DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No. 12739 Señor Mario Rivera Turcios Gerente General Banco de Costa Rica Fax: 22550911 20 de noviembre de 2014 DCA-3073 Estimado señor: Asunto: Se autoriza al Banco de Costa Rica, a contratar en forma directa servicios de notariado externo por el plazo de nueve meses. Nos referimos a su oficio No. GG-10-661-2014 de fecha 10 de octubre de 2014, y recibido en este órgano contralor en fecha 13 de igual mes y año, por medio del cual solicita la autorización descrita en el asunto. Dicha solicitud fue ampliada por medio del oficio GG-11-696-2014, de fecha 06 de noviembre, este último recibido en este Despacho en esa misma fecha, por medio del cual se atendió solicitud de información realizada por esta División. I. Antecedentes y justificación de la solicitud. La Administración señala como motivos para solicitar la contratación directa en estudio, las siguientes: 1. Que el Banco de Costa Rica promovió oportunamente la Licitación Pública N 2014LN-000006-01 para la Contratación de Servicios Profesionales de Notarios Externos, realizando la invitación al concurso el pasado ocho de mayo. 2. Que contra el pliego de condiciones se presentaron una serie de aclaraciones y objeciones por parte de los potenciales oferentes al concurso. 3. Que al día de apertura del concurso se recibieron trescientas noventa y cinco ofertas para optar por alguna de las treinta y ocho plazas licitadas. 4. Que de acuerdo con el cronograma establecido, la recomendación de adjudicación de la Licitación Pública N 2014LN-000006-01, se encuentra prevista para el día 03 de diciembre de 2014.
2 5. Que producto de la Licitación Pública 2007LN-004826-01, promovida por el Banco de Costa Rica en el año 2007, se suscribieron un total de cincuenta y cuatro contratos con los diferentes notarios públicos que resultaron adjudicados para diferentes zonas del país, los cuales en su mayoría vencieron en el mes de agosto, y los restantes se encuentran por vencer entre los meses de octubre y noviembre, del presente año. 6. Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, se ampliaron treinta de los contratos suscritos por un periodo de tres meses, dado que los plazos originales era por seis meses, renovables por periodos iguales hasta un máximo de cuatro años. Lo anterior representa una ampliación del 50% para la Licitación Pública 2007LN- 004826-01, lo que imposibilita nuevamente la aplicación del artículo 201 ya citado. 7. Que ante la experiencia de la Licitación Pública 2007LN-004826-01 y ante la gran cantidad de ofertas presentadas, se anticipan múltiples recursos de apelación contra el acto de adjudicación, lo que implicaría el vencimiento de los contratos que se requiere prorrogar, para dar continuidad al servicio, hasta que se adjudique la Licitación Pública N 2014LN-000006-01, y por consiguiente un efecto negativo frente a los clientes de la entidad. 8. Que con ocasión de la situación expuesta, el Banco de Costa Rica solicita autorización para contratar en forma directa treinta y dos notarios para brindar los servicios de notariado externo, en las zonas para las que se les tiene contratados, por un periodo de nueve meses. II. Criterio de la División. El Banco de Costa Rica a través de la presente solicitud, así como de la información adicionalmente remitida, ha solicitado autorización para llevar a cabo una contratación directa por un plazo de nueve meses, a efecto de suplir los servicios de notariado externo con los siguientes profesionales: Cabezas Sibaja Ana Lía, Vílchez Campos Manuel Antonio, Acón Wong José Ángel, Apuy Sirias Luis Arnoldo, Campos Campos Lauren Roxana, Elizondo Murillo Alvaro, Mas Romero Juan Ignacio, Pizarro Machado Francisco, Saborío García Xenia, Barrantes Rivas María, Gordon Cruickshank Randy, Rojas Guzmán Mayra, Sibaja Rojas Ana Isabel, Azofeifa Arias Carlos, Ortega Volio Jorge Julián, Villalobos Rosales Katherine, Brenes Arroyo Omar Rolando, Arias Sánchez Milton, Sánchez Arias Jenaro, Chen Mok Luis, Víquez Rojas Maximiliano, Ávila González Fernando, Barrantes Vargas Nadja Liliana, Bolaños Alpizar Rosa María, Maroto Villalobos Alicia, Montero Mora Isabel, Castro Mora Carlos Eduardo, Mata Sánchez Lizeth, Barrantes Jiménez Carolina, Alfaro Blanco Javier, Loaiza Blanco Hugo Alberto, Solís Hernández Olger. Al respecto debemos indicar como punto de partida, que la Constitución Política en su artículo 182 estableció un régimen para regular la actividad contractual del Estado, siendo uno de sus componentes principales el hecho que las contrataciones públicas deben basarse esencialmente en la licitación como mecanismo de adquisición. Sobre este tema, si bien la licitación como procedimiento ordinario de compra es la regla, hay excepciones en las cuales el interés público no se ve debidamente satisfecho mediante el desarrollo de un
3 concurso de esta naturaleza, razón por la cual la Ley de Contratación Administrativa ha establecido una serie de causales por medio de las cuales se faculta a la Administración a contratar en forma directa. Así, los numerales 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) y 138 de su Reglamento, facultan a este órgano contralor para que autorice a la Administración a que se separe de los procedimientos ordinarios de concurso, siempre que se acrediten razones suficientes para considerar que es la vía más apta para alcanzar la satisfacción del interés público, de manera que se evite que mediante los mecanismos ordinarios- se ponga en riesgo el cumplimiento de ese interés. En el caso concreto, el Banco de Costa Rica ha demostrado que en cumplimiento de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, implementó en forma oportuna el procedimiento ordinario de contratación