Notarnet S.L. PROCESADO DOCUMENTOS. Desde este panel se podrá realizar el proceso de registro y obtención de datos de los documentos. Digitalizar Accede al Driver Twain del dispositivo de digitalización o escáner que se disponga, para la obtención de las imágenes. Es necesario disponer de un dispositivo de digitalización o escáner compatible, véase las especificaciones, además es necesario tener configurado adecuadamente el dispositivo. Si se dispone de un dispositivo con ADF (AutoAlimentador de hojas) antes del Driver Twain mostrará el cuadro de diálogo Utilización de ADF donde se debe indicar si utilizar esta característica, y siendo así de cuantas páginas dispone cada factura. Digitalización Por Lotes. El ADF nos va a permitir poder digitalizar, en una sola pasada, un lote de tantos documentos como sea posible en el dispositivo dependerá de cuantas hojas tenga cada documento y de la máxima cantidad de hojas que se puedan introducir en el ADF. Para que DigiFactIn pueda separar los documentos adecuadamente, todos los documentos del lote han de tener la misma cántidad de páginas e indicarlo así en el cuadro de diálogo Utilización de ADF. Recuerde antes de colocar los documentos quitar cualquier elemento accesorio, como grapas, clips,..., y airear las hojas para evitar la doble alimentación. Pulsando en Aceptar mostrará el cuadro de diálogo del propio Driver Twain del dispositivo. Para una obtención óptima de las imágenes se recomienda colocar la resolución en el Driver Twain como mínimo a 300 puntos por pulgada. Recuerde que los requisitos mínimos para la obtención de los datos por OCR es de 240ppp, y que los requisitos mínimos para la Digitalización Certificada son de 200ppp y en Blanco y Negro. 1
Si se presiona sobre saldrá un menú: Donde Preguntar Número de Páginas se refiere al formulario Utilización ADF, y Mostrar Driver Twain al formulario Manejador Twain, ambos vistos más arriba. La opción Utilizar Página Separadora se utilizará si se quiere separar un lote de documentos mediante una página separadora, dicha página se puede imprimir desde la pestaña Escáner de las opciones de configuración. La opción Utilizar Página Separadora no es compatible con la opción Preguntar Número de Páginas. Si se debe introducir una factura que tiene más hojas de las que el alimentador puede albergar, la solución pasa por introducir en ADF el valor -1, y al terminar de escanear la última hoja aparece la siguiente pregunta (también aparecerá con la opción Utilizar Página Separadora ), Tras introducir el resto de hojas de la misma factura, se responderá SI, con el fin que continúe escaneando hojas e insertándolas a la misma factura ya comenzada. Así como si se introduce un número de hojas inferior al anotado en la casilla ADF (o múltiplo de éste), se muestra el siguiente mensaje, con el fin de poder añadir hojas a una misma factura. Procesar Documento El cometido de este botón es recoger la imagen desde disco de un documento ya digitalizado. Para ello muestra el cuadro de diálogo Seleccionar Documento.
