AUDITORIA ESPECIAL APORTES A LA FUNDACIÓN EPM JUAN CARLOS PELAEZ SERNA Contralor General de Medellín CLARA ELENA URIBE ANGEL Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal EPM 1 Coordinadora general del informe GLORIA PATRICIA SERRANO RESTREPO Profesional Especializado JOSE FERNANDO GOMEZ BERRIO Técnico Operativo CONTRALORIA AUXILIAR DE AUDITORIA FISCAL EPM 1 MEDELLÍN, DICIEMBRE DE 2012
CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN... 4 1. GENERALIDADES... 5 2. RESULTADOS DE AUDITORIA... 9 3. PRONUNCIAMIENTO FISCAL... 18 4. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS... 20 5. PLAN MEJORAMIENTO ÚNICO... 21
LISTA DE CUADROS Pág. Cuadro 1. Presupuesto Biblioteca EPM... 11 Cuadro 2. Cuotas canceladas para Biblioteca EPM... 11 Cuadro 3. Cálculo administración de la Biblioteca EPM... 11 Cuadro 4. Presupuesto Plantas Potabilizadoras... 12 Cuadro 5. Presupuesto programas vigencia 2012... 12
INTRODUCCIÓN La Contraloría General de Medellín con fundamento en lo dispuesto en la Constitución Política y la ley 42 de 1993, y en cumplimiento del Plan General de Auditoría, realizó a través de la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal EPM 1, una Auditoría Especial Aportes a la Fundación EPM con alcance de enero a septiembre de 2012. Su objetivo es el de evaluar la gestión fiscal de EPM en la entrega de aportes a la Fundación EPM, mediante la aplicación articulada y simultánea de los sistemas de control interno inherente, de gestión, de resultados y de legalidad que permitan fundamentar las opiniones y conceptos sobre la calidad de sus controles, la gestión y los resultados así como el cumplimiento de las normas. Para cumplir este propósito, el equipo auditor siguió la metodología establecida por la Contraloría General de Medellín, en el Proceso AGEI, subproceso Auditoría Especial, versión 7 aprobada mediante la resolución 078 de 2010 y sus respectivos documentos de apoyo. El informe contiene cinco (5) capítulos a saber: el primero, presenta unas generalidades sobre el tema evaluado; el segundo, los resultados de la auditoría; el tercero, el pronunciamiento fiscal dónde se expresan las conclusiones del equipo auditor conforme a los resultados obtenidos; el cuarto, relaciona el cuadro consolidado de hallazgos y/o deficiencias detectadas durante el proceso auditor detalladas de manera sucinta; y el quinto, hace alusión a la solicitud de actualización del plan de mejoramiento único que deberá efectuar la Entidad de ser necesario. Con el presente informe se pretende que el Control Fiscal sea entendido como una herramienta gerencial que permita promover la transparencia y el uso adecuado de los recursos públicos y contribuir al mejoramiento continuo de los procesos administrativos de la Entidad. 4
1. GENERALIDADES El Director Administrativo de EPM, en mayo 11 de 2000, presentó ante la Junta Directiva la exposición detallada sobre el proyecto para la constitución de la Fundación Empresas Públicas de Medellín, que tendrá por objeto participar en actividades para el fomento de la innovación, investigación científica, desarrollo tecnológico, participación comunitaria, proyección institucional, social, educativa y cultural en los campos relacionados con los servicios públicos domiciliarios, habiendo resaltado los aspectos sobre la viabilidad legal económica y las características de la misma. (Acta Junta Directiva 1356) Para estudiar dicho proyecto y proponer las recomendaciones del caso para consideración y decisión de la junta, la presidencia integró una comisión con los miembros vocales, cuyo informe fue presentado por el Director Administrativo de EPM, en sesión llevada a cabo el 13 de julio de 2000 (Acta Junta Directiva 1357), el cual concluye con la sugerencia de autorizar la constitución de la misma. En virtud de lo anterior la Junta autoriza a la Administración para: 1. Participar en la creación y constitución de la Fundación Empresas Públicas de Medellín, cuyo objeto será la de participar en actividades para el fomento de la innovación, investigación científica, desarrollo tecnológico, participación comunitaria, proyección institucional, social, educativa y cultural en los campos relacionados con los servicios públicos domiciliarios. 2. Asignar la suma de noventa millones m. l. ($90.000.000) como aporte al fondo inicial, previas las operaciones financieras y presupuestales que sean necesarias para el efecto. 3. Ceder a favor de la Fundación: a) La administración y rentas de los contratos de arrendamiento de todos los parqueaderos de las Empresas, b) La administración y rentas provenientes de los contratos de concesión o arrendamientos de los locales comerciales situados en el edificio del Museo Interactivo, y c) La administración y réditos, rendimientos o excedentes provenientes de la gestión del citado Museo Interactivo. El 10 de agosto de 2000, se firmó el acta de constitución de la Fundación Empresas Públicas de Medellín, cuya naturaleza jurídica como consta en la última reforma de sus estatutos (febrero de 2011), es una persona jurídica, sometida al derecho privado, sin ánimo de lucro, de utilidad común e interés social, de nacionalidad colombiana que tiene su domicilio en la ciudad de Medellín, Departamento de Antioquia, República de Colombia. La Fundación denominada 5
