PLAN DE INCENTIVOS 2010 Titulo de la Experiencia: Gestión electrónica de informes de visita de inspección y vigilancia Responsables: Hernando Cadena Pedro Montes Rodríguez Raúl Camargo Medina Fecha de Inicio de la Experiencia: Segundo semestre de 2008. Área temática y sub-área: Inspección y vigilancia Averiguaciones preliminares I. Resumen A raíz de la falta de un sistema electrónico que permitiera gestionar de manera rápida, eficiente y eficaz el proceso de elaboración y consolidación de los informes presentados por los pares académicos y expertos financieros para realizar visitas de inspección y vigilancia a las instituciones de educación superior, se sustituyeron trámites que implican el uso y/o producción de documentos físicos por la utilización de las nuevas tecnologías de información y comunicación. Así, se inició la producción, corrección, consolidación, organización y colección de los informes de visitas de inspección y vigilancia que presentan los pares académicos y los expertos financieros, mediante la comunicación, envío y recepción de información utilizando las nuevas tecnologías de información y comunicación. La buena práctica permitió que los resultados de las visitas realizadas con el apoyo de pares académicos y de expertos financieros, se conozcan con mayor celeridad, siendo ésta una manera de realizar las funciones de la Subdirección de Inspección y Vigilancia en sincronía con la política medioambiental, pues facilita y promueve un uso más eficiente de los recursos, así como congruente con la austeridad en el gasto y coadyuva al fortalecimiento de una cultura de utilización de las nuevas tecnologías de información y comunicación.
II. Objetivos esperados con la implementación de la buena práctica Imprimir agilidad al trámite relacionado con la elaboración, corrección y presentación de los informes de visitas realizadas con el apoyo de pares académicos y expertos financieros. Racionalizar el uso del papel, de insumos para la producción de documentos impresos y reducción de los costos del envío de correspondencia física (mensajería), en concordancia con la política de gestión ambiental adoptada por el Ministerio de Educación Nacional y la austeridad en el gasto público. Reducir el archivo físico de la dependencia, optimizándose el uso de los espacios que para tal efecto se han dispuesto, mediante la generación de archivos electrónicos que facilitan y agilizan el acceso a la información para la toma de decisiones. III. Contexto de la experiencia La Subdirección de Inspección y vigilancia apoya al Ministro de Educación Nacional en el ejercicio de las funciones de inspección y vigilancia de la educación superior asignadas mediante el Decreto 5012 de 2009 1. En este sentido, adelanta diversas acciones, entre las cuales se encuentra la programación y realización de visitas a las instituciones de educación superior (IES), cuyo propósito es verificar el cumplimiento de las condiciones de calidad de la prestación del servicio público educativo y la debida aplicación y conservación de las rentas (esta Subdirección junto con la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad hacen parte de la Dirección de Calidad para la Educación Superior). Para tal efecto, se requiere el acompañamiento y apoyo de pares académicos 2 y de expertos financieros 3 para verificar un sinnúmero de temas correspondientes a todas las áreas del conocimiento que hacen relación a las condiciones de calidad y aspectos financieros de las IES, de conformidad con lo previsto en la Ley 30 de 1992, la Ley 749 de 1 El Ministerio de Educación Nacional asumió las funciones de inspección y vigilancia de la educación superior mediante el Decreto 2230 de 2003. 2 Son miembros de la comunidad académica quienes se desempeñan como docentes y/o directivos en las instituciones de educación superior con un alto perfil académico y son seleccionados del Banco de Pares del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior SACES. 3 Son profesionales especializados en las áreas contable, económica, administrativa o afines, quienes hacen parte de un equipo de trabajo que una firma auditora pone a disposición de la Subdirección de Inspección y Vigilancia, la cual es seleccionada y contratada siguiendo los lineamientos legales y procedimentales previstos en el Ministerio de Educación Nacional.
