EXTRACTOS MATERIAL DE ESTUDIO ADMINISTRATIVO CONTABLE Servicio de Salud Araucanía Sur
EXTRACTO: NORMATIVA DEL SISTEMADE CONTABILIDAD GENERALDE LA NACION (Oficio C.G.R. N 60.820, de 2005) INTRODUCCION De acuerdo con lo establecido en la Constitución Política del Estado y lo regulado en su Ley Orgánica, Nº 10.336, le corresponde a la Contraloría General de la República, entre otras funciones, llevar la contabilidad general de la Nación. En el cumplimiento de dicho cometido, ha venido desde el año 1976 implementando en forma gradual un sistema de contabilidad general de la Nación, integral, único y uniforme, destinado a sistematizar y racionalizar la contabilización y la información de las diversas transacciones o hechos económicos, sobre la base de normas e instrucciones que se encuentran refundidas en el oficio C.G.R. Nº 6.856, de 1992. Ahora bien, con el objeto de armonizar las normas del sistema de contabilidad general de la Nación con los estándares internacionales de contabilidad pública, como asimismo, con las nuevas prácticas administrativas y comerciales, y con las disposiciones legales vigentes, se ha estimado de toda conveniencia publicar un texto actualizado sobre dicha normativa contable. El sistema de contabilidad general de la Nación se sustenta en la teoría contable de general aceptación, por lo que todos los hechos económicos susceptibles de ser expresados en términos monetarios deben registrarse sobre la base del método de la partida doble. El sistema no contempla la contabilización de las estimaciones presupuestarias, por cuanto éstas sólo representan probables derechos y compromisos monetarios que, como tales, no producen cambios en la ecuación del inventario. En el sistema contable se asume que todas las operaciones financieras constituyen, al momento de generarse, un derecho a percibir o un compromiso de pagar, aun cuando ellas se efectúen en base a efectivo, posibilitando, de este modo, la obtención de informes relativos al comportamiento presupuestario de acuerdo con los flujos registrados en las cuentas de Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, salvo disposición legal expresa que excluya determinados movimientos de esta operatoria. Las transacciones se contabilizan en el momento en que se generan y es posible determinar su cuantía en forma objetiva. Asimismo, los resultados económicos deben reconocerse cuando las operaciones que los originan quedan perfeccionadas desde el punto de vista de la legislación o de la práctica comercial aplicable, y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a éstas. El sistema de contabilidad general de la Nación funciona sobre la base de una descentralización de los registros a nivel de los entes públicos y de una centralización de la información global en estados contables de agregación. Cada entidad pública que administra recursos y obligaciones del Estado constituye, al margen de su naturaleza jurídica, una unidad contable independiente con derechos, atribuciones y deberes propios, los cuales, en su conjunto, conforman el ente contable Nación de responsabilidad de la Contraloría General de la República. En este contexto, al Organismo Contralor le corresponde ejercer un rol fundamentalmente normativo que se traduce en la fijación de un marco doctrinario de carácter general -principios, normas y procedimientos técnicos-, como asimismo, le cabe realizar el control y la supervisión técnica de las unidades de contabilidad de los servicios e instituciones públicos, en armonía con los principios de control interno que permitan asegurar la confiabilidad de los registros e informes contables y el cumplimiento de la normativa vigente. NORMATIVA GENERAL MATERIA: CONCEPTO El sistema de contabilidad general de la Nación es el conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos que permiten el registro de los hechos económicos inherentes a las operaciones del Estado, con el objeto de satisfacer las necesidades de información para apoyar el control y el proceso de toma de decisiones de los administradores y para el conocimiento de terceros interesados en la gestión. 2
