CAPÍTULO 11 Memoria anual del Modelo de Contratación Pública Electrónica Good Practice Label 2007
La Alerta Temprana y otros mensajes de incitación al uso de la contratación electrónica La alerta temprana tiene por objeto informar de las condiciones técnico-administrativas a las empresas que desean licitar electrónicamente, de forma que dispongan de tiempo suficiente para prepararse y formarse para afrontar el proceso. Introducción Desde el primer momento, los responsables de la Secretaría Técnica han sido conscientes de que, para obtener buenos resultados en las licitaciones electrónicas lanzadas al mercado, era necesario avisar con suficiente antelación a las empresas para que estas pudieran conocer las condiciones técnico-administrativas para poder licitar electrónicamente, cumplimentarlas, formarse y practicar. Así, pues, desde el 3º expediente de contratación ofertado a través de la contratación electrónica, lanzado a inicios del año 2006, se puso en marcha la "Alerta Temprana" sobre expedientes susceptibles de ser objeto de licitación electrónica. La Alerta Temprana se lanza con independencia del volumen económico del expediente (expediente menor, expediente corriente no sujeto a armonización, expediente sujeto a la armonización de la Unión Europea) y de la naturaleza contractual del mismo (negociado sin publicidad, negociado con publicidad, restringido, etc). La antelación habitual es superior a la demandada por la Directiva Europea 2004/18/CE y a la demandada por la Ley de Contratos del Sector Público y, de forma habitual, es de 30 a 45 días a la publicación del expediente de contratación en el Boletín Oficial del País Vasco, permitiendo así que las empresas que estén interesadas puedan prepararse y formarse con tiempo para afrontar con garantías y suficiencia una licitación electrónica. 111
Información facilitada en la Alerta Temprana La Alerta Temprana se basa en el aporte de la siguiente información: Objeto del expediente: dos líneas de texto explicando de forma muy genérica: El propósito del expediente. Una fecha aproximada en la cual el Boletín Oficial del País Vasco publicará el concurso. Invitación a la Sesión Informativa a las empresas potencialmente interesadas en el expediente de contratación. Incitación a la cumplimentación de los preparativos administrativos para poder participar en la contratación electrónica. Facilitar ayuda y consejo en la obtención de la certificación digital para poder firmar electrónicamente las ofertas que remitiesen al Gobierno Vasco. Anuncio de los cursos de formación que permitan familiarizarse con la aplicación de licitación electrónica.
11. La Alerta Temprana y otros mensajes de incitación al uso de la contratación electrónica. Medios de difusión de la Alerta Temprana Desde inicios del año 2006 y hasta el presente, la alerta temprana ha sido difundida, por lo menos, mediante los siguientes medios: La remisión de correos electrónicos a todas las empresas inscritas en el Registro Oficial de Contratistas (3.800 inscritas) que hayan aceptado ofrecer su dirección de contacto electrónico y a todas las hayan participado en cursos de formación en contratación electrónica (1.000 personas formadas al día de hoy). Actualmente se lanzan alertas tempranas a más 3.000 direcciones de correo. La publicación de noticias y de los resúmenes de alertas tempranas a través de la web del Modelo de Contratación Pública Electrónica (ver www.euskadi.net/contratacion o su equivalente www.contratacion.info). Mediante la oferta de flujos RSS desde la web del Modelo de Contratación Pública Electrónica y la propia web institucional www.euskadi.net. Mediante su difusión a Empresas especializadas en remisión de información de concursos: Gestboes (Bilbao). Inforboe (Madrid). Acobur Asesores S.L. (Madrid). Otros mensajes de incitación al uso de la contratación electrónica Como se aprecia por el epígrafe titulado "la preparación de las Licitaciones Piloto de los Departamentos" el protocolo de acompañamiento de las Licitaciones Piloto, incluye la realización de las siguientes labores de comunicación: Comunicación a la incitación al uso de la aplicación de licitación electrónica en lugar de las formas tradicionales de oferta sobre papel. Comunicación a las empresas interesadas en un expediente indicando la activación de expedientes de prueba. Comunicación a las empresas interesadas en un expediente indicando la puesta en marcha de nuevos cursos de formación. 113
