15+2 CONSEJOS para AHORRAR DINERO con las TELECOMUNICACIONES

SERIE: Informes para el éxito 15+2 CONSEJOS para AHORRAR DINERO con las TELECOMUNICACIONES EDITADO por: Fénix-Media Autor: Antonio Domingo http://www.fenix-media.com [Copyright 2004 por Fénix-Media, S.L. & Antonio Domingo. Todos los derechos reservados.] 15 CONSEJOS PARA AHORRAR DINERO con las Telecomunicaciones de su empresa Página 1 de 49

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Índice Índice... 3 INTRODUCCIÓN... 5 CONSEJO 1.- CONTRATAR LÍNEAS DE TELEFONÍA MÓVIL E INSTALARLAS EN SU CENTRALITA.... 6 CONSEJO 2.- CONTRATAR LÍNEAS 902 RETRIBUIDAS COMO TELÉFONO DE LA EMPRESA... 8 CONSEJO 3.- CONTRATAR UNA LÍNEA 902 RETRIBUIDA PARA EL FAX... 10 CONSEJO 4.- CONTRATAR LÍNEA ADSL... 11 CONSEJO 5.- CONTRATAR DOMINIO PROPIO Y HOSTING PARA LA EMPRESA... 14 CONSEJO 6.- ACCESO A INTERNET Y CUENTAS DE CORREO PARA TODA LA EMPRESA... 15 CONSEJO 7.- TELÉFONOS MÓVILES PARA EL DEPARTAMENTO COMERCIAL... 17 CONSEJO 8.- LÍNEAS 902 RETRIBUIDAS PARA MEDIR CAMPAÑAS DE PUBLICIDAD.. 18 CONSEJO 9.- LÍNEAS 807 PARA SERVICIOS DIVERSOS... 21 CONSEJO 10.- REDIRECCIONAR LAS LLAMADAS A LAS SUCURSALES SEGÚN SU ORIGEN GEOGRÁFICO... 24 CONSEJO 11.- SUSCRIPCIONES A BOLETINES ELECTRÓNICOS... 25 CONSEJO 12.- REENVÍO DE LLAMADAS A NUESTROS COMERCIALES MIENTRAS ESTÁN FUERA DE LA OFICINA.... 28 CONSEJO 13.- ENVÍO DE FACTURAS POR EMAIL EN FORMATO PDF... 30 CONSEJO 14.- ENVÍO DE SMS A CLIENTES (mensajes de texto a móviles)... 34 Página 3 de 49

CONSEJO 15.- ANALIZAR LAS FACTURAS TELEFÓNICAS... 37 CONSEJO 15+1.- USAR LINEA 902 PARA LLAMADAS INTERNACIONALES... 40 CONSEJO 15+2.- CONECTAR LINEA 902 PARA DELEGACIONES INTERNACIONALES 42 PUNTUALIZACIONES FINALES... 44 Sobre el autor... 45 Recursos útiles... 47 Fénix Internet & Negocios...47 Fénix Telecom Newsletter...47 InfonoNews: Internet & Marketing Newsletter...48 BoletinesdeNegocios.com...48 Serie Consejos Demoledores...48 Página 4 de 49

INTRODUCCIÓN Este texto que está usted a punto de leer, no pretende sentar cátedra en ningún sentido, sino solamente ayudar a las pequeñas y medianas empresas a disminuir los costes de las Telecomunicaciones de sus compañías. Por ello, se ha hecho sobre la base de la experiencia acumulada durante años tanto en el ámbito personal, como la obtenida de haber asesorado a cientos de clientes en diferentes áreas. Por supuesto que no todos los consejos que aquí se exponen son útiles para el 100 % de las empresas, solo esperamos que la mayoría le sean útiles a usted y le ayuden tanto a aminorar esos costes, como a mejorar la calidad de sus telecomunicaciones sin que eso suponga un incremento del gasto de esa área. Si después de leerlo usted tiene algún otro consejo que cree que podría ser de utilidad y que no hemos expuesto en este e-book, le agradeceríamos nos lo remitiese por correo electrónico para, una vez verificado que es práctico para la mayoría de las empresas, incorporarlo en próximas ediciones y de esta forma colaborar a que futuros lectores puedan aprovecharse del mismo. Página 5 de 49

