Carga masiva gastos justificación Ayudas del Mº de Ciencia e Innovación con EXCEL Agosto 2009 Agosto 2009 1/13 ADI
FUNCIONAMIENTO GENERAL El proceso de carga se ejecuta al momento siempre que los gastos a cargar sean inferiores a 200. Si hay más de 200 gastos en proceso se lanza a una cola de ejecución diferida. Cuando se ejecuta el proceso o bien inserta todos los registros contenidos en la EXCEL de entrada, o bien no inserta ninguno. Una vez realizadas las validaciones de la EXCEL se realizarán las validaciones de BBDD que hacen referencia a aquellos controles necesarios que debe pasar los gastos para que puedan ser insertadas en la base de datos de Justificaciones Micinn 2009. El formato de la EXCEL para la entrada de gastos se expone a continuación: Salida: La salida se podrá ver en la misma opción de la carga masiva y tendrá la opción de aceptar o rechazar esa carga. DESCRIPCIÓN EXCEL El libro Excel esta formado por una serie de hojas (pestañas). Para todas las hojas (pestañas) la primera fila será informativa y cada columna indicará la descripción del campo que se debe incluir en dicha columna. No se debe insertar gasto en la primera fila pues no será procesados. Se recomienda encarecidamente que el formato de las columnas de la excel sea general y no número, porcentaje,... No se deben incluir símbolos de %, euro,... pues los importes no serán procesados correctamente. Para aquellos campos que sean numéricos los decimales estarán separados por coma. A continuación se detalla cada hoja del libro: 1- Hoja Ayudas Hoja formada por 1 columna en la que se indicarán las referencias de las ayudas para las cuales se van a insertar gastos en el libro (excel). Nº NOMBRE Descripción Validaciones 1 Referencia Referencia de la ayuda de la cual se van a insertar gastos 2- Hoja Facturas Agosto 2009 2/13 ADI
Hoja formada por 20 columnas en las que se indicarán los datos necesarios para insertar gastos justificados con factura. Para aquellas columnas que no sea necesario insertar valor se dejarán vacía pero se respetará la columna. A continuación se detallan las columnas: Nº NOMBRE Descripción Validaciones Datos de los gastos que se justifican con FACTURAS Referencia Referencia de la ayuda asociada a la factura que se va a justificar Cif del Organismo CIF receptor del gasto Número de Factura Número de la factura que está imputando Proveedor Nombre o razón social del proveedor Cif/Nif Proveedor Cif o nif del proveedor Concepto Concepto descrito en la factura obligatorio Fecha de Factura Fecha de emisión de la factura Debe encontrarse entre la fecha de inicio y de fin de la ayuda (o fecha actual si esta es menor que la fecha fin de la ayuda) Base Imponible Base imponible de la factura Importe Iva Número Contrato Número Inventario Número de Factura de Abono Descripción del Gasto Fecha de Pago Código Justificante Código Tipo Gasto ctpcon y ctpsco Iva de la factura imputable a la ayuda Cuando se trata de un servicio subcontratado aquí se indicará el número de contrato al que está asociado la factura Número del equipamiento inventariado Nº de la factura positiva contra la que se asocia este gasto negativo Descripción del viaje, del curso o del concepto de la factura cuando no está claro Fecha en que se realiza el pago real de la factura Tipo de documento justificante del gasto Código identificativo para facturas. Valor fijo. Código del concepto y subconcepto financiable según resolución de concesión Debe haberse dado de alta en la aplicación de justificación en la opción de Contratos Libre Libre Libre. Tabla de valores 1 Valor fijo = 2 Tabla de valores 2 Agosto 2009 3/13 ADI
