedades relacionadas con la presentación del control, estas propiedades pueden ser desde aplicar formato a valores numéricos, tipos de letras, efectos, etc. 3) Ficha Datos. Se establece el origen de los datos de un control. 4) Ficha Eventos. Ficha que permite ejecutar procesos dependiendo del estado del control. Por ejemplo se puede especificar que realiza un evento al hacer clic sobre el control o al perder el enfoque del control dentro del formulario. 5) Ficha Otras. Establece propiedades de presentación del control. Por ejemplo en esta ficha se puede definir el nombre interno del control, el mensaje que se muestra en la barra de estado al estar ubicado en el control, etc. 6) Ficha todas. Esta ficha reune todas las propiedades de un control, mostrando las propiedades de la ficha formato, ficha datos, ficha eventos y ficha otras. Practica. En esta practica se diseñará una base de datos para llevar el control de las ventas diarias que se realizan en la tienda «La Abarrotera». La finalidad de esta base de datos es registrar cada venta realizada para tener un historial de un periodo de tiempo sobre las ventas realizadas en la tienda. Para realizar el diseño de la base de datos debe llevar a cabo los siguientes pasos: 1) Propósito de la base de datos. Almacenar el registro de la venta diaria de la tienda «La Abarrotera». La base de datos se identificará como «Tienda». 2) Tablas que conforman a la base de datos. La base de datos se compone de una tabla denominada «Ventas». La finalidad de esta tabla es almacenar la información sobre las ventas diarias que se realizan en la tienda, los campos que conforman a la tabla son: a) Código del artículo. Número que identifica a los artículos que se manejan en la tienda. b) Descripción del artículo. Datos que describen las características de los artículos. c) Unidad de medida. Dato que representa la unidad de medida del artículo. Por ejemplo: pieza, kilogramo, litro, etc. d) Precio de venta. Es el valor que representa el precio que se maneja para la venta del artículo. e) Cantidad. Es el valor que representa la cantidad de artículos vendidos.

23 Introducción a los formularios avanzados 133 f) Fecha de venta. Dato que identifica el día en que fue realizada la venta. Una vez definido el diseño de la base de datos; proceda a realizar el siguiente procedimiento: 1) Cree la base de datos con el nombre de «Tienda». 2) Cree la tabla con el nombre de «Ventas». La estructura de la tabla esta formada de la siguiente manera: Las propiedades de los campos son:

24 134 Estructura de base de datos Hasta este momento ha diseñado su base de dato, proceso ya familiar para usted. El siguiente paso es realizar el formulario desde la vista de diseño. Para realizar el formulario haga Los siguientes procedimientos: 1) Verifique que se encuentre activa la base de datos «Tienda» y no se encuentre abierta la tabla «Ventas». 2) Seleccione [Menú Insertar Comando Formulario]. 3) En el cuadro de dialogo Nuevo formulario seleccione la opción Vista de diseño; especifique la tabla de donde proceden los datos y elija el botón Aceptar. El diseño del formulario debe quedar de la misma manera como se muestra en la siguiente imagen:

25 Introducción a los formularios avanzados 135 Para activar la hoja de propiedades realice: 1) Seleccione [Menú Ver Comando Propiedades]. Las propiedades del formulario son: La sección detalle del formulario tiene las siguientes propiedades: El formulario debe contener 6 controles de cuadro de texto. Para agregar un control de cuadro de texto realice lo siguiente: 1) Seleccione el control Cuadro de texto. 2) Haga clic sobre la superficie de trabajo donde desea agregar el control. Las etiquetas de texto de los campos que conforman el formulario, tienen definidas las siguientes características:

26 136 Estructura de base de datos Los cuadros de texto para editar los campos en el formulario tienen definidas las siguientes características: Una que haya agregado todos los controles especificados a su formulario proceda a guardarlo, realizando el siguiente proceso: 1) Seleccione [Menú Archivo Comando Guardar como]. 2) Escriba el nombre «Ventas» para su formulario y elija el botón Aceptar. Campos Calculados. Una de las finalidades del uso de las bases de datos para manejar la información de una empresa es la de realizar cálculos automáticos sin verse en la necesidad de que el usuario sea quien haga dichos procesos; en otras palabras, los cálculos se realizan a través de la computadora de esta manera se reduce el margen de error en la obtención de la información de una base de datos. Por ejemplo si usted esta manejando una base de datos para llevar el control de la ventas de un negocio, el cálculo de los importes podrá realizarse automáticamente sin que el usuario tenga que hacer las operaciones matemáticas correspondientes. Estos cálculos matemáticos se pueden realizar desde los formularios creados en Access, y para realizarlos se manejan los campos calculados.

27 Introducción a los formularios avanzados 137 Los campos calculados son campos virtuales que se utilizan en un formulario o informe, su principal objetivo es realizar operaciones matemáticas para mostrar un dato obtenido de datos almacenados en una tabla. Al campo calculado se le conoce como campo virtual debido a que este dato no se almacena físicamente en la tabla de una base de datos y deja de existir en el momento que se cierre el informe o formulario. Para realizar operaciones básicas utilice los siguientes operadores: Para agregar un campo calculado realice lo siguiente: 1) Seleccione el botón Cuadro de texto del cuadro de herramientas. 2) Haga clic sobre la superficie del formulario donde desee ubicar su campo calculado. 3) Active la hoja de propiedades para escribir la expresión matemática en la propiedad Origen del control.

28 138 Estructura de base de datos La expresión matemática debe iniciar con el signo igual «=» y en seguida el calculo que se desea efectuar en el campo. Por ejemplo =Precio * Cantidad, esta expresión realiza el cálculo del importe de una venta. Practica. En esta practica se retomará el caso de la base de datos «Tienda», donde se realizo una tabla con el nombre de «Ventas» y un formulario del mismo nombre. La finalidad de esta practica es agregar el campo calculado del Importe de las ventas registradas en el formulario «Ventas». Al finalizar el proceso nuestro formulario debe quedar de la siguiente manera: Para agregar el campo calculo debe realizar lo siguiente: 1) Seleccione el botón Cuadro de texto del cuadro de herramientas. 2) Haga clic sobre la superficie del formulario donde desee ubicar su campo calculado.

29 Introducción a los formularios avanzados 139 3) Active la hoja de propiedades para configurar las propiedades de la etiqueta y el cuadro de texto. Las propiedades de ambos control se describen en las siguientes tablas. Propiedades del control Etiquetas. Propiedades del cuadro de texto. Una vez realizado el proceso para agregar el campo calculado del importe, agregue 3 registros a su tabla por medio del formulario y observe los cálculos automáticos.

30 140 Estructura de base de datos Resumen. Con el termino de este capítulo ha tenido la oportunidad de crear formularios personalizados, esto es formularios que se puedan acoplar a las necesidades de los usuarios. Para poder realizar formularios avanzados usted aprendió a: Manejar la vista de diseño de access. Identificar las opciones de la barra de herramientas formato de formularios e informes. Manejar las secciones del área de trabajo de un formulario. Manejar los controles de un formulario. Agregar campos calculados a un formulario. Mida sus conocimientos. 1) Campo donde se realizan cálculos matemáticas y su información no es almacenada en una tabla. a) Campo calculado b) Control c) Campo numérico 2) Elemento de la vista de diseño que muestra los campos disponibles para agregarlos al formulario. a) Caja de herramientas b) Lista de campos c) Area de trabajo 3) Como se denomina a la ventana que muestra las propiedades de un control. a) Formato b) Lista de campos c) Hoja de propiedades