CONSEJO 1.- CONTRATAR LÍNEAS DE TELEFONÍA MÓVIL E INSTALARLAS EN SU CENTRALITA. El personal de la empresa, sobretodo el Departamento Comercial, hace muchas llamadas a teléfonos móviles diariamente, y los comerciales no pueden estar pensando en el coste de cada llamada y que cuando estén haciéndola a un teléfono móvil deben tratar de cortar cuanto antes. La llamada debe durar lo que sea necesario para realizar la venta, relacionarse con el cliente, o la gestión que necesite sin tener que estar pensando en el coste de la misma. Por ello es conveniente negociar con una compañía de Telefonía Móvil (lo mejor es hablar con todas) y dependiendo del volumen de personas que haya en la empresa, instalar 1,2 o más líneas móviles en la centralita y posteriormente programarla para que las llamadas salientes hacia teléfonos móviles siempre lo hagan a través de esas líneas. La experiencia es que con tan solo 1 ó 2 será suficiente ya que no se producen todas las llamadas al mismo tiempo a teléfonos móviles. El único conflicto posible es que tengamos por ejemplo 2 líneas móviles sobre nuestra centralita y coincidan 3 personas al mismo tiempo tratando de hacer llamadas a móviles, pero la solución es sencilla, porque la última tendrá que esperar a que uno de los dos cuelgue ó hacer esa llamada a través de las líneas convencionales, todo depende de cómo programemos la centralita, depende de nuestra decisión únicamente. Página 6 de 49

En este punto las pequeñas empresas siempre me dicen que contratar esas líneas es un coste que pueden evitarse y como ellos hacen pocas llamadas no les merece la pena. Y mi contestación siempre es la misma: haz cuentas y comprobarás en la mayoría de los casos que estoy en lo cierto. Si hacemos una media de 10 llamadas diarias con una media de 5 minutos por llamada durante los 22 días laborales de un mes, estamos haciendo 1100 minutos mensuales. Si nuestras llamadas a móviles por la línea tradicional fija nos cuestan a 0,21 /minuto, y por la de móvil nos cuestan a 0,15 /minuto (estos precios pueden variar dependiendo de las compañías con las que contratemos pero en el momento de escribir este libro son datos reales de nuestra empresa), estaremos teniendo un ahorro de 0,06 /minuto, si eso lo multiplicamos por 1100 minutos mensuales nos salen 66 /mes, osea 792 / año. El coste de contratar esas líneas de telefonía móvil va a cambiar dependiendo de la compañía y de la época, pues van variando periódicamente sus estrategias de captación de clientes, pero si tengo que poner un caso que conozco, la contratación de esas dos líneas móviles costó 200 y la instalación en torno a 80. Si restamos 280 de inversión a los 792 de ahorro, tenemos 512 de beneficio neto ese primer año, el resto de años es beneficio completo porque no requiere mantenimiento. se puede permitir la pequeña empresa tirar cada año 512? Y hemos hecho el cálculo con una media bastante moderada, pues en nuestro caso son más de 30 llamadas diarias y con una media similar, hagan las cuentas. Página 7 de 49