Un ejemplo de anticipación en apoyo a los proveedores: las alertas tempranas y otras acciones informativas lanzadas en relación a la contratación del Sistema Metaposta de SPRI En atención al deseo de SPRI de incorporar los procedimientos de contratación electrónica a su gestión, desde mayo de 2008, la Secretaría de Contratación Electrónica del Gobierno Vasco está colaborando con SPRI (Sociedad para la Promoción y Reconversión Industrial de Euskadi, sociedad pública dependiente del Departamento de Industria Comercio y Turismo del Gobierno Vasco) en el desarrollo de los expedientes de contratación vinculados al lanzamiento del Sistema Metaposta, un proyecto de naturaleza estratégica dentro del Plan Euskadi en la Sociedad de la Información-2010 (PESI 2010). La Secretaría está constituida, tanto por funcionarios, como de técnicos de empresas contratadas para impulsar la adopción de las directivas comunitarias en materia de contratación electrónica. (Ver www.euskadi.net/contratacion o su equivalente www.contratacion.info ). El marco legal de actuación de la Secretaría viene a estar definido, básicamente, por la Directiva 2004/18/CE del Parlamento y del Consejo Europeo, por la Ley de Contratos del Sector Público y por la Orden N 4673 del Gobierno Vasco. Entre otros conceptos, el Modelo de Contratación Pública Electrónica pretende la consecución de los siguientes objetivos: Fomentar la competencia, a través de una comunicación abierta y efectiva. Desarrollar superiores niveles de servicio a las empresas. Minimizar barreras de acceso de las Pymes-s a los mercados de la administración pública, pues se estima que, en algunos casos, estas empresas pudieran encontrar dificultades de aproximación a la administración pública. Posibilitar la disponibilidad de más tiempo para planificar, preparar y depurar las ofertas. Desde sus inicios de sus actividades en octubre de 2005, la acción del Gobierno Vasco en materia de contratación electrónica es pionera en el Estado, habiendo sido reconocida por la Unión Europa como "Buena Práctica de la eadministración" (epractice.eu Good Practice label for 2007). En atención a éste reconocimiento, el Gobierno Vasco es invitado a participar en foros europeos vinculados, tanto a la contratación electrónica, como a la propia evolución de la legislación en materia de contratación administrativa. 114
11. La Alerta Temprana y otros mensajes de incitación al uso de la contratación electrónica. Así, a inicios de este mismo año, el Gobierno Vasco fue invitado a participar en la reunión plenaria del proyecto europeo OMC-PTP (Open Method of Coordination - Public technology procurement) destinado a impulsar la innovación a través de la contratación administrativa. El proyecto persigue la búsqueda de mecanismos que, sin tocar el núcleo de las directivas europeas, puedan propiciar una mayor contratación de las administraciones a favor de la innovación, particularmente de aquella que proceda de las Pyme-s. La búsqueda de mecanismos favorables a la contratación innovativa, particularmente de aquella en proveniencia de las Pyme-s, es un tema muy controvertido y su discusión se ha prolongando durante muchos años. Por ejemplo, con ocasión de la Presidencia de turno de Francia en la Comisión Europea, el Gobierno francés se impuso como objetivo la creación de una "SME act" (directiva en favor de las Pyme-s) que pudiera, entre otros conceptos, permitir la reserva de ciertos porcentajes de mercado de la administración pública en favor de las Pyme-s. El deseo del Gobierno Francés no ha conseguido un buen fin. Entre otros conceptos, por que el borrador de ley "SME act" que el propio Senado francés había preparado ha sido declarado ilegal por el Consejo de Estado francés. En opinión del Consejo de Estado francés, todo intento de propiciar una contratación favorable a las Pyme-s choca frontalmente contra el principio de igualdad (Recuérdese el principio republicano "liberté, egalité, fraternité"). Es justamente este principio de igualdad entre grandes, pequeñas y medianas empresas el que frena cualquier avance del "SME act" ante la Comisión Europa. Los esfuerzos en esta materia no son ajenos al Gobierno Vasco. Así, en el inicio de la preparación de su Modelo de Contratación Electrónica, trató de encontrar mecanismos favorecedores, en este caso, de la utilización de la contratación electrónica. Fue infructuoso, pues todo tratamiento favorable es contrario a la igualdad de oportunidades en la contratación administrativa. Complementariamente, si bien existen "SME acts" en otras partes del mundo, por ejemplo en aquellos vinculados al "Australian Government Endorsed Supplier" o al "Small Business Certification" del Estado de California, en nuestro conocimiento, tales mecanismos se limitan a la simplificación de las exigencias administrativas en la contratación de expedientes de importe menor. Retomando los propósitos del proyecto europeo OMC-PTP (Open Method of Coordination - Public technology procurement), la reunión plenaria concluyó que, dado que no siendo posible la modificación las directivas europeas de contratación, restaba como una de las posibles acciones "la máxima anticipación en la oferta de información al mercado sobre los propósitos contractuales de la administración pública". 115
