Controlar y revisar los cambios del documento

Transcripción

1 Controlar y revisar los cambios del documento Escribir un documento puede suponer un esfuerzo de colaboración. Si su documento de investigación o propuesta de proyecto tiene varios autores y revisores, puede usar la característica Control de cambios de Word para realizar el seguimiento de cada uno de ellos y hacer comentarios al respecto. Siga el tutorial para aprender cómo se hace. Antes de empezar: Activar y desactivar el Control de cambios Explorar los tipos diferentes del control de cambios Aceptar y rechazar los cambios de un revisor Agregar cambios propios Trabajar con comentarios Ocultar los cambios marcados en una copia impresa Asegurarse de que todos los cambios futuros se controlen Tarjeta de referencia rápida Antes de empezar: Qué aprenderá Después de completar este tutorial, podrá: Activar o desactivar la característica Control de cambios. Identificar los tipos diferentes del control de cambios. Aceptar o rechazar los cambios y comentarios de un revisor. Insertar comentarios y cambios propios. Ocultar los cambios realizados en una copia impresa. Establecer una contraseña para asegurarse de que los futuros cambios se controlen. Requisit os Word para Mac 2011 Técnicas básicas de Word (que incluyen cómo abrir un documento, cortar y pegar y dar formato a un texto). Sugerencia Si está comenzando a utilizar Word, primero siga el tutorial Tutorial: fundamentos de Word. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 1

2 Archivo de práct icas Las lecciones del tutorial están diseñadas para verlas en orden. Descargue el archivo de prácticas y utilícelo mientras siga el tutorial. TrackChanges.docx (50 K) Tiempo est imado para finalizar: 25 minutos 1. Activar y desactivar el Control de cambios Al abrir un documento que contenga cambios marcados, la característica Control de cambios ya estará activada. Para marcar cambios en un nuevo documento, debe activar Control de cambios. Vamos a abrir un documento que contenga cambios marcados y, a continuación, activa r y desactivar dicha característica. Abra el archivo de prácticas, que está ubicado al comienzo de este tutorial. En la pestaña Revisar, en Seguimiento, observe que Control de cambios está ON. Haga clic en el modificador Control de cambios. Ahora la opción está desactivada. Vuelva a hacer clic en el modificador Control de cambios. Ahora la opción esta activada. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 2

3 Sugerencias La opción de activar y desactivar el Control de cambios se aplica solo al documento actual. En la vista de diseño de impresión, se recomienda usar el Control de cambios. Para ver un documento en la vista de diseño de impresión, haga clic en Ver > Diseño de impresión. Para ocultar la cinta mientras trabaja, en el lado derecho de la cinta, haga clic en. Ant es de seguir Compruebe que puede hacer lo siguiente: Active y desactive el Control de cambios. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 3

4 2. Explorar los tipos diferentes del control de cambios Si desea revisar los cambios de otra persona o desea realizarlos usted mismo, hay cinco tipos de cambios con los que debe estar familiarizado: inserciones, eliminaciones, contenido movido, cambios de formato y comentarios. Cada tipo de cambio crea en el documento una "marca de revisión" y cada cambio realizado por el revisor aparece con un color diferente. Vamos a ver cómo aparece cada tipo de cambio en el documento. Cambio de formato: aparece en el margen derecho, en un globo denominado Con formato. Una pequeña línea discontinua conecta el globo con el cambio de formato. Si desea que la línea sea continua, haga clic en el globo. Inserción: las inserciones aparecen subrayadas. Para obtener información sobre la fecha, la hora y el rev isor que realizó el cambio, sitúe el puntero sobre cualquier parte del texto insertado. Coment ario: los comentarios aparecen en el margen derecho del documento, en un globo denominado Comentario. Una pequeña línea discontinua conecta el globo con el texto sobre el que se escribieron comentarios. Si desea que la línea sea continua, haga clic en el globo. Cont enido movido: el texto u otro contenido que se haya movido se elimina de su ubicación original y aparece en el margen derecho, en un globo denominado Movido. El contenido movido también aparece como una inserción con doble subrayado en su nueva ubicación. Eliminación: las eliminaciones se quitan del documento y el texto eliminado aparece en el margen derecho, en un globo denominado Eliminado. Una pequeña línea discontinua conecta la eliminación con el globo. Si desea que la línea sea continua, haga clic en el globo. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 4

