Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

Ministerio de Cultura de España Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica Fundación Pro-Rescate de Documentos Nº de Formulario: 23 Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica. INFORMACIÓN GENERAL DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nombre del Archivo: Departamento de Registro y Archivos Judiciales Formas Excluídas: Archivo y Registro Judicial Nombre Paralelo: Archivo Judicial (*) Acrónimo del Archivo: CR-CSJ-AJ DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Geográfica: X Iberoamérica (*) País: Costa Rica (*) CCAA / 1 División Territorial: / Marcar con X Provincia de: o o o X o o o Alajuela Cartago Guanacaste Heredia Limón Puntarenas San José 1

Provincia / 2 División Territorial (Cantón): Flores (*) Municipio (Distrito): Flores Núcleo de Población Menor: Ciudad Judicial Calle: San Joaquín de Flores, Ciudad Judicial, Complejo Forense. 500 mts al norte del Cementerio General Código Postal: _1003 DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: http://www.poder-judicial.go.cr/ Correo electrónico: archivo_judicial@poder-judicial.go.cr Teléfono(s): 1. (506) 2295 45 48 2. (506) 2295 45 49 3. 4. Fax: 1. (506) 2295 45 55 2. DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Horario de Apertura: Lunes a Viernes 7:30 am y 1:00 pm Horario de Cierre: Lunes a Viernes 12:00 md y 3:30 pm Horas semanales de apertura: 40 X Acceso Libre o Acceso restringido 2

DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellidos: Ugalde / Romero Nombre: Patricia Cargo: Jefe Archivo Judicial Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): / 01 / 2004 TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: X Público o Privado HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS Tipo de Archivo: o Archivo General del Estado o Archivo Notarial o Archivo Municipal o Archivo de Registros Públicos o Archivo Diocesano o Archivo de Catedral o Colegiata o Archivo Parroquial o Archivo de Institución Penitenciaria o Archivo de Asociación o Archivo de Colegio Profesional o Archivo de Partido Político o Archivo Empresarial o Archivo Hospitalario o Archivo de Centro Benéfico o Archivo de Centro Docente o Archivo Universitario o Archivo de Institución Científica y de Investigación o Archivo de Medios de Comunicación o Archivo de Organización Sindical o Archivo de Organización Patronal o Archivo de Organismo Internacional 3

o o o Archivo Bancario Archivo de Cámara Agraria Archivo de Derechos Humanos Gestionado por: o Administración Autonómica / territorial o Administración Central o Administración Local o Otras administraciones públicas X Poder Judicial o Poder Legislativo Administración Central: (*) Según el Ciclo Vital: o Archivo Histórico o Archivo Intermedio X Archivo Central o Archivo de Gestión DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Historia del Archivo: En la administración presidencial de Tomás Guardia Gutiérrez, se creó, mediante la Ley Nº XIII de 23 de mayo de 1878, la oficina de Archivos Judiciales (Colección de Leyes y Decretos 1878, 63-71); debido a que el Consejo Nacional de la República consideró que se hacía necesario conservar siempre en orden, seguridad y perfecto estado los voluminosos archivos de las judicaturas civil y de comercio de la República; así como los protocolos. Esta ley disponía ya el uso de instrumentos descriptivos y procedimientos para la transferencia de documentos. Posteriormente las funciones del Registro y Archivos Judiciales fueron desarrolladas por diferentes instituciones tales como el Consejo Superior de Defensa Social, hoy conocido como Dirección General de Adaptación Social en el caso del Registro, y durante un tiempo el Archivo Nacional como custodio de expedientes (Ugalde, 2006, 6) Así, en la Ley Orgánica del Poder Judicial, Nº 8 de 29 de noviembre de 1937, en el Capítulo III, denominado Del Archivero, incluye algunas disposiciones relativas al manejo de los expedientes contencioso administrativos, civiles, comerciales, penales y de trabajo y señala en el artículo 129 que el Archivo Judicial estará a cargo del Archivero Nacional.... 4