Empresas Públicas de Medellín podrá utilizar también como nombre para todos los efectos la sigla FUNDACIÓN EPM. La Junta Directiva de EPM en la sesión del 5 de septiembre de 2005 (Acta 1445), aprobó la solicitud de autorización para suscribir un contracto de usufructo con la Fundación EPM, mediante el cual se le entregan para su administración, sostenimiento y explotación los locales comerciales ubicados en el Parque de los Pies Descalzos y aquellos que funcionarán en las instalaciones de la Biblioteca Temática de las Empresas localizada en la Plaza de Cisneros. El objeto de la Fundación EPM, estará enmarcado siempre en la política de Responsabilidad Social Empresarial y guiado por el criterio del desarrollo sostenible, y comprenderá el desarrollo de actividades para el fomento de la innovación, investigación científica, desarrollo tecnológico, participación comunitaria y de medio ambiente, proyección institucional, social, educativa y cultural en los campos relacionados con los servicios públicos domiciliarios y las telecomunicaciones, así como las actividades complementarias y conexas, propias de todos y cada uno de ellos. Dicho objeto podrá ejercerse dentro o fuera del territorio nacional. Acorde con los estatutos de la Fundación EPM el patrimonio se constituye de la siguiente manera: 1. Con los aportes entregados en el momento de la constitución y los que posteriormente efectúen las entidades fundadoras. 2. Con las donaciones o transferencias oficiales o particulares que se le hagan a la entidad. 3. Con los ingresos que obtuviere por concepto de exposiciones. 4. Con los intereses o beneficios generados por sus actividades regulares. 5. Con las asignaciones testamentarias que se hicieren a favor de la Fundación. 6. Con las donaciones entre vivos. 7. Con las donaciones que se le otorguen por fundaciones nacionales e internacionales de carácter mixto o privado. 8. Con las rentas de los contratos de arrendamiento de los parqueaderos de las Empresas Públicas de Medellín E.S.P., de acuerdo con los términos de la cesión que se le hiciere. 9. Con las rentas provenientes de los contratos de arrendamiento o concesión de los locales que les sean cedidos o entregados por los miembros de la fundación, de acuerdo con los términos de dicha cesión o entrega. 10. Con los rendimientos o excedentes provenientes de la gestión del Museo Interactivo de las Empresas Públicas de Medellín. 6
11. Con el producto o incremento que obtenga de sus actividades y, en general con los demás bienes que adquiera a cualquier título. Los programas que actualmente maneja la Fundación EPM son: Punto común, Fondo EPM para la Educación Superior Regional, Red de Bibliotecas, Medellín Digital, Plantas Potabilizadoras y Trueques Creativos. Administra además los espacios culturales como son: Parque de los Deseos, Casa de la Música, Museo del Agua o Museo Interactivo EPM, Parque de los Pies Descalzos, Biblioteca EPM. La Junta Directiva de EPM en la sesión del 1 de septiembre de 2009 (Acta N 1508), aprobó la política de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) para el Grupo EPM, como marco de actuación dentro del cual se desarrollan los objetivos estratégicos para contribuir al desarrollo humano sostenible a través de la generación de valor social, económico y ambiental acogiendo temáticas sobre sostenibilidad contempladas en iniciativas locales, nacionales y mundiales. La Responsabilidad Social Empresarial en EPM es al mismo tiempo una convicción ética y un modelo de negocios. Desde lo ético se entiende que la empresa debe contribuir al desarrollo sostenible de la sociedad, y por lo tanto les interesan los impactos que su actuación empresarial pueda tener sobre los diferentes grupos de interés y sobre el medio ambiente. Como modelo de negocios, su foco principal se centra en iniciativas colaborativas con los grupos de interés, en las que se genere simultáneamente valor para la empresa y valor para la sociedad, como fundamento para el fortalecimiento del entorno. Esto implica implementación de programas autosostenibles y el desarrollo de ofertas, productos y servicios que favorezcan el acceso universal a los servicios públicos básicos. Lineamientos de la Responsabilidad Social Empresarial. 1. Responsabilidad Social Empresarial como elemento de la estrategia. El desarrollo de planes, modelos, proyectos y ofertas empresariales, deben evidenciar la alineación y la inserción del concepto de Responsabilidad Social Empresarial definido para EPM. Se promoverá la innovación constante para propiciar la generación de valor social, económico y ambiental. 2. Responsabilidad ambiental, elemento de la Responsabilidad Social Empresarial. A través de la política ambiental se asumirá el compromiso con las generaciones futuras, mediante el cumplimiento de la legislación, el uso racional de los recursos que emplea, una gestión adecuada de los aspectos e impactos ambientales y el fortalecimiento de la cultura ambiental en el marco del mejoramiento continuo. 7
