ACCESS I LECCIÓN N 2

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José María Soriano Medina
hace 5 años
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1 Desplazarse por Access Al abrir la base de datos Database Fundamentals 01 del ejercicio anterior, aparece en pantalla la ventana Base de datos. Aparece la barra de herramientas de la ventana Base de datos en la parte superior de esta ventana y contiene los botones Abrir, Diseño, Nuevo, Eliminar, así como opciones para mostrar los elementos citados en la ventana Base de datos. La barra Objetos y la barra Grupos aparecen a la izquierda de esta ventana. La barra Objetos ocupa la parte de la ventana Base de datos situada debajo de la palabra Objetos. Objeto es un término genérico que hace referencia a cualquier componente de una de base de datos de Access. Esta barra muestra una lista de los tipos principales de objetos de una base de datos de Access: tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Puede pasar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana de Access presionando F11. La disposición vertical de la barra Objetos facilita su uso.

El concepto básico para los demás tipos de objetos de Access es la tabla, puesto que las tablas almacenan los datos que utilizan el resto de los objetos para llevar a cabo los procedimientos y las

2 El concepto básico para los demás tipos de objetos de Access es la tabla, puesto que las tablas almacenan los datos que utilizan el resto de los objetos para llevar a cabo los procedimientos y las actividades del programa. Una tabla está formada por los campos y los registros que se ven en un formato de filas y columnas, los campos corresponden a las columnas y los registros a las filas. Un campo puede contener datos sobre una persona, un lugar, un producto, un servicio, un evento u otra entidad. Por ejemplo, un campo contendría todos los apellidos y los números de teléfono de una tabla. Todos los campos de una tabla tienen un nombre de campo, asimismo denominado etiqueta, que aparece en la parte superior de la columna. Por ejemplo, un campo con todos los apellidos de los huéspedes de Adventure Works se podría denominar Apellidos. Al hacer referencia a los campos individuales de un registro, las palabras celda y campo son intercambiables. El conjunto de campos relacionados constituye un registro. Por ejemplo, los campos Nombre, Apellidos, Dirección, Ciudad, EdoOProv y CódPostal de un huésped del complejo constituyen el registro de un único huésped, como se muestra en la siguiente ilustración. En este libro, la intersección de un registro (fila) y de un campo (columna) se denomina celda. Las consultas se explican con todo detalle en la lección 4, Creación y uso de consultas.

Las tablas almacenan toda la información de una base de datos, pero si desea ver sólo los campos y los registros seleccionados de la base de datos, utilice una consulta.

3 Las tablas almacenan toda la información de una base de datos, pero si desea ver sólo los campos y los registros seleccionados de la base de datos, utilice una consulta. Una consulta extrae datos específicos de una o varias tablas basados en los criterios de búsqueda. Por ejemplo, podría crear una consulta sobre la tabla de reservas de Adventure Works para que sólo se muestren los registros de los huéspedes que han hecho su reserva a partir de junio de La consulta mostraría una lista del número de identificación (IdHuésped), las fechas de las reservas, el número de ocupantes y el número de habitación reservada de cada huésped. Los formularios se explican con todo detalle en la lección 5, Diseño de un formulario. Otra forma de ver la información de una base de datos es utilizar un formulario, como se muestra en la ilustración. Un formulario muestra un único registro a la vez en un formato especificado. Los formularios también se pueden usar para agregar información a una base de datos. Los informes se explican con todo detalle en la lección 6, Diseño de un informe.

4 Si desea mostrar o imprimir los datos de una tabla o de una consulta, también puede crear un informe. A diferencia de un formulario, se puede utilizar un informe para mostrar varios registros. Aunque pueda parecer similar a una tabla, un informe puede tener distintos formatos para que la información sea más fácil de usar y su aspecto resulte más atractivo que el de una tabla. Por ejemplo, podría crear un informe que contenga un título, un encabezado o un pie de página con formato y un fondo atractivo. Los informes, al igual que las consultas, también se pueden personalizar para mostrar los datos sólo de los campos especificados de una tabla y no de todos los campos. Además de tablas, consultas, informes y formularios, la barra Objetos también incluye estos tres tipos de objetos: Páginas. Un objeto de página es un acceso directo a una página de acceso a datos de una base de datos. Una página de acceso a datos muestra los datos seleccionados de una base de datos, pero se trata de un archivo de Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) que se puede ver como página Web.

5 Macros. Una macro es una secuencia de acciones que se ejecutan automáticamente. Módulos. Un módulo es un programa escrito en Microsoft Visual Basic o en otro lenguaje de programación. Al hacer clic en el icono de un tipo concreto de objeto en la barra Objetos, Access muestra una lista de los nombres de todos los objetos de ese tipo de la base de datos. (Los campos y los registros no tienen sus propios iconos porque no son objetos, los campos y los objetos se almacenan en tablas, que sí son objetos.) La barra Grupos contiene grupos de accesos directos a objetos de tipos distintos. La barra Grupos está situada debajo de la palabra Grupos en la ventana Base de datos y contiene uno o varios grupos. Un grupo contiene la lista de los accesos directos a los diferentes tipos de objetos de la base de datos. Un acceso directo es una forma rápida de tener acceso a un objeto almacenado en otra parte de la base de datos. El acceso directo al objeto se almacena en el grupo, mientras que el propio objeto se almacena en la lista correspondiente de la barra Objetos. Los grupos permiten mantener relacionados los objetos de distintos tipos juntos. Por ejemplo, podría crear un grupo que contenga los accesos directos a todos los objetos de la base de datos que estén relacionados con los huéspedes de Adventure Works, como la tabla que contiene la información de reservas, la consulta que extrae las reservas de la próxima semana y el formulario que permite introducir la información de un nuevo huésped. En la barra Grupos, se crea el grupo Favoritos de forma predeterminada y contiene los nombres de los objetos de la base de datos utilizados con mayor frecuencia. Puede utilizar los accesos directos de la ventana Base de datos para crear nuevos objetos bien con un asistente o en la vista Diseño.

6 En este ejercicio, va a utilizar la barra Objetos para ver los distintos tipos de objetos de la base de datos Database Fundamentals En la barra Objetos, haga clic en Tablas, si fuese necesario. Aparecen los nombres de las tablas de Database Fundamentals 01, junto con las opciones para Crear una tabla en vista Diseño, Crear una tabla utilizando el asistente y Crear una tabla introduciendo datos. 2 En la barra Objetos, haga clic en Consultas. Aparecen las opciones para Crear una consulta en vista Diseño y Crear una consulta utilizando el asistente. No hay consultas en esta base de datos. 3 En la barra Objetos, haga clic en Formularios. Aparece el nombre de un formulario, frmemployees, junto con las opciones para Crear un formulario en vista Diseño y Crear un formulario utilizando el asistente. 4 En la barra Objetos, haga clic en Informes. Aparecen las opciones para Crear un informe en vista Diseño y Crear un informe utilizando el asistente. No hay informes en esta base de datos. 5 En la barra Objetos, haga clic en Páginas. Aparecen las opciones para Crear una página de acceso a datos en vista Diseño, Crear una página de acceso a datos utilizando el asistente y Modificar una página web que ya existe. No hay páginas en esta base de datos. 6 En la barra Objetos, haga clic en Macros. No hay macros en esta base de datos. No hay accesos directos para crear macros o módulos. 7 En la barra Objetos, haga clic en Módulos. No hay módulos en esta base de datos.

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