Notarnet S.L. Desde este cuadro de diálogo se puede navegar a través de los distintos discos y carpetas en busca del archivo (siempre en formato TIFF) que se pretende procesar. Una vez localizado se puede realizar acciones sobre el archivo antes de cargarlo, tales como, rotar, cortar, mover a Word, imprimir.... Finalmente se debe presionar en Procesar para cargarlo. Procesar Directorio Al presionar este botón se pretende cargar todas las imágenes en formato TIFF que se dispongan de documentos ya digitalizados en la ruta de No Procesadas, esta ruta se configura en Opciones de Configuración. Si antes de presionar este botón se ha seleccionadio un Tipo de Documento se cargarán todas las imágenes en formato TIFF existentes con ese tipo de documento alojadas dentro del directorio con el mismo nombre en la carpeta No Procesadas. De todas formas siempre se advertirá que se va a hacer con un cuadro de mensaje de información. Cuadros Combinados. El Objetivo de seleccionar estos distintos datos, además de para crear el registro en la base de datos, es clasificar el documento, crear y recuperar plantilla de zonas de reconocimiento OCR para el mismo, para saber más sobre plantillas ver más adelante. 3
Este cuadro combinado nos muestra el nombre de la cuenta de Explotación receptora de las facturas que vamos a introducir, pulsando el boton podemos acceder a los datos completos, así como modificarlos mediante el cuadro de diálogo Cuentas de Explotación.Si DigiFactIn se ha configurado en modo MultiEmpresa, ver Opciones, se puede desde este cuadro combinado seleccionar y crear nuevas empresas al estar activo. Introduzca el nombre de la empresa que recibe la factura, si no está registrada en DigiFactIn le saldrá el siguiente cuadro mensaje: Si desea crear una nueva cuenta de explotación responda que sí, podrá crearla desde el propio cuadro de dialogo "Crear cuentas de explotacion", ver Crear/Modificar/Eliminar Cuentas de Explotacion. En este cuadro combinado introduzca el nombre del proveedor o emisor de las facturas, si no está registrado le saldrá el siguiente cuadro de mensaje. Si se presiona sobre el asterisco azul abrirá el cuadro de diálogo Proveedores. Si desea crear un nuevo proveedor responda que sí, podrá crearlo desde el propio cuadro de dialogo Proveedores Si se presiona sobre se abre un menú con las siguientes opciones: Dónde AutoDetectar Proveedor es una casilla verificación que indica que se ha de detectar de forma automática, a través de los datos que se recojan de la primera y última página de la factura y los datos que se hayan almacenado de los
Notarnet S.L. proveedores. Para ampliar información sobre este tema vaya a Opciones de Configuración AutoDetectar / Volver a realizar OCR realiza el proceso de autodetección de proveedor. Corregir / Seguir Buscando corrige el proveedor, cuando éste se haya detectado erróneamente, realizando el proceso de autodetección de proveedor, descartando al actual. Para facilitar las cosas en un entorno MultiEmpresa (ver Opciones de Configuración ), se puede cambiar el proveedor actual a Cuenta de Explotación. El tipo de documento es la clasificación contable que tiene el documento que se pretende registrar en DigiFactIn, por tanto este puede ser: albarán, factura, nota, pedido entre cualquiera otras que el usuario quiera registrar. Como caso especial se dispone de tipo de documento Factura Certificada, ya que indicando este tipo de documento, añadiremos los resultados a una base de datos Nativa en XML propia de DigiFactIn, dándole a la factura digitalizada tanto valor como la original en papel, para saber más ir a Facturas Certificadas. Si se presiona sobre el asterisco azul abrirá el cuadro de diálogo Tipos de Documentos. Una plantilla es un archivo donde se guardan qué datos tiene la factura, y la disposición de los datos en la imagen, para realizar una lectura de los mismo. Asimismo podemos elegir entre las siguientes opciones que queramos usar como plantilla: Sin plantilla: esta opción no cargará ninguna plantilla, rellena la zona de datos con todos los campos posibles, es el usuario quién manualmente tendrá que insertar los valores de los campos, que consten en el documento a procesar dejando vacíos los otros. Añadir plantilla nueva: esta opción permitirá crear una plantilla, para saber más ver Cómo crear una plantilla Cargar plantilla existente: esta opción abrirá el cuadro de diálogo Cargar Plantillas, donde se muestran todas las plantillas que se tienen guardadas, o incluso se puede cargar una desde un archivo. 5
Si se presiona sobre el asterisco azul abrirá el cuadro de diálogo Plantillas. Botones de Acción sobre el documento Este botón recupera los datos de los campos de la factura mandando la información a las cajas de texto de la zona de datos, para ello es importante tener cargada la plantilla, para saber más sobre como crear/modificar/eliminar plantillas ver más adelante. Este botón deja de procesar el documento de la pantalla activa, ya sea por que no está bien digitalizado o porque no corresponde, en todo caso dicho documento se moverá a la carpeta de Descartados, desde donde se puede recuperar más tarde. Este botón eliminará el documento que tenemos en la pantalla activa de tal forma que no se podrá recuperar, necesita confirmación del usuario para eliminar el documento. Este botón nos permitirá interrumpir el procesado de un lote de documentos. Se pedirá confirmación al usuario para realizar esta interrupción. Si se ha cargado un lote de documentos, pulsando en el botón que hay a la derecha del botón Eliminar, se dará la opción de eliminar los documentos que quedan sin procesar. Se pedirá confirmación al usuario antes de eliminar los documentos.
