MANUAL BASE DE DATOS DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS Y PROPUESTAS Consejo Superior de Cámaras 1
Índice 1. Contenido de la base de datos... 3 2. Acceso a la base de datos... 3 3. Utilidades de la base de datos.... 4 2.1 Trámites administrativos... 6 2.1.1 Búsqueda de trámites administrativos... 6 2.1.2 Ficha trámite administrativo... 14 3. Soporte Técnico... 17 2
1. Contenido de la base de datos La base de datos de trámites administrativos integra los trámites administrativos que tienen que cumplir las empresas en su actividad cotidiana de acuerdo con la normativa estatal básica 1. La base de datos se centra en la actividad cotidiana de las empresas y, por tanto, no incluye aquellos trámites relacionados con la creación, transmisión o el cierre de los negocios. La información que contiene la base de datos se ha obtenido a partir de un trabajo de gabinete y de la realización de 200 entrevistas a empresas en profundidad. El análisis de dicha información corresponde al estudio Identificación y análisis de los trámites administrativos soportados por las empresas en su actividad cotidiana derivados de la regulación, disponible en www.camaras.org. Previamente se procedió a seleccionar los ámbitos normativos objeto de estudio, a identificar la legislación aplicable a dichos ámbitos y a extraer las obligaciones de información 2 derivadas de la legislación seleccionada. 2. Acceso a la base de datos La base de datos de trámites administrativos y propuestas de mejora está disponible en formato web y se accede a través de la siguiente dirección: www.camaras.org. 1 Normativa dictada por el Estado en el ejercicio de las competencias exclusivas contenidas en el artículo 149 de la Constitución, que obliga a las Comunidades Autónomas. 2 Obligación de información (OI) Obligaciones derivadas de la normativa que requiere suministrar datos al sector público. 3
3. Utilidades de la base de datos. Una vez se accede a la base, en la primera pantalla aparecen los siguientes elementos: 1 2 Figura 1 3 Figura 2 4
1.- En la parte superior derecha de la pantalla hay de 2 botones. Manual, a través de este botón se descarga el manual de utilización de la base de datos en pdf. En caso de duda en la utilización de la base de datos se puede enviar un mail al administrador de la base pinchando en el botón contacto. 2.- Última actualización de la base de datos. Cada vez que se introduzca un trámite/propuesta nueva o se modifique alguno de los trámites/propuestas existentes se actualizará la fecha. 3.- Pestañas de búsqueda de Trámites. El resto de las pestañas, secciones y filtros que hay en esta pantalla (figura 2) se utilizan para realizar la búsqueda y se detalla en el siguiente apartado. 5
2.1 Trámites administrativos Esta sección muestra todos los datos sobre los trámites administrativos que la normativa impone a las empresas y que deben cumplir en el desarrollo de su actividad. Además, la base de datos permite dar de alta nuevos trámites administrativos y modificar o eliminar, si fuera necesario, la información de los existentes. 2.1.1 Búsqueda de trámites administrativos La búsqueda de trámites se realiza a partir de los distintos filtros que dispone la base. Para comenzar con la consulta es preciso que el usuario se asegure de que está en la sección de trámites, el fondo oscuro de la pestaña lo indica. Posteriormente, pinchar en el botón buscar existente que se encuentra en el margen superior derecho de la pantalla. Los criterios de búsqueda de los trámites están clasificados en 4 secciones en las que a su vez existen nuevos filtros. Cada una de las secciones tiene una pestaña que, pinchando sobre ella muestra nuevos criterios de selección. Las cuatro secciones son: General, Características, Ámbito normativo e Impacto. El usuario podrá definir los criterios de búsqueda, para ello, podrá seleccionar una opción en cada uno de los campos. No es necesario elegir una opción en cada filtro. Cuantos menos ítems se elijan, más general será la consulta. Una vez realizada la selección, basta con pulsar el botón Buscar para acceder a la información requerida. Asimismo, el botón limpiar formulario permite suprimir la selección establecida previamente para iniciar una nueva consulta. A continuación se detalla cuál es el contenido de cada una de dichas secciones y la información que sobre los trámites administrativos se puede obtener en cada una de ellas. Posteriormente se pondrán varios ejemplos de consultas, 6