CONSEJO 2.- CONTRATAR LÍNEAS 902 RETRIBUIDAS COMO TELÉFONO DE LA EMPRESA Cuando decidimos hacer la papelería de la empresa (tarjetas, sobres, cartas, etc.), el teléfono que pongamos en ella va a ser por el que nos llamen. Para una empresa la imagen es muy importante y por eso recomiendo que sea una línea 902, ya que está comprobado que una línea 902 transmite a la persona que llama, que está tratando con una empresa grande, consolidada y que le transmite más confianza que aquella que no dispone de este tipo de líneas y su teléfono es un 91, 93 o cualquier otro prefijo provincial. Además de esto, las líneas con prefijo 902 tienen varias ventajas adicionales: 1. La primera es que son retribuidas, es decir, por las llamadas que recibamos, la compañía telefónica que nos las haya vendido, nos abonará unos céntimos de euro por minuto, y contando que eso no tiene coste adicional para nadie pues bienvenido sea. 2. Lo segundo es que si en el futuro decidimos cambiar nuestras oficinas, el teléfono 902 seguirá siendo el mismo y nadie podrá observar el cambio ya que se trata de líneas virtuales que van apoyadas sobre una línea de telefonía fija y aunque variásemos esta última, el 902 no cambiaría: Este detalle es muy importante porque durante años habremos hecho publicidad, entregado tarjetas, enviado correos promocionales, etc. en donde figura nuestro teléfono, y no Página 8 de 49

podemos controlar quien mantiene ese número guardado ni cuando va a llamarnos, y que si lo cambiásemos nunca nos encontraría. 3. Además podremos obtener estadísticas de las llamadas recibidas para analizarlas posteriormente, en donde figurarán la fecha y hora de la llamada, duración, origen de la llamada, etc. Y esto es una información muy valiosa para la empresa. En este caso, es muy importante que una vez hayamos hecho la contratación, la antigua línea de la empresa no sea donde hemos situado el 902 porque sino, los clientes seguirán llamando al teléfono antiguo por hábito y nunca lo harán al 902. Lo que recomiendo es poner la línea antigua en vía muerta es decir que nadie la conteste y salga un contestador que informe que el teléfono ha cambiado y el nuevo teléfono es 902 XXX XXX, y el 902 sobre una línea que nadie conozca el número, y por supuesto no se le informe a nadie dentro de la empresa de ese número geográfico, sino del 902. Página 9 de 49

CONSEJO 3.- CONTRATAR UNA LÍNEA 902 RETRIBUIDA PARA EL FAX Por todo lo expuesto anteriormente, recomiendo hacer exactamente lo mismo con el fax. Lo único diferente que debemos tener en cuenta, es configurarlo para que cuando enviemos ó recibamos un fax no aparezca el número de teléfono geográfico sino que aparezca nuestro 902, y para ello deberemos leer el manual de instrucciones del aparato, ya que cada marca lo hace de forma diferente. Este detalle suele olvidarse y cuando queremos darnos cuenta, estamos dando un número de fax con 902 y nuestros clientes reciben otro cuando reciben nuestros envíos, y además de perder minutos remunerados, osea dinero, la experiencia es que se sienten confundidos. Página 10 de 49

CONSEJO 4.- CONTRATAR LÍNEA ADSL Este tema en España aún es un tema controvertido, pues al nivel de la pequeña y mediana empresa no siempre se entiende los grandes ahorros de costes que puede tener, sino que se considera un coste mensual innecesario. Voy a poner varios ejemplos muy simples y habituales que nos ocurren a todos diariamente: El primero que destacaría es la búsqueda de información telefónica, por ejemplo si necesitamos localizar un teléfono de una empresa y tenemos el nombre, lo tradicional sería llamar al 1003 pero como ya no existe, hay que llamar a uno de servicios que cumplen esta función que comienzan por 118XX pero que dependiendo de las empresas los costes pueden variar pero nunca menos de 0,5 por llamada. Si esto lo hacemos por Internet, ya sea en un buscador o en paginas amarillas lo habremos conseguido mucho antes y a coste cero. El segundo podría ser que necesitamos buscar un proveedor de cualquier cosa. Lo tradicional sería levantarnos, buscar las páginas amarillas de papel, buscar la sección de lo que nos interesa, leernos los diferentes anuncios y seleccionar uno entre todos los que aparecen en esas hojas que nos ofrezca el servicio que necesitamos. Por internet es instantáneo, ya Página 11 de 49

