JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS SISTEMA ETAP en línea Estándares Tecnológicos para la Administración Pública Manual para los Organismos
Índice Índice... 2 Descripción... 3 Cómo solicitar la intervención electrónica de un proyecto... 4 Enumeración de los estados de un proyecto... 4 Flujo de Solicitud... 5 1.- Iniciar sesión en el sistema ETAP... 6 2.- Crear un nuevo proyecto... 7 3.- Brindar justificaciones técnicas solicitadas por los evaluadores de la DET... 12 4. Descargar el dictamen final firmado... 13 Funcionalidades complementarias... 14 A. Registración de Nuevo Usuario... 15 B. Solicitar devolución sin intervención... 16 C. Cancelar Proyecto... 17 Aclaraciones técnicas adicionales... 18 Respecto de Java... 18 Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 2 de 18
Descripción El Sistema ETAP en línea permite administrar las solicitudes de contratación de bienes y/o servicios tecnológicos que realizan los diferentes organismos de la Administración Pública. Para comenzar a utilizar el sistema, los usuarios correspondientes a los organismos deberán cumplir con el proceso de registración. Una vez que éste haya finalizado, y luego de la correspondiente aprobación de parte de la DET (Dirección de Estandarización Tecnológica, la cual depende de la ONTI, Oficina Nacional de Tecnología de Información), en adelante DET, podrán realizar el alta de nuevos proyectos con las solicitudes necesarias y verificar el seguimiento de las peticiones. En este manual se explica el funcionamiento del sistema desde el registro inicial hasta la descarga del dictamen firmado por la DET, como así también los pasos intermedios y las funcionalidades complementarias. Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 3 de 18
Cómo solicitar la intervención electrónica de un proyecto Versión: 1.6 Para comprender los pasos a seguir para solicitar la intervención de un proyecto, es necesario definir los estados que puede tener un proyecto. A continuación se presenta un glosario con los nombres que el sistema le asigna a cada estado, acompañados de una breve descripción. Enumeración de los estados de un proyecto Desde el momento en que se ingresa una solicitud de intervención de un proyecto, hasta la emisión del dictamen técnico correspondiente por parte de la DET, el mismo transitará por los siguientes estados: Borrador: es el estado inmediato luego de crear el proyecto. Durante este período se puede editar la información general; agregar, editar y eliminar renglones de solicitud; también existen las opciones para cancelar el proyecto y para generar la documentación que será evaluada por la DET. Documentación Generada: es el estado en el que permanece el proyecto cuando se genera la documentación que más tarde se enviará a evaluación. En este estado no será posible editar ninguna información del proyecto. No obstante, si el organismo lo requiere, todavía tiene la opción de volver al estado Borrador para continuar con la edición. Pendiente de evaluación: es el estado en el que permanece el proyecto una vez que fue enviado a evaluación. En este estado, el proyecto queda a la espera de ser asignado a un analista técnico de la DET para su intervención. En Evaluación analista: es el estado en el que permanece el proyecto cuando el mismo ha sido asignado a un analista técnico de la DET para que proceda a su evaluación. En este caso, si el analista considera que la información provista por el organismo no es suficiente para emitir opinión técnica, solicitará una justificación y el proyecto pasará al estado Solicita justificación. En caso contrario finalizará la intervención, y el proyecto pasará al estado Evaluación Concluida para la Firma. Solicita justificación: Un proyecto adquiere este estado cuando el analista técnico de la DET considera que la información suministrada por el organismo no es suficiente para emitir opinión técnica sobre el proyecto o sobre algunos de los renglones que comprenden el mismo. A tal fin, marcará los renglones sobre los que requiere justificación, adjuntará un texto orientativo acerca de la fundamentación requerida, y lo devolverá al organismo para que proceda a cargar las justificaciones solicitadas. En este estado, el organismo podrá modificar únicamente él o los renglones sobre los que se solicitó justificación, pudiendo agregar para cada uno de los renglones afectados, textos adicionales que fundamenten la justificación solicitada, y/o modificar las especificaciones técnicas de los mismos acorde a lo sugerido o cuestionado por el analista técnico de la DET. Evaluación Concluida para la Firma: Un proyecto adquiere este estado cuando el analista técnico de la DET considera que el proyecto no amerita observaciones de índole técnica, le da prosecución al trámite, y genera el dictamen técnico. En este estado, el dictamen técnico queda a la espera de ser firmado digitalmente por el Director de la Dirección de Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 4 de 18
Estandarización Tecnológica. Versión: 1.6 Intervención Concluida y Dictamen Generado: Es el estado final que alcanza cualquier proyecto, y es indicativo de que la intervención técnica está concluida. En este estado, el organismo puede descargar el dictamen técnico, firmado digitalmente por el Director de la Dirección de Estandarización Tecnológica. Flujo de Solicitud siguientes: Los pasos necesarios para solicitar la intervención electrónica de un proyecto son los 1. Iniciar sesión en el sistema de ETAP en línea 1 2. Crear un nuevo proyecto. 3. Brindar justificaciones técnicas pedidas por los evaluadores de la DET 2 4. Descargar el dictamen final firmado digitalmente, una vez que la DET haya emitido la opinión técnica de competencia. 1 Si no llegase a poseer usuario en el sistema ETAP en línea deberá cumplir con el paso de registración. 2 Este paso es eventual, y sólo será requerido si el evaluador así lo considera Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 5 de 18
