Figura 61: Barras de Herramientas para la edición de Formularios

Transcripción

1 1. FORMULARIOS Un documento estándar muestra información: una carta o reporte, por ejemplo. Típicamente el lector tiende a modificar algo o nada. Un formulario tiene secciones que no pueden modificarse y otras que están diseñadas para que el lector haga cambios. Por ejemplo un cuestionario tiene una introducción, preguntas (que no deben ser cambiadas) y espacios para que el lector introduzca sus respuestas. Los formularios comúnmente son usados para tres cosas: Para crear un documento sencillo que contestará el destinatario: como un cuestionario que se envía a un grupo de personas para que lo respondan y devuelvan Para enlazar con una base de datos o una fuente de datos y permitir que los usuarios introduzcan información Para ver la información contenida en una base de datos Usando formularios se pueden generar interfaces de acceso fácil y rápido a la información contenida en fuentes de datos Creación de un formulario simple Para crear un formulario debemos abrir un documento para insertar el formulario o crear un documento nuevo. Se tienen dos barras de herramientas para la creación de controles de formulario: Campos de control de formulario y Diseño de formularios. Seleccione Ver Barra de herramientas Campos de control de formulario y Ver Barra de herramientas Diseño de formularios para mostrar ambas. Figura 61: Barras de Herramientas para la edición de Formularios 1

2 Inserción de controles de formularios Para insertar un control de formulario en un documento, haga clic en el icono del control para seleccionarlo. El puntero del ratón toma la siguiente forma Haga clic sostenido en el documento donde se quiera que el control aparezca Al dejar pulsado el botón izquierdo del ratón, arrastre para establecer el tamaño del control El botón de control se mantiene activo para poder seguir agregando más controles Para cambiar a otra herramienta haga clic en el icono de la barra de herramientas Para detener la inserción haga clic en el botón Selección de la barra de herramientas Diseño de Formularios o en alguno de los controles que se han insertado. El puntero del ratón deberá cambiar a su apariencia normal Configuración de los controles Teniendo los controles insertados, se necesita configurarlos para que se vean y se comporten como se desea. Haga clic derecho sobre un control del formulario y elija Campo de control... del menú emergente. El cuadro de diálogo Propiedades del Control tiene tres pestañas: General, Datos y Acontecimiento. Algunos controles tienen otras opciones usuales: Algunos controles tienen etiquetas visibles como un botón o un botón de opción. La etiqueta de texto puede ser ingresada Uso de formularios Para usar un formulario se deberá desactivar la opción Modo Diseño de la barra de herramientas Diseño de formularios. La ruta crítica para el uso de formularios es: Diseñar el formulario, guardarlo cuando concuerde con el Diseño planeado Enviar el formulario a otros (por ejemplo, por correo electrónico) Ellos llenan el formulario, lo guardan y lo envían de regreso Usted abre el formulario y revisa cuales fueron las respuestas 1.2. Referencia de controles de Formulario Campos de control de formulario Seleccionar Selecciona un control del formulario para modificar una acción en éste. Modo Diseño Control Activa y desactiva el Modo Diseño. Muestra el cuadro de diálogo de propiedades del control. Este cuadro de diálogo se mantiene activo aunque se seleccionen diferentes controles. 2

3 Formulario Casilla de verificación Campo de texto Campo formateado Botón Botón de opción Listado Cuadro combinado Campo de etiqueta Más campos de control Diseño de formularios Activar o desactivar asistentes Muestra el cuadro de diálogo de propiedades del formulario. Una casilla que se puede seleccionar o desactivar en el formulario. Se puede etiquetar esta casilla. Control para crear un campo dentro del cual el usuario puede ingresar cualquier texto. Control que permite opciones de formateado numérico. Crea un botón que puede enlazarse a una macro. La etiqueta es el nombre que aparece en el botón. Crea un botón de radio u opción. Cuando múltiples botones son agrupados solo uno puede ser activado. Crea una lista de opciones, como un menú desplegable, del cual el usuario puede escoger. Si los asistentes están activados, al crear un Listado se ejecuta el asistente. El mago es útil cuando el formulario está enlazado a una base de datos. Si no está enlazado a una base de datos, desactive los asistentes y agregue una Lista vacía. Es como una lista, usted establece la lista de opciones. Muestra la barra de herramientas Más campos de control. Muestra la barra de herramientas Diseño de formularios. Algunos controles de formulario tienen asistentes opcionales. Si no quiere que el asistente se ejecute cuando cree un control, use el botón Activar o Desactivar asistentes para desactivar los asistentes. Más campos de control Botón de selección Barra de desplazamiento Botón gráfico Control de imagen Campo de fecha Campo de hora Selección de archivo Campo numérico Campo de moneda Se comporta exactamente como un botón pero se muestra como una imagen. Escoja la imagen en la opción de gráficos sobre la pestaña General en el cuadro de diálogo Propiedades del control. Solo es útil cuando el formulario está enlazado a una fuente de datos y un campo en la fuente de datos puede almacenar imágenes. Se pueden agregar imágenes a la base de datos o recuperar y mostrar imágenes de ésta. Almacena la fecha. Se puede configurar el rango de fechas que se pueden almacenar en el campo. Trabaja como un campo de fecha, especificando una hora. Permite que el usuario seleccione un archivo, escribiendo la ruta y nombre del archivo o haciendo clic en el botón examinar y seleccionando el archivo en el cuadro de diálogo. Muestra un número. Especificando el formato, máximo, mínimo y valores predeterminados. Trabaja como un campo numérico; además se puede agregar un símbolo de moneda. 3