sea por un buscador o en páginas amarillas, y ese tiempo que hemos ahorrado es un coste, porque no podemos olvidarnos que mientras buscamos en la guía de papel, hemos dejado de hacer otras cosas, y si evaluamos el coste por hora del empleado, es un ahorro. Además podemos pedir el presupuesto por email en ese mismo momento sin perder ni un minuto ni hacer la llamada telefónica correspondiente. Un comercial debe visitar a un cliente y no conoce la zona ni como llegar hasta la calle en cuestión. En Internet podremos encontrar mapas de la zona, rutas de autobuses y horarios aproximados, líneas de Metro más cercanas, etc. e imprimirlo para llevárselo consigo. Rápido y eficaz. Habremos ahorrado tiempo de ese empleado y en muchos casos habríamos tenido que llegar en un taxi con el consiguiente gasto que eso supone. Queremos investigar cual es nuestra competencia y lo que está haciendo, con internet podemos visitar, cada día si queremos, su página web para ver sus ofertas, promociones, etc. Queremos obtener informes de determinadas empresas con las que posiblemente establezcamos relaciones comerciales y desconocemos la fiabilidad de los pagos. Hay varias webs que nos los dan instantáneamente con un coste mínimo. Cuánto tardaríamos por el método tradicional? Cuánto nos costaría? Página 12 de 49

Necesitamos hacer transferencias o controlar los ingresos de nuestras cuentas bancarias, pero no podemos estar yendo al banco diariamente porque es un tiempo muy valioso y costoso, y aunque lo hiciéramos telefónicamente, esa gestión a través del teléfono tendría mayores costes que por internet. Y si queremos hacer esa transferencia a las 9 de la noche? La ADSL nos permite estar 24 horas conectado sin que eso suponga un coste por minuto. Si en vez de ADSL lo hiciéramos con el precio de una línea de datos convencional, no solo el tiempo que tardamos en buscar la información que necesitamos es mayor, sino que no permitiría que toda la empresa pudiera acceder a esa conexión volviendo al sistema tradicional que he expuesto anteriormente. Página 13 de 49

CONSEJO 5.- CONTRATAR DOMINIO PROPIO Y HOSTING PARA LA EMPRESA Aunque pueda parecer superfluo, es una inversión muy importante y aunque pueda parecer innecesaria, hoy en día, en pleno siglo XXI, tener un dominio propio, ya sea.com.net.org.es o cualquier otra terminación, es imprescindible, pues permite tener comunicación con clientes y proveedores desde correos electrónicos que lleven una denominación de este tipo minombre@miempresa.com y eso no es lo mismo que cuando elegimos utilizar cuentas de correo gratuitas de cualquier proveedor: hotmail, yahoo, infonegocio, etc. Sinceramente, voy a dar un dato que he contrastado con muchas personas que no están vinculadas a la tecnología, y todos reconocen que cuando reciben un email de una empresa y ven que se trata de un servidor de correo gratuito, la imagen que tenían hasta ese momento de dicha empresa cae fulminantemente en picado, y la explicación es bien simple: si esa empresa no tiene dinero para poder tener un dominio y un alojamiento... realmente están en verdaderos problemas. Alguna vez me lo han comparado a esas empresas que no disponen de teléfono fijo y ponen como teléfono de contacto un móvil, la imagen de que pueden desaparecer en cualquier momento es inmediata, y quien quiere tener relaciones comerciales con empresas que le transmiten que pueden no estar ahí el mes que viene?, sobretodo si se les da crédito en sus compras. Página 14 de 49