En otras palabras, se solicitaba a las administraciones públicas europeas que, para impulsar la innovación, se procediera a ofrecer la máxima información disponible desde el mismo momento en que el propósito contractual de la administración pública fuera firme. Ello propiciaría que las empresas, muy particularmente las Pyme-s, pudieran estar informadas y procedieran a planificar y preparar con tiempo sus propuestas. Se razonaba que ello podría permitir articular las labores cotidianas de negocio con la preparación de propuestas en horizontes de tiempo suficientes. Esta ha sido la intención y el propósito de simplificación de los mecanismos de licitación los que han animado a la Secretaría de Contratación Electrónica del Gobierno Vasco y a la SPRI en la preparación de la contratación vinculada al Sistema Metaposta. Así, siendo SPRI una sociedad pública y, por tanto, gozando de un mayor grado de libertad en la contratación administrativa, se procedió a simplificar la gestión administrativa de los expedientes de contratación vinculados a la publicidad y al marketing de Metaposta. Las acciones efectuadas fueron las siguientes: Descomponer en diferentes expedientes de contratación las necesidades de imagen, publicidad y desarrollo web previstos para Metaposta, creando 3 expedientes distintos con el propósito de hacerlos más asequibles a las pequeñas estructuras empresariales. Los expedientes resultantes son: Expediente Nº1: Desarrollo de la identidad corporativa. (Importe 24.000 Euros + IVA). Por su importe, este expediente hubiera podido ser adjudicado directamente por SPRI, sin tener que convocar ningún concurso. Expediente Nº2: Planificación y ejecución de las acciones de marketing y de divulgación del sistema Metaposta. (Importe 1.000.000 Euros + IVA). Expediente de carácter armonizado, que deberá ser publicado en el Diario Oficial de la Unión Europa (DOUE) con una anticipación previa de 41 días. De acuerdo con las posibilidades ofrecidas por la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público y por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, SPRI decide que la oferta de las Empresas licitadoras solo podrá efectuarse por procedimientos electrónicos. Expediente Nº3: Desarrollo de contenidos Web. (Importe 36.500 Euros + IVA). Minimizar las condiciones de solvencia técnica para los expedientes Nº1 y Nº3, no requiriendo ninguna clasificación específica respecto del Sistema de Clasificación Empresarial. 116
11. La Alerta Temprana y otros mensajes de incitación al uso de la contratación electrónica. Aceptar la presentación de variantes (varias propuestas técnicas) con el propósito de que las empresas licitadoras puedan ofrecer diferentes alternativas. Posibilitar la presentación de ofertas mediante mecanismos diferentes a la contratación electrónica, por entender que empresas de menor dimensión y profesionales independientes pudieran no estar inscritas en el Registro Oficial de Contratistas de Euskadi (condición, al día de hoy, indispensable para poder licitar electrónicamente). Finalmente, y sobre todo, lanzar cuantas Alerta Tempranas se pudieran para informar al mercado con la mayor anticipación posible. En mayo de 2008 comienza el lanzamiento de Alertas Tempranas (ver testimonio www.euskadi.net/contratacion o su equivalente www.contratacion.info), primero en relación a la contratación del sistema informático y, acto seguido, sobre los elementos vinculados a la publicidad y marketing del sistema Metaposta. Las acciones se desarrollan a través de: La remisión de correos electrónicos a todas las empresas inscritas en el Registro Oficial de Contratistas (3.800 inscritas) que hayan aceptado ofrecer su dirección de contacto electrónico y a todas las hayan participado en cursos de formación en contratación electrónica (1.000 personas formadas al día de hoy). Actualmente se cuenta con más 3.000 direcciones de correo, incluidas 129 direcciones de correo electrónico de empresas de publicidad. La