SALUDA El Ayuntamiento de Avilés, está trabajando desde la década de los noventa con las personas que deciden emprender. La Guía de Autoempleo es un buen instrumento de ayuda para el arranque, sin embargo, creemos en la imprescindible necesidad de acompañar personalmente en el itinerario de creación y consolidación de las empresas a los emprendedores. Desde el Servicio de Promoción Económica del Ayuntamiento de Avilés, estamos llevando a cabo una tutorización de los proyectos, tan personalizada como sea necesario, para que cubra todo el ámbito de la actividad empresarial, con asesoramiento, financiero, fiscal, en las tecnologías de la información y la comunicación, laboral, etc. cuyo conocimiento es básico para lograr los mejores resultados para todas y todos. En breve, veremos el nacimiento de la Escuela de Emprendedoras y empresarias. Será un esfuerzo más en la misma línea, ayudar a las personas que crean empleo, que generan riqueza. Creemos en la capacidad de quienes tienen un proyecto y quieren desarrollarlo y la experiencia nos ha dado la razón. En Avilés ser emprendedor tiene valor y desde la administración local, tenemos algunas herramientas y conocimientos que pueden servir de ayuda y estímulo y siempre están a disposición de las personas emprendedoras. Fdo : Pilar Varela Díaz Alcaldesa de Avilés 3
ÍNDICE INTRODUCCIÓN 1.- LA IDEA DE CREAR UNA EMPRESA. 1.a. La idea. 1.b. La persona promotora. 2.- EL PROYECTO 2.a. El producto o servicio. 2.b. El mercado. 1.- Estudio de la clientela. 2.- Estudio de la competencia 3.- Estudio de empresas proveedoras 4.- Otros factores. 2.c. El plan comercial. 1.- Política de precios. 2.- Política de distribución. 3.- Política de comunicación. 2.d. Los recursos humanos. 2.e. El plan de operaciones. 2.f. El plan económico financiero. 3.- ANEXOS. Contratación Laboral.. Seguridad Social.. Impuestos.. Trámites Administrativos.. Formas Jurídicas.. Direcciones de Interés. 5
INTRODUCCIÓN El presente documento quiere ser un instrumento útil en el que puedan apoyarse quienes desean poner en marcha su idea de empresa. No se pretende ofrecer un manual para personas expertas, sino que se trata de un primer acercamiento a la información que se necesita tener en cuenta y los pasos que se deben dar para crear una empresa. La Guía de Autoempleo pretende hablar solamente de algunos aspectos de la gestión, que se consideran clave para conseguir el éxito de la nueva empresa, y cuyo contenido estará bien diferenciado para cada una de las iniciativas que se intenten desarrollar. La idea es que sirva de acompañamiento en esa primera etapa de asentamiento de nuestra idea empresarial. Acompañando a la Guía y como parte final de la misma, aparece un Anexo formado por seis fichas renovables, que contienen información de interés sobre los siguientes aspectos: - Contratación Laboral. - Seguridad Social. - Impuestos. - Trámites Administrativos. - Formas Jurídicas. - Direcciones de Interés. 1.- LA IDEA DE CREAR UNA EMPRESA 1.a. La Idea La iniciativa de crear una empresa se genera a partir de una idea. Esta idea se puede crear (surge de la observación de la sociedad en que nos movemos), se puede comprar (se paga por un saber hacer específico), o se puede copiar (ya existe y subsanamos sus puntos débiles, mejorándola). El objetivo de esta unidad es aportar fuentes de ideas que nos ayuden a detectar oportunidades de negocio que introduzcan un producto que cubra necesidades no satisfechas. El origen de las ideas: Los motivos por los que surge una idea dando lugar al nacimiento de la empresa, suelen ser: - Repetir experiencias ajenas. - Partir de la propia experiencia en algún negocio anterior. - Poseer un producto innovador que se estima pueda tener éxito. - Tener la percepción de una necesidad no satisfecha en el mercado. La mayoría de las ideas de las que surgen los nuevos negocios no parten directamente de grandes descubrimientos, sino de la observación de las nuevas necesidades que se producen en la sociedad que nos rodea. 7