3. Relaciones transparentes y de mutuo beneficio con la sociedad. De manera proactiva se mantendrán y fortalecerán vínculos positivos, transparentes y relevantes con los grupos de interés, que favorezcan una relación de mutuo beneficio entre EPM y la sociedad; y contribuyan al fortalecimiento institucional. Se emitirá información completa, oportuna y confiable; y se establecerá una comunicación permanente y en doble vía, con los grupos de interés y otros públicos. 4. Importancia de los grupos de interés internos. La Responsabilidad Social Empresarial empieza con los grupos de interés internos, y afianza el compromiso de cada persona con los comportamientos socialmente responsables a través del ejercicio diario de sus funciones. Las relaciones con la fuerza laboral deberán promover una vida digna. 5. Uso de fortalezas propias como palanca. La Responsabilidad Social Empresarial deberá gestionarse a partir de las fortalezas en conocimiento, infraestructura y recursos, y las demás que sean propias y connaturales al ejercicio empresarial. 6. Ejercicio desde el rol de prestador de servicios públicos. La actuación socialmente responsable de EPM se enmarcará dentro de los objetivos estratégicos empresariales, mediante la promoción de acciones asociadas a sus actividades medulares, sin suplantar responsabilidades de otros actores. 7. Universalización y desarrollo, foco de la actuación socialmente responsable. Las iniciativas de Responsabilidad Social Empresarial deberán apuntar a la universalización del servicio, tanto en acceso como en comprabilidad; y al apalancamiento del desarrollo para generar capacidades, ingresos y prosperidad. La priorización de las actuaciones deberá considerar criterios de sostenibilidad. 8. Sinergias y alianzas para la actuación. Se explorarán sinergias dentro de EPM y aliados externos para emprender acciones de Responsabilidad Social Empresarial, respetando el rol de cada actor y aprovechando las fortalezas de cada uno, con enfoque de red para potenciar el impacto. 9. Medición de la gestión y de los impactos. El desempeño socialmente responsable de EPM será medido y reportado a los grupos de interés y otros públicos en general, con métricas definidas y alineadas con estándares aceptados internacionalmente. 8
2. RESULTADOS DE AUDITORIA La Auditoría Especial Aportes a la Fundación EPM, se practicó mediante la aplicación articulada y simultánea de los sistemas de control interno inherente, de legalidad, de gestión y de resultados, que permitan fundamentar las opiniones y conceptos sobre la calidad de sus controles, la gestión y los resultados alcanzados así como del cumplimiento de la normatividad aplicable. Con esta auditoría se pretende además determinar que la causación del presupuesto de gastos, destinado para los aportes a la Fundación EPM, cuente con los actos administrativos de reconocimiento de la obligación; si las cifras registradas en la cuenta contable evaluada refleje las operaciones y transacciones realizadas por EPM con sus respectivos soportes; si los recursos financieros asignados por la Entidad para la Fundación EPM fueron manejados con eficiencia; si EPM cumplió con las disposiciones legales internas y externas aplicables y la existencia, calidad y confianza de los controles inherentes a las actividades, operaciones y actuaciones que se deriven. Para cumplir con estos propósitos se efectuó una selectividad de manera no probabilística, es decir, a criterio del grupo auditor, teniendo en cuenta los tres (3) conceptos por los cuales EPM entrega dineros a la Fundación EPM, como son los aportes para los programas y/o proyectos, la administración y operación de la Biblioteca EPM y la cesión de rentas de parqueaderos y locales comerciales. De ahí se estableció que son seis (6) los programas para los cuales la Subdirección Relaciones con Entes Territoriales presupuestó recursos para el 2012, por valor de $4.000 millones, de los cuales se tomó para evaluar el de mayor cuantía en la vigencia evaluada como es las Plantas Potabilizadoras o Agua para la Educación - Educación para el Agua, por $1.556 millones. La administración y operación de la Biblioteca EPM tiene asignado un presupuesto de gastos de $4.147 millones y se escogieron para validar los rubros de mayor valor como son los gastos de personal outsourcing por $1.911 millones y materiales de educación por $1.351 millones. En la cesión de rentas de parqueaderos y locales comerciales se eligió el que le genera mayor ingresos a la Fundación EPM como son los parqueaderos los pies descalzos y del Edificio Inteligente por $702 millones. Conforme a lo anterior y aplicando una serie de pruebas de auditoría se logró establecer que los aportes para los programas y proyectos de la Fundación EPM así como para la administración y operación de la Biblioteca EPM, están 9
