Biblioteca Digital UN Segunda Fase Fecha: 2007/06/01 Versión: 1 Elaboró: Helmer Arley Soto Rueda VICERRECTORÍA GENERAL Dirección Nacional de Bibliotecas Revisó: Flor Janeth Ardila Reyes Contenido Presentación... 2 1. Objetivos... 3 1.1. Objetivo general... 3 1.2. Objetivos específicos... 3 2. Fases del proyecto Biblioteca Digital UN... 4 Fase I. Evaluación, instalación y configuración de software y hardware para repositorios digitales (2006)... 4 Software... 4 Hardware... 5 Fase II. Implementación de repositorios digitales (2007-2009)... 6 Fase III. Articulación de repositorios digitales bajo un modelo integrado de Biblioteca Digital (2010)... 6 3. Funciones de los responsables de colecciones digitales... 7 3.1. Funciones de la Dirección Nacional de Bibliotecas... 7 3.2. Funciones de las bibliotecas en cada una de las sedes... 7 3.3. Funciones de las unidades académicas y de los responsables de colecciones digitales... 8 4. Metodología para realizar el proceso de digitalización... 9 4.1. Diagnóstico... 9 4.2. Planeación... 9 4.3. Ejecución... 10 4.4. Control... 11 4.5. Evaluación... 11 5. Actividades y cronograma propuesto para el segundo semestre de 2007... 12 6. Articulación del proyecto Biblioteca Digital UN con otras Universidades y redes regionales... 13 6.1. Metabiblioteca Bogotá. Archivo de Bogotá... 13 6.2. Biblioteca Digital Colombiana. RUMBO y otras redes... 13 6.3. Creación del Catálogo Colectivo Colombiano a través de Google... 14 Bibliografía... 15 Anexo 1. Criterios de selección Biblioteca Digital UN... 16 Anexo 2. Requisitos técnicos para la digitalización de publicaciones seriadas y documentos monográficos... 19 Anexo 3. Descripción de objetos digitales... 21
Presentación La Biblioteca Digital UN constituye una de las estrategias que facilitan la visibilidad y difusión de la producción científica y académica de la Universidad Nacional de Colombia, a través de la integración de iniciativas sobre organización de documentos digitales en las áreas afines a los programas académicos y de la Universidad. Así mismo la Biblioteca Digital de la Universidad permite canalizar y normalizar alternativas para la preservación de los materiales que por su contenido, valor o trascendencia puedan ser parte de un repositorio digital, contribuyendo de esta manera con la preservación de la memoria del patrimonio histórico de la Universidad y del País. El proyecto Biblioteca Digital UN es una iniciativa del Sistema Nacional de Bibliotecas de la Universidad Nacional de Colombia que pretende proveer una plataforma administrativa, tecnológica y de servicios normalizada que permita poner al servicio de la comunidad universitaria y público en general, colecciones digitales valiosas. Este proyecto se ha venido desarrollando desde el año 2006, y actualmente se cuenta con la plataforma de Hardware y Software necesaria para su puesta en marcha. El proyecto Biblioteca Digital UN comprende tres fases: 1. Evaluación de software y hardware para repositorios digitales (2006). 2. Implementación de repositorios digitales (2007-2009). 3. Articulación de repositorios digitales bajo un modelo integrado de Biblioteca Digital (2010). Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 2
1. Objetivos 1.1. Objetivo general Poner en funcionamiento la Biblioteca Digital UN, bajo unas especificaciones mínimas relacionadas con la gestión de colecciones digitales, oferta de servicios, políticas y un sistema de calidad que permita medir permanentemente la gestión integral de la Biblioteca Digital, considerando el ciclo de vida de la información digital. De manera que contribuya a: 1) Dar visibilidad y difusión de la producción científica y académica de la Universidad Nacional a nivel global; 2) ofrecer apoyo a la investigación y 3) contribuir a la preservación del patrimonio documental de la Universidad. 1.2. Objetivos específicos Definir política de desarrollo de colecciones digitales. Definir políticas, normas y procedimientos de uso y acceso a los contenidos de la Biblioteca Digital UN. Definir normas y procedimientos relacionados con los niveles de descripción. Definir normas y procedimientos para la digitalización y características que deben cumplir los objetos digitales Digitalizar y publicar en los repositorios digitales todos los documentos que cumplan con los criterios establecidos. Implementar servicios de la biblioteca digital. Diseñar y publicar la página web de la Biblioteca Digital UN. Diseñar un sistema de calidad para medir la gestión de la Biblioteca Digital UN Sensibilizar a la comunidad académica con respecto al uso y aprovechamiento de la Biblioteca Digital UN. Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 3