Las fuentes de donde pueden obtenerse ideas sobre oportunidades de negocio son muy diversas y suelen hallarse más cerca de nosotros de lo que pensamos. Una clasificación de fuentes de ideas comúnmente aceptada es la que podemos agrupar de la siguiente forma: - Los nuevos inventos o tecnologías. Un producto nuevo, es fácil de comercializar, en principio carece de competencia. La mayoría de las ideas no parten de grandes descubrimientos, sino que a algo ya existente se añade un factor de innovación. - Las aficiones o intereses personales de la persona emprendedora. - La observación de deficiencias de otras empresas. Analizar las disfunciones y errores de otras actividades puede dar lugar a nuevas ideas. Es el caso de los servicios de mensajería rápida frente al tradicional servicio de correos. - La observación de una ausencia. Responder a la pregunta Por qué no hay una cosa para hacer esto? Puede ser el origen de una idea. - Descubrir nuevos usos para cosas ordinarias. Reflexionando sobre productos corrientes que pueden tener aplicaciones inéditas. - Nuevas fórmulas de comercialización de productos existentes. Con el objetivo de acercarlo al cliente añadiendo un mayor atractivo. Es el caso de los servios integrales que realizan actividades que van desde la reserva de entradas para espectáculos, hasta el desarrollo de obras de fontanería o limpieza. - La observación de tendencias y cambios sociales. Pueden dar lugar a nuevas necesidades de mercado. Sirva de ejemplo la falta de tiempo para realizar actividades de primera necesidad, que ha llevado a la aparición de empresas de comida a domicilio. TENDENCIAS DEL MERCADO Vamos a detenernos en esta última fuente de ideas. Parece claro que la viabilidad de las nuevas empresas va a depender en gran medida de las estructuras de los estilos de vida que existen en cada territorio. Así muchas de ellas nacen para cubrir necesidades insatisfechas que corresponden a la evolución de las formas de vivir, a la transformación de las estructuras y de las relaciones familiares, al aumento de actividad de las mujeres, a las nuevas aspiraciones de una población anciana, a la reparación de daños ocasionados al medio y a la rehabilitación de los barrios urbanos más desfavorecidos. Las nuevas estructuras sociales están muy relacionadas con el concepto de Nuevos Yacimientos de Empleo. Cuando hablamos de Nuevos Yacimientos de Empleo hablamos de una serie de ámbitos íntimamente relacionados con la calidad de vida que han sido identificados a nivel europeo como susceptibles de generar puestos de trabajo y riqueza en los próximos años. En el informe Crecimiento, competitividad y empleo. Retos y pistas para entrar en el siglo XXI de la Unión Europea se pueden identificar 19 nuevos Yacimientos de Empleo, agrupados en cuatro grandes ámbitos: a) Los servicios de la vida diaria. Servicios a domicilio (ayuda a personas mayores y con necesidades especiales, atención sanitaria, preparación de comidas, tareas domésticas, etc.) 8
Cuidado de la infancia (en guarderías fuera de los horarios de clase, en desplazamientos entre el domicilio y la escuela, etc.) Comercios de proximidad en zonas rurales y barrios periféricos. Ayuda a personas jóvenes en dificultad (con apoyo escolar, ofertas de ocio, acompañamiento, etc.) b) Los servicios de mejora del marco de la vida. La mejora de la vivienda (renovación e instalaciones). La seguridad de edificios y viviendas. Los transportes colectivos locales (taxis colectivos rurales, frecuentes, accesibles y seguros). Los equipos de ahorro energético en el hogar. c) Los servicios culturales y de ocio. El turismo. El sector audiovisual. La puesta en valor del patrimonio local. Las nuevas tecnologías de la comunicación. d) Los servicios de medio ambiente. La gestión de los residuos. La gestión del agua (tratamiento y saneamiento). La protección y el mantenimiento de las zonas naturales. El control de las normas de contaminación. Los ámbitos referenciados son especialmente susceptibles de ser desarrollados mediante fórmulas de autoempleo. Valoración inicial Tener una idea clara de lo que se va a hacer es imprescindible para ponerse a trabajar. Para ello hemos de ser capaces de definir en qué consiste esa idea y cómo contrastaría con la realidad para determinar si es viable. La idea es el resultado de una intuición o inspiración, pero la tarea fundamental es ponerla en confrontación con lo que ofrece el mercado, determinando así la misión que nuestra empresa cumplirá en el intercambio de oferta y demanda a partir de esa idea que ha surgido. Esto requiere de un trabajo sistemático, con el objeto de encontrar ese hueco de mercado prometedor. 9