2002, la Ley 1188 de 2008 y el Decreto 1295 de 2010, así como en las demás normas que reglamentan el servicio público de la educación superior. Para la realización de dichas actividades, la Subdirección de Inspección y Vigilancia no contaba con un sistema electrónico que permitiera mejorar la eficiencia en la presentación de los informes que describen los resultados obtenidos luego de la realización de las visitas a las instituciones de educación superior. Esta situación conllevaba la utilización tiempos de recibo, de envío de información para lograr las versiones definitivas de aquellos informes, consumo de papel, de insumos de producción de documentos impresos y erogación de recursos en gastos de mensajería, mayores que los utilizados cuando se empezaron a usar las nuevas tecnologías de información y comunicación disponibles para establecer comunicación e intercambiar información y documentos con los pares académicos y/o los expertos financieros. En este sentido, podemos decir, que este era el problema que se tenía en ese entonces y a partir de ahí se empezaron a realizar acciones innovadoras con el paso del tiempo, para poder afirmar que hoy en día contamos con una buena práctica. En el anterior contexto, la buena práctica que se ha venido adelantando y fortaleciendo consiste en un procedimiento en virtud del cual se logra mayor agilidad con menores costos, en la producción, recepción y colección de los informes definitivos que son elaborados por los pares académicos y expertos financieros, como fruto de la realización de visitas de inspección y vigilancia. Como consecuencia del surgimiento, a partir del año 2003, del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior SACES y de su consolidación, el número de solicitudes de otorgamiento de registro calificado 4 se incrementó de tal suerte que se vio la necesidad de verificar, luego de otorgados los registros, el mejoramiento de las condiciones de calidad en la oferta y desarrollo de los programas académicos. Así las cosas, a partir de finales del año 2007 la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior comenzó a solicitar a la Subdirección de Inspección y Vigilancia la realización de seguimiento a las condiciones de calidad de los programas académicos objeto de otorgamiento de registros calificados, hecho que tuvo continuidad en el 2008 y años siguientes. 4 El registro calificado es el instrumento del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior mediante el cual el Estado verifica el cumplimiento de las condiciones de calidad por parte de las instituciones de educación superior. Art. 1º, Ley 1188 de 2008.
Para el año 2009, las solicitudes recibidas por parte de la Subdirección de Inspección y Vigilancia para la realización de estas tareas de verificación tuvieron un incremento equivalente al 28% frente a las solicitudes recibidas en el año anterior. Es decir, el número de solicitudes de verificación de condiciones de calidad de programas académicos pasó de 54 en 2008 a 69 en 2009 5. En este sentido, la buena práctica fue un factor determinante que permitió incrementar la realización de las actividades tendientes a satisfacer con mayor oportunidad las solicitudes presentadas por la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad para la Educación Superior. Para el año 2008 se logró realizar la verificación de 17 programas académicos con registro calificado, se realizaron visitas para verificar condiciones de calidad institucionales en un total de 33 6 ; también se apoyó con pares académicos la realización de visitas en el marco de investigaciones administrativas en un total de 4 casos y se verificaron algunas denuncias de los usuarios del servicio en 9 casos; en virtud de la buena práctica, en 2009, se logró verificar 65 programas académicos y condiciones de calidad institucionales en un total de 9; en lo corrido del 2010 (con corte a septiembre 30), se han verificado 68 programas académicos y en cuanto a condiciones de calidad institucionales, un total de 5. Es decir, que para el año 2009 se logró un incremento en las actividades realizadas con el apoyo de pares académicos en un 17% frente a lo alcanzado en el año 2008 y, a septiembre 30 de 2010, se ha logrado un incremento del 16% frente al mismo año, esperando realizar la verificación de condiciones de calidad a 80 programas académicos y de condiciones institucionales, en al menos 10 instituciones de educación superior, lo que conlleva un incremento cercano al 22% frente a los logros de 2009 y del 43% frente a los del 2008. De otra parte, se han realizado en promedio 63 visitas con el apoyo de expertos financieros, en los últimos cuatro años para verificar temas de carácter financiero y contable en las instituciones de educación superior. 5 En algunos casos, las solicitudes contemplan la verificación de varios programas académicos a la vez. La verificación de condiciones de calidad institucionales (de la Institución, no de un programa académico específico) se realiza de oficio y no por solicitud de la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad.