administrativa (2014LN-000006-01) para la Contratación de Servicios Profesionales de Notarios Externos, no obstante por la múltiple cantidad de recursos de objeción al cartel del procedimiento de cita, el mismo no se ha concluido y de esperar hasta su adjudicación y orden de inicio, el servicio se vería descontinuado. De lo anteriormente expuesto, queda claro que la Administración requiere suplir una necesidad institucional de manera oportuna, cual es la continuidad al servicio de notariado externo, hasta que se adjudique la Licitación Pública N 2014LN-000006-01, y así no generar un efecto negativo frente a los clientes de la entidad. En este sentido, tiene igualmente claro este Despacho, que la posibilidad de una contratación directa concursada en este momento, si bien reduce los plazos de atención de la necesidad de frente a la duración de una licitación pública, igual consumiría un plazo relevante para su atención, motivo por el cual la posibilidad de contratar con un oferente particular, disminuye aún más el atraso en la atención de ese interés, razones estas que se consideran justificadas de frente al escenario expuesto por la Administración. Ahora bien, en punto a las razones de contratar con los notarios externos indicados, queda igualmente claro que esta posibilidad se deriva de su participación en un procedimiento anteriormente realizado por la Administración para ese fin, de donde es evidente existió una valoración previa de las condiciones de sus atestados para suplir el servicio requerido, que justamente motivan a la Administración a solicitar su contratación. Es por ello, que bajo esa valoración previa realizada por la institución, se tienen como proveedores idóneos para suplir la necesidad, teniendo acreditado la calidad del servicio brindado, aspecto que implica una mayor seguridad para la Administración al momento de su contratación. De conformidad con lo anterior, al amparo de los artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de su Reglamento, este Despacho considera que la mejor forma de satisfacer el imperioso interés público relacionado con el objeto de la presente solicitud, es autorizar la contratación directa de los treinta y dos notarios públicos indicados en el párrafo primero de este apartado, por un plazo de nueve meses.
4 III.-. Condiciones bajo las cuales se autoriza la contratación. 1. Se autoriza al Banco de Costa Rica para llevar a cabo una contratación directa por un plazo de nueve meses, a efecto de suplir los servicios de notariado externo con los siguientes profesionales: Cabezas Sibaja Ana Lía, Vílchez Campos Manuel Antonio, Acón Wong José Ángel, Apuy Sirias Luis Arnoldo, Campos Campos Lauren Roxana, Elizondo Murillo Alvaro, Mas Romero Juan Ignacio, Pizarro Machado Francisco, Saborío García Xenia, Barrantes Rivas María, Gordon Cruickshank Randy, Rojas Guzmán Mayra, Sibaja Rojas Ana Isabel, Azofeifa Arias Carlos, Ortega Volio Jorge Julián, Villalobos Rosales Katherine, Brenes Arroyo Omar Rolando, Arias Sánchez Milton, Sánchez Arias Jenaro, Chen Mok Luis, Víquez Rojas Maximiliano, Ávila González Fernando, Barrantes Vargas Nadja Liliana, Bolaños Alpizar Rosa María, Maroto Villalobos Alicia, Montero Mora Isabel, Castro Mora Carlos Eduardo, Mata Sánchez Lizeth, Barrantes Jiménez Carolina, Alfaro Blanco Javier, Loaiza Blanco Hugo Alberto, Solís Hernández Olger. 2. En caso que antes del advenimiento de dicho plazo, se cuenten preparados para su ejecución, los contratos resultantes del procedimiento licitatorio que se lleva a cabo por la Administración, la presente autorización quedará sin efecto, debiendo advertirse de esta situación expresamente en el contrato que se suscriba con los notarios públicos que por el presente oficio se autoriza contratar. 3. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. 4. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 5. Se entiende que las condiciones y reglas de las contrataciones que por este oficio se autorizan, son las propias de la Licitación Pública 2007LN-004826-01 referidas a la contratación de servicios de notariado externo. 6. La contratación con cada uno de los notarios autorizados deberá ser formalizada mediante contrato, la cual deberá contar con la aprobación interna según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 7. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que los notarios externos a contratar, se encuentren debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 8. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración, la verificación del cumplimiento de parte de los contratados, de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 9. Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 del respectivo Reglamento, sin que para el ejercicio de esa
5 potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 10. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 11. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que a los contratados no les alcancen las prohibiciones para contratar con el Estado de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, y que no se encuentren inhabilitados para contratar con la Administración Pública. 12. Será responsabilidad de esa Administración contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para atender la erogación producto de la presente autorización, debiendo verificar que los montos presupuestarios pueden ser utilizados legalmente para ese fin. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del señor Mario Rivera Turcios, en su condición de Gerente General del Banco de Costa Rica, o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado Andrea Serrano Rodríguez Fiscalizadora ASR/yhg Ci: Archivo Central NI: 24501, 26670, 26877,27425 G: 2014001517-3