2. Fases del proyecto Biblioteca Digital UN Fase I. Evaluación, instalación y configuración de software y hardware para repositorios digitales (2006) Software Durante esta etapa se realizó la evaluación y selección de software para la gestión de repositorios digitales. Las herramientas tecnológicas seleccionadas son DSPACE para la administración de monografías, Open Journal System para revistas y publicaciones seriadas y CWIS para material audiovisual. Open Journal System (OJS) Sistema de Administración y publicación de revistas y documentos periódicos (Seriadas) en Internet. El sistema está diseñado para reducir el tiempo y energías dedicadas al manejo exhaustivo de las tareas que involucra la edición de una publicación seriada. Este sistema permite un manejo eficiente y unificado del proceso editorial, con esto se busca acelerar el acceso en la difusión de contenidos e investigación producido por las Universidades y centros de investigación productores del conocimiento. Así mismo, busca consolidarse como una herramienta con innovaciones que permite el acceso en texto completo de los documentos publicados. Esta desarrollado en PHP y MySql. Enlace: http://www.sinab.unal.edu.co/revistas/ DSPACE Sistema de información con arquitectura de repositorio digital cuyo propósito es garantizar que se preserve y distribuya toda la producción intelectual generado al interior de la instituciones, en este caso toda la documentación académica generada por la Universidad Nacional de Colombia. Esta desarrollado en JSP y PostgreSQL Enlace: http://www.sinab.unal.edu.co:8080/dspace/ CWIS Sistema para el almacenamiento normalizado en enlaces y recursos académicos presentes en Internet. Este gestor maneja el modelo metadatos Dublín Core, el desarrollo se ha liberado bajo la arquitectura de software libre y es desarrollado por el Internet Scout Project. Adicionalmente permite gestión de vocabularios de metadatos, calificadores y Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 4
vocabularios controlados. Incluye foros por recurso, gestión de usuarios y más utilidades para el manejo de información documental digital. Esta desarrollado en PHP y MySql. Enlace: http://www.sinab.unal.edu.co/cwis/spt--home.php Asimismo se cuenta con la siguiente documentación: 1. Informe final proyecto biblioteca digital, presentado por Felipe Gómez 2. Políticas de uso e ingreso de contenidos para los repositorios institucionales instalados por el Sinab-Unal 3. Sistema de administración y publicación de revistas y seriadas OJS- 4. Traducción de los mensajes generados por DSPACE 5. Guía para la evaluación de artículos científicos 6. Manual de usuario DSPACE 7. Manual DSPACE Técnico 8. [PPT] Presentación del funcionamiento de OJS Hardware Durante esta etapa se realizó la compra e instalación de los siguientes servidores de administración y almacenamiento. Características básicas Servidores Administración Sun Fire X4100 Bastidor - 2 vías - 2 x Opteron 275 2.2 GHz RAM 8 GB - SAS - hot-swap - HD 2 x... -... 73 GB DVD - LAN EN, Fast EN, Gigabit EN - Solaris 10 Monitor: ninguno Almacenamiento Sun StorEdge 3511 FC Array with SATA Orden unidad de disco duro - 3 TB 12 compartimentos -. RAM 4 GB. 8 discos duros de 309 GB - 7200 rpm - 2 U WEB (Portal) Dell Power Edge 1850 Memoria 3 GB DDR 400 MHZ Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 5
3 Discos Duros de 36 GB y 2 de 72 GB 2 Procesador XEON 3.4 S.O. Linux Fedora 6 Fase II. Implementación de repositorios digitales (2007-2009) Inventario de documentos académicos y/o patrimoniales producidos por la Universidad Nacional a lo largo de su historia. Implementación de políticas y procedimientos para la digitalización y administración de los repositorios digitales. Digitalización de documentos. Administración y optimización de repositorios digitales. Optimización y mejoramiento continúo de los repositorios digitales. Fase III. Articulación de repositorios digitales bajo un modelo integrado de Biblioteca Digital (2010) Integración de los servicios digitales de la Biblioteca mediante la implantación de una plataforma de biblioteca híbrida. Configuración de un metabuscador que integre a través de una sola interfaz, la mayor cantidad de recursos de información del SINAB. Implementación de servicios y programas en línea dirigidos a los diferentes perfiles de usuarios que participan en el ciclo vital de la información digital, acordes con los adelantos tecnológicos disponibles. Optimización y mejoramiento continúo de la Biblioteca Digital UN Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 6