De igual manera, a través de la información que los usuarios del servicio público de la educación superior suministran al Ministerio de Educación Nacional o de la información que de oficio se recopila, la Subdirección de Inspección y Vigilancia, entre otras acciones, debe realizar visitas a las instituciones de educación superior, tendientes a verificar dicha información con el fin de adelantar las acciones a que haya lugar. En tal sentido, la buena práctica ha posibilitado dar respuesta tanto a los usuarios del servicio como a las solicitudes de verificación de las condiciones de calidad realizadas por la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior, puesto que, mediante la implementación de un procedimiento intensivo en el uso de las nuevas tecnologías de la información y comunicación se facilita y agiliza la producción, corrección, consolidación, organización y colección de los informes de los pares académicos y expertos financieros luego de la realización de las visitas de inspección y vigilancia. En esta medida, la utilización adecuada del correo electrónico evita la utilización de medios convencionales en el envío y recepción de los informes y sus anexos, reduciendo el tiempo utilizado para el flujo de información; por ejemplo, en la realización de observaciones tendientes a lograr el cumplimiento de las expectativas que tiene la Subdirección de Inspección y Vigilancia frente a los informes recibidos, y el recibo de las correcciones efectuadas por los pares académicos o expertos financieros. Así mismo, la implementación de la buena práctica hace posible contar con versiones en medio electrónico de los informes, lo que facilita su colección, archivo y consulta a los integrantes de la Subdirección de Inspección y Vigilancia para la realización de las actuaciones administrativas que de aquellos se desprendan. En este punto, vale la pena mencionar que dichos informes constituyen el fundamento para dar inicio o no a las acciones de inspección y vigilancia tendientes a corregir o sancionar el incumplimiento de las disposiciones que rigen la educación superior en Colombia; es decir, que la buena práctica ha tenido incidencia positiva en las demás funciones asignadas a la Subdirección de Inspección y Vigilancia tendientes a mejorar constantemente las condiciones bajo las cuales se presta el servicio público educativo. Como se ha mencionado, la buena práctica que el presente documento describe, se ha implementado en la Subdirección de Inspección y Vigilancia, dependencia que hace parte
de la Dirección de Calidad para la Educación Superior del Viceministerio de Educación Superior. Dentro de la buena práctica participa la totalidad del equipo de trabajo vinculado a la Subdirección de Inspección y Vigilancia, por cuanto, las actividades a desarrollar son conocidas por el respectivo funcionario a quien se le ha asignado el conocimiento de las correspondientes tareas que, con el apoyo de pares académicos o expertos financieros, debe ejecutar. Un factor determinante para el logro de la implementación de esta buena práctica lo constituye la suficiente capacidad instalada en materia de tecnologías de información y comunicación en el Ministerio de Educación Nacional. Igualmente, ha sido un factor facilitador la consolidación de un Banco de Pares académicos en el cual se tiene disponibilidad de información de contacto de ellos (teléfonos y correos electrónicos). Por otro lado, es importante resaltar que las directivas del Ministerio de Educación Nacional han generado un ambiente que propicia el desempeño de los funcionarios de la Subdirección de Inspección y Vigilancia con autonomía responsable que, indudablemente, permitió que los funcionarios crearan, organizaran e implementaran la buena práctica con la orientación de los superiores. IV. Etapas del Proceso e Identificación de Factores Críticos de Éxito En este punto se expondrá detalladamente cada una de las etapas del proceso dentro de las cuales se ha venido desarrollando la buena práctica, incluyendo los actores que intervienen, las actividades que las componen y los resultados parciales que se van logrando en cada una de ellas. Por otro lado, se identificará cuáles son los factores críticos de éxito de la buena práctica, es decir, aquellos que permitieron el surgimiento y realización de la misma. Etapas del proceso 1. Recibo de quejas, derechos de petición, consultas o comunicaciones internas En esta etapa el administrador de correspondencia (técnico administrativo) recibe las comunicaciones mediante las cuales se ponen en conocimiento de la Subdirección de
