Invitación a cotizar a sobre cerrado N 09-2015 Contratación de servicios profesionales para el ejercicio de notariado público La presente invitación se fundamenta en la facultad que tiene la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional de regular, bajo la normativa vigente la compra de bienes y servicios, conforme los términos de la Ley No. 7531, sus reformas y reglamentos. Con el objetivo de cumplir con lo establecido en el Reglamento de Contratación Administrativa, Manual de Procedimientos de Servicios Notariales y disposiciones internas, Arancel de Honorarios por Servicios Profesionales de Abogacía y Notariado, Reglamento General de Créditos de la Junta de Pensiones; se confecciona la invitación a cotizar a sobre cerrado N 09-2015, para la contratación de profesionales que prestarán los servicios profesionales para el ejercicio de notariado público a la Junta. 1. Conceptos: Para efectos de esta contratación y para las condiciones generales, serán aplicadas las siguientes definiciones: Junta. Enlace. Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional. Ente público no estatal con personería jurídica y patrimonio propio. Jefatura del de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional, encargada de la coordinación de la presente invitación a cotizar. Invitación a cotizar. Como se llamará en adelante a este documento, el cual corresponde a la Invitación a cotizar a sobre cerrado Nº 09-2015. Oferta. Oferente. Propuesta o cotización enviada por cada persona física o jurídica invitada a participar. Persona física o jurídica que envíe una oferta para participar en la presente invitación a cotizar. Notario Público Externo: Notario público es el profesional en Derecho, especialista en Derecho Notarial y registral, habilitado legalmente para ejercer la función notarial, sin ningún vínculo laboral con la Institución. Escritura Pública: Documento autorizado por notario, con atribuciones legales para fe de un acto o contrato jurídico cumplido por el compareciente y actuante o por las partes estipulantes. 1
Labores Notariales: Cualquier gestión propia del ejercicio del notariado, sea protocolar o extraprotocolar. Turno o rutina de asignación notarial: Es la oportunidad que se le presenta al profesional para dar trámite a un requerimiento institucional. 2. Objeto de la invitación a cotizar: La contratación por servicios profesionales de los notarios externos que prestarán los servicios de notariado a la Junta, contratados mediante el procedimiento correspondiente y sin que exista subordinación jurídica laboral por el servicio de notariado, sea éste protocolar o extraprotocolar, en las que figure la Junta. Los servicios se brindarán según el siguiente detalle: 5 Notarios Públicos en Oficinas Centrales, las cuales se encuentran ubicadas en San José. 2 Notarios Públicos en cada una de las sucursales de la Junta, ubicadas en Heredia, Cartago, Alajuela, San Ramón, San Carlos, Limón, Puntarenas, Ciudad Neilly, Pérez Zeledón, Liberia y Santa Cruz. Los profesionales deberán tener oficina abierta en la zona donde se ofrece el servicio. 3. Requisitos de admisibilidad para todos los oferentes a) Se admiten en este concurso todas las personas físicas o jurídicas que cumplan con todos los requisitos legales, técnicos y financieros solicitados en esta invitación a cotizar. b) Se consideran inadmisibles las ofertas que no indiquen claramente el ítem y la zona en que participan. c) Las ofertas presentadas en forma extemporánea no serán admitidas para el concurso, por lo cual, es responsabilidad del proveedor verificar la recepción en tiempo y forma por parte del área de proveeduría. d) En caso de personas jurídicas, deberán cumplir con sus obligaciones laborales y de seguridad social para con sus empleados, de forma tal que su inobservancia dará lugar al incumplimiento del contrato que se llegue a celebrar producto de la presente contratación. e) El oferente deberá presentar declaración jurada en la cual se señale que no es alcanzado por las prohibiciones de los artículos Nos.21 y 22 del Reglamento de Contratación Administrativa de la Junta de Pensiones según formato adjunto. f) El oferente deberá presentar certificación indicando que se encuentra al día con las obligaciones obrero-patronales de la C.C.S.S 2
