DOCUMENTOS COMPARTIDOS CON GOOGLE DOCS 1. Introducción Los ambientes de aprendizaje acompañados de trabajos colaborativos como estrategia se revierten en actividades de diferente índole (análisis de videos, realización de experimentos, construcción de objetos, utilización del computador, investigación en diferentes fuentes, realización de salidas de campo, entre otras) y en la utilización de diferentes espacios que hacen que las experiencias de los estudiantes no se centren en el aula de clase, ni en la vida misma de la institución universitaria. El trabajo colaborativo implica que el estudiante desarrolle competencias especiales en el manejo de diversas estrategias de aprendizaje y de trabajo de grupo que podrá conocer y usar en la ejecución de los diferentes trabajos colectivos en todos los cursos. A continuación, se presenta una de las herramientas de trabajo colaborativo más utilizadas en Internet denominada Google Docs, esta herramienta permite crear nuevos documentos en línea, importar y editar documentos ya existentes y/o compartirlos en la red. Sin embargo, antes de poder utilizar Google Docs se debe tener una cuenta de correo Google (cuenta de correo GMail). Si no posee cuenta en GMail, puede obtener una totalmente gratuita siguiendo los pasos que se explican a continuación: Abra un navegador de Internet (Internet Explorer, Mozilla, Google Chrome, etc.) y teclee la dirección http://www.gmail.com y aparecerá una ventana como esta:
Para crear la cuenta, se presiona sobre el botón Crear una cuenta >> que lleva a una nueva ventana donde se despliega un formulario y en el que se debe llenar la información solicitada:
Después de haber llenado el formulario con la información solicitada, se presiona el botón Acepto. Crear mí cuenta y si no hubo problemas con la información diligenciada, se debe crear la cuenta de correo exitosamente. 2. Qué es Google Docs Google Docs es un sencillo pero potente procesador de texto, de presentaciones y hojas de cálculo, todo en línea que permite crear nuevos documentos, importar y editar documentos ya existentes y/o compartirlos en la red. Las principales ventajas de Google Docs son:
Los documentos se almacenan en línea: esto permite acceder a ellos desde cualquier computador que tenga acceso a Internet, y compartirlos con otras personas, permitiendo incluso su edición, lo que se constituye en una herramienta ideal para el trabajo colaborativo. La gran cantidad de formatos de archivos que soporta: con el procesador de texto se puede editar documentos en formato de Word, Openoffice, PDF, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Su precio: Google Docs es una herramienta totalmente gratuita. Qué pasa si no se tiene Internet en el momento y se quiere adelantar la redacción de un documento que se va a compartir posteriormente? Google Docs también puede ser accesible offline, es decir, utilizar la aplicación sin estar conectado a Internet. Lógicamente, hasta que no se conecte, no se guardarán los cambios en la cuenta de Google Docs. Para poder utilizar este servicio, se debe instalar en el Navegador de Internet la utilidad Google Gears. 3. Creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones online Abra un navegador de Internet (Internet Explorer, Mozilla, Google Chrome, etc.) y teclee la dirección http://docs.google.com y aparecerá una ventana como esta:
En la opción Cuenta de Google que es resaltada en el grafico, se introduce la cuenta de correo electrónico de GMail al igual que la contraseña, por último se presiona el botón Acceder. Nota: Aunque la opción de Recordarme en este equipo puede resultar ventajosa, se debe tener en cuenta que si se marca, cualquier persona que use el mismo equipo podrá acceder en su cuenta. Así que si se conecta desde un equipo compartido, se le aconseja que no la marque seleccione Al iniciar Google Docs aparece la pantalla de inicio. Aquí se pueden observar todos los documentos de la cuenta con que se accedió. (Para el ejemplo se está accediendo con la cuenta j.martinez1974@gmail.com). Como no se ha creado ningún documento, sólo se tiene las opciones de crear un documento Nuevo o Subir uno existente que se tenga en el disco duro del computador, en un medio masivo de almacenamiento o en la web. El resto de opciones se aplican a los elementos seleccionados. 3.1 Crear un Nuevo Documento Google docs permite la creación de cinco elementos diferentes:
Formulario, permite recoger información de otros usuarios. Documento, permite crear un documento de texto. Presentación, permite crear una presentación basada en diapositivas. Hoja de cálculo, permite crear una hoja de cálculo. Carpeta, permite organizar nuestros elementos. Para el ejemplo se va a crear un nuevo documento de texto, pero esta explicación aplica de manera similar a la creación de una Presentación u Hoja de Cálculo. Se escoge la opción Documento. Se abre una nueva ventana o pestaña del navegador, en la que aparece una pantalla como ésta: En la ventana del navegador, en la parte superior izquierda, aparece el título del documento (el nombre con el que se guardará), la fecha de su última modificación y el nombre del autor.