CONSEJO 6.- ACCESO A INTERNET Y CUENTAS DE CORREO PARA TODA LA EMPRESA Aquí siempre se desata la polémica, pues la mayoría de los pequeños empresarios pensamos en que si todos los empleados tienen acceso a Internet, van a perder mucho el tiempo navegando en temas personales y chateando con los amigos en vez de hacer su trabajo. Eso es correcto y de hecho nadie podrá impedir que lo hagan, pero quien puede impedir que llamen a su novia/o desde su teléfono de la empresa? Quién va a poder evitar que hagan la quiniela durante el horario laboral? Nadie, sinceramente nadie, por lo cual, el problema no está en que puedan navegar, sino en la responsabilidad de cada persona. Tener acceso a Internet ya hemos explicado anteriormente algunas de las múltiples ventajas que nos puede ofrecer, pero hay una mucho mayor que todas las expuestas hasta el momento. Me refiero a la versatilidad, gratuidad e inmediatez del correo electrónico. Si yo tengo que enviar un documento al abogado, una factura a un cliente, una solicitud de un presupuesto a un proveedor, cuál es la forma más rápida y más barata? enviarle un fax? mandárselo por correo ordinario? Llamarle? Creo que no hay posible discusión sobre este tema, pues cuando envío un email, la otra persona, si esta conectada en ese momento, lo recibe en cuestión de segundos/minutos dependiendo del servidor y del peso (kb) de nuestro envío, y puede contestarnos en cuestión de minutos a nuestra petición, e incluso en el caso de que hubiéramos enviado un documento y no fuera el apropiado, nos lo puede comunicar instantáneamente y hacerle un nuevo envío, es más, voy a poner un par de ejemplos para hacer este punto más ilustrativo: Página 15 de 49

1. Necesitamos que el abogado nos verifique un contrato que vamos a proponer a un cliente pero no estamos seguros de la legalidad o si nos hemos dejado algún cabo sin atar. Si lo enviamos por email no solo es mucho más rápido y más barato como hemos visto, sino que el propio abogado puede corregirnos sobre nuestro propio documento y devolvérnoslo de inmediato. cuánto vale ese ahorro de tiempo? en cuánto valora esa versatilidad?. Si solo hubiera tenido acceso a Internet el Gerente, habría necesitado que estuviera en la oficina en ese momento o esperar a que llegase. 2. Buscamos una oferta de un proveedor de XXXX. Lo buscamos por internet y encontramos varios, de los cuales desconocemos cual es de mayor fiabilidad, precios, plazos de entrega, garantías de calidad, etc. qué hacemos? Mandamos un email a los 5 ó 6 que nos parecen más interesantes y les pedimos exactamente lo mismo, con el mismo texto en el email, y en solo un par de minutos lo hemos hecho todo. Página 16 de 49

CONSEJO 7.- TELÉFONOS MÓVILES PARA EL DEPARTAMENTO COMERCIAL. Este es otro punto también controvertido, pues muchos empresarios hemos evitado ese gasto durante tiempo, pero en mi caso me he tenido que rendir a la evidencia. Es cierto que teléfono móvil ya tiene todo el mundo, y el razonamiento de que si alguien necesita llamarle cuando está fuera de la oficina lo puede hacer al suyo personal podría ser correcto, pero la realidad es bien distinta. Lo primero pensando en el propio empleado, pues tengo que reconocer que dar su teléfono personal a clientes no es conveniente, porque en muchos de los casos va a tenerle disponible fuera del horario de trabajo, y eso es malo para el empleado porque debe tener tiempo de ocio y una llamada de un cliente le puede alterar y acudir mañana a su trabajo con otro ánimo. La empresa se resiente por este motivo, y puede finalmente acabar quemándose porque su tiempo libre es tiempo libre, y no para seguir atendiendo a clientes. El segundo motivo es porque cuando un Comercial visita a clientes, en la mayoría de los casos, entre una cita y la siguiente hay tiempos muertos que no puede aprovechar, pero si tuviese teléfono de la empresa podría aprovecharlos para hacer llamadas y quitarse determinadas gestiones que hasta su regreso a la oficina no haría. cuál es el coste mayor? el coste mensual de la línea y emitir llamadas más caras que si las hiciera desde la oficina, ó el coste por hora del tiempo que pierde sin hacer absolutamente nada y que perderá de nuevo cuando vuelva a la oficina? Además si le tuviéramos que llamar, las llamadas entre teléfonos del mismo contrato tiene un precio más barato que si las hiciéramos a su teléfono móvil personal. Página 17 de 49