soportados en Acta de Junta Directiva 1542 de 2011, mediante la cual se aprobó el presupuesto de EPM para el año 2012, sin embargo en ésta los rubros son globales lo que no permite ver el detalle cuál fue realmente el valor autorizado para estos conceptos, cargados al presupuesto de gasto de las dependencias Unidad Aprendizaje Organizacional y Subdirección Relaciones con Entes Territoriales. Se encontraron dos (2) certificados de disponibilidad presupuestal el CDP 130688 del 3 de enero de 2012 para la administración y operación de la Biblioteca EPM por $4.147.287.940 y el CDP 133413 del 16 de abril de 2012 para el aporte de los programas y/o proyectos por $4.000.000.000; ambos valores verificados en el sistema de información One World a septiembre 30 de 2012. Así mismo, se identificaron los registros presupuestales (RP) para los seis (6) pagos efectuados a la fecha de evaluación los cuales totalizan los CDP. El pago de estos aportes se efectúa mediante una orden de compra denominada solicitud de pago (SP), concertado con la Fundación EPM mediante un acuerdo de pago, que en el caso de los programas y proyectos se pactó que se entregarían $2.000 millones en abril y los $2.000 restantes en el mes de septiembre de 2012. Para la administración y operación de la Biblioteca EPM de han efectuado mediante esta misma modalidad cuatro (4) pagos, donde dos (2) se realizaron en el mes de enero por $1.347 millones y los otros dos (2) en mayo y en septiembre por valor de $2.800 millones. Al respecto es importante anotar que estas SP, en la descripción del ítem del bien o servicio por el cual se está haciendo la erogación, solo establecen que corresponde al pago del aporte para los programas y proyectos o para la administración y operación de la Biblioteca EPM, lo que no permite saber cuáles son las obligaciones que debe cumplir la Fundación EPM en esta delegación ni mucho menos determinar responsabilidades, teniendo en cuenta que no se evidenció ningún documento adicional a ésta solicitud de pago que las describa. El desembolso está registrado contablemente en el gasto en el grupo Otros Gastos, en la cuenta Otros Gastos Extraordinarios, subcuenta Aportes en entidades no societarias (580809), siendo ésta su correcta clasificación. A septiembre 30 de 2012, presenta un saldo de $8.147 millones que corresponde a los hechos económicos generados a la fecha de evaluación por concepto del pago de aportes para programas y proyectos efectuados por la Subdirección Relaciones con Entes Territoriales por $4.000 millones y de la administración y operación de la Biblioteca EPM realizada por la Unidad Aprendizaje Organizacional por $4.147 millones, evidenciándose la razonabilidad de las cifras. 10
Para comprobar que con los aportes entregados por EPM a la Fundación EPM no se estén asumiendo pagos para los cuales no fueron destinados, se procedió a revisar los desembolsos efectuados con los dineros asignados para el proyecto Plantas Potabilizadoras y la administración y operación de la Biblioteca EPM, encontrándose lo siguiente: Cuadro 1. Presupuesto Biblioteca EPM DESCRIPCIÓN Fuente: EPM ESP Cuadro 2. Cuotas canceladas para Biblioteca EPM Fuente: EPM ESP Cuadro 3. Cálculo administración de la Biblioteca EPM Fuente: EPM ESP Presupuesto aprobado 2012 Ejecutado al 30 de Septiembre % de Ejecución Saldo por Al 30 de septiembre de 2012, la Unidad Aprendizaje Organizacional de EPM, había desembolsado a la Fundación EPM para la administración y operación de la Biblioteca EPM la totalidad del presupuesto aprobado para la vigencia, correspondiente a $4.147 millones, su ejecución presupuestal de gastos alcanza el 62.17%, ($2.462 millones), quedando estos dineros generando rendimientos financieros para ser reinvertidos en dicho programa. Para la entrega de estos recursos no se encontró un plan de pagos establecido por EPM, lo que existe es una carta de solicitud de la Fundación EPM para que los desembolsos para la administración y operación de la Biblioteca EPM se hagan en las fechas en las que efectivamente fueron realizadas (Ver cuadro 4). Ejecutar GENERALES $ 3.893.352.613 $ 2.422.606.275 62,22% $ 1.470.746.338 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS $ 37.003.484 $ 19.584.324 52,93% $ 17.419.160 INTANGIBLES $ 10.045.500 $ 8.871.500 88,31% $ 1.174.000 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS $ 19.574.852 $ 10.898.006 55,67% $ 8.676.846 SUB-TOTAL PRESUPUESTO 2012 $ 3.959.976.449 $ 2.461.960.105 62,17% $ 1.498.016.344 Administración Fundación EPM $ 187.311.491 $ 187.311.491 100,00% TOTAL PRESUPUESTO 2012 $ 4.147.287.940 $ 2.649.271.596 63,88% Concepto de pago Fecha de pago Valor pagado Gasto Administración Participación Cuota No. 01 ene-25 $ 1.347.287.940,00 $ 1.287.348.263 $ 59.939.677 32% Cuota No. 02 may-11 $ 1.400.000.000,00 $ 1.336.314.093 $ 63.685.907 34% Cuota No. 03 sep-14 $ 1.400.000.000,00 $ 1.336.314.093 $ 63.685.907 34% Totales $ 4.147.287.940,00 $ 3.959.976.449 $ 187.311.491 100% Presupuesto 2.675.878.449 Bases de datos 1.284.098.000 Sub total 3.959.976.449 Administración 7% sin incluir bases de datos 187.311.491 Total Presupuesto año 2012 4.147.287.940 11