Notarnet S.L. Zona de Datos. La zona de la pantalla, en tono grisáceo, por debajo de los botones de acción sobre documento en proceso, es la zona donde se incluyen los datos o campos a rellenar del documento en proceso. El objetivo de esta zona es visualizar los datos, para poder editar/eliminar antes de realizar el registro del documento. En un principio esta zona aparecerá vacía. Al iniciar el procesado del documento, ya sea mediante la digitalización, o bien, recogiéndolo desde archivo. Cuando se indique proveedor y tipo de documento se asignará la primera plantilla que se haya guardado para esa combinación de proveedor y tipo de documento, si no existieran plantillas, por defecto se le asigna Sin Plantilla, tal como se muestra arriba. Cabe recordar que la sección completa de la derecha puede ser extendida. Asimismo si tiene el valor Código de Cuenta de Cliente se extenderá automáticamente para hacer visible todos los datos. El objetivo de este botón es mostrarnos un menú de utilidades para la plantilla. Estas utilidades son: GUARDAR PLANTILLA, guarda en disco la plantilla. GUARDAR COMO, pregunta un nuevo nombre para guardar la plantilla. GUARDAR EN ARCHIVO, guarda la plantilla en una ruta distinta a la de configuración, útil para exportarla. NUMERO DECIMALES, normalmente el número de decimales que tienen los campos númericos es de dos, desde esta opción podremos aumentar el número de decimales usados para ajustarlo al número de decimales que se utilizan en el documento a procesar. OCR MINUCIOSO, guarda en la plantilla activa una marca para realizar un reconocimiento de campos más riguroso, esto es un proceso más lento, pero asegura que no haya saltos de campo. OCR MATRICIAL, guarda en la plantilla activa una marca para realizar un reconocimiento especial que optimiza los resultados para documentos hechos con impresoras matriciales. Este botón nos servirá para incluir campos que, ya sea por que la lectura automática es difícil, porque no tenga una posición fija en la imagen del documento en proceso, o cualquier otro motivo, no se pueda realizar una lectura automática. Estos campos añadidos pueden rellenarse manualmente, o si son calculados, dejarlos vacíos para que los sugiera DigiFactIn. 7
Si se carga una plantilla, la Zona de Datos se completa con los campos que tiene la plantilla y en la imagen del documento en proceso se añaden unos recuadros verdes que resaltan la posición de los distintos campos, tal como se pueden ver en las imágenes. Como se puede ver en la imagen hay un cierto código de colores para que resulte más útil la inserción de datos, así pues: Color que representan aquellos campos que tiene Zonas OCR en la factura. Como se ve en la imagen. Color que representan aquellos campos que se completarán de forma automática como suma, resta o porcentaje de otros. Color que representan aquellos campos que tras la autodetección de proveedor se han podido leer por OCR. Este mismo codigo de colores se aplica a los valores de cada dato, ejemplo: Se tienen varios campos asignados a sus respectivas zonas, entre ellos base 16%, impuesto 16% y total, no habiendo más datos en cuanto a importes, los datos de dichos campos nos aparecerán en (verde), el total no lo lee correctamente, entonces se calculará automáticamente y se mostrará el valor en color (azul) Si no tenemos asignados campos de importes y DigiFactIn encuentra relación entre los datos que lee automáticamente, nos presentará los campos en color y los valores que corresponden a esos campos.