CONSEJO 8.- LÍNEAS 902 RETRIBUIDAS PARA MEDIR CAMPAÑAS DE PUBLICIDAD. Este es un detalle que pocas personas conocen, pero que su utilidad es manifiesta y que puede ahorrarnos mucho dinero. Si nuestra empresa decide hacer campañas de publicidad habitualmente, y para ello hace lo que casi todas las empresas, utilizar varios medios y soportes, cómo averiguamos cual es el medio o soporte que mejor ha rentabilizado y que más clientes le ha conseguido? Pues la propuesta que nosotros hacemos a nuestros clientes y que nosotros mismos utilizamos en nuestras campañas, es poner un teléfono 902 distinto en cada una, así podemos evaluar las llamadas que recibimos por cada línea, y como todas están apoyadas en el mismo geográfico, no supone ningún problema ya que siguen entrando en la misma centralita. El cliente final es atendido de la misma forma, pero nosotros podremos evaluar nuestras inversiones publicitarias mucho más eficientemente. inconvenientes? El único inconveniente es que esas líneas tengan un coste de las cuotas mensuales, pero ese es como dice la frase popular el chocolate del loro, pues si contabilizamos el ahorro que tendremos con tan solo que podamos determinar cual son los medios o soportes donde nuestro mensaje es más eficaz. Por si alguno desconoce el significado de la frase, se lo explico brevemente: se trataba de una familia que estaba en la ruina y no había forma de que los ingresos les llegasen a final de mes, y Página 18 de 49

estaban tratando de quitar gastos pero a cada gasto, había un miembro de la familia que explicaba porque era necesario mantenerlo, y llegaron en un punto muerto que no encontraban solución. Se quedaron todos callados y de pronto se volvieron hacia el loro y al unísono dijeron: Ya está!!! Suprimimos el chocolate al loro!!! como si con ello hubieran encontrado la solución a todas sus penurias económicas familiares. Pues eso hacemos muchas veces las pequeñas empresas. Esta idea me suelen decir que es un poco descabellada para las pequeñas y medianas empresas, pero puedo asegurarles que nosotros hemos puesto en practica este consejo y hemos evitado inversiones importantes porque hemos comprobado que a pesar de que nos parecía un medio apropiado para ese producto, sin embargo los lectores de ese medio no estaban interesados en nuestra empresa ó al menos no lo estaban en ese tipo de anuncio. En otros casos las estadísticas nos han dado información sobre las ciudades en donde realmente se estaba distribuyendo la revista donde aparecía nuestra publicidad, a pesar de que el comercial de dicha revista nos indicaba muchas otras (las estadísticas con origen, fecha, hora y duración son determinantes, es una información valiosísima). Y en otros casos simplemente nos ha ayudado a evaluar lanzamientos de nuevos productos, o corregir los mensajes de los anuncios, lo cual también es un ahorro importante, pues al fin y al cabo estamos hablando de inversiones publicitarias que desconocemos la eficacia que pueden tener. Y si queremos rizar el rizo un poco más, aunque esto tendría algún pequeño coste, podemos atender en el mismo teléfono de la Página 19 de 49

centralita con diferentes bienvenidas ó mensajes dependiendo del 902 al que estén llamando en ese momento gracias a modalidades como el whisper, que no es otra cosa que una locución que nos indicará al descolgar, y antes de comunicarnos con el llamante, el número por el que nos entra la llamada o el servicio que van a demandarnos en esa llamada, ya que esa locución es personalizada a lo que necesitemos y seremos nosotros quienes determinemos lo que diga esa locución. (esta modalidad no la tienen disponible todos los operadores o revendedores de líneas 902). Página 20 de 49