3. Funciones de los responsables de colecciones digitales La metodología general de trabajo alrededor de la Biblioteca Digital UN, responde a criterios orientados por una parte, a la decisión colectiva sobre políticas y procedimientos, y de otra, a la especialización y descentralización de funciones entre las diferentes instancias de la Universidad que participan en el proyecto. De esta manera, la Dirección Nacional de Bibliotecas imparte la capacitación e implementa las herramientas de hardware y software que permiten a las bibliotecas, unidades académicas y responsables de documentos digitales, realizar la selección, digitalización, descripción y publicación de documentos en la Biblioteca Digital, de acuerdo con unos criterios mínimos establecidos por los comités técnico y académico del SINAB. La Dirección de Bibliotecas y las bibliotecas en cada una de las sedes constituyen el soporte logístico para acompañar dichos procesos en las unidades académicas que componen la Universidad. 3.1. Funciones de la Dirección Nacional de Bibliotecas Coordinar el proyecto de Biblioteca Digital UN a nivel nacional Brindar soporte sobre las herramientas de software implementadas Impartir capacitación a los diferentes responsables de colecciones digitales sobre el uso de las herramientas de software y los procedimientos establecidos. Definir y comunicar la metodología de trabajo alrededor de la Biblioteca Digital UN y los proyectos de digitalización que se emprendan en las sedes. Establecer las políticas, procedimientos y normas relacionadas con la Biblioteca Digital UN Garantizar la integridad de los datos y archivos almacenados en los repositorios digitales y realizar copias de seguridad periódicas. Determinar las necesidades de software y hardware a medida que se avance en la implementación y optimización de los repositorios digitales. Asesorar a las bibliotecas, unidades académicas y responsables de colecciones digitales sobre los aspectos relacionados con los procesos de digitalización y gestión de colecciones en la Biblioteca Digital UN. 3.2. Funciones de las bibliotecas en cada una de las sedes Realizar y mantener actualizado el inventario de documentos académicos y/o patrimoniales producidos por la Universidad Nacional a través de su historia. Coordinar los procesos de digitalización en cada una de las sedes. Canalizar las necesidades de soporte técnico y capacitación y atender aquellas que estén a su alcance. Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 7
Presentar informes de avance con respecto a las actividades planeadas anualmente. Digitalizar las colecciones de libros valiosos de dominio público que estén a cargo de las bibliotecas. 3.3. Funciones de las unidades académicas y de los responsables de colecciones digitales Designar responsable (s) de las colecciones digitales a su cargo. Apoyar la elaboración del inventario de documentos académicos y/o patrimoniales producidos por la Universidad Nacional. Seleccionar los documentos a digitalizar producidos por la unidad académica correspondiente. Digitalizar y publicar documentos seleccionados. Administrar las colecciones a su cargo en cada uno de los repositorios. Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 8