5 Sugerencias Para cambiar el modo en que aparecen las marcas de revisión (por ejemplo, para ocultar globos o para cambiar el color), haga clic en Word > Preferencias y, a continuación, haga clic en Control de cambios. Para ocultar cualquier tipo de cambio marcado, en la pestaña Revisar, en Seguimiento, haga clic en Mostrar marcas. A continuación, desactive la marca de verificación situada junto al tipo de cambio que desea ocultar (por ejemplo, Inserciones y eliminaciones). Una línea negra vertical aparece en el margen izquierdo, junto a todas las líneas que incluyen cambios. Para ver todos los cambios marcados en un panel vertical, en la pestaña Revisar, en Cambios, haga clic en Panel de revisiones. Ant es de seguir Compruebe que puede hacer lo siguiente: Identifique cada tipo de cambio por su marca de revisión. 3. Aceptar y rechazar los cambios de un revisor Para revisar un documento, puede ver cada cambio y aceptarlo o rechazarlo. Si un documento tiene muchas marcas de revisión procedentes de varios revisores, puede ocultar los cambios de algunos de ellos. Vamos a ocultar los cambios marcados de todos los revisores, menos de uno, y, a continuación, aceptar y rechazar los cambios de dicho revisor. En la pestaña Revisar, en Seguimiento, haga clic en Mostrar marcas, elija Revisores y, a continuación, haga clic en Mike Miller para ocultar los cambios marcados de Mike Miller. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 5

6 En Cambios, haga clic en Siguiente. Observe que la inserción "oferta de viajes" de Carol Troup se selecciona. Haga clic en Aceptar. Sugerencia Para aceptar todos los cambios a la vez, haga clic en la flecha que aparece junto al botón Aceptar y, a continuación, haga clic en Aceptar todos los cambios del documento. Observe que la marca de revisión se quita, la inserción "oferta de viajes" se acepta y el siguiente cambio (la eliminación "buque insignia" de Carol Troup) se selecciona. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 6

7 Haga clic en Rechazar. Sugerencia Los cambios rechazados y los comentarios eliminados no se guardan en un documento. Si piensa que pueda necesitarlos más adelante, guarde una copia del documento antes de rechazar los cambios o eliminar los comentarios. Observe que la marca de revisión y el globo se quitaron, el texto "buque insignia" se conserva en el documento y el siguiente cambio (el comentario de Carol Troup) se selecciona. Sugerencias Para deshacer un cambio aceptado o rechazado, haga clic en Edición > Deshacer. Para aceptar o rechazar los cambios directamente en el documento, mantenga pulsado CONTROL y haga clic en la marca de revisión o en el globo (o haga clic con el botón secundario en la marca de revisión o en el globo) y, a continuación, haga clic en Aceptar cambio o Rechazar cambio. También puede hacer clic en Aceptar y Rechazar en la esquina superior derecha de los globos. Al abrir un documento, Word muestra automáticamente los comentarios y cambios de todos los revisores. Ant es de seguir Compruebe que puede hacer lo siguiente: Muestre los cambios marcados de un único revisor. Acepte y rechace cambios y comentarios. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 7

8 4. Agregar cambios propios Mientras el Control de cambios esté activado, cualquier inserción, eliminación, cambio de formato, movimiento de texto y comentario agregados al documento se controlará. A veces, es más fácil seguir los cambios si oculta primero los cambios de otros revisores. Vamos a ocultar los cambios marcados de otros revisores y, a continuación, eliminar, insertar y mov er texto en el documento. En la pestaña Revisar, en Seguimiento, haga clic en Mostrar marcas, elija Revisores y, a continuación, haga clic en Carol Troup para ocultar los cambios marcados de Carol Troup. En el primer párrafo, seleccione la frase "lista de" y, a continuación, presione SUPRIMIR. Observe que el texto se quita del documento y aparece en un globo en el margen derecho. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 8

