Datum/Date Författare/Writer Beslutad av/decided by 2015-12-04 Helena Hansson, Fredrik Hallor Annica Sohlström, Sida Civsam Status Dokument nr/document Nr Skapat/Created Decided, approved 2011-09-27 Normas para la adquisición de bienes y servicios dentro de Forum Syd 1. Principios básicos de adquisición en las actividades financiadas por Forum Syd Todas las actividades de cooperación al desarrollo deben caracterizarse por un eficaz uso de los recursos, el fomento de prácticas administrativas adecuadas, la transparencia en la gestión de fondos y la lucha contra la corrupción y las irregularidades. Una manera de lograrlo es mediante adquisiciones transparentes y rentables. Las presentes disposiciones sobre adquisición se aplican tanto a Forum Syd como a otros actores que desarrollen actividades mediante subvenciones canalizadas por Forum Syd. Las ONG suecas respectivas son siempre las responsables de las adquisiciones realizadas por ellas mismas, o por sus colaboradores, con las subvenciones de Forum Syd. El principio básico aplicable es que todas las adquisiciones financiadas mediante subvenciones deben caracterizarse por una práctica comercial, competencia y objetividad adecuadas, velando siempre por que sean lo más económicas y apropiadas posible tanto para la organización como para la entidad receptora de los bienes o servicios. Ello significa que las ONG que compren bienes y servicios han de observar una práctica comercial apropiada en sus adquisiciones. Siempre que haya opciones de competencia deberán aprovecharse. Las licitaciones y licitadores deben ser tratados con objetividad en pro de una justa competencia. 2. Reglas básicas a) No se requiere de ninguna comparación de precios ni de licitación para las compras de hasta 50.000 SEK. Sin embargo, se exigirá una oferta para todas las compras cuando no exista un lista fija de precios. La oferta será confirmada explícitamente por Forum Syd, para de esta manera no dejar ninguna duda sobre lo acordado. La factura o recibo con la documentación correspondiente deberán claramente mostrar el fundamento para el costo. Forum Syd Katarinavägen 20 Box 15407 SE-104 65 Stockholm Sweden tel: +46(0)8 506 370 00 fax: +46(0)8 506 370 99 www.forumsyd.org
b) Deberá elaborarse una comparativa de precios por escrito en todas las adquisiciones (tanto de bienes como de servicios) que superen las 50.000 SEK (IVA no incluido). Una comparativa de precios es una licitación a pequeña escala que no necesariamente ha de ser pública. Deberá recabarse un presupuesto por escrito de un mínimo de tres proveedores, documentándose también por escrito la resolución sobre la elección de proveedor. Es decir, la licitación no se efectuará en un marco de libre competencia, pero ha de aplicarse una práctica comercial adecuada. c) Deberá realizarse una licitación selectiva en todas las adquisiciones (tanto de bienes como de servicios) que superen las 300.000 SEK (IVA no incluido). En las licitaciones selectivas se invitará por escrito a un mínimo de tres proveedores para que presenten sus propuestas, también por escrito. Véase el reglamento más abajo en 3). d) Deberá realizarse una licitación pública en todas las adquisiciones de bienes o servicios que superen las 2.000.000 SEK (IVA no incluido). Las licitaciones públicas se han de anunciar y todo aquel que lo desee podrá presentar una propuesta. Por lo demás se aplican las reglas especificadas en 3). En las adquisiciones fuera de Suecia, los importes máximos se adaptarán a las condiciones locales. Es decir, en su aplicación fuera de Suecia por parte de Forum Syd o sus colaboradores, estas normas se ajustarán a los límites de importe pertinentes. En ese caso, los límites fijados deberán traducirse a importes en moneda local que se correspondan con el valor en Suecia de los bienes y servicios para dichos importes. Ahora bien, los límites de importe suecos constituirán siempre los importes máximos. Las adquisiciones recurrentes del mismo tipo de servicios deberán reunirse en una sola compra de carácter anual, que deberá llevarse a cabo de una vez. Otra alternativa es el establecimiento de un acuerdo marco de compra. 3. Reglas generales aplicables a las licitaciones selectivas y públicas 1 En los procedimientos de licitación deberá incluirse una documentación completa y explícita en forma de especificaciones técnicas/descripción de funciones y condiciones comerciales. Es fundamental que las especificaciones tengan un carácter neutral y que en caso de que resulte necesario hacer referencia a una marca o nombre comercial concreto se añada la formulación o similar. En la evaluación de ofertas deberá atenderse únicamente a los criterios especificados en la propuesta de licitación. La oferta aceptada deber ser la que se considere más ventajosa atendiendo a la totalidad de los criterios. 1 Además, las adquisiciones propias de Forum Syd se rigen por instrucciones más detalladas a través del Procedimiento de compras y adquisiciones. 2 (5)