4. Metodología para realizar el proceso de digitalización 4.1. Diagnóstico El primer paso a seguir por parte de las bibliotecas es la elaboración de un inventario de toda la producción académica y/o patrimonial de la Universidad Nacional a lo largo de toda su historia en cada Sede, con base en las directrices emitidas por el Comité Técnico del SINAB. El punto de partida del inventario estará determinado por todos los documentos que actualmente estén catalogados en el sistema Aleph y a partir de allí, cada biblioteca, con ayuda de las unidades académicas, completará el inventario hasta lograr el 100% de documentos publicados hasta 2006, inclusive. Al terminar el inventario, cada sede debe diligenciar un cuadro resumen que muestre las características principales de los documentos encontrados, el cual hará parte de los términos de referencia para la digitalización. 4.2. Planeación Con base en este inventario, cada biblioteca de sede elaborará un plan de trabajo de digitalización a mediano plazo (2009), en el cual establezca las prioridades de digitalización y la ejecución del presupuesto, con metas anuales, así: Documentos digitalizados y publicados en los repositorios Total Metas anuales inventario 2007 2008 2009 n % $ % $ % $ Suma metas anuales n 100 $ % Para la definición de prioridades cada sede debe tener en cuenta los criterios de selección emitidos por los Comités Técnico y Académico del SINAB y/o la Dirección Nacional de Bibliotecas (Ver anexo 1: criterios de selección). Los componentes que debe tener cada plan de trabajo de digitalización son: 1. Diagnóstico (inventario) 2. Objetivos 3. Metas anuales 4. Cronograma de actividades 5. Presupuesto Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 9
4.3. Ejecución Cada facultad, unidad académica o responsable de documentos podrá realizar el procedimiento de digitalización de manera directa, a través de la compra de escáneres y la contratación de personal ó mediante la contratación externa del servicio. Para cualquiera de las dos opciones es necesario cumplir con las especificaciones establecidas en las pautas para la digitalización (Anexo no. 2). Si el documento es una publicación seriada, se publicará en OJS. En éste sistema cada publicación tiene un administrador que es el mismo editor de la revista y es el responsable de garantizar un proceso óptimo de digitalización y publicación en el repositorio; si se trata de material audiovisual se utilizará CWIS y si es un documento monográfico, se publicará en DSPACE, en este último sistema existe un administrador por cada comunidad, quien será el responsable de gestionar las colecciones a su cargo. Procedimiento general para la digitalización de obras textuales impresas Para los documentos patrimoniales y de dominio público, la digitalización debe realizarse en lo posible en las instalaciones de cualquiera de las sedes de la Universidad. Si se decide contratar a una empresa externa, los documentos se podrán sacar de la Universidad, siempre y cuando se garantice plenamente la seguridad y la integridad de los documentos. Cada dependencia responsable de los documentos realiza una entrega formal de los documentos a digitalizar a la respectiva empresa o persona responsable de la Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 10
digitalización. La persona responsable de la digitalización confirma el listado de documentos y procede a realizar el escaneo y el proceso de optimización de las imágenes, una vez se realice el control de calidad de las imágenes debe devolver los documentos a la Universidad. Los documentos no deben sufrir ningún daño en el proceso de digitalización. Se tendrá especial tratamiento por aquellos documentos de dominio público. Aquellos documentos de los cuales existan menos de dos copias, no podrán desempastarse. Las empresas y/o las personas responsables de la digitalización no retendrán los documentos por un término mayor a treinta días. La descripción de los objetos digitales constituye uno de los valores agregados de la Biblioteca Digital. Por lo tanto este procedimiento deberá realizarse con rigurosidad, respetando las normas establecidas por el Comité Técnico del SINAB. (Anexo no. 3). En lo posible, la descripción debe realizarse como parte del proceso de digitalización y se debe asignar dicha tarea a personal idóneo. 4.4. Control La biblioteca en cada Sede prestará el soporte necesario para realizar el control de calidad de la digitalización y de la asignación de metadatos. El control de calidad de los procedimientos de digitalización y descripción será realizado en dos momentos: El primero debe ser garantizado por el contratista o la persona responsable de realizar la descripción y la digitalización; el segundo, será realizado por las Sedes, y se hará a medida que la empresa o persona encargada vaya entregando formalmente los objetos digitalizados. En lo posible, este procedimiento se llevará a cabo mediante el flujo de trabajo que presenta cada repositorio. 4.5. Evaluación Las bibliotecas de las Sedes presentarán informes trimestrales al Comité Técnico del SINAB, en los cuales se consideren aspectos como: Avance en los tiempos y plazos del proyecto. Actividades ejecutadas / actividades planeadas (seguimiento mensual) Avance en los trabajos de digitalización. Obras digitalizadas y publicadas/total obras seleccionadas y libres de derechos de autor (seguimiento mensual) Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 11