9 En el párrafo situado antes de la lista con viñetas, cambie el texto a "cognitivo". Observe que el text o insertado está subrayado con un color diferente del de los cambios del otro revisor. Seleccione el elemento con viñetas "Blues de México" y, a continuación, arrástrelo al principio del elemento con viñetas "Costa urbana". Observe que el texto movido se elimina de su ubicación original y aparece con subrayado doble en la nueva ubicación. También aparece en un globo denominado "Subido" conectado a la ubicación original. Sugerencias Para cambiar el modo en que aparecen las marcas de revisión (por ejemplo, para ocultar globos o para cambiar el color), haga clic en Word > Preferencias y, a continuación, haga clic en Control de cambios. Para editar un documento sin agregar marcas de revisión, primero debe desactivar el Control de cambios. Ant es de seguir Compruebe que puede hacer lo siguiente: Elimine, inserte, mueva texto e identifique la marca de revisión de cada tipo de cambio. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 9

10 5. Trabajar con comentarios Como parte del proceso de escritura o revisión, puede agregar comentarios a un documento. Estos aparecen en globos en el margen derecho del documento. Vamos a responder al comentario de otro revisor y, a continuación, insertar un comentario nuevo. Haga clic en Mostrar marcas, elija Revisores y, a continuación, haga clic en Carol Troup. Haga clic en el globo de comentarios de Carol Troup denominado Comentario [2]. En la pestaña Revisar, en Comentarios, haga clic en Nuevo. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 10

11 En el globo de comentarios, escriba un comentario (por ejemplo, "Confirmé que el precio es correcto"). Observe que los dos globos de comentarios se conectan con el texto comentado (4500 ). Sugerencia El texto [3R2] del globo de comentarios indica que este es el tercer comentario del documento y que es la respuesta al segundo comentario. En el título del comunicado de prensa, seleccione el texto "Centroamérica". En Comentarios, haga clic en Nuevo. En el globo de comentarios, escriba el comentario (por ejemplo, " Debemos mencionar algunos de los nuevos viajes sudamericanos?"). Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 11

12 Observe que el texto seleccionado aparece entre corchetes y que una línea continua conecta el globo con el texto comentado. Sugerencias La función Control de cambios no tiene que estar activada para insertar comentarios. Si no puede ver los globos de comentarios, en Seguimiento, haga clic en Mostrar marcas y, a continuación, asegúrese de que una marca de verificación aparece junto a Comentarios. Ant es de seguir Compruebe que puede hacer lo siguiente: Responda a los comentarios de un revisor. Inserte un nuevo comentario. 6. Ocultar los cambios marcados en una copia impresa Los cambios marcados pueden desordenar una copia impresa si desea ver solo el contenido del documento. Puede ocultar temporalmente los cambios marcados para obtener una copia impresa limpia. Vamos a ocultar los cambios marcados para ver la versión para imprimir del documento. Haga clic en Herramient as > Control de cambios > Resaltar cambios. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 12

13 Desactive las casillas Resaltar los cambios en pantalla y Resaltar los cambios en el documento impreso y, a continuación, haga clic en Aceptar. Observe que todos los cambios del documento están ocultos. Sugerencia Para mostrar de nuevo lo cambios marcados en la pantalla, en la pestaña Revisar, en Seguimiento, haga clic en el menú emergente y, a continuación, en Marcas mostradas finales. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 13

14 Sugerencias Mientras el Control de cambios esté activado, los cambios se marcan, incluso si las marcas de revisión están actualmente ocultas. La configuración de las opciones Resaltar cambios del menú Herramient as > Control de cambios (Resaltar cambios en pantalla, Resaltar los cambios en el documento impreso) y las opciones de la pestaña Revisar del menú emergente (Marcas mostradas finales, Final, Marcas mostradas originales, Original) no se guarda. Si no desea que aparezca el control de cambios cuando abra de nuevo el documento, tiene que aceptar o rechazar los cambios. Si desea conservar un registro de las revisiones, guarde una copia del documento antes de aceptar o rechazar los cambios. Ant es de seguir Compruebe que puede hacer lo siguiente: Oculte los cambios marcados de un documento para que no se muestren en la versión impresa. 7. Asegurarse de que todos los cambios futuros se controlen Antes de distribuir un documento para su revisión, puede agregar una contraseña para garantizar que se controlen todos los cambios futuros efectuados en un documento. Esta es la mejor forma de asegurarse de que se vean los cambios y comentarios de cada revisor. Vamos a agregar una contraseña para garantizar que se controlen todos los cambios futuros. En la pestaña Revisar, en Prot ección, haga clic en Documento. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 14