g) El oferente deberá presentar declaración jurada que se encuentra al día en el pago de las obligaciones con el FODESAF, lo anterior considerando el artículo 22 de la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares h) El oferente deberá presentar declaración jurada de que se encuentra al día en el pago de todos los impuestos nacionales. 4. Responsabilidades específicas del Notario Público a) El Notario tiene la responsabilidad directa ante la Junta, de que todos los actos extraprotocolares o protocolares que otorga, cumpla con todos los requisitos sustanciales o formales, impuestos por la ley o reglamentación aplicable, y cuando corresponda quede debidamente inscrita en el Registro Público, de forma tal que aseguren y garanticen a la Junta el acto correspondiente;, los cuales se deben entregar en un mes, si no se ha entregado la inscripción en ese plazo, se debe presentar informe con las razones del porqué no se ha podido llevar a cabo. b) Efectuar las recomendaciones que estime convenientes, en torno a los diferentes trámites previos al otorgamiento del documento. c) Informar a los interesados del valor y la trascendencia legales de sus renuncias y estipulaciones. d) Guardar el secreto profesional sobre los contratos u operaciones que mantienen los interesados con la Junta. e) Confeccionar los documentos correspondientes dentro de los plazos establecidos. f) Asesorar a las partes en la contratación con el propósito de obtener el fin propuesto al más bajo costo y mejores intereses de ambos. g) Colaborar en la corrección de cualquier aspecto atinente de los documentos. h) Los notarios externos al servicio de la Junta responderán por cualquier daño y perjuicio que ocasionen por acción u omisión, tanto a la Institución como a sus clientes o a terceros. La Junta, previa valoración de los hechos y aplicando el debido proceso, podrá sancionar al notario que incumpla los deberes contenidos en su normativa interna. Será el Departamento Financiero Contable, Unidad de Crédito y Cobro y el quienes velarán porque el Notario cumpla con esta responsabilidad según el servicio que contrate cada uno. i) Asimismo, es responsabilidad de los notarios cumplir eficiente y oportunamente con los trámites solicitados. j) Aceptar el rol y asignación de los casos establecidos institucionalmente. k) Los profesionales están obligados a presentar al Departamento Financiero Contable, Unidad de Crédito y Cobro o al según corresponda, un informe de los trabajos pendientes asignados y del estado. En este informe se deberá especificar aquellos casos problemáticos o difíciles, las razones que impiden la 3
terminación en el tiempo previsto y adjuntar la documentación necesaria que acredite lo indicado. l) En caso que sea necesario, deberán presentarse a las oficinas de la Junta de Pensiones, Oficinas Centrales o sucursal, según corresponda, para la autenticación de firmas a ruego de nuestros clientes. 5. Garantías Las garantías, tanto de participación como de cumplimiento se rendirán de forma independiente y a favor de la Junta. Estas podrán ser respaldadas mediante los siguientes valores: depósito de bono de garantía de instituciones aseguradoras reconocidas en el país, o de uno de los Bancos del Sistema Bancario Nacional o el Banco Popular y de Desarrollo Comunal; certificados de depósito a plazo, bonos del Estado o de sus instituciones, cheques certificados o de gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional; dinero en efectivo mediante depósito a la orden de un Banco del mismo sistema, presentando la boleta respectiva o mediante depósito en la Administración interesada. 5.1 Garantía de participación: Sin excepción, todo oferente deberá depositar una garantía de participación de US$500 (quinientos dólares) con una vigencia mínima de 30 días hábiles, que rigen a partir de la fecha de apertura y será devuelta a los participantes dentro de los diez días hábiles siguientes a la firma del contrato con el adjudicado, salvo en el caso del adjudicatario, que le será devuelto hasta que rinda la garantía de cumplimiento. Se debe adjuntar una copia del comprobante donde se demuestre que la garantía de participación fue depositada oportunamente. Cabe mencionar que la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional no reconocerá ninguna tasa de interés sobre los montos depositados como Garantía de Participación. 5.2 Garantía de cumplimiento El adjudicatario debe rendir una garantía de cumplimiento equivalente a US$500 (quinientos dólares) antes de la firma del contrato. La garantía deberá mantenerse vigente mientras se mantenga la relación profesional y renovarse previo a la eventual prórroga del contrato. 6. Criterios de evaluación Para efectos de evaluar a los profesionales, se tomarán en cuenta al menos los siguientes puntos 1. Años de ejercicio de la profesión 25 puntos Estos puntos se cuantificarán como años calendarios, otorgando 5 puntos por cada año hasta un máximo de 5 (cinco años) de ejercicio continuo. Este punto se acreditará de acuerdo con la constancia emitida por el Colegio Profesional respectivo o la 4