Inspección y Vigilancia situaciones que los remitentes consideran como irregulares en la prestación del servicio público educativo o en el funcionamiento de las instituciones de educación superior. Por ejemplo, en dichas comunicaciones se describen deficiencias en cuanto a infraestructura física, medios educativos o del personal docente. El administrador de correspondencia organiza aquellas comunicaciones con el fin de asignar las tareas que de éstas se deriven. Si fuera el caso, advierte al Subdirector sobre temas críticos que requieran atención inmediata; por ejemplo, clasifica los temas según se trate de quejas, derechos de petición o consultas para que así mismo se atiendan de acuerdo con los tiempos perentorios previstos para cada caso. 2. Cronograma de actividades Una vez asignadas las actividades a realizar, derivadas de la información recibida en la Subdirección de Inspección y Vigilancia, cada profesional identifica cuáles de ellas requieren la realización de visitas de inspección y vigilancia con el apoyo de pares académicos y/o expertos financieros y se lo informa al profesional encargado de elaborar el cronograma de actividades y de adelantar los trámites de logística necesarios; por ejemplo, aquellas que se refieran a deficiencias en la planta docente, en medios educativos o en infraestructura, que afectan sensiblemente la calidad en la prestación del servicio. En esta etapa se tiene como resultado parcial la actualización del cronograma de visitas, el cual sirve de instrumento para la verificación del cumplimiento de metas de la dependencia. 3. Contacto del par académico o experto financiero y envío de información. Asignadas las actividades a los profesionales del equipo de trabajo de la Subdirección de Inspección y Vigilancia y definido el cronograma de actividades, según lo descrito anteriormente, con fundamento en las características de lo que se requiere verificar, cada profesional determina el perfil del par académico y/o experto financiero requerido para la realización de las visitas de inspección y vigilancia, para solucionar el caso. Dicho perfil es comunicado al profesional encargado de adelantar los trámites de logística y de hacer el puente de comunicación entre unos y otros, con el propósito de aclarar los objetivos y
temas de trabajo de cada visita y, de ser el caso, el envío de la información requerida para estudio previo, a través de correo electrónico. Es importante aclarar que los pares académicos son escogidos del Banco de Pares de SACES 7. Por su parte, los expertos financieros son designados por la firma de auditores que se tiene contratada para tal efecto. Ahora, en cuanto al contacto con los pares académicos y/o expertos financieros y el envío de la información que se requiere para que desarrollen su papel, el profesional encargado de la logística se comunica telefónicamente informándolos inicialmente sobre la objeto de sus servicios y el contexto de la visita. El envío y recepción de documentos previos a la realización de la visita se realiza a través de correo electrónico; entre otros, se elaboran y envían formatos de actas de visita, de informes y de comunicaciones con las cuales se advierten unos lineamientos generales para la realización de cada visita, la presentación de dichos informes y se exponen los tiempos perentorios a tener en cuenta para tal fin. A partir de esta etapa se empieza a constatar la disminución costos y tiempos en el envío y recibo de información y documentos previos a la realización de la visita; igualmente, se constata el ahorro de papel y demás insumos necesarios para la producción de documentos impresos. 4. Recepción y revisión del informe de visita Una vez realizada la visita, el par académico y/o experto financiero envían al profesional responsable de la actividad que dio origen a la misma, la primera versión del informe respectivo 8 vía correo electrónico, en un tiempo no mayor a 10 días hábiles. Recibido éste, el profesional responsable del tema revisa y remite por correo electrónico al par académico y/o experto financiero el documento con las observaciones, si las hubiere, con el fin de que sea aclarado o complementado su contenido. Finalmente, el par académico y/o experto financiero envían la versión definitiva del informe de visita por correo electrónico en un término no mayor a 5 días hábiles. Estos tiempos son informados al momento de dar a conocer los lineamientos generales antes de la realización de cada visita. 7 Sistema Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior. 8 El formato se elabora tomando como base la información del cronograma de visitas y del control de solicitudes de apoyo logístico para pares académicos, ambos bajo la responsabilidad del profesional especializado quien hace seguimiento al cronograma y gestiona la logística de pares académicos y de expertos financieros.