1.- Iniciar sesión en el sistema ETAP Al entrar a la página de la Secretaría de Gabinete, en la sección Estándares Tecnológicos aparecerá en la página de la DET un enlace para poder acceder al sistema ETAP en línea. Ilustración 1 Pantalla de Login Se mostrará una interfaz que solicitará el correo electrónico con el cual se registró el usuario y la contraseña (ver Ilustración 1). En caso de no contar con un usuario registrado deberá acceder a la opción Quiero registrarme y seguir los pasos correspondientes (véase Registración de Nuevo Usuario). En caso de no recordar la contraseña deberá acceder a la opción Olvidé mi contraseña y seguir los pasos requeridos. En esta pantalla también existirá un enlace para descargar el manual del sistema en formato PDF, y un correo electrónico para consultas relacionadas al sistema. Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 6 de 18
2.- Crear un nuevo proyecto Para crear un nuevo proyecto se deberá acceder al menú Proyectos Nuevo Proyecto. También se podrá crear un nuevo proyecto dentro de la interfaz de Listado de Proyectos ubicada dentro del mismo menú. Una vez allí, se debe acceder a la opción de Nuevo Proyecto. En ella, además de funciones de búsqueda, aparecerá un enlace para la creación de un nuevo proyecto (Ver Ilustración 2). Ilustración 2 Listado de Proyectos de Usuario Organismo Al acceder a la pantalla de Nuevo Proyecto aparecerá la interfaz para cargar los datos generales del proyecto (Asunto, Modo de Contratación y Descripción) y se podrán cargar todos los renglones que se desee mediante la opción de Nuevo Renglón (ver Ilustración 3). Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 7 de 18
Ilustración 3 Interfaz de Proyecto Nuevo A medida que se ingresan los datos, el proyecto puede ser guardado para mantener a resguardo los valores ingresados. El guardado no implicará cambio de estado, sino que sólo resguardará la información ante un eventual cierre de la aplicación. Al agregar un nuevo renglón al proyecto, se solicitarán los siguientes datos (ver Ilustración 4): una descripción, la cantidad pedida y el formulario ETAP solicitado. Ilustración 4 Ingreso de renglón al proyecto Una vez que se guarde la información, se agregará el nuevo renglón al proyecto y quedarán disponibles para completar tanto la edición del formulario como la justificación no obligatoria. Se realizarán estas cargas mediante el acceso indicado ( ) dentro de la columna correspondiente. También existirá la opción de descargar el archivo de formulario en formato PDF ( ), eliminar el renglón ( ) o editar la descripción, la cantidad o el formulario pedido ( ). (Ver Ilustración 5). Ilustración 5 Nuevo proyecto con renglón cargado Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 8 de 18
Una vez cargados todos los renglones requeridos, y antes de enviar el proyecto a la DET, será necesario subir la documentación del proyecto firmada digitalmente, para su posterior análisis y revisión. Para ello, se deberán seguir los siguientes pasos: 2.1) Generar documentación Al hacer click sobre el botón Generar documentación del Proyecto, el sistema generará internamente un archivo PDF que incluirá la descripción y las características del proyecto, junto con la información contenida en los renglones. El proyecto pasará al estado Documentación generada, y ya no será posible la edición de ningún dato. Si fuera necesario modificar algún valor, es posible volver el proyecto a la instancia de Borrador. Esta opción se activará con el botón Volver a editar. Tras realizar esta acción, el proyecto volverá al estado Borrador, permitiendo efectuar las modificaciones pertinentes. Una vez que éstas se hayan introducido, será necesario generar la documentación nuevamente. 2.2) Firma digital de la documentación y envío a DET para su evaluación Una vez generada la documentación, la misma se podrá enviar a DET para su evaluación. Para esto, se deberá utilizar el botón Enviar a Evaluar. ADVERTENCIA: Si el organismo pretende firmar la documentación mediante certificados incluidos en un token USB, es necesario que lo inserte en el equipo, antes de oprimir el botón Enviar a Evaluar. Ilustración 6 Firma de documentos Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 9 de 18
Para completar el firmado y envío de la documentación, se deben seguir los siguientes pasos 3 : al presionar el botón Enviar a Evaluar aparecerá una pantalla (Ver Ilustración 6) que permitirá elegir entre los certificados instalados en la computadora y los que hubiere configurados en el token. Es necesario elegir un certificado cuyo documento almacenado en el campo de CUIT coincida con el documento del usuario logueado en el sistema ETAP, el sistema validará esta correspondencia y mostrará un error en el caso de una disparidad (Ver Ilustración 7). Ilustración 7- Incompatibilidad de número de documento entre usuario y firma Una vez que se selecciona el certificado, será posible editar el lugar en el que se ubica la firma. Para ello habrá que arrastrar el código QR que aparece en la vista previa del formulario hacia el lugar deseado. Una vez efectuadas estas tareas solo restará presionar el botón de Confirmar para finalizar el envío. Finalizado este paso, el proyecto cambiará su estado a Pendiente de evaluación y quedará preparado para que la DET comience su evaluación. ADVERTENCIA: El sistema ETAP utiliza un servicio de firma digital que debe ser instalado localmente. Si al momento de efectuar la firma de un documento el servicio no se encontrase en ejecución, el sistema mostrará una leyenda con el mensaje de error correspondiente y brindará un enlace para su descarga (Ver Ilustración 6B) Ilustración 6B Error al Enviar a Evaluar 3 Para el funcionamiento del Firmador será necesario haber instalado Java (versión 7 o posterior) y contar con al menos un certificado válido. Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 10 de 18