Dirección Nacional de Notariado, donde se indique la fecha de incorporación como notario. 2. No haber recibido sanciones en el plazo de 5 años anteriores a la fecha de apertura. 25 puntos El oferente debe acreditar no haber recibido sanciones en el plazo señalado para lo cual deberá presentar una certificación emitida por el Colegio Profesional respectivo o la Dirección Nacional de Notariado haciendo constar claramente que no registra sanciones. 3. Certificación de servicios profesionales 25 puntos Se asignarán 5 puntos por cada certificación de servicios profesionales en la que se establezca un servicio continuo relacionados con la actividad según corresponda hasta un máximo de 5 cinco. 4. Experiencia profesional en consultorías a bancos o formalización de créditos bancarios 15 puntos Se asignará 5 puntos por cada asesoría ofrecida según corresponda hasta un máximo de 15 puntos. 5. Presentación de maestrías y doctorados 10 puntos Para la obtención de puntos en este factor, el oferente deberá aportar copia certificada del título obtenido en el área profesional según corresponda: La maestría con 5 puntos El doctorado con 10 puntos. PORCENTAJE DE DESCRIPCIÓN CALIFICACIÓN Años de ejercicio de la profesión 25% No haber recibido sanciones 25% Certificación de servicios profesionales 25% Experiencia profesional en consultorías a bancos o 15% formalización de créditos bancarios Presentación de maestrías y doctorados 10% Total 100% Forma de desempate y otros. En caso de igualdad en el puntaje entre oferentes, se aplicarán los siguientes criterios de desempate: a) Se clasificará como primero, quien haya obtenido mayor puntaje en el parámetro de evaluación denominado Certificación de servicios profesionales. b) Si persiste la igualdad, se realizará un sorteo con los cuales persista empate. 5
7. Honorarios: Los honorarios por servicios notariales se calcularán con base en el Arancel respectivo, decretado y publicado por el Poder Ejecutivo, con base en la recomendación del Colegio de Abogados de Costa Rica y de conformidad con lo dispuesto en los artículos N 9 inciso 4) y 22 inciso 15) de la Ley Orgánica del Colegio de Abogados y los numerales 166 y 167 del Código Notarial. El profesional presentará a quien corresponda un detalle de gastos y honorarios para su revisión por parte del mismo. Una vez aprobado este detalle y otorgados los documentos correspondientes, presentará una factura timbrada con los documentos de soporte, dentro de los cuales estarán los enteros del banco, en los que conste la cancelación de las especies fiscales y derechos de registro, si así corresponde. Los desembolsos se ajustarán a lo que dispone el Manual de Procedimientos de Servicios Notariales Institucional o ley especial. Se aclara que para pagos facturados en dólares se cancelan en colones al tipo de cambio del día que se recibe la factura. De los montos cancelados por servicios profesionales debe rebajarse el 2% como pago del impuesto sobre la renta 8. Vigencia de la oferta: A partir del cierre de la recepción de ofertas, ésta se somete al plazo de vigencia de sesenta días hábiles. 9. Contrato La adjudicación de esta contratación se formalizará por medio de un contrato entre la Junta y el profesional. El nombramiento de los profesionales se debe realizar por un período máximo de dos años, prorrogables por lapsos sucesivos e iguales y que no superen los cuatro años de prestación de servicios profesionales. Los servicios prestados deberán resultar satisfactorios en los términos que la Junta establezca, según la recomendación del Departamento Financiero Contable, el y la Dirección Ejecutiva. 10. Condiciones de orden general 10.1 Recepción de las ofertas: La Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional, recibirá ofertas por escrito, en idioma español, sin correcciones, hasta las 11 horas del 29 de junio de 2015. 6
La oferta debe presentarse formalmente, debidamente firmada. Las ofertas y cualquier otra información adicional deben entregarse en sobre cerrado, directamente en el tercer piso, del, en el edificio ubicado en calle 21, entre Avenida 8 y Avenida 10, 50 mts Norte de Casa Matute Gómez, San José; en el sobre debe indicarse la siguiente información: JUNTA DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL MAGISTERIO NACIONAL INVITACION A COTIZAR A SOBRE CERRADO N 09-2015 El oferente deberá presentar en la cotización, toda la información detallada, siguiendo el orden en que se ha estructurado este documento. 10.2 Resolución: Valorados los aspectos formales de las ofertas, analizado su ajuste técnico, jurídico y económico, se adjudicará a la oferta que obtenga mayor puntaje. 10.3 Penalización Todo atraso en la entrega de lo contratado será penalizado con un 0.25% del total de la compra por cada día hábil de atraso. Lo anterior de conformidad con lo establecido en el artículo N 11 del Reglamento de Contratación Administrativa de la Junta de Pensiones, y/o en su defecto conforme a las disposiciones internas que regulan los incumplimientos. 10.4 Adjudicación La Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional, resolverá esta invitación a cotizar en un plazo máximo igual al solicitado en el capítulo de vigencia de la oferta. 10.5 Solicitud En caso de no estar interesados en participar en este proceso, se solicita su colaboración para que envíen por escrito, los motivos por los cuales no presentan la oferta, al fax número 2223-7867 o al correo electrónico proveeduria@juntadepensiones.cr. Cualquier duda o consulta referente a los requisitos a presentar, pueden comunicarse a los teléfonos: 2284-6404 ó 2284-6425. Cordialmente, 10 de junio de 2015 Lic. Franklin Carvajal Araya, Jefe 7