A partir de 1950, el Poder Judicial comenzó a archivar los expedientes, en los propios despachos judiciales. En 1969 se formalizó la oficina el Archivo Judicial, adscrita directamente a la Presidencia de la Corte, cuyo jefe fue el eñor Guido Lizano Hernández. Inició sus funciones en el piso mezanine del Edificio de los Tribunales de Justicia de San José y como primera labor se llevó a cabo el traslado de todos los expedientes archivados por los diferentes despachos desde un periodo de veinte años atrás, pero debido al gran volumen fue necesario habilitar locales en Cartago y en una bodega denominada Begonia cerca de Plaza Cleto González Víquez al sur de la ciudad de San José (Baudrit, 2000, 14). De conformidad con lo dispuesto por la Corte Plena en sesión celebrada el 9 de agosto de 1971, se publica el Reglamento del Archivo Judicial, de conformidad con la Ley Nº 4788 de 1º de julio de 1971, que reformó en lo conducente, lo dispuesto en la Ley Orgánica del Poder Judicial de 1937. Las funciones de Registro y Archivo judicial se fueron desarrollando en forma separada hasta el mes de enero de 1974, en que se recargaron las funciones del Registro Judicial al Jefe del Archivo Judicial, según acuerdo de Corte Plena ( 1 ). A partir del año 1982, mediante la promulgación de la Ley N 6723 del 10 de marzo de ese año, se emite la Ley del Registro y Archivos Judiciales, la cual fusiona, a través del artículo N 17, al Archivo Judicial con el Registro Judicial de Delincuentes. En el año 1984 se nombró por primera vez a una diplomada en Archivo Administrativo, cargo que ocupó Ana Cecilia Monge Rojas y se comienza un proceso de reorganización en la que se aplican criterios técnicos para la organización del fondo documental. Debido a la falta de espacio la Corte Suprema de Justicia concedió un pequeño local para el Archivo en los Tribunales de Cartago en el año 1985. Para el mes de noviembre de 1986 se planteó la introducción de computadoras para el control de préstamo de documentos. Con base a lo establecido en la Ley del Sistema Nacional de Archivos, en el artículo 2, regula el funcionamiento de los archivos de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo. También ocuparon la jefatura del Registro y Archivos Judiciales los señores Hernán Esquivel Salas y Álvaro Baudrit Barquero. En 1994 se arrendó un inmueble de 4600 m², conocido como Beneficio La Meseta ubicado en el cantón de San Pablo de Heredia. En el año 2004 se inició la construcción de un nuevo edificio para el Archivo Judicial, ubicado en el Complejo de Ciencias Forenses en San Joaquín de Flores, el cual se finalizó en el 2005. Ese mismo año se realizó el traslado de expedientes, actividad en la cual se tardó 6 meses para completarla, también se inició un gran proceso de 1 Sesión extraordinaria celebrada el 11 de diciembre de 1973. 5