5. Actividades y cronograma propuesto para el segundo semestre de 2007 Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 12
6. Articulación del proyecto Biblioteca Digital UN con otras Universidades y redes regionales 6.1. Metabiblioteca Bogotá. Archivo de Bogotá Este proyecto, iniciativa del Archivo de Bogotá está enmarcado dentro de una serie de actividades que está realizando el archivo en el marco de Bogotá, capital mundial del libro 2007. El proyecto es un capítulo del proyecto metabiblioteca colombiana que viene adelantando la Universidad EAFIT. El Archivo de Bogotá va a disponer del servidor y del mantenimiento de la base de datos. Las entidades participantes son las entidades del Distrito, algunas universidades públicas y privadas y centros de documentación. El 26 de marzo de 2007 se realizó la presentación inicial del proyecto y el 23 de abril el archivo de Bogotá envió el protocolo para realizar la exportación de registros y entrega al archivo de Bogotá. El plazo para entregar los registros bajo el formato establecido es el 26 de junio de 2007 y posteriormente se realizarán entregas periódicas con nuevos registros ingresados a los catálogos de las bibliotecas. Las referencias a enviar serán las correspondientes a aquellos ítems que traten en su contenido temas relacionados con Bogotá, es decir todos aquellos registros que tengan la entrada "Bogotá", ya sean artículos, libros, revistas, Cd s, trabajos de grado, tesis, videos, etc. Enlace: http://www.bogota.gov.co/metabiblioteca/ 6.2. Biblioteca Digital Colombiana. RUMBO y otras redes Proyecto en el que participan catorce (14) universidades colombianas, entre públicas y privadas, el cual busca diseñar, desarrollar e implementar un modelo conducente a la conformación de la Biblioteca Digital Colombiana que integre repositorios o bibliotecas digitales de diversa índole y que permita dar acceso y visibilidad a los contenidos de la producción académica y científica Colombiana. Este proyecto se inicia con la participación de dichas universidades en la convocatoria 393/06 de la Red Nacional de Alta Tecnología (RENATA)-Colciencias. Durante el mes de marzo se realizaron reuniones de trabajo para construir las bases del proyecto y el 13 de abril de 2007 se presentó la versión final del proyecto a Colciencias. Actualmente se encuentra en etapa de evaluación. Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 13
6.3. Creación del Catálogo Colectivo Colombiano a través de Google. Este proyecto consiste en la creación de un catálogo colectivo colombiano, para ser indexado a través de Google Académico (http://scholar.google.es) y la Búsqueda de Libros de Google (http://books.google.es). Ello permitirá saber a cualquier persona por medio de Internet, qué bibliotecas en el país poseen determinado título, y cuál es la más cercana respecto a su ubicación para encontrar la información que busca. La información de la Universidad Nacional que estará disponible a través de Google serán todas las referencias bibliográficas que tiene el catálogo Aleph. Este proyecto liderado por el Centro Regional para el Fomento del Libro en América Latina y el Caribe (Cerlalc) y Google, y busca convertirse en un piloto que pueda replicarse en otros países de América Latina. En el marco de la Feria Internacional del Libro de Bogotá de 2007, se realizó la reunión de presentación del proyecto, en el que participaron varios representantes de la Universidad Nacional; y el jueves 24 de mayo de 2007 se realizó una conferencia telefónica entre las instituciones colombianas participantes del proyecto y la empresa Google para aclarar cuestiones técnicas para la elaboración del catálogo. Se espera que el catálogo colectivo de Colombia esté disponible en septiembre de 2007. Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 14