Notarnet S.L. Los demás campos se deben completar de forma manual, y aparecerán en color negro. El botón abré un menú contextual que dependiendo del tipo de campo que sea genera unas opciones u otras: Cambiar Zona, Esta opción nos permite corregir el tipo de dato, es decir, sin cambiar el recuadro verde de campo en la imagen podemos cambiar el tipo de zona que indica en la Zona de Datos. Así, si por ejemplo, nos hemos equivocado y en vez de indicar que era el Total, indicamos que es el IVA, tendríamos que cambiarlo a través de esta opción. Calcular, Esta opción sólo está visible en caso de que el campo sea numérico. Calcula el campo en base a los demás campos que se hayan obtenido. No aplicable a campos Automáticos. ReLeer Campo, Esta opción nos permite hacer una lectura rápida del campo en la imagen, es la opción por defecto, es decir, si se hace doble-click en el campo de texto realizará esta opción. Sólo aplicable a campos Zonas OCR Ampliar, Esta opción abrirá un cuadro de diálogo con un cuadro de texto de varias líneas, con la posibilidad de maximizar y cambiar el tamaño, útil para poder corregir campos que requieren varias líneas como conceptos. No aplicable a campos Automáticos Borrar, Esta opción eliminará el campo de la plantilla, es decir, borrará el campo tanto en la Zona de Datos como el recuadro verde correspondiente en la imagen del docuemto en proceso. Cuando el campo es AutoDetección por OCR elimina todas las zonas de Autodetección por OCR. Cuando se cargan varios documentos, bien por que se haya escaneado un lote de facturas o por que se haya Procesado Directorio, aparecerá en la parte inferior derecha, junto al botón Registrar, un indicador que muestra el número de documento activo y separado por una barra el número de documentos totales pendientes de procesar (en el ejemplo el documento activo ocupa la posición 3 de 26 documentos). A cada lado de dichos números hay sendas flechas para cambiar de un documento a otro, esto permite previsualizar los documentos escaneados y elegir por cual empezar independientemente del orden con que se haya escaneado. Si los documentos que se escanean contienen varias páginas, en la parte inferior izquierda toman color éstos botones que permiten navegar por las diferentes páginas de dicho documento. El objetivo de este botón es finalizar el procesado del documento registrándolo en una base de datos documental de imágenes, además, en caso que el documento sea resultado de un proceso de Digitalización Certificada (como por ejemplo Factura Certificada), todos los datos se registrarán en una base de datos nativa en XML propia de DigiFactIn 2.0. Por otro lado los datos del documento podrán 9
ser exportados a otros formatos (FacturaE, CSV) según lo que se disponga en Opciones de Configuración. Una vez pulsado el botón, si ha sido registrado, muestra un mensaje confirmando que se ha procesado correctamente, en caso contrario muestra las advertencias pertinentes. Esta ventana permite las siguientes opciones: 1. Abrir el documento de nuevo, de la misma forma que se puede hacer desde el menú de búsqueda, bien con el Visor PDF (si es Factura Certificada) o con el Visor de Documentos (si es cualquier otro tipo de documento). 2. o bien guardar una copia a través del árbol de directorios y con el nombre que le indique el usuario, para su posterior envío por Correo electrónico, por ejemplo. Para el caso en que se haya activado algún Plugin, y configurado correctamente (véase apartado correspondiente dentro de Opciones de Configuración - General), DigiFactIn tratará de realizar el envío a que refiere dicho plugin, de forma que dependiendo del resultado obtenido, presentará una de las dos siguientes ventanas: Si la ventana muestra un mensaje con el texto "No Enviado - nombre_plugin" pulsando en éste mensaje dará un detalle del motivo por el que no se ha enviado, por ejemplo: Este caso apunta claramente que o usuario o contraseña no está correctamente introducido, es necesario revisar. Destacar que distingue entre mayúsculas y minúsculas. Sirve para reenviar el documento a través del plugin seleccionado, se recomienda revisar primero la configuración de dicho plugin, es posible que haya algún dato erróneo.