Dedicación Porcentaje de imputación de la factura a la ayuda No utilizar el símbolo % Carga Valor fijo = 1 Valor fijo = 1 3- Hoja GastoPersonal Hoja formada por 19 columnas en las que se indicarán los datos necesarios para insertar gastos relacionados con personal y para ayudas NO PROFIT (*). Para aquellas columnas que no sea necesario insertar valor se dejarán vacías pero se respetará la columna. (*) Los gastos de personal de ayudas PROFIT se justificarán en otra hoja (ver más adelante). A continuación se detallan las columnas: Nº NOMBRE Descripción Validaciones Datos de los gastos que se justifican como GASTOS DE PERSONAL Referencia Referencia de la ayuda asociada a la factura que se va a justificar Cif del organismo CIF receptor del gasto Mes periodo Mes asociado al gasto personal. Valor numérico Año Periodo Tipo documento (E, F, P) Documento Año asociado al gasto personal Valor numérico Tipo de documento identificativo del : NIF, NIE o pasaporte Número del documento del Concepto Concepto del gasto Libre Código método de pago Método de pago del gasto de personal Valor numérico Tabla de valores 3 Importe Importe del gasto mensual Los Nif y Nie se escribirán con su letra y sin guiones ni blancos Libre, pero si se introduce debe tener uno de los valores de la Tabla 4 Nombre del Nombre del Apellido1 Primer apellido del Apellido2 Segundo apellido del Libre Fecha de pago Fecha del pago Código tipo justificante Código tipo gasto Tipo de documento justificante del gasto Código identificativo para gastos de Personal. Valor fijo.. Tabla de valores 1 Valor fijo = 1 Agosto 2009 4/13 ADI
ctpcon y ctpsco Dedicación Código del concepto y subconcepto financiable según resolución Porcentaje de imputación de la factura a la ayuda Tabla de valores 2 No utilizar el símbolo % Carga Valor fijo = 1 Valor fijo = 1 4- Hoja OtroGasto Hoja formada por 20 columnas en las que se indicarán los datos necesarios para insertar gastos justificados con otros justificantes (no facturas). Para aquellas columnas que no sea necesario insertar valor se dejarán vacías pero se respetará la columna. A continuación se detallan las columnas: Nº NOMBRE Descripción Validaciones Datos de los gastos que se justifican con OTROS JUSTIFICANTES Referencia Referencia de la ayuda asociada a la factura que se va a justificar Cif del organismo CIF receptor del gasto Número de otro Número del gasto justificante Documento Cif o nif del proveedor Concepto Proveedor Fecha del otro Justificante Base imponible Concepto del justificante del gasto Nombre o razón social del proveedor Fecha de emisión del justificante Importe Base imponible del justificante Importe IVA Importe del Iva del justificante Descripción gasto Descripción del viaje, del curso o Libre del concepto del justificante cuando no está claro Fecha de pago Fecha del pago Código tipo justificante Código tipo gasto ctpcon y ctpsco Tipo de documento justificante del gasto Código identificativo para otros gastos. Valor fijo. Código del concepto y subconcepto financiable según resolución. Tabla de valores 1 Valor fijo = 4 Tabla de valores 2 Agosto 2009 5/13 ADI