remisión de boletines electrónico del Programa Euskadi Innova de SPRI. La publicación de noticias y de los resúmenes de alertas tempranas a través de la web del Modelo de Contratación Pública Electrónica (ver www.euskadi.net/contratacion o su equivalente www.contratacion.info). Mediante la oferta de flujos RSS desde la web del Modelo de Contratación Pública Electrónica y la propia web institucional www.euskadi.net. A través del Blog de Metaposta, (http://metaposta.wordpress.com), activo desde el 1 de diciembre de 2008. La secuencia precisa de mensajes, comunicaciones y posts es la siguiente: 1 de septiembre de 2008: alerta temprana indicando el próximo lanzamiento de un expediente de contratación para el ámbito de la publicidad. 117
Este anuncio se produce 6 meses antes del inicio del plazo de licitación real y en circunstancias en las cuales SPRI todavía no dispone de pliegos técnicos, ni conoce la formulación precisa que dará a los expedientes de contratación de Metaposta. Con el propósito de permitir conocer a las empresas de publicidad al alcance del sistema Metaposta, en la alerta temprana se recomienda se consulte la web de SPRI para acceder a las páginas 13 a 25 de los pliegos técnicos que permitirán contratar los desarrollos informáticos. De igual manera, se refiere que las empresas que deseen comenzar a planificar/preparar sus propuestas han de saber que los pliegos técnicos del expediente referirán, como mínimo, los siguientes elementos: Desarrollo de la imagen corporativa. Propuesta de ejemplos de pantallas para el sitio web. Propuesta de materiales de promoción del sistema ante los ciudadanos. Propuesta de argumentarlo para la adopción de Metaposta por las instituciones bancarias. Propuesta de acciones de marketing y publicidad de impulso a la adopción por los ciudadanos y actores económicos. 4 de septiembre de 2008, se vuelve a lanzar una nueva Alerta Temprana reiterando el próximo lanzamiento de un "nuevo expediente de contratación para el ámbito de la publicidad". 2 de octubre de 2008, anuncio de la adjudicación de los desarrollos del sistema informático de Metaposta. El anuncio concluye reiterando que, en breve, se lanzará un nuevo expediente destinado a la contratación de Servicios de marketing y publicidad de Metaposta. 23 de diciembre de 2008, lanzamiento de una nueva Alerta Temprana, anunciando específicamente 3 expedientes de contratación para el ámbito de la publicidad y el marketing de Metaposta. Ya se conoce que son 3 los expedientes y se ofrece un documento conteniendo los primeros avances de los pliegos técnicos. Se recomienda a las empresas que comiencen a preparar sus ofertas. 3 de febrero de 2009, anuncio de la presentación pública de 3 expedientes para la contratación de servicios de imagen, publicidad y desarrollos web con destino al sistema Metaposta. 5 de febrero de 2009, en el Blog de Metaposta, (http://metaposta.wordpress.com), se publica el post titulado "Metaposta busca imagen". 118
11. La Alerta Temprana y otros mensajes de incitación al uso de la contratación electrónica. 13 de febrero de 2009, se procede a la activación, en el Sistema de Licitación Electrónica del Gobierno Vasco, de 3 expedientes de prueba libre del expediente Nº2 de Metaposta. Estos expedientes de prueba permiten conocer la composición de la oferta que deberá ser aportada en el expediente real. Esta información se ofrece con una anticipación de más de 4 meses a la apertura del plazo legal de licitación del expediente real, el cual todavía no está anunciado oficialmente en el Diario Oficial de la Unión Europea (DOUE, SIMAP). 16 de febrero de 2009, nueva Alerta Temprana indicando que se prepara un nuevo expediente exclusivamente electrónico destinado a contratar la planificación y ejecución de las acciones de marketing, publicidad y divulgación del sistema Metaposta. 18 de febrero de 2009, activación de una línea de consultas en el blog "Metapostariak", destinada a resolver dudas técnicas o administrativas respecto de los 3 expedientes de contratación. (Se cuentan 27 posts). 19 de febrero de 2009, más de 130 personas asistieron a la presentación pública de los 3 expedientes de contratación. Ofrecieron informaciones de introducción técnica al sistema, una presentación de estudio antropológico sobre los potenciales usuarios del sistema y la explicación de los 3 expedientes de contratación previstos. Parte de estas informaciones pueden ser calificadas como sensibles/reservadas, pues existen en el Estado potenciales proyectos competidores del Sistema Metaposta. 