Notarnet S.L. Con el botón situado a la izquierda del botón Registrar se despliega un submenú con el que se pueden modificar las opciones de envío de documentos a los Plugins activos, pudiendo así evitar el envío de ciertos documentos. Zona de Imagen Esta área central es donde se muestra el documento en proceso (téngase en cuenta que el documento, independientemente de cómo se haya digitalizado, en esta área siempre se verá en Blanco y Negro, para hacer efectivo la lectura automática de zonas). Bajo la zona de imagen encontramos siempre una barra de herramientas con las siguientes utilidades: Desplazamiento en Documento. Herramienta para desplazarse por las páginas del documento. 11
Voltear Imagen. Herramienta para voltear hacia la izquierda o derecha la imagen. Tenga cuidado, ya que las acciones que se realicen con esta herramienta se guardan en la imagen. Zoom Imagen. Herramienta para realizar un aumento o disminución de la imagen en el visor. No afecta a la imagen real. Ajuste Automático. Herramienta para ajustar la imagen al ancho o al alto del visor, siempre el que mejor resultado dé. Aumentar Zona Rectangular. Herramienta, que al presionar, cambia el cursor sobre el visor por que le permite dibujar un recuadro de líneas discontinuas que ampliará la imagen.
Notarnet S.L. Lupa Rectangular. Herramienta para situar sobre el visor una lupa cuadrada que nos va a permitir ver datos concretos. Tal como se muestra en la siguiente figura. 13
Crear Zona OCR. Herramienta útil para la creación de zonas rectangulares bajo un recuadro verde, esas zonas corresponden a los distintos campos que se van a leer de la factura. Una vez presionado, cambia el cursor para indicar que está en selección zona OCR. Cuando se termina de marcar la zona aparece un cuadro de dialogo emergente para que se indique el tipo de campo que es. La zona seleccionada se verá como campo en la zona de datos de la izquierda. Cuando se pulse sobre el botón de acción OCR la zona seleccionada se leerá poniendo el resultado de la lectura en el campo asociado en la zona de datos. Eliminar Última Zona OCR. Herramienta que sirve para eliminar la última zona creada con la herramienta anterior; útil para cuando se ha creado una zona de forma errónea. Para eliminar zonas concretas se debe utilizar el botón Ed en la Zona de Datos ver más arriba. Borrar Todas las Zonas OCR. Herramienta que sirve para eliminar todas las zonas de una plantilla, cuidado al utilizar esta herramienta se borran todas las zonas en la plantilla de forma irreversible. Solicita confirmación.
Notarnet S.L. Ver/Ocultar Zonas OCR. Herramienta que sirve para ocultar o hacer visible los recuadros verdes de las Zonas de OCR. Si las zonas OCR son visibles las ocultará, si están ocultas las hará visibles. Seleccionar Zona Rectangular. Herramienta que sirve para seleccionar zonas rectangulares de la imagen. Una vez que se presiona, cambia el cursor para indicar que está en selección rectangular, para poder dibujar el recuadro rectangular en líneas discontinuas que se ha realizado. Este recuadro nos podrá servir para copiarlo como imagen o leer los caracteres que contenga, con la herramienta Copiar como Texto en Portapapeles. Liberar Cursor. Herramienta que libera el cursor, útil para deshacer las acciones de: Aumentar a Zona Rectangular, Seleccionar Zona Rectangular, Cortar Zona Rectangular. Copiar Imagen a Portapapeles. Herramienta que copia la imagen completa al portapapeles. Copiar como Texto en Portapapeles. Herramienta que realiza una lectura automática de caracteres sobre una zona rectangular que se haya dibujado con anterioridad. Cortar Zona Rectangular. Herramienta que sirve para recortar la imagen. Cambia el cursor para que se dibuje el recuadro en el que se quiere dejar la imagen. Cuidado! las acciones que se realicen con esta herramienta se guardan en la imagen. Eliminar documento. Herramienta que sirve para eliminar el documento que se está previsualizando. Cuidado la eliminación en el disco es real. 15
Exportar a Word. Herramienta que incluirá la imagen en un documento de Word abierto, o bien, creará un documento de Word con la imagen. Abrir Imagen con Imaging. Herramienta que abre la imagen en previsualización con Imaging, desde donde se podrá manejar. Imprimir Imagen. Herramienta que imprime la imagen. Muestra diálogo estándar de impresión. Tras finalizar el proceso de asignación y lectura por OCR, sólo queda registrar el documento para que quede grabado, si se ha efectuado sin errores se mostrará: Donde se muestran 3 acciones posibles: Pulsando este botón, permite hacer cambios en los datos leídos del documento (ya sean por OCR, manuales o calculados) Guarda una copia del documento en PDF firmado donde el usuario indique, de esta forma permite dejar hecha una copia lista para enviar por correo electrónico por ejemplo. Simplemente completa el procesado del documento.