Cuadro 4. Presupuesto Plantas Potabilizadoras DESCRIPCIÓN Fuente: EPM ESP Cuadro 5. Presupuesto programas vigencia 2012 Fuente: EPM ESP Presupuesto aprobado 2012 Valor ejecutado al 30 de septiembre El proyecto Plantas Potabilizadoras presenta una baja ejecución del presupuesto que obedece en cierta medida a ahorros generados en la contratación y a que se consiguió la donación de 11 plantas de las 35 programadas, lo que conllevará a que queden recursos disponibles al finalizar la vigencia. Para este programa se tienen dineros de la vigencia anterior los cuales ascienden a $180 millones, invertidos en CDT por parte de la Fundación EPM cuyos rendimientos financieros generados deberán ser reinvertidos en la ejecución del programa. EPM presupuestó para la vigencia 2012 entregar la suma de $4.000 millones para la ejecución de los seis (6) programas establecidos, cifra que corresponde al 80% del valor programado, quedando el 20% restante para ser ejecutado con recursos de la Fundación EPM. El pago de estos dineros se efectuaron en dos (2) cuotas realizadas en el mes de abril y en septiembre; su ejecución a septiembre 30 de 2012 alcanza los $2.536 millones, correspondientes al 63% del capital entregado por EPM, quedando disponibles $1.464 millones rentando financieramente para la Fundación EPM los cuales deberán ser reinvertidos. También se verificó que los programas que se están ejecutando a través de los aportes estén enmarcados en la política y lineamientos de la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) y que con su implementación se estén logrando los beneficios esperados, observándose lo siguiente: Los aportes para los programas y proyectos están alineados al objetivo estratégico Fortalecer las relaciones y las comunicaciones con los grupos de interés % de ejecución Comisiones, Honorarios y Servicios 250.165.484 108.252.201 43% Obras y Mejoras en Propiedad Ajena 385.000.000 74.568.100 19% Materiales y Suministros 776.560.500 282.215.364 36% Comunicaciones y Transporte 137.600.000 58.638.321 43% Impuestos gravámenes y Tasas 6.192.384 4.421.107 71% TOTAL PRESUPUESTO AÑO 2012 1.555.518.368 528.095.093 34% PROGRAMAS Presupuestado Año Ejecutado a % de Diferencia 2012 Septiembre Ejecución Espacios EPM para la Cultura $ 676.534.738 $ 353.805.552 $ (322.729.186) 52% Parque de los Deseos $ 1.287.838.042 $ 761.196.016 $ (526.642.026) 59% Punto Común $ 508.449.811 $ 315.956.969 $ (192.492.842) 62% Red de Bibliotecas $ 700.260.876 $ 349.889.079 $ (350.371.797) 50% Trueques Creativos $ 250.421.681 $ 225.700.477 $ (24.721.204) 90% Agua para la Educación $ 1.555.518.368 $ 529.792.073 $ (1.025.726.295) 34% Total $ 4.979.023.516 $ 2.536.340.166 $ (2.442.683.350) 51% 12
externos, incluidos además como iniciativa estratégica en el plan de acción de la vigencia 2012 de la Dirección Responsabilidad Empresarial. Para el caso específico de las plantas potabilizadoras denominado también Agua para la Educación Educación para el Agua, lo enmarcan dentro de la política de RSE de EPM, pues contribuye al desarrollo sostenible de la sociedad, suministrando el servicio de agua potable a escuelas rurales oficiales del departamento de Antioquia, por medio de la implementación de soluciones tecnológicas adecuadas, permitiendo crear condiciones de bienestar y salud que eleven su calidad de vida, promuevan el uso racional del agua y la conservación del medio ambiente. Sin embargo la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) como modelo negocio instaura que con estas iniciativas colaborativas se debe generar no solo valor para la sociedad sino también para la empresa cuyo valor no se logró identificar toda vez que la entidad no lo tiene definido. Los beneficiarios directos e indirectos del programa son los estudiantes, profesores, padres de familia, comunidad cercana y las administraciones municipales. En el 2011, más de 3.600 estudiantes de escuelas rurales de Antioquia, fueron beneficiados con el suministro de agua potable, permitiendo así mejorar sus condiciones de bienestar y salud; además, mensualmente se suministró en promedio una cantidad de 30.000 litros de agua potable en 5 escuelas en funcionamiento con el programa, con un nivel de calidad entre el 80% y 100%. Para el mes de noviembre de 2011 entraron en funcionamiento otras 4 plantas, no incluidas en el dato de suministro de agua potable por ser período de vacaciones. El programa en su hoja de vida establece unos beneficios técnicos, sociales y económicos así como unos indicadores de gestión para los cuales no se encontraron las metas fijadas para los años 2011 y 2012, solo están las mediciones realizadas en el año 2011, lo que no permite determinar su cumplimiento. Para garantizar la sostenibilidad del programa se pactaron compromisos con las alcaldías para que estas sigan suministrando los insumos que requiere la planta y tengan disponibilidad para hacer el seguimiento de la correcta utilización y el cuidado de la misma, no obstante estos compromisos solo se evidenciaron para 15 municipios de 18 impactados, ya que para el caso de los municipios de Marinilla y Buriticá no se tenían planeadas estas plantas por lo que sus actas compromisorias se encuentran en trámite y pendientes por entregar por parte de la entidad, y para el caso del municipio de Carepa ésta fue instalada en el año 2012 por lo que aún no tiene carta de compromiso; lo anterior es considerado de suma importancia por ser esta una condición necesaria de los proyectos de 13