Una vez descargado el archivo habrá que descomprimirlo y ejecutar el archivo firmador.bat. Con este paso, el servicio quedará activo (Ver Ilustración 6C) y el sistema ETAP quedará preparado para firmar el documento. Ilustración 6C Servicio de firma ejecutándose correctamente Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 11 de 18
3.- Brindar justificaciones técnicas solicitadas por los evaluadores de la DET En los casos en los que el evaluador de la DET requiera una justificación técnica suplementaria por parte del organismo, el proyecto poseerá el estado de Solicita justificación y el organismo tendrá que completar la información demandada. En esos casos, al acceder al proyecto se deberá cargar la justificación en aquellos renglones que fueron observados por la DET (o bien editar el formulario), mientras que los otros renglones permanecerán sin poder editarse (ver Ilustración 8). Ilustración 8 Proyecto con renglones que requieren aclaración Una vez cargadas todas las justificaciones técnicas necesarias, se deberá proceder nuevamente a generar la documentación y enviar el proyecto a evaluar, tal como fue descripto en el punto 2. Este paso podrá repetirse tantas veces como sea necesario, hasta que la DET determine que toda la información ingresada esté correcta para poder efectuar el dictamen. Se advierte que hasta tanto el organismo no cargue todas las justificaciones requeridas por el analista técnico de la Dirección de Estandarización Tecnológica de la ONTI, genere la documentación, y la envíe nuevamente firmada (según se detalló en el punto 2 del presente manual), la DET no podrá continuar el trámite y generar el dictamen técnico de competencia. Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 12 de 18
4. Descargar el dictamen final firmado En caso que la DET finalice la intervención y realice el dictamen definitivo, el proyecto quedará cerrado y el estado pasará a Intervención concluida y dictamen generado. A partir de ese momento, el usuario podrá acceder al proyecto desde el Listado de Proyectos y descargar el dictamen firmado en formato PDF mediante el botón correspondiente ( ) (Ver Ilustración 9). Ilustración 9 Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 13 de 18
Funcionalidades complementarias Son acciones o funcionalidades adicionales que el sistema ofrece a los organismos, tanto dentro como fuera del proceso de intervención: A. Registración de Nuevo Usuario B. Solicitar Devolución sin Intervención C. Cancelar Proyecto Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 14 de 18
A. Registración de Nuevo Usuario Al acceder a la opción Quiero registrarme dentro de la interfaz de Inicio de Sesión se mostrará la interfaz para registrar un nuevo usuario. Ilustración 10 Registración de nuevo usuario Organismo Para que el proceso sea exitoso habrá que completar los campos obligatorios y presionar el botón Registrar (ver Ilustración 10). Recordar que, a excepción de la contraseña, estos valores no podrán ser modificados en el futuro. Ante cualquier cambio en los parámetros deberá solicitarse la creación de un nuevo usuario. Una vez realizada la registración, la Dirección de Estandarización Tecnológica procederá a verificar los datos ingresados y aprobar la registración. Este paso será notificado al usuario mediante correo electrónico y, a partir de ese momento, el usuario quedará habilitado para acceder al sistema y dar de alta nuevos proyectos. Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 15 de 18
B. Solicitar devolución sin intervención Esta función servirá para solicitar a la Dirección de Estandarización Tecnológica la interrupción del proceso de intervención del proyecto y su vuelta al estado Borrador. La condición para realizar la petición es la de hallarse el proyecto en estado de Evaluación y, por lo tanto, no haberse generado el dictamen. La Dirección de Estandarización Tecnológica podrá dar conformidad a la solicitud, con lo cual el proyecto volverá al estado Borrador; o bien podrá rechazar el pedido y el proyecto seguirá el proceso normal de intervención. Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 16 de 18
C. Cancelar Proyecto Cuando el proyecto se encuentre en estado Borrador, el organismo podrá cancelar el proyecto. Esta operación implicará la eliminación de todo lo cargado hasta ese momento junto con el historial y las justificaciones realizadas. Para efectuar esta acción existe un botón en la parte inferior del detalle del proyecto denominado Eliminar. Ilustración 11 Botón para cancelar el proyecto Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 17 de 18
Aclaraciones técnicas adicionales Respecto de Java Para la utilización de la firma digital es necesario contar con la versión 7 de Java o posterior. Sistema ETAP en línea Manual para los Organismos Página 18 de 18