Notarnet S.L. CASO PRÁCTICO A continuación se muestra un caso práctico a seguir por los usuarios interesados en el correcto funcionamiento de DigiFactIn. Archivos de Demostración Para realizar este caso práctico se han de tener instalados los archivos de demostración. Para instalar los archivos de demostración realice lo siguiente: 1. Si no tiene abierto DigiFactIn haga clic en el icono DigiFactIn del escritorio; si lo tiene abierto y no lo ve sobre la pantalla ni la barra de tareas, posiblemente se encuentre minimizado en la bandeja del sistema (donde se encuentra el reloj de Windows), si es necesario expanda la bandeja del sistema, haga doble clic sobre el icono de DigiFactIn. 2. Abra el cuadro de diálogo Opciones de Configuración. 3. En la sección Varios verá un botón con el texto Instalar archivos de demostración. Si el botón está habilitado haga clic sobre él. (Si no está habilitado es debido a que los archivos de demostración están instalados en el equipo) 4. Haga clic sobre el botón Guardar. Procesado y Registro de Documento Para este caso se va a coger un documento para el procesado y registro por DigiFactIn de los archivos de demostración. En el caso concreto de la Digitalización Certificada el documento debe haber sido digitalizado con DigiFactIn; para realizar la digitalización sin iniciar el procesado y registro del documento se proporciona la herramienta DigiFactIn. Digitalizar que encontrará en Inicio > Programas > DigiFactIn 2.0. Para procesar un documento realice los siguientes pasos: 1. Si no tiene abierto DigiFactIn haga clic en el icono DigiFactIn del escritorio; si lo tiene abierto y no lo ve sobre la pantalla ni la barra de tareas, posiblemente se encuentre minimizado en la bandeja del sistema (donde se encuentra el reloj de Windows), si es necesario expanda la bandeja del sistema, haga doble clic sobre el icono de DigiFactIn. 2. Abra el cuadro de diálogo Procesar Documentos. 3. Haga clic sobre el botón Proces Doc. 4. En el cuadro de diálogo que aparece haga doble clic sobre Factura Certificada, la lista de abajo se rellenará con seis facturas ya digitalizadas. 17
5. Haga clic en el botón Procesar sobre el cuadro de diálogo Seleccionar Archivo ; esto cerrará el cuadro de diálogo y asignará el documento a la zona de imagen. 6. Si en el recuadro inferior derecho de la pantalla aparece el cuadro de diálogo Proveedores : a. haga clic en el botón Buscar, aparecerá un cuadro de diálogo Búsqueda de Proveedores, b. introduzca: Iberdrola, en el campo Nombre, c. haga clic en "Buscar", d. haga doble clic sobre el resultado encontrado, e. haga clic en el botón Asignar. Si no aparece el cuadro de diálogo Proveedores a. seleccione en el cuadro combinado Proveedores el proveedor Iberdrola. 7. Seleccione el tipo de documento Factura Certificada. Automáticamente se cargará la plantilla. O bien pase a la siguiente sección donde se muestra como crear una plantilla desde cero (Ir a Crear Plantillas). 8. Haga clic sobre el botón OCR, automáticamente se leerán las zonas y mostrará un mensaje de confirmación para guardar las modificaciones hechas en la plantilla activa. 9. Si se responde SI guarda las modificaciones y realiza OCR, si se responde NO simplemente hace OCR sin guardar los cambios. 10. Revise cuidadosamente que todos los datos corresponden a la factura. 11. Haga clic en el botón Registrar. En ese momento aparece un mensaje que en caso de haberse registrado con éxito informa de tal situación.. Ir a Centro Control