1.b. La Persona Promotora Es evidente que no todas las personas poseen las cualidades y los conocimientos para crear una empresa y dirigirla después. Por ello, primero deberemos considerar los siguientes aspectos: 1.b.1.- Cualidades personales: - Capacidad para asumir riesgos y afrontarlos. - Capacidad organizativa. - Capacidad creativa e innovadora. 1.b.2.- Conocimientos profesionales: - Experiencia en el trabajo, a poder ser en el sector en el que pensamos competir. - Conocimientos del sector. - Evolución del entorno y en especial nuevas oportunidades de mercados y de productos. - Conocimientos comerciales y técnicos. - Experiencia en gestión empresarial. Es muy posible que no tengamos los conocimientos profesionales necesarios; por eso deberemos conseguir un complemento, bien mediante la formación y preparación en aquellas materias carenciales, bien mediante la búsqueda de personas que complementen nuestros conocimientos, o simplemente mediante la contratación de servicios exteriores especializados. 2.- EL PROYECTO Consiste en desarrollar, por escrito, la actividad económica de nuestra futura empresa, para ello se intentará dar contenido y forma a cada uno de los siguientes apartados: - El producto. - El mercado. - El plan comercial. - Los recursos humanos. - El plan de operaciones. - El plan económico-financiero. Cuanta más información aportemos a cada uno de los apartados anteriores, más se asemejará a la realidad del mercado, nuestra idea empresarial. 2.a. El Producto Es fundamental determinar cuál es el producto o servicio que queremos producir o prestar y analizar sus características comerciales, económicas y técnicas. Por ejemplo, si el producto es flexible y permite adaptarlo con facilidad a las necesidades cambiantes del consumidor, a las nuevas tecnologías; si es de fácil manejabilidad; 10
si es duradero; si es una mejora de otro ya existente; si es de calidad óptima, etcétera. También deberemos exponer qué necesidades pretendemos cubrir con nuestro producto o servicio y qué novedades o ventajas competitivas aportamos sobre otros similares ya existentes en el mercado. Se ha de pensar desde un principio en conseguir una cuota mínima de clientela para rentabilizar nuestra empresa y para ello, deberemos ofrecer un producto atractivo, dándole lo que necesita y/o motivándola para que nos compre o contrate; de ahí la importancia de estas previsiones. Dentro de estas previsiones se trataría de dar respuesta a una serie de preguntas que determinan dónde vamos a vender, cómo, cuándo y cuánto. Dónde.- Será el lugar donde vamos a iniciar la actividad. Cuánto.- Determinar la capacidad productiva de la empresa. Cómo.- Debemos diseñar un método o sistema que nos permita producir la cantidad anterior. Cuándo.- Deberemos evaluar y prevenir los cambios de la demanda. Para la realización de toda la investigación relativa al producto o servicio se puede obtener información a través de distintas fuentes, que pueden ser, entre otras, Organismos Oficiales, Asociaciones Empresariales, Cámaras de Comercio, Ferias y Salones Oficiales, publicaciones especializadas, anuarios, informes sectoriales, bases de datos, etc. 2.b. El Mercado Una vez definida la idea, habrá que estudiar si nuestra empresa va a tener mercado, es decir, si va a haber personas dispuestas a comprar nuestro producto o recibir nuestro servicio, y si existe competencia y cómo nos afecta. El mercado se puede definir como el conjunto de actos de compra y venta de unos bienes determinados en el lugar y en el tiempo. Tendremos que responder a las siguientes preguntas: - Quién va a consumir o utilizar nuestros productos? (Estudio de la clientela). - Qué productos o servicios semejantes se están consumiendo o utilizando en la actualidad? (Estudio de la competencia). - Cuales son las condiciones, normas, instrucciones, leyes, etc, a las que debe someterse la empresa? (Marco legal). En resumen, habrá que localizar y cuantificar a la potencial clientela y a la competencia. 2.b.1.- Estudio de la clientela A la hora de estudiar el consumidor, habrá previamente que definir quién va a ser la clientela tipo de nuestra empresa. Ésta puede estar indefinida; nuestro producto podría dirigirse a toda la población en general, o bien a determinados sectores de la misma. En este caso, estaríamos 11