eliminación de documentos, de conformidad con el artículo 47 bis de la Ley de Reorganización Judicial Nº 7728 de 15 de diciembre de 1997. El Registro y Archivos Judiciales, tal como lo establece el artículo 149 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, es un órgano que actúa como auxiliar de la administración de justicia y coadyuva en el cumplimiento de las funciones del Poder Judicial, entre las cuales están la custodia de los expedientes concluidos y abandonados y otros documentos que determine la Corte Plena, procedentes de los tribunales, oficinas auxiliares de justicia y administrativas del Poder Judicial. A pesar de la normativa existente y con base a la aprobación de la separación del Archivo y Registro Judicial, mediante acuerdo de Corte Plena en sesión N 03-05, celebrada el 21 de febrero del 2005, artículo XI, se le confiere tanto al Archivo como al Registro Judicial la condición de órganos auxiliares de justicia, subordinadas a la Dirección Ejecutiva pero ahora como departamentos separados. Cabe destacar el interés particular de la Dirección Ejecutiva por mejorar la gestión diaria del Archivo Judicial, donde la jefatura ha impulsado nuevas estrategias encaminadas a transformar ese local de almacenamiento en una oficina que realmente apoye en forma más eficiente y eficaz la labor de los despachos y oficinas judiciales. Fundación del Archivo: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): _23 /05/_1878_ Norma de Fundación (Día / Mes / Año): 23/05/1878. Ley Nº 8, Ley de Creación de la Oficina de Archivos Judiciales. Supresión del Archivo EDIFICIO Fecha de Supresión: / / Norma de Supresión: Descripción del Edificio: El local de archivo posee en el depósito un mesanine de 2 niveles, mide en total 5324 mts 2, construido entre el año 2004 y 2005, con paredes de concreto, piso lujado y se ubica dentro de la Complejo Judicial. Al costado sur del edificio hay un lote baldío que en la época seca provoca mucho polvo. Emplea divisiones de madera para separar las áreas administrativa y de tratamiento archivístico. El techo es de hierro galvanizado, fijado sobre estructura también de hierro (perling), posee aleros amplios, lo complementan un buen sistema de canoas, inclusive en algunos sectores funcionan drenajes. No posee cielo raso, utilizan un sistema de estanterías de dos pisos (tipo mezanine) con una altura que supera los tres metros de longitud. 6

Esta infraestructura fue diseñada específicamente para albergar archivos. Metros Cuadrados de Depósito: 5324 mts 2 (*) Metros lineales de estantería: 37.2_km (*) Número de puestos de sala: 4 Facilidades para discapacitados: X Sí o No DOCUMENTACIÓN (*) Metros lineales de documentos: 20 km apróximadamente GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: No ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: 7

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SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Taller de restauración: o Sí X No REPRODUCCIÓN. Servicios de reproducción documental X Sí o No Servicios de fotocopias X Sí o No Servicios de fotografías X Sí o No Servicios de microformas o Sí X No Servicios de reproducciones digitales o Sí X No BIBLIOTECA Biblioteca auxiliar o Sí X No Nº de monografías: 9

Nº de Títulos de publicaciones periódicas: INFORMATIZACIÓN Funciones informatizadas: X Sí o No Gestión de usuarios: X Sí o No Descripción de fondos X Sí o No Lenguajes Documentales o Sí X No Otra información: Existe una unidad de procesos técnicos. Se posee una base de datos denominada Sistema de Administración de Expedientes (SAE) elaborada por el Departamento de Tecnología e Información en el año 2000; que está disponible en el sitio web institucional. Este sistema se emplea para el control de préstamo, selección y eliminación de documentos. Se efectúan respaldos periódicamente, que también se imprime en soporte para eventualidades y consulta. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación Denominación de la agrupación: Orgánico Agrupación Superior: Fondo: Poder Judicial CUESTIONARIO DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): 28 / 01 /_2008 Datos del informante: 10

Apellidos: Ugalde / Romero Nombre: Patricia Cargo: Jefe Archivo Judicial FUENTES EMPLEADA: Entrevista personal -Baudrit Barquero, Alvaro y Esquivel Salas, Hernán, Departamento de Registro y Archivos Judiciales: Antecedentes y Organización. Poder Judicial, Departamento de Publicaciones e Impresos, 2000 -Ugalde Romero, Patricia, Archivo Judicial, Antecedentes y Organización. Versión electrónica, noviembre 2006 -Monge Rojas, Ana Cecilia. Los archivos del Poder Judicial. Ponencia de la I Jornada de Desarrollo Archivístico, julio de 1986 -Archivo Nacional de Costa Rica, Departamento Servicios Archivísticos Externos. Informe de asesoría Nº 10-2006 Diseño de un Sistema Archivístico Institucional de la Auditoría Judicial, elaborado por Rodríguez Salas Lorena y Sánchez Chaves, Kattia, julio 2006. -Gobierno de Costa Rica, Colección de Leyes y Decretos, año 1878, p-63-71 OBSERVACIONES Observaciones: Realizado por Laura Espinoza Rojas (*) Campos Obligatorios 11