Bibliografía ANDERSON, Cokie G. y MAXWELL, David C. Starting a Digitization Center. Oxford: Chandos Publishing, 2004. 195 p. CABRERA Facundo AM, Coutín Domínguez A. Las bibliotecas digitales. Parte I. Consideraciones teóricas. [en línea] Acimed 2005;13(2). Disponible en: < http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol13_2_05/aci04205.htm> Citado 29 de Abril de 2007 CABRERA Facundo AM, Coutín Domínguez A. Las bibliotecas digitales. Parte II. Componentes. Acimed 2005;13(3). Disponible en: < http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol13_3_05/aci05305.htm> Citado 29 de Abril de 2007 CABRERA Facundo AM. Las bibliotecas digitales. Parte III. Evaluación. Acimed 2005;13(5). Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol13_5_05/aci04505.htm Consultado: 18 de Abril de 2007 FERRER SAPENA, Antonia. Guía metodológica para la implantación de una biblioteca digital universitaria. Asturias: Ediciones Trea, 2005. 201 p. GOMEZ DUEÑAS, Laureano Felipe. Proyecto Biblioteca Digital: informe final. Universidad Nacional de Colombia. Dirección Nacional de Bibliotecas. 2006. 10 p. GOMEZ DUEÑAS, Laureano Felipe. Proyecto Biblioteca Digital: políticas de uso e ingreso de contenidos para los repositorios institucionales instalados por el Sinab-Unal. Universidad Nacional de Colombia. Dirección Nacional de Bibliotecas. 2006. 31 p. GONCALVES, Marcos André, et. al. ''What Is A Good Digital Library?'' A Quality Model For Digital Libraries. En: Information Processing And Management. 2007. In Press. Disponible En Science Direct NETWORK OF EXCELLENCE ON DIGITAL LIBRARIES (DELOS). The Digital Library Manifesto. 2006. Disponible en: < http://146.48.87.21:80/olp/ui/1.0/ Disseminate/1180717026qu EDlVudnX/a221180717026Jf2J28iK > Citado 14 de mayo de 2007 Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 15
Anexo 1. Criterios de selección Biblioteca Digital UN La Biblioteca Digital UN considera fundamental la aplicación de criterios para definir los documentos que la integrarán, tanto por cuestiones pragmáticas como de excelencia. Por cuestiones prácticas, porque la Universidad ha invertido un presupuesto considerable en sistemas de almacenamiento y es necesario hacer un uso racional de dicho recurso. Por cuestiones de excelencia porque el verdadero valor de una biblioteca digital es la calidad de información disponible a través de ellas. Ésta es la principal diferencia entre la biblioteca digital y la Web. Se privilegiará la publicación de documentos que no tengan ninguna restricción de consulta. De esta manera, no toda la información generada por la Universidad Nacional será susceptible de publicar en la Biblioteca Digital UN, pues es necesario considerar los siguientes criterios de selección: - Uso potencial a largo plazo -Documentos producidos por alumnos o docentes, como resultado o parte de un proceso de investigación. - Valor intelectual o cultural -Documentos patrimoniales de la UN - Provee mayor acceso que materiales originales -Es de interés potencial para los usuarios - Las restricciones del derecho de autor permiten su conversión y publicación -Se encuentren en dominio público o se pueda obtener autorización escrita del poseedor de los derechos de autor. De acuerdo con lo anterior, se establecen las siguientes posibilidades para publicar documentos en la Biblioteca Digital: 1. Cuando el documento haya sido evaluado por las instancias consideradas en el Acuerdo 020 de 2005. En este caso, se publicarán todos los documentos que hayan recibido calificación superior a un (1) punto, siempre y cuando los derechos patrimoniales de los documentos sean concedidos a la Universidad Nacional de Colombia y no haya ninguna restricción por derechos de autor para publicar la información en la Biblioteca Digital UN. Aquí vale la pena aclarar que el software implementado permite aplicar restricciones para que los documentos se consulten únicamente en la Intranet de la Universidad. Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 16