para comprobar el funcionamiento de la base y ver cómo se presenta el resultado de la consulta. 1.- General Como puede observarse en la figura 3, esta sección contiene 5 filtros: - Tipo de ámbito: Hay dos tipos de ámbito, horizontal y sectorial. Los ámbitos horizontales comprenden aquella regulación que se aplica a la empresa independientemente del sector de actividad al que pertenezca. El ámbito sectorial analiza la normativa de carácter sectorial, que deberán cumplir sólo las empresas que pertenezcan a dichas ramas de actividad. Figura 3 - Ámbito: Dentro de cada uno de los ámbitos horizontal y sectorial la legislación analizada se ha agrupado en bloques. En este filtro el usuario selecciona el bloque de normativa de la que desea extraer los trámites identificados. ÁMBITOS HORIZONTALES Derecho de sociedades Cuentas contables, elaboración, aprobación y depósito de actas societarias derivadas de cualquier modificación estatutaria, 7
Derecho laboral Derecho fiscal Estadísticas Contratación Pública Medio Ambiente Otros aspectos horizontales Trámites relacionados con la Seguridad Social, trabajo, prevención de riesgos laborales IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades, INE, Institutos de Estadística de CCAA Trámites a realizar para contratar con la Administración Trámites relacionados con la prevención de impactos derivados de la actividad industrial, con sectores ambientales (agua, aire, envases, residuos), Calidad, protección de datos, responsabilidad social corporativa, igualdad de género, propiedad intelectual/industrial, consumo, ÁMBITOS SECTORIALES ESPECÍFICOS Construcción Comercio Minorista Industria Transporte Turismo Otros Gestión urbanística, licencias de obras, de edificación, de primera ocupación, Ordenación del comercio, alimentación, servicios regulados (estancos y farmacias), Inscripciones en registros, calificación empresarial, sector artesanal, Transporte de viajeros, mercancías, Trámites asociados a sectores de actividad turística: campamentos de turismo, apartamentos turísticos, hoteles, inmuebles a tiempo compartido, restauración, turismo activo y de naturaleza, turismo rural, viajes combinados (tour operadores), agencias de viajes. Empresas de seguridad, actividades recreativas, - Subámbito: Selección dentro del ámbito normativo genérico, la normativa más específica sobre la que se va a realizar el análisis de identificación de trámites. ÁMBITOS HORIZONTALES ÁMBITO Derecho de sociedades Derecho laboral Derecho fiscal Estadísticas Contratación Pública Medio Ambiente Otros aspectos horizontales SUBAMBITO Cambios societarios, cuentas Bonificaciones en la contratación, Extranjería, INEM, Inspecciones, Prevención de riesgos, Seguridad Social IRPF, IS, ITP-AJD, IVA Comercio, Construcción, Consumo, Cultura, I+D, Laboral, Industria, Servicios, Transporte, Turismo Contratación Pública, Contratación Pública y subcontratación Aguas, Aguas costeras, Aire, Envases, Instalaciones y actividades industriales, Residuos Auditoria ambiental, Comercio electrónico, Igualdad de género, Propiedad industrial. Diseños industriales, Propiedad industrial. Invenciones, Propiedad industrial. Signos distintivos, Propiedad intelectual, Protección de datos, Proyectos I+D+i, RSC, Seguridad. Manipulación de alimentos, Seguridad. Productos, Sistemas de 8