PODER JUDICIAL CUADRO DE CLASIFICACION DEL ARCHIVO JUDICIAL Fondo 1/ Instituciones Admon Pública y Corte Suprema de Justicia Subfondo1/oficinas de mayor jerarquía Corte Plena Comisiones Subfondo2/ Oficinas y Direcciones Corte Suprema de Justicia Presidencia Secretaría de la Corte Subfondo 3/ oficinas de la Corte Suprema de Justicia Subfondo 4 para oficinas de la Corte Suprema de Justicia PODER JUDICIAL ÁMBITO ADMINISTRATIVO Series documentales Actas Acuerdos Estructura programática del Poder Judicial Informe de labores de la Administración de Justicia Expediente de modernización del Poder Judicial Plan estratégico institucional Subseries documentales

Consejo Superior del Poder Judicial Comisiones Permanentes Comisiones Especiales Comisiones internas Comisión del Fondo de Jubilaciones Comisión de Reforma Judicial Comisión de Transparencia en la función pública Actas Actas Expediente de sesiones Expediente de sesiones Expedientes de sesiones Circulares Rotación de personal Expedientes de casos Contraloría de Servicios Departamento de Personal Expedientes de Capacitación Circulares Curriculum Vitae Declaraciones juradas en nombramientos interinos Estudio integral de puestos administrativos

Departamento de Planificación Departamento de Prensa y Comunicación Dirección Ejecutiva Evaluación de servicios Gestiones para cambios de requisitos Índices salariales Expediente sobre Prohibición Proposiciones de nombramientos Plan de vacaciones Recalificación de puestos Relación de puestos Requisitos para ascensos de servidores Solicitud de plazas Solicitud de plazas de abogado Circulares Planes Circulares Circulares Control de llamadas telefónicas Lista de peritos Planes Operativos Planes Estratégicos

Archivo Judicial Biblioteca Departamento de Artes Gráficas Departamento Financiero Contable Solicitudes de equipo de cómputo Tabla de plazos de conservación Actas de eliminación Transferencias Solicitudes de trabajos de artes gráficas Arqueos y reintegros de caja chica Circulares Estados financieros Expedietnes relacionados con el Fondo de Jubilaciones y Pensiones Solicitudes de hardware y software Inventarios Asignación de caja chica a la Auditoría Devolución de depósitos e intereses Jubilaciones 10 años Pensiones complementarias

Departamento de Proveeduría Departamento de Seguridad Departamento de Servicios Generales Departamento de Tecnología de la Información Sección de Tesorería Estados de cuentas Cheques Actas de contratación administrativa Devolución de materiales Inventarios de activos fijos Solicitudes de materiales Circulares Reparaciones de mobiliario Sección de Transportes Administrativos Boletas para uso de vehículo Reglamentos Manejo de inventarios

Secretaría Técnica de Género Tribunal de Inspección Judicial Centro Electrónico de Información Jurisprudencial Defensa Pública Escuela Judicial Ministerio Público Sección de Servicio Médico Solicitudes de reparaciones y mantenimiento de equipo Solicitud de equipo de cómputo Expedientes de salud Expedientes de casos Circulares Régimen Disciplinario ÁMBITO AUXILIAR DE JUSTICIA Planes de trabajo Programas de capacitación

Organismo de Invetisgación Judicial Registro Judicial Juzgados Tribunales Depósito de objetos ÁMBITO JURISDICCIONAL (materia) Menor Cuantía y contravenciones I Instancia Penal Tránsito Casación Penales Civil Agrario Contencioso Administrativo Civil de Hacienda Familia Penal Juvenil Trabajo Expedientes sobre abusos, desobediencia Dictámenes psiquiatricos Expedientes de investigaciones Registro de delincuentes

Salas de Casación Sala I Sala II Sala III Constitucional Resoluciones