CONSEJO 9.- LÍNEAS 807 PARA SERVICIOS DIVERSOS Antes de entrar a explicar la importancia de este punto y lo que puede significar para nuestra empresa, voy a definir de que tipo de producto estamos hablando. Las líneas de Tarificación Adicional, tienen una prefijo específico que comienza por 807 cuyo único fin es facilitar a PROFESIONALES la oportunidad de ofrecer sus servicios telefónicamente. Este tipo de líneas tiene un coste por minuto mayor que una llamada a un teléfono de la Red Fija pues se trata de que ese incremento pague de alguna forma el servicio telefónico que se va a obtener. Los precios por minuto están fijados por Ley, y en el caso de España, existen varios niveles de precios, aunque en estos momentos solo se puede acceder libremente a los de nivel 1, 2 y 3, cuyo coste por minuto es menor de 1 (IVA no incluido). Para niveles superiores de precios el usuario debe solicitar a su operador telefónico que le permita el acceso a dichas líneas, por lo cual en el momento de escribir este ebook, no es recomendable, pero preveo que en un futuro se deba permitir, aunque desconozco el tiempo que puede transcurrir. Este tipo de líneas no acaban de conseguir calar en el mercado español, y personalmente lo lamento enormemente, pues como usuario final, como consumidor, me vería beneficiado de tener múltiples ofertas de servicios a través de este tipo de líneas. Sin embargo, es un abanico inmenso el que abre ante nuestros ojos Página 21 de 49

ofreciéndonos ampliar nuestra oferta de servicios sin prácticamente inversión. Como hago siempre, voy a poner algún ejemplo que me ayude a explicarlo y a ustedes les ayude a comprender: 1. Una empresa de abogados que quiere ampliar sus servicios, instala una línea 807 para ofrecer sus servicios telefónicamente, ayudando al posible cliente a acceder a una consulta de un profesional sin el coste de desplazamiento y sin esperar a tener una cita. El único coste es lo que dure la llamada. Yo personalmente he tenido que utilizarlas y me alegré muchísimo de tener un cliente que había puesto en funcionamiento este tipo de servicios. 2. Una empresa que vende dominios.com.net ó.org de pronto se da cuenta que tiene clientes que solo compran ese producto y sin embargo todos los meses les llaman para pedirles determinadas consultas referentes a ese dominio y que no producen ningún beneficio. Se toma la decisión de montar una línea 807 para este tipo de clientes 3. Una empresa de informática que da mantenimiento de redes y de ordenadores ve que sus técnicos están un porcentaje importante del tiempo con los brazos cruzados sin trabajo, y por ello decide ampliar sus servicios ofreciendo una línea 807 para asesoramiento telefónico de mantenimiento: un ordenador bloqueado; tenemos un virus; un PC no arranca; etc., y que el cliente pueda resolver instantáneamente sus problemas. En caso de no poder resolverse telefónicamente y Página 22 de 49

de necesitar una visita personal, si el cliente contrata esa visita se le descuenta el coste de la llamada. Dependiendo del tipo de empresa es posible crear un tipo de servicio u otro, y eso requiere un análisis de un profesional. Les recomiendo leer la GUIA PARA MONTAR CON ÉXITO UN SERVICIO TELEFÓNICO que hemos publicado para dar un asesoramiento completo sobre este punto, y en donde se explica absolutamente todo lo referente a este tipo de líneas, como elegir el servicio, analizar el enfoque, el tema legal, etc. Página 23 de 49