segmentando los mercados en varios submercados, con la finalidad de adaptar de forma más ajustada la política comercial (precios, publicidad, etc...). Criterios de segmentación de mercado: - Geográficos (mercado local, regional, nacional, internacional). - Demográficos (edad). - Niveles de renta. - Otros (personalidad, comportamiento ante el producto,...). 2.b.2.- Estudio de la competencia Habrá que localizar y cuantificar aquellas empresas que ofrecen productos o servicios similares a los que nosotros vamos a ofrecer. Las fuentes más usuales para obtener esta información son: - La observación directa de empresas que sabemos que venden el mismo producto o servicio que nuestra empresa (empresas que conocemos de la ciudad, región, etc...). - La observación en páginas amarillas, directorios de empresas, etc... - El contacto con distribuidores y proveedores del sector. 2.b.3.-Estudio de las empresas proveedoras Tendremos que determinar quienes nos van a proveer de las materias primas o existencias que necesitamos, así como de los servicios y bienes necesarios para que nuestra iniciativa funcione. A la hora de analizar estas empresas habrá que tener en cuenta aspectos como: - Política de pagos (al contado, 30, 60, 90 días) descuentos por grandes compras, posibilidad de financiación. - Ubicación de dichas empresas. - Forma de entrega de los bienes Corren los portes de mi cuenta?. - Características del servicio o bien adquirido 2.b.4. Otros factores Otros factores a tener en cuenta son el comportamiento de la clientela ante el producto, tipo de compra (impulsiva, racional, sugerida), en qué clase de mercado nos movemos (concurrencia, oligopolio, monopolio, etc.), condiciones del precio de venta (libre, intervenido). 2.c. El Plan Comercial 2.c.1.- Política de precios A qué precio vamos a vender nuestro producto u ofrecer nuestro servicio? A la hora de fijar el precio hay que tener en cuenta varios factores: 12
a. El coste: Es decir, lo que nos cuesta fabricar ese producto u ofrecer el servicio. A esta cantidad fija le aplicamos un porcentaje o un margen que sería el beneficio, el dinero que ganamos con cada venta. b. La demanda: Consiste en fijar el precio en función de lo que la potencial clientela estén dispuestos a pagar por el producto o servicio, independientemente del coste del mismo (por ejemplo, pantalones de marca). c. La competencia: Consiste en fijar el precio teniendo en cuenta los precios de la competencia. Este sistema es utilizado cuando los competidores son homogéneos, es decir, cuando existe poca diferenciación (por ej, el pan). Lo ideal es fijar el precio teniendo en cuenta los tres factores: coste, demanda y competencia. Estrategia de precios Cuando queremos lanzar un producto nuevo al mercado, o la empresa es de nueva creación, existen varias posibilidades a la hora de fijar los precios iniciales. A la hora de fijar el precio, debemos establecer unos límites máximo y mínimo; uno máximo, por encima del cual nadie estará dispuesto a comprar el producto y otro mínimo, por debajo del cual no debemos vender ya que se producirán, inevitablemente, pérdidas económicas. Asimismo, dentro de la política de precios, deberán ser contempladas todas las decisiones relacionadas con descuentos, rappels, condiciones de pago, de entrega, etc. Al comienzo de la actividad se pueden establecer varias estrategias de precios diferentes: altos, se usan, normalmente, cuando el precio es un indicador de la calidad del producto y así lo va a percibir el cliente; bajos, sacrificando beneficios a corto plazo para adquirir cuota de mercado, analizando tanto el riesgo económico como los riesgos que puede comportar una subida posterior; o bien igualar los de la competencia, pero resaltando algún elemento diferenciador propio o exclusivo de nuestro producto. Hay que tener en cuenta que no siempre el precio es el factor decisorio de compra, y por tanto no siempre resulta acertado poner excesivo énfasis en el precio bajo como estrategia, pudiendo resaltarse otro tipo de ventajas competitivas, como puede ser la marca, la garantía de suministro, etc. 2.c.2.