15 Haga clic en Cambios realizados, escriba una contraseña y, a continuación, haga clic en Aceptar. Sugerencia Si protege un documento mediante comentarios, la única forma de realizar cambios en un documento será insertar comentarios. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, escriba de nuevo la contraseña y haga clic en Aceptar. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 15

16 Observe que el modificador Control de cambios ahora no está disponible, lo que indica que todos los cambios se controlarán hasta que usted u otro usuario con la contraseña desproteja el documento. Sugerencias Para desproteger un documento, en Prot ección, haga clic en Documento y, a continuación, escriba la contraseña del mismo. Ant es de seguir Compruebe que puede hacer lo siguiente: Proteja un documento con una contraseña para que se controlen los cambios futuros. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 16

17 Tarjeta de referencia rápida Para Activar y desactivar el Control de cambios Ocultar tipos específicos de cambios marcados (por ejemplo, inserciones y eliminaciones) Ocultar los globos y mostrar los cambios marcados solo en el documento Ocultar los cambios marcados de un determinado revisor Desplazarse por el documento para aceptar o rechazar cambios uno por uno Aceptar o rechazar cambios sin usar las herramientas de la pestaña Revisar Ver la hora, la fecha y el nombre del revisor que realizó el cambio Editar un documento sin marcar los cambios Mostrar los cambios marcados ocultos Agregar una contraseña para asegurarse de que los futuros cambios de un documento se controlen Desproteger un documento para cambios realizados Haga esto En la pestaña Revisar, en Seguimiento, haga clic en el modificador Control de cambios. En la pestaña Revisar, en Seguimiento, haga clic en Mostrar marcas. A continuación, desactive la marca de verificación situada junto al tipo de revisión que desea ocultar. Haga clic en Word > Preferencias y, a continuación, haga clic en Control de cambios. En Globos, desactive la casilla Usar globos para mostrar los cambios. En la pestaña Revisar, en Seguimiento, haga clic en Mostrar marcas. A continuación, elija Revisores y desactive la marca de verificación situada junto al nombre del revisor. En la pestaña Revisión, en Cambios, haga clic en Siguiente. Mantenga pulsado CONTROL, haga clic (o clic con el botón secundario) en cualquier marca de revisión o globo y, a continuación, haga clic en Aceptar cambio o Rechazar cambio. También puede hacer clic en los botones Aceptar y Rechazar ubicados en los globos. Sitúe el puntero sobre la marca de revisión. La información aparecerá en pantalla. Active el Control de cambios y, a continuación, realice los cambios que desee. En la pestaña Revisar, en Seguimiento, haga clic en el menú emergente y, a continuación, haga clic en Marcas mostradas finales. En la pestaña Revisar, en Prot ección haga clic en Proteger. A continuación, haga clic en Cambios realizados y escriba una contraseña. En la pestaña Revisar, en Prot ección, haga clic en Documento y, a continuación, escriba la contraseña. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 17

18 Más sugerencias La opción de activar y desactivar el Control de cambios se aplica solo al documento actual. Los cinco tipos de marcas de revisión que pueden aparecer en un documento son: eliminaciones, inserciones, contenido movido, cambios de formato y comentarios. Cuando el Control de cambios está activado, una barra negra vertical aparece en el margen izquierdo junto a cada línea del documento que contiene una marca de revisión. Los cambios rechazados y los comentarios eliminados no se guardan en un documento. Si piensa que puede necesitarlos más adelante, guarde una copia del documento antes de rechazar los cambios o eliminar los comentarios. La función Control de cambios no tiene que estar activada para insertar comentarios. Mientras el Control de cambios está activado, los cambios se marcan, incluso si las marcas de revisión están actualmente ocultas. Si el modificador Control de cambios no está disponible, significa que el documento se ha protegido para los cambios marcados. Todos los cambios se marcarán hasta que usted o alguien con la contraseña desproteja el documento. Las contraseñas perdidas del control de cambios no se podrán recuperar. Registre y conserve todas las contraseñas en una ubicación segura. Microsoft Office para Mac 2011: Controlar y revisar los cambios del documento 18