gestión ISO, transparencia. ÁMBITOS SECTORIALES ÁMBITO Construcción Comercio Minorista Industria Transporte Turismo Otros SUBAMBITO Gestión urbanística, Licencia de 1ª ocupación y cédula de habitabilidad, Licencia municipal de apertura, Licencias de edificación, Licencias municipales de obras Alimentación, Ordenación, Servicios regulados. Expendiduras de tabaco, Servicios regulados. Farmacias, Consumo. Artesanía, Etiquetado de productos, General, Seguridad y actividades de riesgo, Seguridad industrial, Servicios de instalación. Ferroviario, Mercancías, Viajeros Agencia de viajes, Apartamentos turísticos, Campamentos de turismo, Hojas de reclamaciones, Hostelería y camping, Hoteles, Información, Precios, Registro, Turismo activo y de naturaleza, Turismo rural, Viajes combinados, Inspecciones, Inmuebles a tiempo compartido, Restaurantes, bares y cafeterías. Actividades de espectáculos públicos, actividades recreativas y establecimientos públicos, Empresas de seguridad - Tipo de obligación: El análisis de los trámites administrativos pone de manifiesto que la tipología de obligaciones de información que deben cumplir las empresas en España son muy diversas. Por ello, se ha realizado una clasificación de las obligaciones de información partiendo de la establecida por el Modelo de Costes Estándar y con la información recabada con las entrevistas realizadas y el análisis previo de la normativa. TIPOLOGÍA DE OBLIGACIONES DE INFORMACIÓN 1 Tenencia y actualización de autorizaciones, licencias y permisos. 2 Comunicación de datos diversos a la Administración. 3 Inscripción en un registro: alta, modificación, baja. Llevanza de libros y/o elaboración y presentación de documentos, cuentas, declaraciones, 4 manuales, etc. 5 Pago de impuestos: tributos, tasas y cánones. 6 Formación o seguimiento de formación obligatoria del personal. Colaboración en inspecciones y controles por parte de diferentes Administraciones 7 Públicas. Contratación por parte del sujeto objeto de la obligación a una entidad colaboradora de la 8 Administración para realizar inspecciones. 9 Presentación de facturas a la Administración o a terceros. 10 Solicitud de distintivos. 11 Constitución de seguros, avales u otros fondos/medidas de garantía. Tenencia de determinados documentos de seguimiento o de determinados carnés para el 12 desempeño de la actividad. 9
13 Información a terceros u obtención de consentimientos de terceros. 14 Licitación de servicios concesionales o cualquier tipo de contrato público; de la solicitud de subsidios, bonificaciones o subvenciones. 15 Formulación de reclamaciones y apelaciones. - Trámite, con este filtro el usuario puede obtener directamente la ficha con toda la información sobre el trámite que le interese. Para ello, sólo tiene que introducir en este filtro el nombre del trámite que le interesa y pulsar en el botón buscar. 2.- Características - Periodicidad, determina la frecuencia con la que se realizan los trámites administrativos para cumplir con la obligación de información requerida. - Modo de presentación, indica los medios a través de los que se puede presentar la información: medios telemáticos, correo ordinario, correo certificado, correo electrónico, presencialmente, en caso de que venga identificado en la normativa. Figura 4 10
3.- Ámbito normativo Figura 5 - Normativa, legislación principal aplicable al ámbito objeto de estudio. - Administración responsable, Administración que dicta la norma. - Carácter de la norma, determina el carácter obligatorio (impuesto por una norma) o voluntario (en función de la voluntad de la empresa) de cumplir con la obligación de información. - Organismo emisor, indica el nombre del órgano responsable de la promulgación del instrumento jurídico o norma correspondiente. 4.- Impacto 11
Figura 6 - Ámbito geográfico de aplicación de la norma, aplicación territorial de la norma. - Sector, sector económico al que afecta. - Tipo de empresa destinataria, en este campo figura, siempre que lo especifique la norma, el tipo de empresa que está obligada a cumplir el trámite administrativo. Una vez que el usuario conoce el contenido de todos los campos de la sección de trámites, el procedimiento a seguir es el siguiente. El usuario debe ir seleccionando en cada uno de los filtros las opciones que le interese, según los trámites que quiera conocer, posteriormente pulsar el botón buscar. El resultado de la consulta mostrará un listado de trámites que cumplen con los requisitos previamente seleccionados. Para acceder a la información de cada trámite, el usuario deberá situarse encima del trámite y pinchar, se abrirá, entonces, otra página con una ficha con toda la información disponible sobre el trámite. Realizar una búsqueda no requiere seleccionar una de las opciones de todos los campos. Un par de ejemplos aclararán mejor el funcionamiento de la base de datos. 12