Es de resaltar en este punto que los tiempos o términos descritos anteriormente son posibles y realizables debido al reemplazo del envío de correspondencia física que, de aplicarse, demoraría el proceso una semana más aproximadamente, los cuales se eliminan por la inmediatez del correo electrónico. Recibido el informe definitivo, el profesional responsable de los trámites de logística, realiza las gestiones necesarias para el pago de los honorarios que correspondan tanto a pares académicos como a la firma de auditores, con lo cual concluyen los compromisos entre ellos y el Ministerio en lo que respecta a la actividad que se les haya encomendado. Este informe es el producto esperado en la Subdirección de Inspección y Vigilancia, con base en el cual se determinan nuevas actuaciones administrativas tendientes al mejoramiento de la calidad de la prestación del servicio público educativo o al archivo del asunto particular que dio lugar a la realización de la visita por encontrarse el cumplimiento de las condiciones de calidad por parte de la institución visitada. Factores críticos de éxito 1. Como equipo de trabajo Conocimiento sobre el proceso y capacidad de identificar vacíos de conocimiento, los cuales son susceptibles de mejorarse y poner en práctica las medidas que los llenan dentro del contexto de la buena práctica. Capacidad de visualizar cómo el desempeño del equipo puede garantizar o no la eficacia de las acciones en el proceso. Capacidad para romper paradigmas en la realización de las tareas cotidianas para generar cambios e innovaciones a favor de la buena práctica. Conocimiento claro de los procedimientos, debido a la experiencia acumulada. Convencimiento de que lo que se va a hacer es posible y en esta medida, ejecutar las acciones propuestas. Compromiso en su saber hacer en función del Ministerio de Educación Nacional.
2. Subdirección de Inspección y Vigilancia Apoyo y capacidad de comprensión del efecto de las mejoras en el proceso de la buena práctica, de forma que tuvo un impacto en el cómo debería responder cada funcionario de la Subdirección hacia la misión de la misma. 3. Ministerio de Educación Nacional Voluntad política Capacidad para reflexionar si lo que se hace va en pro de la política del sector. La buena práctica se encuadra dentro del gran plan de mejoramiento de la calidad implementado por la nueva administración, pues, precisamente se trata, en últimas, de mejorar la eficiencia en el proceso de verificación de las condiciones de calidad del servicio público de la educación superior. 4. Factores externos: Pares académicos y expertos financieros receptivos al cambio de cultura que implica la ejecución de la buena práctica. V. Medios Utilizados A. Personas La Subdirección de Inspección y vigilancia del Ministerio de Educación Nacional es un equipo de trabajo conformado por 22 personas como sigue: Un Subdirector de Inspección y Vigilancia: Dirigir y orientar las actividades, en este caso, relacionadas con las visitas de inspección y vigilancia. En los casos complejos, toma decisiones previo análisis con el funcionario quien tiene asignado cada caso.