- Política de distribución La distribución es la forma en que el producto o servicio llega a la clientela. Esta política es de vital importancia y requiere una gran atención sobre todo en productos de consumo. Para ello deberemos elegir o crear los canales de distribución que mejor se adapten al tipo de actividad que vayamos a llevar a cabo. Cómo vamos a vender el producto? Directamente o a través de intermediarios? Si vendemos directamente el producto, mantendremos el control sobre el mismo desde la fabricación hasta el consumidor final, pero esto supone también el tener que almacenar nosotros el producto, el transportarlo, los servicios de postventa (reparaciones), etc. 13
Existen diferentes sistemas de distribución a tener en cuenta, considerando si nuestro cliente es intermediario del producto o servicio o si es un consumidor final: Del fabricante a un mayorista que los distribuirá a minoristas y de éstos directamente al consumidor. Este sistema es quizás el más idóneo para los pequeños fabricantes, pues supone un menor coste de distribución, pero el fabricante pierde el control pasando los derechos sobre el producto al mayorista. Del fabricante a un minorista y de éste al consumidor. Del fabricante directamente al consumidor. Es el que proporciona un mayor control sobre las ventas y el marketing, pero es el más costoso. Del fabricante al consumidor a través de un representante de ventas que actúe como intermediario entre empresa y consumidor. Franquicias. Es un contrato por el cual una empresa concede a otra, con la contrapartida de un royalty, el derecho de presentarse bajo su razón social, o de vender productos que lleven su marca o logotipo. Nuevos métodos de distribución: venta por correo, por televisión, por teléfono, etc. En el caso de la distribución de los servicios adquieren una mayor relevancia otros aspectos, como pueden ser la localización del establecimiento, el lugar donde se presta el servicio, etc. 2.c.3.- Política de comunicación Consiste en diseñar la forma en que vamos a dar a conocer y promocionar nuestro producto o servicio para introducirlo en el mercado. Para el éxito de un negocio no es suficiente tener un buen producto o servicio, ponerle un precio adecuado y hacerlo llegar fácilmente a los clientes, se necesita además un buen programa de comunicación para llegar a nuestro público. Deberemos definir la imagen que queremos que tenga el producto, así como los soportes que vamos a utilizar: el periódico, revistas, buzoneo, etc., y por el cual queremos que sea reconocido. Por ello, siempre intentaremos resaltar las características que favorezcan su consumo. 2.d. Los Recursos Humanos El equipo humano con que cuenten las empresas, será uno de sus principales recursos y es fundamental, tanto para la buena marcha de la empresa, como por el elevado coste económico que supone para la misma. Por ello se hace necesario definir cuáles son los puestos de trabajo existentes en la empresa y cuáles son las funciones de cada uno. Normalmente, en toda empresa hay personas que realizan funciones de producción (obreros, peones...), funciones de dirección (gerente, jefe de compra-venta, jefe de personal...), etc. 14