Al crear un documento nuevo, en el título aparece Sin título. La primera vez que se guarde, el título tomará el valor de la primera frase escrita. Para cambiarlo, se haz clic sobre el título. Aparecerá una pequeña ventana solicitando el nuevo nombre. Introduzca la palabra "prueba", que es el nombre que se le va a dar al primer documento. Nota: Puede suceder que el navegador utilizado haya bloqueado la ventana, si es así, se mostrará un mensaje en la parte superior advirtiendo que el sitio Web ha intentado generar una ventana. Para que permita abrirla, haga clic en el mensaje y seleccione Permitir temporalmente las ventanas generadas por scripts. Ahora, se repite el paso anterior. Ahora, ya puede empezar a escribir en el documento utilizando las opciones habituales que presentan editores de texto como Microsoft Word u OpenOffice. 3.2 Guardar un documento Google Docs va guardando automáticamente el documento en que se está trabajando. Si por algún motivo se cierra el navegador accidentalmente o se apaga el computador, el documento no se perdería, y lo tendría disponible al iniciar una nueva sesión. Si alguna parte de él no se hubiese guardado, un mensaje daría la opción de hacerlo. En la parte superior derecha aparecen los botones.
Guardar: Guarda el documento y permite seguir trabajando en él. Guardar y Cerrar: Guarda el documento y cierra la ventana. 3.3 Cerrar el documento Como norma general, para cerrar el documento se presiona Guardar y Cerrar, para asegurarse de guardar todos los cambios. Al cerrarse la ventana del documento, se regresa a la pantalla inicial de Google Docs. Ahora el documento creado prueba nos aparece en la pantalla de inicio. Para volver al documento, sólo se debe hacer clic sobre el nombre. Si desea cerrar Google Docs, se hace clic en Salir, en la esquina superior derecha de la pantalla. Nota: Hay que tener en cuenta que si en vez de hacer clic en Salir se cierra la ventana, NO se ha cerrado la sesión de Google Docs. Cualquier persona que desde ese equipo acceda a Google Docs encontrará la sesión iniciada, pudiendo ver los documentos o acceder a la cuenta de correo GMail. 4. Compartir documentos online Para compartir documentos con otras personas basta con que escriba la dirección de correo electrónico de los usuarios con quienes quiera compartir un documento determinado y le envíe una invitación.
Cualquier usuario al que haya invitado a editar o a ver un documento, hoja de cálculo o presentación podrá acceder al mismo tan pronto como inicien sesión. Varios usuarios pueden ver los documentos y hacer cambios al mismo tiempo. Se incluye una ventana de chat en pantalla para las hojas de cálculo y, con las revisiones de los documentos, se puede saber exactamente quién ha cambiado qué y cuándo. Ver una presentación con otros usuarios es muy sencillo, ya que cualquier usuario que se haya unido a la presentación puede automáticamente seguir al presentador. Para ilustrar esta parte, estando en Google Docs se hace clic sobre el documento ejemplo denominado prueba que previamente se ha creado y guardado, posteriormente se hace clic sobre la opción Compartir que despliega varias opciones, de las cuales se toma la opción Compartir con otros usuarios, como se resalta en el grafico siguiente: Una vez se escoge esta opción, aparece una ventana donde se pueden invitar usuarios como Colaboradores o como Lectores, la diferencia reside en que los Colaboradores tienen la opción de abrir y editar o modificar el documento,
mientras que los Lectores solo pueden abrirlo pero no editarlo o modificarlo. Adicionalmente los Colaboradores pueden invitar a otros usuarios. Para invitar a un usuario, basta con escribir su dirección de correo electrónico en el lugar resaltado en el grafico siguiente. Si no recuerda el email de la persona pero lo tiene en su lista de contactos, puede escoger la opción Elegir de contactos y de esta forma seleccionar uno o varios email de las personas con las que compartirá el documento.
Una vez se escoge el contacto o los contactos, se edita el Asunto explicando que se va a compartir el documento prueba y también se edita el Mensaje informando sobre el contenido del documento a compartir. Por último, se presiona el botón Enviar. 5. Almacenar y organizar los documentos de forma segura Google Docs también le permite organizar sus archivos en carpetas o por tipos de archivos como se hace habitualmente en el explorador de Windows. Se pueden crear carpetas, se pueden copiar o mover archivos, cambiarle el nombre, eliminarlos, etc.