20 de febrero de 2009, se dan a conocer los Pliegos Técnicos definitivos del Expediente Nº1 de Metaposta. Para facilitar la labor de las empresas, el expediente de contratación no incorpora ni carátula, ni tampoco pliegos de condiciones administrativas particulares. 23 de febrero de 2009, se procede al la comunicación de un nuevo avance de los pliegos técnicos, pliegos administrativos y carátula del Expediente Nº2 de Metaposta. 17 de marzo de 2009, se procede a remitir nuevos avances de los pliegos y carátula definitivos del Expediente Nº2. 23 de marzo de 2009, anuncio de ampliación del plazo de recepción del expediente Nº3 al 17 de Abril. En resumen, desde inicios de septiembre de 2008 hasta el presente, se han efectuado 14 acciones de comunicación con la siguiente anticipación sobre los plazos legales exigibles a SPRI: 119
Expediente Nº1 (Imagen corporativa): 6 meses de anticipación. Expediente Nº2 (Marketing y publicidad): 9 meses de anticipación. Expediente Nº3 (Desarrollos web): 7 meses de anticipación. A la luz de todo ello, las reflexiones de la Secretaría de Contratación Electrónica son las siguientes: Han obrado SPRI y el Gobierno Vasco con suficiente antelación para poder ayudar a las empresas en la preparación de sus propuestas?: Sí, no hay lugar para la duda. Han contado las empresas tiempo para preparar y deputar las ofertas?. Las empresas que hayan sabido planificarse han contado, como mínimo, con 6 meses de plazo. Han conseguido SPRI y el Gobierno Vasco fomentar la competencia, a través de una comunicación abierta y efectiva?. Sí, sin lugar a dudas. Para el expediente Nº1 se han presentado 44 empresas, de las cuales 24 no han sido proveedores de SPRI en los últimos 3 años. (Estadísticamente, acuden 4 empresas a un expediente de contratación del Gobierno Vasco). Se ha presionado en exceso al mercado al efectuar tantas acciones de difusión?. El carácter estratégico de Metaposta dentro del PESI-2010 y el eco social y empresarial de la consecución del expediente Metaposta son singularmente atractivas para cualquier empresa del sector. La anticipación en la difusión del expediente estaba destinada para posibilitar la planificación del trabajo, el aprovechamiento del tiempo y la oportunidad, en un momento en el que la crisis económica ha generado una menor actividad de preparación de ofertas entre las empresas del sector. El deseo de fomentar la preparación sobre un horizonte dilatado de tiempo persigue crear un menor quebranto para aquellas empresas que no resultasen seleccionadas. En todo caso, licitar es un acto de libre decisión. Han podido/sabido las empresas aprovechar el tiempo otorgado para planificar y trabajar más cómodamente?. Lo desconocemos. En todo caso hay un dato significativo. Para el expediente Nº1 se han recibido 1,1 propuestas por empresa licitadora. Esta cifra contrasta con las facilidades ofrecidas para que pudieran recibirse múltiples ofertas, sea directamente a través de la misma empresa, sea mediante propuestas presentadas individualmente por profesionales que hubieran actuado de manera independientemente. 120
11. La Alerta Temprana y otros mensajes de incitación al uso de la contratación electrónica. Ha permitido la anticipación ofrecida incrementar la calidad y la innovación de las propuestas?. El tiempo lo dirá. En cuanto a la calidad de las propuestas en materia de imagen corporativa (expediente Nº1) pueden existir opiniones diversas. La diferencia de opiniones es lógica en todo proceso de contratación, en el cual sólo puede originarse un adjudicatario. En todo caso, hay un dato significativo: analizadas las propuestas recibidas, el Órgano de Contratación de SPRI decide lanzar una segunda fase del procedimiento (nueva ronda de negociación en términos de la Ley de Contratos del Sector Público), ampliando el plazo para que 11 empresas seccionadas pueden mejorar/evolucionar sus propuestas. Ha permitido el expediente Metaposta sensibilizar a las empresas sobre la necesaria adopción de la contratación electrónica?. Los datos de inscripción de los cursos de formación en contratación electrónica muestran un incremento notable de participación por parte de empresas del sector implicado. Finalmente, al día de hoy, restan todavía otros 2 expedientes de contratación. La Ley de Contratos del Sector Público obliga a la igualdad de oportunidades. Recordemos un dato muy significativo: la adjudicación del desarrollo informático del sistema Metaposta fue favorable a una UTE constituida por empresas de dimensión menor con respecto a los principales actores del sector informático. 121