2. Cuando el documento no haya sido evaluado por ninguna de las instancias consideradas en el Acuerdo 020 de 2005. En este caso, se propone digitalizar y publicar los siguientes documentos: Prioridad 1 - Documentos publicados antes del año 1927: Libros Revistas Fotografías con valor histórico Mapas con valor histórico Planos con valor histórico Monografías de postgrado Monografías de pregrado laureadas, premiadas o de reconocido valor histórico Prioridad 2 - Documentos publicados entre 1927 y el año 2000: Libros Revistas Fotografías con valor histórico Mapas con valor histórico Planos con valor histórico Monografías de postgrado Monografías de pregrado laureadas, premiadas o de reconocido valor histórico Prioridad 3 - Monografías de pregrado todos los años. - Documentos publicados después del año 2000: Libros Revistas Fotografías con valor histórico Mapas con valor histórico Planos con valor histórico Monografías de postgrado Para los documentos de prioridad 2 y 3, es necesario considerar que sólo se publicarán aquellos que no tengan restricción alguna por cuestiones de derechos de autor o conflictos con contratos de distribución y venta establecidos previamente. Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 17
Cada Unidad Académica o Biblioteca es responsable de garantizar que los documentos publicados cumplen con los criterios anteriores. La Dirección Nacional de Bibliotecas realizará revisiones aleatorias periódicamente para auditar el cumplimiento de los criterios de calidad establecidos. Los anteriores criterios son sugeridos por la Dirección Nacional de Bibliotecas y serán vigentes hasta el momento en que el Comité Técnico y/o Académico del SINAB determine alguna modificación. Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 18
Anexo 2. Requisitos técnicos para la digitalización de publicaciones seriadas y documentos monográficos 1. Escaneo de documentos para preservación: Cada documento deberá ser escaneado una sola vez, teniendo en cuenta los siguientes parámetros: 1.1. Calidad de la imagen Formato: tiff 5 multipágina o superior Resolución: 300 dpi Profundidad del bit: Cuando el original está en color: 24 bits Cuando el original está en blanco y negro: 8 bits (escala de grises) Compresión: sin compresión Corregir de los defectos de impresión evidentes (texto inclinado o desplazado) Mantener el tamaño original del texto y de las páginas Estos ficheros se crearán en formato TIFF, comprimido sin pérdida de información por el algoritmo CCIT G4 o similar. Nota: todos los archivos.tiff serán almacenados en sistemas de almacenamiento ópticos y serán custodiados por la unidad responsable de los documentos. 2. Reconocimiento óptimo de caracteres y accesibilidad de los documentos: Con base en cada archivo.tiff, se debe generar uno o más archivos pdf que cumplan con los siguientes parámetros 2.1. Calidad de la imagen Formato: pdf Compresión: estándar, con pérdida. Optimización de la imagen 2.2. Tamaño de los archivos Los archivos pdf no deben ser mayores a 3MB. En caso de que un documento ocupe más espacio, éste debe dividirse en secciones lógicas. 2.2. Reconocimiento óptico de caracteres Debe realizarse reconocimiento óptico de caracteres para todo el contenido textual de los documentos Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 19
2.2. Accesibilidad y navegación del documento Cada archivo pdf debe tener etiquetas que identifiquen el orden de lectura del contenido. Las imágenes deben tener texto alternativo El texto debe tener la especificación del idioma y correspondencia fiable con Unicode. Los documentos deben tener marcadores o vínculos por cada división existente en el original, para poder navegar fácilmente dentro del documento. 3. Registro de Metadatos y publicación en repositorios Por cada documento se crearán los metadatos de acuerdo con el formato Dublin Core LAP (Library Application Profile) y las recomendaciones de descripción establecidas por la Dirección Nacional de Bibliotecas SINAB (Ver anexo 3). Los archivos pdf generados deberán cargarse al repositorio correspondiente de la Universidad Nacional. Las bibliotecas suministrarán los metadatos en formato MARCXML, cuando los documentos a digitalizar ya estén registrados en Aleph. Los anteriores criterios son sugeridos por la Dirección Nacional de Bibliotecas y serán vigentes hasta el momento en que el Comité Técnico y/o Académico del SINAB determine alguna modificación. Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 20