Responsabilidad Social Empresarial (RSE) como lo es que éstos sean autosostenibles. Por su parte la administración y operación de la Biblioteca EPM, no se encuentra descrita en el plan de acción de la vigencia 2012 ni en el plan de soporte 2012 2014 de la Dirección Gestión Humana y Organizacional, sin embargo según información suministrada por la Entidad este programa se encuentra alineado al objetivo estratégico Actuar con responsabilidad social y ambiental en las zonas de influencia de los negocios. En la hoja de vida del programa lo enmarcan en la política de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) de EPM, pues contribuye al desarrollo sostenible de la sociedad, permitiendo la apropiación social del conocimiento en las áreas de ciencia, industria, medio ambiente y tecnología para la comunidad en general. La RSE como modelo negocio instaura que con estas iniciativas colaborativas se debe generar no solo valor para la sociedad sino también para la empresa, no descrito en la hoja de vida del programa dentro de los beneficios, remitido posteriormente por la empresa en un documento donde lo detallan entendido no como un valor económico sino cualitativo que le propician beneficios para el fortalecimiento institucional. Otro aspecto importante que se observó es que el programa de la Biblioteca EPM no cumple con la condición necesaria de los proyectos de RSE como es que éstos sean autosostenibles, toda vez, que los recursos para su administración y operación salen de la casa matriz EPM, que es quien la sostiene pues ésta por sí sola no genera ingresos al ser su acceso gratuito para la comunidad, y las rentas de los locales comerciales allí ubicados que podrían contribuir fueron cedidas a la Fundación EPM. Estos gastos presupuestados para el 2012 ascienden a $3.935 millones, más la administración por $187 millones, aunado a los otros costos asociados a la Biblioteca EPM no incluidos como son servicios públicos, vigilancia, mantenimiento, predial, entre otros, los cuales EPM no tiene plenamente identificado su monto. Se evidenció además la evaluación de impacto social realizado por la firma Estrategia e Innovación INNOTEGIA en septiembre 30 de 2009 en el cual se presentan una serie de conclusiones y recomendaciones con respecto a los servicios y actividades culturales que presta la Biblioteca EPM, pero éste no permite deducir sobre la obtención de los beneficios sociales definidos en la hoja del vida del programa como son entre otros, la reducción de la brecha social y digital donde no se conoce la línea base ni se tienen metas establecidas; así como la transformación social y urbana de una zona deprimida de Medellín donde persisten problemas de seguridad de la zona de influencia, siendo este un factor de riesgo del programa por la disminución de usuarios. 14
Igualmente ocurre con la evaluación de impacto social realizada por la Fundación en el año 2011, donde se encuentran explícitos unos indicadores de gestión que apuntan a medir el cumplimiento de los beneficios técnicos, sin embargo éstos no cuentan con metas, solo están las mediciones realizadas en el año 2011, lo que no permite determinar su cumplimiento. En cuanto a los beneficios económicos se logró establecer que la Biblioteca EPM genera empleo a 63 personas vinculadas bajo la modalidad de outsourcing de los cuales 40 son jóvenes universitarios, siendo esta última población los que se tienen contemplados como receptores de dicho beneficio. En cuanto a la legalidad de las operaciones que se derivan de los aportes que realiza EPM a la Fundación EPM, se estableció en los Estatutos (Febrero de 2011 su última reforma), que el patrimonio de la Fundación lo constituyen son las rentas provenientes de la cesión de los contratos de arrendamiento de los parqueaderos suscritos con el Fondo de Empleados de Empresas Públicas (FEPEP) y Autonorpe así como los locales comerciales ubicados en la Biblioteca EPM, Pies Descalzos y Parque de los Deseos, dando así cumplimiento a lo establecido en el Acta de Junta Directiva 1357 de julio 13 de 2000 y a las notas de cesión respectivas de cada contrato. Por otra parte, la administración y usufructo tanto de los locales comerciales ubicados en la Biblioteca EPM como en el Parque de los Pies Descalzos, se ha venido desempeñando por parte de la Fundación EPM, de acuerdo a lo establecido en la autorización de Junta Directiva de septiembre de 2005 y formalizada en el Acta de Junta Directiva 