Dedicación Porcentaje de imputación de la factura a la ayuda No utilizar el símbolo % Carga Valor fijo = 1 Valor fijo = 1 5- Hoja GastoPersonalProfit Hoja formada por 16 columnas en las que se indicarán los datos necesarios para insertar gastos relacionados con personal y para ayudas PROFIT. Para aquellas columnas que no sea necesario insertar valor se dejarán vacías pero se respetará la columna. A continuación se detallan las columnas: Nº NOMBRE Descripción Validaciones Datos de los gastos que se justifican como GASTOS DE PERSONAL DE PROFIT Referencia Referencia de la ayuda asociada a la factura que se va a justificar Cif del Organismo CIF receptor del gasto Nombre Nombre del Apellido1 del Apellido2 del Tipo de documento (E, F, P) Documento Primer apellido del Segundo apellido del Tipo de documento identificativo del : NIF, NIE o pasaporte Número del documento del Libre Puesto Puesto del Libre Ctpcon y ctpsco Fecha de Imputación (Desde) Fecha de Imputación (Hasta) Código del concepto y subconcepto financiable según resolución Fecha (inicio) desde la que se imputa el gasto Fecha (fin) hasta la que se imputa el gasto Tabla de valores 3 Los Nif y Nie se escribirán con su letra y sin guiones ni blancos Tabla de valores 2 Salario bruto anual Salario bruto anual del empleado Seguridad Social Empresa Horas anuales Horas imputadas ayuda seguridad social de la empresa anual Horas totales anuales del Horas imputadas a la ayuda Agosto 2009 6/13 ADI
6- Hoja Amortizaciones Hoja formada por 12 columnas en las que se indicarán los datos necesarios para insertar gastos relacionados con amortizaciones y para ayudas PROFIT. Para aquellas columnas que no sea necesario insertar valor se dejarán vacías pero se respetará la columna. A continuación se detallan las columnas: Nº NOMBRE Descripción Validaciones Datos de los gastos que se justifican como GASTOS DE PERSONAL DE PROFIT Referencia Cif del organismo pagador Referencia de la ayuda asociada a la factura que se va a justificar CIF receptor del gasto Nombre del Equipo Nombre del equipo Fecha de Compra Fecha de la compra Base Imponible Base Imponible obligatorio Importe IVA Importe del IVA imputable Porcentaje dedicación Ctpcon y ctpsco Porcentaje dedicación del proyecto Código del concepto y subconcepto financiable según resolución Tabla de valores 2 Proveedor Proveedor del aparato o equipo Cif Proveedor Número de factura Porcentaje de amortización Cif del proveedor del aparato o equipo Número de factura asociado a la compra del aparato o equipo Porcentaje amortización periodo justificación No utilizar el símbolo % TABLA 1. TIPOS DE JUSTIFICANTE DE GASTOS (*) Valor Descripción 1 Factura Facturas u 2 Nota interna de cargo / Albarán otros 3 Recibo / Tickets justificantes 9 Cuadro de amortizaciones 14 Hoja Liquidación viajes Gastos de personal 5 6 TC de la Seguridad Social o similar Nómina Agosto 2009 7/13 ADI
(*) Para aquellos que hasta ahora hayan realizado la carga masiva antigua (con fichero plano) y ahora la hagan por EXCEL, indicarles que no existe correspondencia para el tipo de justificante de gasto CDR (Certificado de Retenciones), ya que ahora los gastos de personal se justifican mes a mes y deberían utilizar el tipo de justificante: Nómina (código = 6). Agosto 2009 8/13 ADI
TABLA 2. TIPOS DE GASTOS Proyectos I+D 2004 2005 y siguientes 2 1 Pequeño equipamiento y material bibliográfico 2 2 Material Fungible 2 3 Viajes y Dietas 2 9 Otros gastos 4 1 Dotación Adicional - Gastos de Personal 4 2 Dotación Adicional - Pequeño equipamiento y material bibliográfico 4 3 Dotación Adicional - Material Fungible 4 4 Dotación Adicional -Viajes y Dietas 4 5 Dotación Adicional - Otros Gastos 1 5 Complemento Salarial 2 1 Pequeño equipamiento y material bibliográfico 2 2 Material Fungible 2 3 Viajes y Dietas 2 9 Otros gastos Acc. Compl. Nacionales Acc. Compl. Estratégicas Deportes Vertidos Marinos AE Nanociencia y Nanotecnología Todas las convocatorias 2 1 Pequeño equipamiento y material bibliográfico 2 2 Material Fungible 2 3 Viajes y Dietas 2 9 Otros gastos Agosto 2009 9/13 ADI