Un Coordinador Abogado (Profesional Especializado Grado 20): Coordinar la ejecución de las actividades propias involucradas en la buena práctica. Nueve Profesionales Especializados Abogado y/o Administrador Público (ocho Grado 16 y uno Grado 14): Son los responsables de los asuntos que les sean asignados para la realización de visitas de inspección y vigilancia. A través de ellos se materializa el cumplimiento de las funciones asignadas a la Dependencia. Un Profesional Universitario Grado 9: Ingeniero de Sistemas, quien genera indicadores y datos estadísticos relacionados con las actividades propias de la Subdirección de Inspección y Vigilancia. Tres Técnicos Administrativos: Administrador de Correspondencia y apoyo para la recolección de información preliminar. Son el soporte asistencial del equipo de trabajo de la Dependencia. Dos contratistas y tres judicantes: Abogados y egresados del programa de Derecho quienes cumplen funciones de apoyo a la Subdirección de Inspección y Vigilancia. Por otro lado, se cuenta con: Pares académicos: Son miembros de la comunidad académica quienes se desempeñan como docentes y/o directivos en las instituciones de educación superior, quienes son seleccionados del Banco de Pares de SACES 9. Esta selección se hace, según el área del conocimiento del programa académico a verificar y se tiene en cuenta que provenga de una ciudad y una institución diferentes de la que será objeto de visita. Expertos financieros: Son profesionales especializados en las áreas contable, económica, administrativa o afines, quienes hacen parte de un equipo de trabajo que una firma auditora pone a disposición de la Subdirección de Inspección y Vigilancia, la cual es seleccionada y contratada siguiendo los lineamientos legales y procedimentales previstos en el Ministerio de Educación Nacional. Este proceso de selección se realiza cada año. 9 Sistema Nacional de Aseguramiento de la Educación Superior.
B. Financieros Teniendo en cuenta que la buena práctica fue surgiendo en el tiempo como una oportunidad de mejora en la gestión, recepción y colección de los informes definitivos que son elaborados por los pares académicos y expertos financieros, como fruto de la realización de visitas de inspección y vigilancia, en el mismo sentido, esta práctica ha permitido ahorrar costos por cuanto conlleva el menor uso de los medios impresos y consecuentemente, menos consumo de papel y de elementos de impresión, guardando una correspondencia directa con la política medioambiental y la austeridad en el gasto público. La buena práctica también ha implicado una menor dependencia del servicio de correspondencia convencional a cambio de los medios electrónicos, con lo cual se facilitó y agilizó el intercambio de información entre los profesionales del equipo de trabajo de la Subdirección de Inspección y Vigilancia y los pares académicos y/o expertos financieros. Por consiguiente, la implementación de la buena práctica no ha generado costos adicionales a los previstos para el normal desarrollo de las actividades de la Subdirección de inspección y Vigilancia con la disponibilidad de los medios electrónicos y de comunicación que el Ministerio de Educación Nacional pone a disposición. C. Tecnológicos Equipos de cómputo actualizados Internet Servidor de Correo electrónico Teléfono Vale la pena resaltar que la implementación de la buena práctica no ha generado para el Ministerio de Educación Nacional la erogación de recursos adicionales, por cuanto los medios utilizados en ella hacen parte de su infraestructura.
VI. Actores Involucrados A. Internos 10 1. Subdirector de Inspección y Vigilancia: orienta las actividades de la Subdirección de inspección y Vigilancia y responde por las mismas. 2. Coordinador: Coordina la realización de actividades relacionadas con averiguaciones preliminares e investigaciones administrativas con el equipo de trabajo de la dependencia. 3. Profesionales Especializados: realizan las actividades que les son asignadas para garantizar el cumplimiento de las funciones de inspección y vigilancia, propias de la dependencia, relacionadas con las averiguaciones preliminares y la realización de visitas a las instituciones de educación superior. 4. Profesional Universitario: apoya al Subdirector en el seguimiento a las actividades asignadas al equipo de trabajo de la dependencia, así como en la generación de estadísticas y análisis para orientar las decisiones que deban tomarse. 5. Técnicos Administrativos: apoyan al Subdirector en la gestión de documentos y de la correspondencia. 6. Contratistas y Judicantes: apoyan al equipo de profesionales en la atención de quejas, consultas y derechos de petición de los usuarios del servicio, entre otros. 7. Subdirección de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior: genera información que es insumo para la planeación y realización de las actividades de inspección y vigilancia, como las visitas a las instituciones de educación superior, entre otras. B. Externos 10 Los roles de los miembros del equipo de trabajo de la Subdirección de Inspección y Vigilancia están descritos en el capítulo V, literal A (Personas)