4 Campo enmascarado Cuadro de grupo Control de tablas Barra de navegación Se usa cuando el formulario está enlazado a una fuente de datos. Especifique máscara de revisión para establecer lo que el usuario puede ingresar en el campo. Especifique máscara literal para restringir qué datos han de mostrarse en la fuente de datos. El cuadro de grupo tiene dos usos diferentes dependiendo de que los magos estén activados o desactivados. Si los asistentes están activados, al crear un Cuadro de Grupo se ejecuta el Asistente de Elemento de Grupo. Esto crea un grupo de botones de opción (en el cual solo uno puede ser seleccionado a la vez).en la mayoría de los casos, usar un cuadro de grupo es el mejor modo de crear un juego de botones de opción. Si los magos están desactivados, un cuadro de grupo es simplemente una caja visual para agrupar controles diferentes. Esto no tiene ningún efecto en la operación de los controles. Solo es útil con una fuente de datos. Si no está especificada una fuente de datos, se puede seleccionar una en el asistente de elemento de tabla. La barra de navegación es lo mismo que la barra de herramientas Navegación de formularios, pero puede ser colocada en cualquier logar del documento y puede ser cambiada de tamaño. Diseño de formularios Selección Modo Diseño Control Formulario Navegador de formulario Añadir campo Secuencia de activación Abrir en modo Diseño Activación de controles automática Posición y tamaño Selecciona un control del formulario para modificar una acción en éste. Activa y desactiva el Modo Diseño. Muestra el cuadro de diálogo de propiedades del control. Este cuadro de diálogo se mantiene activo aunque se seleccionen diferentes controles. Muestra el cuadro de diálogo de Propiedades del formulario. El Navegador de formularios es una función útil que muestra todos los formularios y controles en el documento activo, permitiendo que se corrijan y boren fácilmente. Es útil solo cuando se tiene especificada una fuente de datos para el formulario. Si se tiene una fuente datos especificada, Añadir campo abre una lista de todos los campos en la tabla especificada. Esta es una forma fácil y rápida de generar un formulario de una fuente de datos. Permite seleccionar la secuencia en la que cambia el enfoque de los controles. Se puede probar el orden saliendo del modo Diseño y usando la tecla Tab para pasar de un control a otro. Abre el formulario actual en modo Diseño. Si está activado, se selecciona automáticamente el primer control del formulario. Abre el cuadro de diálogo Posición y tamaño, permite que introduzcas 4

5 Cambiar ancla Alineación Mostrar cuadrícula Usar cuadrícula Guías al desplazar ambos valores de forma precisa. Incluso se puede bloquear el tamaño y la posición del control, las esquinas de algunos controles se pueden rotar o redondear. Cualquier control puede anclarse a la página, párrafo o carácter. El botón Alineación es desactivado al menos que el control sea anclado como carácter. Muestra la cuadrícula en el documento para ayudar a alinear los controles. Cuando los controles se encuentran desalineados ayuda a alinearlos. Cuando un control se está moviendo, las líneas verticales y horizontales auxilian en la ubicación del control Uso de una fuente de datos El uso más común de un formulario es como la parte gráfica de una base de datos. Se puede proporcionar un formulario que permita que los usuarios introduzcan información en una base de datos de contactos. Una vez hecho el formulario podemos proceder a enlazarlo a una base de datos la cual deberemos haberla generado con anterioridad. Los pasos para enlazar la base al formulario son: Abrir el cuadro de diálogo Propiedades del formulario localizado en la barra de herramientas Diseño de formularios en el siguiente icono Figura 62: Propiedades del formulario En la pestaña Datos En Fuente de datos se selecciona la base de datos que utilizará el formulario En Tipo de contenido se despliegan tres opciones: 5

6 Tabla: Cuando el formulario está relacionado con una tabla en específico de la base de datos. Consulta: Si el contenido del formulario proviene de varias tablas o contiene filtros específicos. Comando SQL: En esta opción se accede a la información de la base de datos mediante sentencias SQL. En Contenido ingresa la tabla a la cual se requiera tener acceso Para cada control del formulario se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades. Clic en el control para seleccionarlo. Pulse clic derecho sobre el control y elija Campo de control... o clic en el botón Control formularios en la barra de herramientas Diseño de Figura 63: Propiedades de control del formulario En el cuadro de diálogo Propiedades haga clic en la pestaña Datos si se configuraron correctamente las propiedades del formulario, la opción Campo de datos contiene una lista de los diferentes campos incluidos en la fuente de datos. Seleccione el campo correspondiente al control en curso Repita esto para cada control que se enlazará a un campo de la base de datos 1.4. Ingreso de datos en el Formulario Hasta ahora se ha generado un formulario enlazado a una base de datos. El paso siguiente es ingresar, modificar o mostrar datos en la base de datos. 6

7 Verifique que el Modo Diseño se encuentre desactivado. En la barra de herramientas Diseño de formularios haga clic en el botón Modo Diseño Compruebe que la barra de herramientas Navegación de formularios se encuentre activada (Ver Barra de herramientas Navegación de formularios). Esta barra de herramientas normalmente aparece en la parte baja de la ventana Figura 64: Barra de herramientas Navegación de formularios Si la base de datos contiene información, recurra a los botones de control de la barra de herramientas Navegación de formularios para mostrar los registros. Se pueden añadir datos al registro editando la información mostrada en el formulario. Para guardar los datos pulse Enter con el cursor en el último campo de control. El registro se guarda y se muestra el siguiente registro Si no hay datos en el formulario se puede agregar registros introduciendo la información y con el cursor en el último campo, pulse Enter 7