MATERIA: OBSERVANCIA DE LA NORMATIVA CONTABLE La normativa contable e instrucciones que la Contraloría General de la República imparte en uso de sus facultades privativas, son de aplicación obligatoria para todas las entidades públicas de que se vale el agente económico Estado en el cumplimiento de los fines que le son propios. Cuando existan dudas respecto a la forma en que deben contabilizarse determinados hechos económicos o, en general, acerca de la aplicación de los principios, normas y procedimientos que regulan el funcionamiento del sistema de contabilidad general de la Nación, resolverá en definitiva la Contraloría General de la República, para cuyo efecto puede actuar de oficio o a petición de los interesados. MATERIA: UNIFORMIDAD DE LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Las normas y procedimientos contables que rigen el sistema de contabilidad general de la Nación deben ser aplicados en forma uniforme y consistente. MATERIA: PRIMACIA DE LA NORMATIVA LEGAL En caso de existir contraposición entre la norma jurídica vigente y las normas y procedimientos contables, prevalecerá la primera. MATERIA: PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTABILIDAD GENERAL DE LA NACION Concepto El sistema de contabilidad general de la Nación se rige por un conjunto de principios que constituyen la base sobre la cual se fundamenta el proceso contable. En este orden, son aplicables a todas las entidades de la Administración del Estado y se deben observar en forma uniforme. Como preceptos de general aceptación permiten conceptualizar al ente contable y sus características financieras; determinar las bases para expresar en términos monetarios los hechos económicos acaecidos en el Estado; relacionar las salidas financieras derivadas del sistema de contabilidad pública y, representar los requisitos generales para el funcionamiento de esta última. Los principios aplicables al sistema son los siguientes: Entidad Contable Cada servicio u organismo público que administre recursos y obligaciones del Estado, constituye una unidad contable independiente con derechos, atribuciones y deberes propios, los que en conjunto conforman el ente contable Nación. Bienes Económicos La contabilidad reconoce todos los recursos y obligaciones susceptibles de valuar en términos monetarios. Moneda como Unidad de Medida La contabilidad mide las operaciones en términos monetarios, reduciendo componentes heterogéneos a una expresión común. Devengado La contabilidad registra todos los recursos y obligaciones en el momento que se generen, independientemente de que éstos hayan sido o no percibidos o pagados. Realización La contabilidad reconoce los resultados económicos sólo cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o práctica comercial aplicables y se hayan ponderado, fundadamente, todos los riesgos inherentes a tal operación. Costo como base de Valuación La contabilidad registra las operaciones sobre la base del valor de costo de adquisición, producción o canje, salvo que determinadas circunstancias justifiquen la aplicación de otro criterio de valuación. 3
Dualidad Económica La contabilidad reconoce la igualdad entre los recursos disponibles para el logro de los objetivos establecidos como meta y las fuentes de dichos recursos, para cuyo efecto utiliza el método de la partida doble. Entidad en Marcha La contabilidad proporciona información de entes económicos cuya existencia temporal tiene plena vigencia y proyección futura, por lo que las cifras resultantes del proceso contable no están referidas a valores estimados de realización, salvo indicación expresa en contrario. Período Contable La contabilidad define un intervalo de tiempo con el objeto de conocer periódicamente el resultado de la gestión presupuestaria y económica-financiera, y efectuar comparaciones válidas entre dos o más ejercicios contables. Criterio Prudencial La contabilidad requiere para la medición de los recursos y obligaciones que se incorporen estimaciones que permitan distribuir costos, gastos e ingresos entre períodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades, lo cual involucra que ante dos o más alternativas debe optarse por la más conservadora. Los criterios que se adopten deben ser suficientemente comprobables para permitir un entendimiento claro del razonamiento aplicado. Significación e Importancia Relativa En la contabilidad, para ponderar la correcta aplicación de los principios y normas se debe actuar con sentido práctico, siempre y cuando no se distorsione el cuadro general de la información. Objetividad La contabilidad reconoce los cambios que se producen en los recursos y obligaciones en la medida que sea posible cuantificarlos objetivamente. Exposición Los estados contables deben contener toda la información necesaria para una adecuada interpretación de las situaciones presupuestaria y económica financiera de las entidades contables. Equidad Los principios de contabilidad deben aplicarse con imparcialidad, de tal modo que toda la