TABLA 2. TIPOS DE GASTOS Transferencia Tecnológica Todas las convocatorias Todas las convocatorias 2 1 Pequeño equipamiento y material bibliográfico 2 2 Material Fungible 2 3 Viajes y Dietas 2 9 Otros gastos Infraestructuras Científicas 2 4 Infraestructuras, equipamiento y redes Consolider 2006 y siguientes 2 1 Pequeño equipamiento y material bibliográfico 2 2 Material Fungible 2 3 Viajes y Dietas 2 4 Infraestructuras y equipamiento 2 9 Otros gastos Petri, Otri, ACI y Eurociencia 2005 y siguientes 2 1 Pequeño equipamiento y material bibliográfico 2 2 Material Fungible 2 3 Viajes y Dietas 2 9 Otros gastos Ramón y Cajal Todas las Agosto 2009 10/13 ADI
Convocatorias TABLA 2. TIPOS DE GASTOS 5 1 Financiación Adicional Salario Bruto 5 2 Financiación Adicional Seguridad Social 5 3 Financiación Adicional - Pequeño Equipamiento y Material Bibliográfico 5 4 Financiación Adicional - Material Fungible 5 5 Financiación Adicional - Viajes y Dietas 5 6 Financiación Adicional - Otros Gastos Juan de la Cierva, Becas FPI y Torres Quevedo Todas las Convocatorias 2003 2007 y siguientes Técnicos de Apoyo 2 5 Gastos de Formación Profit, Parques Tecnológicos, Proyectos Singulares, Redes Tecnológicas, Acciones Complementarias Profit, Proyectos en Parques Científicos y Tecnológicos, Parques Empresas Promotoras 2008 1 7 Personal Titulado 1 8 Personal No Titulado 7 1 Inversiones en aparatos y equipos físicos y lógicos - Nueva adquisición 7 2 Amortización equipos nuevos adquiridos para el proyecto 7 3 Amortización equipos adquiridos con anterioridad al proyecto 7 4 Alquiler o leasing 6 1 Subcontratación Agosto 2009 11/13 ADI
TABLA 2. TIPOS DE GASTOS 2008 2008 8 1 Materiales 9 2 Viajes 9 3 Formación externa del personal 9 4 Otros gastos generales 9 5 Patentes 10 1 Edificios 12 1 Acceso al uso de instalaciones - viajes 12 2 Utilización de equipamiento científico y técnico 12 3 Acceso al uso de instalaciones - otros gastos 12 4 Acceso al uso de instalaciones - costes indirectos ICTS Actuaciones 1 9 Gastos de Personal 2 9 Otros gastos generales 2 10 Instrumental y Equipamiento 2 11 Materiales 2 12 Subcontratación 2 13 Viajes ICTS Acceso y Mejora 2 10 Instrumental y Equipamiento 2 12 Subcontratación 12 1 Viajes - Desplazamiento 12 2 Utilización de Equipamiento Científico y Técnico 12 3 Otros gastos 12 5 Viajes Alojamiento y Manutención NOTA: Los valores de las columnas ctpcon y ctpsco son los que hay que poner en el fichero para la carga masiva. Para aquellos que hasta ahora hayan realizado la carga masiva antigua (con fichero plano) y ahora la hagan con el fichero EXCEL, las correspondencias entre el tipo de gasto antiguo y nuevo son las siguientes: Cód Antiguo 1 3 Personal. Salario Bruto PPRD,TPRD 1 4 Personal. Seguridad Social PPRD,TPRD Agosto 2009 12/13 ADI
Cód Antiguo 2 1 Pequeño Equipamiento y Material Bibliográfico PIBD,TIBD 2 3 Viajes y dietas PVDD,TVDD 2 2 Material fungible PMFD,TMFD 1 5 Complemento Salarial PPCD 2 9 Otros gastos TGVD, PGVD 4 2 Dotación Adicional - Pequeño equip. y material bibliográfico PIBA 4 4 Dotación Adicional - Viajes y Dietas PVDA 4 3 Dotación Adicional - Material Fungible PMFA 4 1 Dotación Adicional - Gastos de Personal PPRA 2 4 Infraestructuras, equipamiento y redes INF 4 5 Dotación Adicional - Otros Varios PGVA TABLA 3. TIPOS DE DOCUMENTO Valor Descripción F NIF E NIE P Pasaporte TABLA 4. MÉTODOS DE PAGO Valor Descripción 1 Transferencia 2 Cheque 3 Efectivo 99 Otros Agosto 2009 13/13 ADI