FÓRMULA DE OFERTA ANEXO 1 Fecha: Señores JUNTA DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL MAGISTERIO NACIONAL Invitación a Cotizar Nº 09-2015 Presente Estimados señores: Yo, (NOMBRE Y CALIDADES), actuando en mi carácter de (PERSONA FISICA O JURIDICA) CARGO EN LA EMPRESA o Servicio profesional a prestar), de la firma (RAZÓN SOCIAL) personería que consta en la certificación adjunta, habiendo examinado cuidadosamente la Invitación a Cotizar Nº xxx, declaro que cumplo todos los requisitos de la invitación por lo que hago propuesta formal para ejecutar todo el trabajo estipulado en la invitación. ANEXO DOCUMENTO 1. Objeto de la invitación 2. Currículo vitae del oferente y miembros si corresponde 3. Copia del título que lo acredita como profesional para profesionales independientes y de los socios para los bufetes o despachos debidamente constituidos. 4. Certificación de incorporación al Colegio correspondiente y de estar al día en la colegiatura para profesionales independientes y de los socios para los bufetes o despachos debidamente constituidos. 5. Declaración que tiene oficina abierta debidamente constituida y acondicionada para la atención de público 6. Certificación indicando que se encuentra al día con las obligaciones obrero-patronales de la C.C.S.S. o bien, que tiene un arreglo de pago aprobado por ésta 7. Copia certificada de la personería jurídica vigente. (En el caso de personas jurídicas) o de la cédula de identidad, en personas físicas 8. Nombre y número telefónico de la persona que atenderá la oferta. 9. Declaración jurada certificada en la cual se consigne que se encuentra al día en el pago de impuestos nacionales. 10. El oferente deberá presentar declaración jurada que se encuentra al día en el pago de las obligaciones con el FODESAF, lo anterior considerando el artículo 22 de la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones 8
Familiares. 11. El oferente deberá presentar declaración jurada de que se encuentra al día en el pago de todos los impuestos nacionales. 12. Garantía de cumplimiento 13. Declaración jurada en la cual se señale que el oferente no es alcanzado por las prohibiciones de los artículos Nos.21 y 22 del Reglamento de Contratación Administrativa de la Junta de Pensiones 14. Otros documentos Atentamente, (Firma auténtica y No. cédula) 9
ANEXO 2 Declaración jurada Yo, cédula en calidad de de la empresa, certifico y declaro que no soy alcanzado por las prohibiciones del artículo 21 y 22 del Reglamento de Contratación Administrativa de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional que señalan: Artículo 21 Queda absolutamente prohibido celebrar contratos administrativos o participar en los trámites previos a su celebración, de manera directa o indirecta, con carácter particular, a las siguientes personas: a. Los miembros de la Junta Directiva, el Director Ejecutivo, funcionarios de la Junta, miembros de las directivas de los órganos representados en la Junta Directiva de la Institución. b. Las personas jurídicas en cuyo capital participe - en una proporción superior al 5%- cualquiera de los funcionarios cubiertos por la prohibición. c. Los parientes, por consanguinidad o afinidad hasta el tercer grado inclusive, de las personas cubiertas por la prohibición en los incisos anteriores. d. Las personas jurídicas en que los parientes indicados en el inciso anterior sean titulares de más del 5%(Cinco por ciento) del capital, o ejerzan en ellas algún puesto de dirección o representación. e. Las personas físicas o jurídicas que hayan intervenido como asesoras en cualquier etapa del procedimiento de contratación, hayan participado en la elaboración de las especificaciones, los diseños, y los planos respetivos, o deban participar en su fiscalización posterior, en la etapa de ejecución o construcción. Esta prohibición no se aplicará en los supuestos en que se invite a ofertar conjuntamente el diseño y la construcción de la obra, las variantes alternativas respecto de las especificaciones o los planos suministrados por la Junta. Artículo 22- Prohibición de influencias: A las personas cubiertas por las prohibiciones del artículo anterior, se les prohíbe intervenir directa o indirectamente ante un servidor, prevaliéndose de su cargo o de cualquiera otra situación derivada de su situación personal o jerarquía con este o con otro servidor, ya sea real o simulada, para que haga, retarde u omita un nombramiento, adjudicación, concesión, contrato, acto o resolución propios de sus funciones, de modo que genere, directa o indirectamente, un beneficio económico o ventaja indebidos, para sí o para otro. Firmo el día del mes de de. NOMBRE Y FIRMA RESPONSABLE 10
Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional Departamento Financiero Contable Área de Tesorería Reporte de cuentas en los bancos Cedula jurídica: N 3-007-117191-15 COLONES BANCO N CUENTA CORRIENTE N CUENTA CLIENTE Banco Nacional C.R N 100-01-000-078488-4 N 15100010010784881 BCR N 001-0255964-1 N 15201001025596410 11