información presupuestaria y económica-financiera que fluya del proceso contable, refleje razonable y equitativamente los legítimos derechos de los distintos sectores interesados. Relación Fundamental de los Estados Financieros Los resultados del proceso contable son informados en forma integral mediante estados que reflejan las situaciones financiera, patrimonial y presupuestaria, siendo éstos necesariamente complementarios entre sí. Objetivos Generales de la Información Financiera La información financiera está destinada básicamente para servir las necesidades de control y de toma de decisiones de los múltiples usuarios. Se entiende que los usuarios están familiarizados con las prácticas operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la información presentada. 4
EXTRACTO REGLAMENTO DE LA LEY Nº19.886 DE BASES SOBRE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DE SUMINISTRO Y PRESTACION DE SERVICIOS Decreto: Apruébase el siguiente reglamento de la ley Nº19.886, de "Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios": CAPITULO I: Disposiciones Generales Artículo 1.- Regulación aplicable: Los contratos que celebre la Administración del Estado, a título oneroso, para el suministro de bienes muebles, y de los servicios que se requieran para el desarrollo de sus funciones, se ajustarán a la Ley de Compras, sus principios y al presente Reglamento. Supletoriamente, se les aplicarán las normas de Derecho Público y, en defecto de ellas, las normas de Derecho Privado. En lo que sea pertinente, se aplicarán a los contratos señalados anteriormente las normas establecidas en los Tratados Internacionales sobre la materia, ratificados por Chile, y que se encuentren vigentes. Artículo 2.- Definiciones: Para los efectos del presente Reglamento los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuación, ya sea en plural o singular: 1. Adjudicación: Acto administrativo fundado, por medio del cual la autoridad competente selecciona a uno o más Oferentes para la suscripción de un Contrato de Suministro o Servicios, regido por la Ley N 19.886, en adelante, también, la "Ley de Compras". 2. Adjudicatario: Oferente al cual le ha sido aceptada una oferta o una cotización en un Proceso de Compras, para la suscripción del contrato definitivo. 3. Bases: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, establecidos por la Entidad Licitante, que describen los bienes y servicios a contratar y regulan el Proceso de Compras y el contrato definitivo. Incluyen las Bases Administrativas y Bases Técnicas. 4. Bases Administrativas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen, de manera general y/o particular, las etapas, plazos, mecanismos de consulta y/o aclaraciones, criterios de evaluación, mecanismos de adjudicación, modalidades de evaluación, cláusulas del contrato definitivo, y demás aspectos administrativos del Proceso de Compras. 5. Bases Técnicas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen de manera general y/o particular las especificaciones, descripciones, requisitos y demás características del bien o servicio a contratar. 6. Catálogo de Convenios Marco: Lista de bienes y/o servicios y sus correspondientes condiciones de contratación, previamente licitados y adjudicados por la Dirección y puestos, a través del Sistema de Información, a disposición de las Entidades. 7. Certificado de Inscripción Registro de Proveedores: Documento emitido por la Dirección, que acredita que una determinada persona natural o jurídica se encuentra inscrita en el Registro de Proveedores o en alguna de sus categorías. 8. Contratista: Proveedor que suministra bienes o servicios a las Entidades, en virtud de la Ley de Compras y del presente Reglamento. 9. Contrato de Suministro de Bienes Muebles: Aquel que tiene por objeto la compra o el arrendamiento, incluso con opción de compra, de productos o bienes muebles. Un contrato será considerado igualmente de suministro si el valor del servicio que pudiere contener es inferior al cincuenta por ciento del valor total o estimado del contrato. 10. Contrato de Servicios: Aquél mediante el cual las entidades de la Administración del Estado encomiendan a una persona natural o jurídica la ejecución de tareas, actividades o la elaboración de productos intangibles. Un contrato será 5