CONSEJO 10.- REDIRECCIONAR LAS LLAMADAS A LAS SUCURSALES SEGÚN SU ORIGEN GEOGRÁFICO Si tenemos una línea 902, podemos no solo obtener algunos beneficios que hemos ya comentado anteriormente, sino que hay uno muy importante que pasa desapercibido. Este punto es solo para aquellas empresas que tienen más de una sede, es decir tienen delegaciones, sucursales, u oficinas en diferentes ciudades. Una de las características posibles de este tipo de líneas es que las propias máquinas de la compañía de Telecomunicaciones analicen la ciudad desde donde se está haciendo la llamada y la envíen al teléfono que nosotros hayamos designado para ello. Por ejemplo, si tenemos una delegación en Barcelona, podemos decidir que las llamadas con origen en la zona de Cataluña (deberemos elegir los prefijos que nos interesen) las desvíen al teléfono de nuestra oficina en Barcelona por pura proximidad, y así podemos proceder con el resto de llamadas según nos interese. También se puede hacer este tipo de redireccionamientos según los horarios, por ejemplo, durante el horario comercial se puede hacer una planificación del tipo que hemos explicado anteriormente desviándolas a cada delegación según el origen, pero después de las 20:00h. y durante los fines de semana, decidimos tener un solo teléfono de atención al cliente para evitar costes, y programamos nuestro 902 de esta forma. Página 24 de 49

CONSEJO 11.- SUSCRIPCIONES A BOLETINES ELECTRÓNICOS En las pequeñas y medianas empresas, yo soy consciente que este punto no es muy bien asimilado y se me tiene por un obseso de las nuevas tecnologías que no entiende la dinámica diaria de este tipo de empresas. Nada más lejos de la realidad. No olviden que nosotros somos una empresa de este mismo nivel y que trabajamos mensualmente con mas 100 compañías de este tipo, es decir conocemos la cotidianeidad de las mismas mucho más de lo que se imagina. Estamos enfocados exclusivamente en pequeñas y medianas empresas y eso nos permite conocer de primera mano sus inquietudes, sus necesidades y su forma de pensar y trabajar. Mi propuesta es que el personal de la empresa esté suscrito a Boletines Electrónicos de diferente índole, y los lean periódicamente. Hay muchos motivos y voy a exponer varios para que se comprenda la utilidad de hacerlo y el beneficio que tiene para las pequeñas empresas. El primer tipo de boletines que es necesario leer periódicamente es el de nuestra competencia. Para ello recomiendo abrir una cuenta gratuita de hotmail, yahoo, wanadoo, etc. con un nombre inventado, que no identifique a nuestra empresa, y suscribirnos a todos los que encontremos de empresas de nuestro sector. Algunas de ellas incluso puede que no sean competencia directa, pero nos aportarán mucha información muy útil, e incluso puntos de vista o argumentos de venta que posiblemente no se nos hubieran ocurrido. Estos Página 25 de 49

boletines nos aportarán beneficios al conocer rápidamente los movimientos de la competencia, sus ofertas desde el mismo momento en que las lancen, formas de relanzar productos antiguos, etc. Otro tipo de boletines gratuitos que recomiendo suscribirse, es el de las Asociaciones, Federaciones, etc. del sector al que pertenezcan porque siempre nos aportarán informaciones interesantes, curiosas e incluso formación en productos que nos mejoren como personas y como empresa. Un tercer tipo sería aquellos que nos den formación específica en determinados campos. Hay páginas web de formación gratuita por email, formación online, que nos pueden formar en áreas que mejoren nuestras capacidades. Recomiendo a los Gerentes ó Directores de Departamento ó de Área que busquen este tipo de páginas web y analicen los cursos más interesantes para sus empleados y les suscriban voluntariamente, con su consentimiento. Yo personalmente estoy suscrito a más de 100 boletines de diferentes tipos para cumplir con todo lo que acabo de exponer: conocer a mi competencia y lo que hace, boletines del sector, de asociaciones, de noticias relacionadas, de alertas de google, de formación en dirección, en ventas, en internet, en telecomunicaciones, etc., pues tengo muy claro que mi tiempo es muy valioso y por tanto he de aprovecharlo lo mejor que pueda, ya que no tendría horas el mes para poder hacerlo si no fuera por medio de boletines electrónicos. Si buscara esa formación en cursos presenciales, no solo es que me costaría muy caro económicamente hablando, sino que mi empresa aprendería más Página 26 de 49