1. Instituciones de Educación Superior: Son sujetos de visitas de inspección y vigilancia, con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones de calidad en la prestación del servicio educativo. 2. Pares académicos 11 3. Expertos financieros 12 4. Operador logístico: Es la persona jurídica contratada por el Ministerio de Educación Nacional, la cual pone a disposición de las Subdirecciones de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior y de Inspección y Vigilancia, un equipo de trabajo encargado de gestionar los trámites necesarios para lograr oportunamente la disponibilidad de viáticos y pasajes aéreos con los cuales se garantiza el desplazamiento de los pares académicos de una ciudad a otra. Una vez realizada la visita, revisado y corregido y/o complementado el informe y recibida la versión definitiva del mismo, el Operador logístico paga los honorarios correspondientes. Tanto los trámites de viáticos y pasajes, como los de pago de honorarios a los pares académicos, los realiza el operador logístico, previa solicitud del interventor, la cual es elaborada por el responsable de elaborar y hacer seguimiento al cronograma de visitas de la Subdirección de Inspección y Vigilancia. VII. Resultados Logrados Los resultados logrados con la buena práctica que aquí se exponen no solamente han generado cambios positivos en la realización de las actividades directamente relacionadas con ésta, como enseguida se describirá, sino también, han podido impactar en la realización de otras actividades que guardan relación con la información y/o documentos producidos en desarrollo de la misma. Principalmente se presentan como resultados los siguientes: 11 La Descripción de su rol está contenida en el Capítulo V, literal A 12 La Descripción de su rol está contenida en el Capítulo V, literal A. Los pagos que deban hacerse por sus servicios de realizan de conformidad con los procedimientos establecidos por el Ministerio de Educación Nacional.
A. Reducción de tiempos de gestión para lograr informes de visitas definitivos Se ha logrado reducir el tiempo invertido desde la realización de la visita por parte de los pares académicos y/o expertos financieros hasta la recepción del informe definitivo de cada diligencia realizada. Cuando se iniciaron las actividades de inspección y vigilancia con el apoyo de aquellos expertos, el tiempo transcurrido entre la realización de la visita y la recepción del informe definitivo podía durar entre 20 días y un mes y medio, pues ellos radicaban una versión inicial impresa, la cual era objeto de revisión por parte del equipo de trabajo de la Subdirección de Inspección y Vigilancia, cuyo resultado era el reenvío del mismo documento con observaciones para su aclaración y/o complementación. Con el uso de herramientas informáticas, se ha logrado recudir a un tiempo no mayor a 20 días. Aún se siguen adelantando esfuerzos encaminados a reducir este tiempo a un límite no mayor a 15 días. B. Ahorro de costos, papel y otros insumos para la producción de documentos impresos, así como para el envío y recepción de información El uso intensivo del correo electrónico para el intercambio de información entre los pares académicos, los expertos financieros y los profesionales del equipo de trabajo de la Subdirección de Inspección y Vigilancia, además de procurar mayor agilidad en el flujo de la información, ha permitido reducir la cantidad de documentos producidos en medio impreso, relacionados con las actividades de inspección y vigilancia para las cuales contamos con el apoyo de aquellos expertos. Lo anterior conduce al ahorro de gastos en el envío y recepción de correspondencia, en el consumo de papel y de otros insumos requeridos para producir documentos que necesariamente deben gestionarse en medio impreso; así mismo, conduce a la disminución significativa del tiempo utilizado para consolidación de los informes definitivos presentados por los pares académicos y/o expertos financieros, los cuales son insumo para la identificación y ejecución de actuaciones administrativas tendientes a garantizar la prestación del servicio público de la educación superior con calidad y el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias por parte de las instituciones de educación superior.