considerado igualmente de servicios cuando el valor de los bienes que pudiese contener sean inferiores al cincuenta por ciento del valor total o estimado del contrato. Para efectos del presente reglamento, los servicios se clasificarán en generales y personales, los que a su vez podrán tener el carácter de servicios personales propiamente tal y personales especializados según lo señalado en el capítulo XII. 11. Servicios Generales: Aquellos que no requieren un desarrollo intelectual intensivo en su ejecución, de carácter estándar, rutinario o de común conocimiento. 12. Servicios Personales: Son aquellos que en su ejecución demandan un intensivo desarrollo intelectual. 13. Servicios Habituales: Aquellos que se requieren en forma permanente y que utilizan personal de manera intensiva y directa para la prestación de lo requerido por la entidad licitante, tales como servicios de aseo, seguridad, alimentación, soporte telefónico, mantención de jardines, extracción de residuos, entre otros. *** 14. Convenio Marco: Procedimiento de contratación realizado por la Dirección de Compras, para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las Entidades, en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho convenio. 15. Dirección de Compras o Dirección: La Dirección de Compras y Contratación Pública. 16. Entidades: Los órganos y servicios indicados en el artículo 1 de la ley N 18.575, salvo las empresas públicas creadas por ley y demás casos que la ley señale. 17. Entidad Licitante: Cualquier organismo regido por la Ley de Compras, que llama o invita a un Proceso de Compras. 18. Formulario: Formato o documentos elaborados por la Dirección, los cuales deberán ser completados por las Entidades interesadas en efectuar un Proceso de Compras, a través del Sistema de Información y de otros medios para la contratación electrónica. 19. Ley de Compras: Ley Nº 19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios. 20. Licitación o Propuesta Privada: Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual la Administración invita a determinadas personas para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente. 21. Licitación o Propuesta Pública: Procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual la Administración realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente. 22. Oferente: Proveedor que participa en un Proceso de Compras, presentando una oferta o cotización. 23. Plan Anual de Compras: Plan anual de compras y contrataciones, que corresponde a la Lista de bienes y/o servicios de carácter referencial, que una determinada Entidad planifica comprar o contratar durante un año calendario. 24. Proceso de Compras: Corresponde al Proceso de compras y contratación de bienes y/o servicios, a través de algún mecanismo establecido en la Ley de Compras y en el Reglamento, incluyendo los Convenios Marcos, Licitación Pública. 25. Proveedor: Persona natural o jurídica, chilena o extranjera, o agrupación de las mismas, que puedan proporcionar bienes y/o servicios a las Entidades. 26. Proveedor Inscrito: Proveedor que se encuentra inscrito en alguna de las categorías del Registro de Proveedores. 27. Registro de Proveedores: Registro electrónico oficial de Proveedores, a cargo de la Dirección, de conformidad a lo prescrito por la Ley de Compras. 6
28. Reglamento: El presente reglamento. 29. Sistema de Información: Sistema de Información de compras y contratación públicas y de otros medios para la compra y contratación electrónica de las Entidades, administrada y licitada por la Dirección de Compras y compuesta por software, hardware e infraestructura electrónica, de comunicaciones y soporte que permite efectuar los Procesos de Compra. 30. Términos de Referencia: Pliego de condiciones que regula el proceso de Trato o Contratación Directa y la forma en que deben formularse las cotizaciones. 31. Trato o Contratación Directa: Procedimiento de contratación que por la naturaleza de la negociación debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la Licitación o Propuesta Pública y para la Privada. 32. Usuario comprador: Funcionario que participa directa y habitualmente en los Procesos de Compra de una Entidad Licitante en los términos previstos en el artículo 5 de este reglamento. 33. Usuario oferente: Persona natural o jurídica que utiliza el Sistema de información con el fin de participar en los Procesos de Compra que se realizan a través de él. 34. Usuario ciudadano: Persona natural o jurídica que requiere información de los Procesos de Compra a través del Sistema de Información. 35. Cotización: Requerimiento de información respecto de precios, especificaciones y detalles del bien o servicio. 36. Documentos administrativos: Para efectos de este reglamento se entiende por documentos administrativos las certificaciones, antecedentes y en general aquellos que dan cuenta de la existencia legal y situación económica y financiera de los oferentes y aquellos que los habilitan para desarrollar actividades económicas reguladas. 7