1445 del mismo año. Dicha acta, aprobó la suscripción de un contrato usufructo a favor de la Fundación EPM, en el cual se entregaría a la misma, es decir, a la Fundación, la administración, sostenimiento y explotación de los locales comerciales ubicados en el parque de los pies descalzos y en la Biblioteca temática EPM, con la posibilidad de que la Fundación los explote y perciba los rendimientos de su utilización y administración, con destinación al funcionamiento adecuado de los mismos y al desarrollo de proyectos y programas objeto de la Fundación. El contrato de usufructo celebrado con la Fundación EPM con fecha 23 de noviembre de 2005, le otorgó el uso y goce sobre varios inmuebles de su propiedad destinados a locales comerciales ubicados en el parque de los pies descalzos, bajos del puente San Juan y las instalaciones de la Biblioteca EPM ubicada en la plaza de Cisneros. Dicho contrato tuvo un plazo inicial de 5 años contados a partir de la fecha de la firma de ambas partes con la posibilidad de prorrogarlo por un término igual al inicialmente pactado hasta completar el término 15
máximo estipulado en el artículo 829 del Código Civil, es decir, 30 años. Una vez finalizado el plazo inicialmente pactado de 5 años, no se evidenció una prórroga de este contrato, por lo que se entiende que el mismo ha terminado, tal y como lo establece el artículo 863 del Código Civil. Se estableció que la Fundación continúa ejerciendo el uso y el goce de los mencionados locales comerciales, recibiendo los dineros producto de la explotación de los mismos a pesar de no cumplir con esta formalidad. La empresa reconoce que efectivamente no se cumplió la formalidad de elevar a escrito la renovación, bajo el entendimiento de que las partes continuarían ejecutando sus respectivas labores y que se cumplía el mandato de la Junta Directiva; no obstante, puesto que comporta una forma de control más efectiva, la carencia de la formalidad será subsanada de la manera más rápida posible suscribiendo los respectivos documentos. Es importante resaltar, que en desarrollo de esta auditoría especial, la Oficina Jurídica de la Contraloría General de Medellín emitió concepto jurídico con fecha del 26 de octubre del año en curso, señalando el alcance de la vigilancia de la gestión fiscal que tiene esta Contraloría Auxiliar respecto de la Fundación EPM, considerando que: La Fundación pertenece al grupo de las denominadas ASOCIACIONES Y FUNDACIONES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE LAS ENTIDADES PUBLICAS CON PARTICIPACION DE PARTICULARES en las cuales Empresas Públicas de Medellín se vinculó a título de participación y no de aporte, pues no hizo (o hace) entrega de dineros o recursos estatales para el cumplimiento de un proyecto o programa específico, sino para convertirse en socio o dueño de dicha fundación. En otras palabras, la participación de EPM se hace con vocación de integrar el patrimonio de la entidad. La ley y la Jurisprudencia son claras al diferenciar los conceptos de aporte y participación y la forma de ejercer el control por parte de las contralorías, así lo establece la sentencia C-065 de 1997 de la Corte Constitucional, la cual realiza la distinción entre aporte y participación. Señala la citada jurisprudencia, que por PARTICIPACIÓN se debe entender la entrega de dineros u otros recursos que el Estado efectúa para integrar el capital social y para convertirse en socio de una entidad, mientras que el término APORTE hace referencia a aquellas entregas de dineros o recursos estatales que no entran a formar el capital social sino que se efectúan para el cumplimiento de un proyecto o programa específico, es decir un contrato. 16
Igualmente quedó contemplado en el concepto emitido, que en cuanto al control fiscal y en vista que los dineros que transfiere EPM a la Fundación EPM se hacen por causa o con ocasión de su participación en dicha sociedad, tal y como establece el artículo 267 de la Carta y el artículo 21 de la Ley 42 de 1993, el control fiscal debe ejercerse o recaer sobre la entidad, en este caso la Fundación EPM, ya que maneja recursos públicos. Por último se logró establecer la existencia de controles inherentes a las actividades, operaciones y actuaciones realizadas en la entrega de aportes, que son aplicados por los responsables de EPM involucrados en el tema objeto de evaluación, no obstante en el transcurso del proceso auditor al realizar las pruebas de auditoría se encontraron algunas diferencias en la información suministrada por EPM y por la Fundación EPM relacionada con el presupuesto de los programas, que podrían afectar la calidad y confianza de los controles que se tienen establecidos. 17