Ejemplo nº1 Buscar un trámite a través de los filtros. Por ejemplo, se desea consultar los trámites que una empresa debe cumplir en Contratación Pública. Para ello se debe seleccionar: en tipo de ámbito, horizontal; en ámbito, Contratación Pública; en subámbito, Contratación Pública. En este ejemplo y con el fin de obtener una consulta más general, en el resto de secciones (características, ámbito normativo e impacto) no se efectúa ninguna selección. Figura 7 Una vez elegidos todos los criterios deseados se pulsa el botón buscar. El resultado de la consulta muestra un listado con los trámites administrativos, indicando el ámbito y el subámbito al que pertenecen, (ver Figura 8). Pinchando sobre el trámite sobre el que se desee obtener más información, se abre una ficha que contiene todos los datos del trámite (ver Figura 9). Para imprimir dicha ficha basta con pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción correspondiente. Figura 8 13
Figura 9 Ejemplo nº2: Buscar directamente un trámite. Si el usuario conoce un trámite pero desea tener más información sobre el mismo, puede buscar directamente introduciendo el nombre del trámite en el campo denominado trámite en la pestaña General, a continuación pulsa el botón buscar y le aparecerá la pantalla siguiente: Figura 10 Al igual que en el caso anterior, pinchando sobre el trámite se abre una nueva ventana con toda la información disponible sobre dicho trámite. 2.1.2 Ficha trámite administrativo La base de datos contiene una ficha para cada uno de los trámites (ver Figura 12). Dicha ficha incluye todos los datos sobre el trámite administrativo identificado. Consultando la ficha detallada de cada trámite podemos acceder a la siguiente información (no en todos los casos se dispone de dicha información): 14
- Datos generales: o Trámite: Obligación que requiere suministrar información y datos al sector público (Administración) o a terceras partes (consumidores, etc.) derivada de la norma. Cada obligación de información constará de una o más peticiones de datos. Están recogidos los trámites derivados de la normativa tanto voluntaria como de obligado cumplimiento. Los trámites se subdividen en tres tipos en función de cuál es el origen normativo del deber de suministrar la citada información. Así será: Obligación Tipo A: consecuencia exclusiva y única de la normativa comunitaria y de otras obligaciones internacionales. Obligación Tipo B: consecuencia de la normativa comunitaria y de otras obligaciones internacionales, si bien es la Administración española la que especifica los datos que se deben proporcionar. Obligación Tipo C: exclusivamente resultado de la normativa formulada a nivel nacional. Dentro quedaría englobada la normativa nacional, regional y local. o Además, en esta sección aparece: el tipo de ámbito, ámbito, subámbito y tipo de obligación. - Características: Descripción del trámite, periodicidad, modelos, modelo de presentación. - Ámbito normativo: Normativa, Administración responsable, emisor, antecedente, carácter de la norma, relación entre normas. - Impacto: Ámbito geográfico de aplicación de la norma, sector, tipo de empresa destinataria - Observaciones Estos campos coinciden con los filtros de búsqueda de la base de datos, por tanto, si se quiere tener un mayor conocimiento sobre su contenido puede consultarse el apartado 2.1.1. 15
Figura 11 16
3. Soporte Técnico La gestión de la base de datos estará a cargo de la Unidad de trámites burocráticos del Consejo Superior de Cámaras. De este modo, cualquier duda sobre la utilización de la base de datos, así como, la comunicación de incidencias en el funcionamiento o cualquier tipo de sugerencias sobre la base de datos deberá comunicarse a la Unidad de trámites burocráticos (Elia Retamosa: elia.retamosa@cscamaras.es Teléfono: 91 590 69 03). 17