RESUMEN PRESUPUESTO Y CLASIFICADOR PRESUPUESTARIO Para el ámbito de la gestión pública, el Presupuesto es clave. Cualquier organismo público requiere de recursos financieros para realizar sus tareas encomendadas. El Presupuesto no sólo es el instrumento por el cual se establece la estimación de los recursos financieros con que contará un organismo para un periodo dado, también establece las áreas o ámbitos a que se destinan dichos recursos. De ahí que el Presupuesto recorra todos los componentes de la gestión pública. La piedra angular del sistema presupuestario chileno es la elaboración de un presupuesto para el ejercicio del año, el que es aprobado por ley, y que se denomina Presupuesto del Sector Público. Esta ley contiene una estimación financiera de los ingresos y gastos de este sector para un año dado, compatibilizando los recursos disponibles con el logro de metas y objetivos previamente establecidos. La Dirección de Presupuestos es el organismo técnico encargado de proponer la asignación de los recursos financieros del Estado. Le compete, además, de manera exclusiva a dicha Dirección, orientar y regular el proceso de formulación presupuestaria. Asimismo, le incumbe regular y supervisar la ejecución del gasto público, sin perjuicio de las atribuciones que le corresponden a la Contraloría General de la República. Durante el mes de diciembre, la Dirección de Presupuestos debe dictar las normas para la ejecución presupuestaria del año siguiente, proponer al Ministro de Hacienda, un programa de ejecución del presupuesto y confeccionar programas de gastos, denominados Programas de Caja, donde fija el nivel y prioridad de los mismos y establecer las normas sobre traspasos, incrementos o reducciones y demás modificaciones presupuestarias. Debido a que existe la necesidad de desagregar y definir el contenido de los conceptos de Ingresos y Gastos que deberán observarse para la ejecución presupuestaria y que es conveniente que dichas clasificaciones mantengan una estructura básica permanente, las clasificaciones del Presupuesto del Sector Público se aplican en forma integral a todos los organismos incluidos en la ley. Las clasificaciones presupuestarias se establecen por Decreto Supremo. Desde el año 2005 las clasificaciones presupuestarias están establecidas y reguladas por el Decreto Supremo Nº 854 del 29 de septiembre de 2004. No obstante la importancia del proceso presupuestario, la Ley Orgánica de Administración Financiera establece que la administración financiera de las instituciones públicas incluye, fundamentalmente, al proceso presupuestario, pero también a los procesos de contabilidad y de administración de fondos. Lo anterior, implica que el sistema de administración financiera del Estado en Chile es altamente complejo y comprende un conjunto de procesos administrativos que les permiten a las instituciones públicas la obtención de recursos y su aplicación a la concreción de los logros de los objetivos del Estado. En este sistema de administración financiera, las clasificaciones presupuestarias proporcionan información para la toma de decisiones, y permiten vincular el proceso presupuestario con la planificación del Sector Público. Además, las clasificaciones utilizadas posibilitan el control de la eficiencia con que se manejan los recursos públicos a nivel nacional, regional y local. DECRETO N 854, DE 2004, DEL MINISTERIO DE HACIENDA, QUE DETERMINA CLASIFICACIONES PRESUPUESTARIAS. Qué es un clasificador presupuestario? Es una estructura básica permanente, determinada por el Ministerio de Hacienda. Se aplican a todos los servicios públicos y municipalidades. Define o clasifica el contenido de todos los Ingresos y Gastos de un año. Las clasificaciones presupuestarias permiten la normalización y estandarización de los diversos conceptos asociados a ingresos y gastos en el Presupuesto del Sector Público. Desde esa perspectiva son un elemento fundamental para una adecuada gestión presupuestaria y financiera. Desde el año 2005 las clasificaciones presupuestarias están establecidas y reguladas por el Decreto Supremo Nº 854 del 29 de septiembre de 2004. Dicha norma establece 5 tipos de clasificaciones: 1. Clasificación Institucional; 2. Clasificación por Objeto o Naturaleza; 3. Clasificación por Monedas; 4. Clasificación por Iniciativas de Inversión; y 5. Clasificación por Grado de Afectación Presupuestaria. 8