3. PRONUNCIAMIENTO FISCAL En el desarrollo del proceso auditor, el equipo de trabajo en concordancia con los objetivos planteados concluye que la causación del presupuesto de gastos destinado a los aportes a la Fundación EPM, cuenta con los actos administrativos de reconocimiento de la obligación y las cifras registradas en la cuenta Aportes en entidades no societarias reflejan fielmente las operaciones y transacciones realizadas por EPM con los respectivos soportes. Así mismo frente a los propósitos trazados como fueron, el determinar si los recursos financieros asignados por EPM para la Fundación EPM fueron manejados con eficiencia y el cumplimiento de las disposiciones legales internas y externas aplicables, la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal EPM 1 emite un Pronunciamiento Favorable sobre la gestión fiscal realizada por EPM en la entrega de aportes a la Fundación EPM, al no evidenciarse ninguna situación o actuación que vulneren los principios evaluados o las normas legales establecidas. No obstante, se configuraron unas deficiencias administrativas detalladas en el capítulo Resultados de Auditoría y resumidas en el Cuadro consolidado de hallazgos, las cuales afectan la calidad y confianza de los controles inherentes a las actividades, operaciones y actuaciones derivadas del proceso auditado. Por último y como se expresó en el capitulo anterior, luego del concepto emitido por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de Medellín el 26 de octubre del presente año, donde se concluye que dada la naturaleza de la creación de la Fundación EPM con patrimonio mixto, la cual hace parte de las demás entidades de naturaleza especial creadas o autorizadas por la ley, contempladas en el artículo 38 de la Ley 489 de 1998. Esta misma ley consagra que las Fundaciones Mixtas, como es el caso de la Fundación EPM, se sujetan a las disposiciones legales contempladas en el Código Civil para las asociaciones civiles de utilidad común. Seguidamente el artículo 2 de la Ley 42 de 1993 establece que son sujetos de control los particulares y con mayor razón las Fundaciones Mixtas que administran recursos públicos, independientemente de la cuantía de esos recursos (Subrayas propias). Según lo expuesto, la Fundación EPM pertenece al grupo de las denominadas Asociaciones y Fundaciones para el cumplimiento de las actividades propias de las entidades públicas con participación de particulares, dado que se vinculó a título de participación y no de aporte; conceptos estos ampliamente presentados y diferenciados en la sentencia C-065 de 1997; toda vez que no hizo entrega de 18
dineros para el cumplimiento de un programa o proyecto específico, sino para convertirse en socio o dueño de la Fundación EPM, es decir la participación de EPM se hizo con la intención de conformar su patrimonio, tanto así que ésta hace parte del Grupo EPM; por lo tanto la vigilancia del control fiscal debe recaer sobre la entidad, en este caso de manera directa sobre la Fundación EPM, según lo establecido en los artículos 267 de la Constitución Política y artículo 21 de la Ley 42 de 1993 (subrayas propias). 19
4. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS CONSOLIDACIÓN HALLAZGOS Y/O DEFICIENCIAS NUMERAL: 7.2-7.5-8.2 PROCESO O SUBPROCESO: AUDITORIA ESPECIAL SUJETO DE CONTROL: EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P. N º Descripción Hallazgo y/o Deficiencia Hallazgo Fiscal Nº Cuantificación $ R: 078 18/06/10 NOMBRE DE LA EVALUACIÓN: APORTES A LA FUNDACIÓN EPM Amerita Acciones Correctivas Nº Deficiencia Fiscal Beneficios $ Amerita Acciones Correctivas Deficiencia Administrativa 1 Los programas evaluados no cuentan con la información suficiente y necesaria para garantizar que con su implementación se este dando un estricto cumplimiento a la política y lineamientos establecidos en la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) X aprobada por la Junta Directiva de EPM, lo que afectaría la viabilidad de dichos programas bajo este esquema. Se encontraron algunas diferencias en la información suministrada por EPM y por la Fundación EPM relacionada con el presupuesto 2 de los programas, que podrían afectar la calidad y confianza de los X controles que se tienen establecidos. El contrato de ususfructo N 90824829 con fecha de 23 de noviembre de 2005 otorgado por parte de EPM a la Fundación EPM para el uso y goce de los inmuebles destinados a locales comerciales ubicados en el parque de los pies descalzos, bajos del 3 puente San Juan y en las instalaciones de la Biblioteca EPM, no X cuenta con prorroga por lo que el contrato se ha venido ejecutando sin esta formalidad, recibiendo la Fundación los dineros producto de la explotación de dichos locales comerciales. TOTAL 0 0 0 0 3 (*) Otros Hallazgos: Hallazgo Penal y/o Hallazgo Disciplinario. Otros Hallazgos (*) 20
NM P4 S7 47722 P04 11 12 5. PLAN MEJORAMIENTO ÚNICO La Entidad deberá actualizar el Plan de Mejoramiento Único, con las acciones y actividades que le permitan eliminar las causas de los hallazgos y/o deficiencias detectadas y comunicadas durante el proceso auditor, descritos en el presente informe. Dicho plan deberá ser entregado a la Contraloría General de Medellín, dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe final, siguiendo los lineamientos establecidos en la resolución 197 de 2010, capítulo 6, artículo 15. 21