No deberá proponerse la presentación de ofertas con un fin meramente comparativo. Las participantes en la licitación deben poder contar con ser valorados como proveedoras potenciales. Las propuestas de licitación deberán remitirse a un mínimo de tres partes, o bien anunciarse públicamente. La composición del grupo de proveedores invitados a participar en una licitación no debe ser siempre la misma, sino que ha de variar en las distintas ocasiones y en la medida de lo posible. En todas las adquisiciones realizadas mediante licitación deberá especificarse la aceptación de la oferta y las razones que han motivado ésta en una decisión específica de adquisición, que ha de firmar el responsable de la misma. El licitador cuya oferta haya sido aceptada será informado de ello por escrito a la mayor brevedad, siempre dentro del período en que la licitación es vinculante para el licitador. Los licitadores cuyas ofertas no hayan sido aceptadas deberán ser informados de ello a la mayor brevedad. Es admisible la adaptación de estos requisitos a las circunstancias imperantes a nivel local y a la legislación local en este ámbito. No obstante, las adquisiciones siempre deberán llevarse a cabo de conformidad con una práctica comercial adecuada. En las adquisiciones propias de Forum Syd se aplica un manual interno que describe en detalle el modo de realizar las comparativas de precios y licitaciones. 4. Excepciones En casos excepcionales las organizaciones pueden verse obligadas a desviarse de las reglas de adquisición por concurso. De ocurrir esto se aplicará el principio de documentación, es decir, las desviaciones deben justificarse y documentarse. La documentación ha de guardar una proporcionalidad razonable respecto al importe en cuestión. Ejemplos de excepciones generales Se podrán permitir excepciones cuando la parte de la organización dentro del presupuesto total sea reducida y difícilmente discernible. Las ONG suecas que operan a través de una red o alianza internacional, la cual, a su vez, cuenta con reglas de adquisición documentadas, podrá optar por ajustarse a las reglas establecidas por esta parte. Ello debe regularse mediante un acuerdo entre la organización y la parte concernida, o bien mediante una estrategia de adquisición documentada por parte de la organización. Este principio también es aplicable en la cooperación con la UE. Ejemplos de excepción a la adquisición por concurso (con un mínimo de tres licitadores) 3 (5)
Se podrá permitir una excepción a las reglas de adquisición por concurso en una actuación de emergencia donde los posibles costos adicionales puedan verse compensados por la entrega inmediata de los bienes en el país o región afectados. En situaciones en las que se demuestre imposible hallar un mínimo de tres proveedores. Forum Syd opera en entornos difíciles donde en ocasiones resulta inviable encontrar tres proveedores. De ser éste el caso, se buscará el mayor número de proveedores posible, documentándose dichos intentos. Ejemplos de excepciones a la práctica comercial adecuada Se podrán justificar restricciones a una práctica comercial adecuada como resultado de la participación en un bloqueo comercial recomendado por la ONU. Otra razón para rechazar la oferta más económica admisible es cuando el licitador no ha sido capaz de ajustarse a las prácticas comerciales universalmente aceptadas y su elección pudiera perjudicar a las relaciones de la organización con sus miembros y donantes. 5. Aspectos medioambientales y legales de las adquisiciones Un elemento fundamental de la labor de Forum Syd es el aprovechamiento sostenible de los recursos naturales y el respeto al medio ambiente. La organización deberá asegurarse de que las adquisiciones cumplen con los requisitos medioambientales de desarrollo sostenible, de que los proveedores producen y suministran sus bienes y servicios del modo más ecológico y de que las adquisiciones tienen en cuenta los derechos humanos básicos según se expresan en los convenios fundamentales de la OIT 2. No se admitirán proveedores que vulneren los derechos humanos básicos. 6. Documentación y archivo La ONG deberá guardar y archivar todos los documentos relevantes relacionados con las adquisiciones durante un período de diez años a partir de la fecha del informe final del proyecto/programa. Entre la documentación relevante se incluye, en particular, las propuestas de licitación, las ofertas, los registros de evaluación de ofertas y las resoluciones. También abarca las razones y decisiones que fundamentan las posibles desviaciones conforme al párrafo 4 (ver más arriba). 2 Convenios relativos a la libertad de asociación y sindicación (nº 87 y 98). Convenios relativos a la prohibición del trabajo forzoso (nº 29 y 105). Convenios relativos a la prohibición del trabajo infantil (nº 138 y 182). Convenios relativos a la prohibición de la discriminación (nº 100 y 111). 4 (5)
7. Auditorías e inspecciones de Forum Syd: requisitos de documentación Entre las obligaciones de Forum Syd se encuentran el seguimiento y revisión de las adquisiciones financiadas por ésta en el ámbito de la cooperación al desarrollo. En consecuencia, este tipo de adquisiciones debe gestionarse de manera sistemática y documentarse de forma apropiada. Forum Syd podrá inspeccionar toda la documentación relativa a este tipo de adquisiciones. 5 (5)