Anexo 3. Descripción de objetos digitales Para la descripción de los documentos que hagan parte de la Biblioteca Digital UN se utilizarán los mismos parámetros establecidos por la Dirección de Nacional de Bibliotecas SINAB, más las características propias de los objetos digitales. La descripción se debe realizar de acuerdo con las normas establecidas en la Universidad Nacional (Reglas angloamericanas de Catalogación RAAC, Tesauros aceptados internacionalmente, Sistema de Clasificación Decimal Dewey, entre otros). Cada Biblioteca de sede realizará el control de calidad correspondiente, con respecto a la descripción de objetos digitales. Es posible que muchos de los documentos que se vayan a digitalizar, ya estén registrados en el sistema Aleph. En estos casos la biblioteca entregará los metadatos en formato MARCXML y éstos se importarán al repositorio correspondiente. En caso de que el documento no se encuentre catalogado previamente en Aleph, se tendrán en cuenta las siguientes recomendaciones generales, tomadas de las políticas sobre catalogación de documentos bibliográficos: Ingreso de datos en cada campo: Título El nombre dado a un recurso, usualmente por el autor. Si el título tiene subtítulo, éste debe ir separado del título por dos puntos. Ejemplo: Museos virtuales: colección de arte colombiano contemporáneo Para el caso de Tesis, el título también debe estar en inglés. Autor Puede ser personal o corporativo. Personal Los nombres de los autores se consignan tal como se han identificado en las fuentes nacionales e internacionales. Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 21
Corporativos Escriba una entidad corporativa directamente bajo el nombre por el cual se identifica generalmente, hasta con tres unidades subordinadas. Si aparece una cuarta, se escribirá la primera, tercera y cuarta. Ej. Universidad Nacional de Colombia. Facultad de Ciencias. Departamento de Geología Universidad Nacional de Colombia. Departamento de Geología. Sección de suelos El autor corporativo se separa con punto (.) de cada unidad subordinada en una corporación de carácter jurídico o de la identificación de una entidad que se entra bajo una jurisdicción política Si dos o más entidades tienen el mismo nombre o nombres muy parecidos, agregue una palabra o frase para distinguirlas Sociedad Nacional de Minería (Chile) Sociedad Nacional de Minería (Perú) En el caso de siglas utilizadas, se pondrán después del nombre completo, entre paréntesis. Ej.: Instituto de Estudios Ambientales (IDEA) Para documentos publicados por la Universidad Nacional, se identifica entre paréntesis la sede: Ej. Universidad Nacional de Colombia (Bogotá) En el caso de siglas utilizadas al final de los nombres de algunos entes corporativos, no se escribirá ningún signo de puntuación final. Ejemplo: Instituto de Estudios Ambientales (IDEA) ISBN: Ingresar el ISBN sin ningún separador. Palabras clave (Temas) Se designarán las palabras clave según sean proporcionados por tesauros, vocabularios controlados y demás herramientas utilizadas para tal fin o descriptores propuestos por personas idóneas en la materia, debidamente sustentados. Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 22
Para asignar palabras clave a un documento, se deben cumplir los siguientes principios: Consistencia: el término elegido debe ser usado para todos los documentos que tratan este tema. Especificidad: las palabras clave deben ser específicas. Entre lo general y lo específico, se toma lo específico. Es preferible tener dos términos específicos que usar uno que resulte más amplio que la materia que cubre el documento. Idioma: los encabezamientos deben hacerse en el idioma del país en que se está catalogando; en el caso nuestro, el español. En los únicos casos en los cuales se debe preferir otro idioma es cuando el término es más conocido en ese idioma o cuando son nombres propios, personales o de instituciones, científicos, etc. Descripción (Resumen) Una descripción textual del recurso, tal como un resumen en el caso de un documento. Para cumplir con el registro de este campo, es necesario tener en cuenta que los resúmenes no excedan de 250 palabras. Descripción (Tabla de contenido) Transcribir la tabla de contenido del documento Otros campos La información registrada en los demás campos se realizará siguiendo las instrucciones establecidas en el manual de usuario de Dspace y las políticas de catalogación de la Biblioteca. Los anteriores criterios son sugeridos por la Dirección Nacional de Bibliotecas y serán vigentes hasta el momento en que el Comité Técnico y/o Académico del SINAB determine alguna modificación. Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectoría General. DNB. Biblioteca Digital UN Fase II Versión 1 Junio 2007 23