Por tanto, y en relación con los recursos humanos, se hace necesario definir, entre otros aspectos:. Cuántas personas va a necesitar la empresa?. Qué cualificación debe tener cada una de ellas?. Cómo se debe efectuar la selección?. Qué categorías profesionales van a tener?. Qué responsabilidades se les van a asignar?. Qué tipo de contrato se hará a cada uno de ellos?. Qué retribuciones se les van a asignar a cada uno de ellos? 2.e. Plan de Operaciones Una vez analizados todos los pasos anteriores, se hace necesario tomar una decisión respecto a dónde vamos a localizar nuestra empresa, buscando el cumplimiento de todos los requisitos necesarios en cuanto a ubicación y dimensión, así como a otros que se puedan necesitar en razón de la actividad. Habrá que tener en cuenta que esté cerca del cliente, que esté cerca de las fuentes de aprovisionamiento, el nivel de equipamiento, el nivel de la zona (carreteras, luz, agua...), etc. 2.f. Plan Económico-Financiero Dentro del Plan Económico-Financiero debemos analizar los aspectos que desarrollaremos a continuación: 1. Plan de Inversiones. 2. Plan de Financiación. 3. Previsión de Ingresos y Gastos. 4. Previsión de Tesorería. 2.f.1.- Plan de Inversiones Se trata de determinar cuánto dinero será necesario para la puesta en marcha de nuestro negocio. Tendremos que calcular y presupuestar el espacio que vamos a necesitar, la maquinaria, vehículos, herramientas y enseres, así como los gastos iniciales que vamos a tener en publicidad, licencias, etc. Así mismo, hay que presupuestar la cantidad de existencias que vamos a tener inicialmente así como calcular un remanente que nos permita cubrir los gastos de los meses iniciales en los que preveemos tener más gastos que ingresos. 2.f.2. Plan de Financiación Se trata de determinar los recursos necesarios para hacer frente a nuestra inversión. Una vez que sepamos cuánto dinero vamos a necesitar, habrá que determinar cómo vamos a financiar dicha inversión; las fuentes más habituales son:. Capital social. 15
. Recursos propios.. Préstamos de entidades bancarias.. Leasing. 2.f.3. Previsión de Ingresos y Gastos Habrá que calcular el volumen de ventas probables, ayudándonos para ello de diferentes métodos que nos puedan ofrecer indicios de cómo pueden ir las ventas:. Contactando con personas conocedoras del sector (proveedores).. Observando a los competidores.. Por propia experiencia. Por otra parte, habrá que preveer los gastos fijos que vamos a tener todos los meses (alquiler, sueldos, etc), así como los gastos variables; es decir, los que dependen del volumen de producción que tengamos (materias primas, consumo energético, etc.). La diferencia entre los ingresos y los gastos nos determinará si la empresa va a tener beneficio o pérdida. 2.f.4. Previsión de Tesorería Recoge las entradas y salidas efectivas de dinero que se producen en la empresa para tener una idea aproximada de en qué plazo vamos a necesitar el dinero para hacer frente a los pagos pendientes. Esta previsión nos indica la liquidez que vamos a tener en cada momento, pudiendo idear las oportunas medidas correctoras en caso de resultado negativo. Por el contrario, si el resultado es positivo, estudiaremos cual sería el rendimiento más eficaz para nuestros dineros. 16
1. PLAN DE INVERSIÓN * TERRENOS Y NAVES * LOCALES - Compra - Renta adelantada/ Fianza * ACONDICIONAMIENTO DEL LOCAL - Albañilería - Fontanería - Electricidad * MOBILIARIO Y ENSERES - Enseres - Mostradores - Mesas, sillas * MAQUINARIA/ EQUIPOS * ELEMENTOS DE TRANSPORTE * EQUIPOS INFORMÁTICOS/ APLICACIONES INFORMÁTICAS * GASTOS DE CONSTITUCIÓN Y PRIMER ESTABLECIMIENTO - Publicidad inicial - Licencias - Notario, registros, etc. TOTAL ACTIVO FIJO * EXISTENCIAS * DISPONIBLE TOTAL ACTIVO CIRCULANTE INVERSION TOTAL 2. PLAN DE FINANCIACIÓN. * INVERSIÓN * FINANCIACIÓN - Préstamos - Aportación Propia 17
3. PREVISIÓN DE INGRESOS Y GASTOS (Primer año). * INGRESOS - Ingresos por ventas de bienes y/o servicios - Otros ingresos: * GASTOS - Compras + De existencias + De materias primas - Gastos de personal + Sueldos y Salarios + Seguridad Social a cargo de la Empresa - Gastos financieros + Intereses de préstamos - Trabajos, suministros, servicios externos + Arrendamientos + Suministros + Primas de seguros + Reparación y conservación - Tributos + Impuesto de Actividades Económicas - Gastos diversos + Material de oficina + Marketing - Amortización técnica - Otros BENEFICIO 18
4. PREVISIÓN DE TESORERÍA CONCEPTO Cobros 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Subvenciones TOTAL COBROS Compras Existencias Sueldos y salarios Seguridad Social Arrendamientos Suministros Primas de Seguros Reparaciones y conservación Tributos Pagos financieros Publicidad Otros pagos TOTAL PAGOS SALDO (C-P) SALDO ANTERIOR SALDO FINAL 19