C. Disminución de archivos físicos por archivos electrónicos para facilitar su disponibilidad y agilizar su consulta En el año 2009 se realizaron visitas con el apoyo de pares académicos para verificar condiciones de calidad a un total de 65 programas académicos que cuentan con registro calificado y se realizaron 9 visitas para verificar condiciones de calidad institucionales; se recibieron en medio electrónico todos los informes de pares académicos; de igual manera, se recibieron todos los informes en medio electrónico de las actividades realizadas por los expertos financieros, siendo 73 en total. Adicionalmente, se recibieron en medio electrónico los anexos de los informes presentados en un total de 34 elementos (46% del total de informes recibidos); algunos de estos anexos son carpetas comprimidas con varios archivos que dejaron de imprimirse. Es de tener en cuenta que para el mismo año, la retroalimentación que se dio entre los pares académicos y el equipo de trabajo de la Subdirección de Inspección y Vigilancia respecto de la revisión de las versiones preliminares de los informes se hizo a través de correo electrónico, obviando las versiones impresas. Así, se dejaron de imprimir 21 documentos con información previa a la realización de visitas con pares académicos, 37 informes preliminares de pares académicos y 34 de expertos financieros, que fueron objeto de aclaraciones y complementaciones, es decir, 92 documentos en total, cada uno con 10 páginas aproximadamente. Lo anterior, sin tener en cuenta el número de hojas que se dejaron de imprimir de los documentos anexos recibidos en medio electrónico, cuya medición se dificulta debido a la cantidad de archivos que los componen. En el año 2010 se tiene el siguiente resultado con corte al 31 de octubre: de un total de 80 programas académicos verificados y 10 visitas de verificación de condiciones institucionales con el apoyo de pares académicos, se han recibido 55 informes de pares en medio electrónico, algunos de éstos dan cuenta de la verificación de varios programas en una sola visita, y 30 anexos de informes en medio electrónico; 6 informes están en etapa de elaboración 13 Respecto de las visitas realizadas con el apoyo de expertos financieros, se han recibido 29 informes en medio electrónico. Se han dejado de imprimir 162 documentos con información previa a la realización de 13 La diferencia entre el total de programas verificados (80) y el total de informes (55) se explica por el hecho de verificar más de un programa en una sola visita, eventualmente.
visitas con pares académicos y 81 con expertos financieros, 62 versiones preliminares de informes de pares académicos y 29 de expertos financieros, que fueron objeto de aclaraciones y complementaciones, es decir 305 documentos en total. Lo anterior, junto con los anexos de los informes recibidos en medio electrónico que se dejan de imprimir, ha permitido el ahorro de más de 5.000 hojas (10 resmas de papel). Así, se puede percibir que cada vez se incrementa el archivo de información en medio electrónico mientras que se reduce el archivo en medio físico, en lo que respecta a informes de visitas realizadas con el apoyo de pares académicos y/o expertos financieros. Esto ha facilitado las tareas de consulta y de intercambio de información entre los profesionales del equipo de trabajo, lo cual, impacta también en la reducción de tiempos para la realización de otras actividades debido a la mayor agilidad que se logra en la disponibilidad de la información. Finalmente, es oportuno resaltar que esta buena práctica se ha venido implementando en el trámite de reporte de los derechos pecuniarios que las instituciones de educación superior deben hacer al Ministerio de Educación Nacional. Es así como a partir de la expedición de la Resolución 1780 de 2010, este reporte lo deberán hacer las instituciones de educación superior informando una dirección electrónica para acceder a los archivos que se requieran desde el sitio web, con lo cual se reduce significativamente el archivo físico de la Subdirección de Inspección y Vigilancia, genera agilidad en su consulta y, consecuentemente, facilita la solución de quejas, consultas y derechos de petición que requieran de esa información. Todo lo anterior demuestra que el proceso de la producción, corrección, consolidación, organización y colección de los informes de visitas de inspección y vigilancia que presentan los pares académicos y los expertos financieros, mediante la comunicación, envío y recepción de información utilizando las nuevas tecnologías de información y comunicación, contribuye al logro de los objetivos y metas fijados en el Sistema Integrado de Gestión SIG, relacionados con el uso eficiente de los recursos y el mejoramiento del desempeño ambiental del Ministerio de Educación Nacional.