Universidad San Francisco de Quito

Universidad San Francisco de Quito Tecnología de la Información Capitulo 8. Administración de los Recursos de Datos Integrantes: Franklin Gordillo Luís Páez Jenny Sarmiento Agenda: Objetivos de Aprendizaje Marco Teórico Ventana de las Organizaciones: Denmark runs en DB2 Marco Referencial Preguntas y Respuestas Ventana de Tecnología: Volkswagen opts for an object-oriented database Marco Referencial Preguntas y Respuestas Ventana de Gerencia: The battle to administer corporate data Marco Referencial Preguntas y Respuestas Caso de Estudio: Can migration to a relational database management system help a German home loan lender? Marco Referencial Preguntas y Respuestas 1

Objetivos de Aprendizaje: 1. Describir la organización de datos en un entorno tradicional de archivos. 2. Explicar los problemas del entorno tradicional de archivos. 3. Describir como un sistema de administración de bases de datos organiza la información. 4. Identificar los tres principales modelos de bases de datos. 5. Explicar los principios para diseñar una base de datos. 6. Analizar las nuevas tendencias de las bases de datos. 7. Explicar los requisitos administrativos y organizativos para crear un sistema de bases de datos. Administración de los Recursos de Datos Marco Teórico Organización de datos en un entorno tradicional de archivos Un sistema efectivo de información da a los usuarios información oportuna, exacta e importante. Esta información se almacena en archivos de computadora. Cuando los archivos se ordenan y conservan adecuadamente, los usuarios pueden acceder y recuperar con facilidad la información que necesitan. Unos archivos bien administrados, ordenados, facilitan la obtención de datos para la toma de decisiones empresariales, mientras que unos archivos administrados con descuido conducen al caos en el procesamiento de datos, costos altos, un pobre desempeño y muy poca flexibilidad. A pesar de utilizar hardware y software de muy buena calidad, muchas organizaciones tienen sistemas de información ineficientes a causa de una mala administración de archivos. 2

Términos y conceptos de la organización de archivos Un grupo de archivos relacionados forma una base de datos. En el ejemplo se crea una base de datos de estudiantes. Un grupo de registros del mismo tipo se llama archivo. Un grupo de campos relacionados, como el nombre de un estudiante, curso, fecha, grado conforman un registro. Los bytes se pueden agrupar para formar un campo, como el nombre o la edad de una persona. Los bits se pueden agrupar para formar un byte, el cual representa un caracter que puede ser una letra, numero o símbolo. Un bit representa la unidad mas pequeña de datos que puede manejar una computadora, el cual representa O o 1. Términos y conceptos de la organización de archivos Un registro describe una entidad. Una entidad es una persona, lugar, cosa o evento sobre el que se conserva información. Un pedido es una entidad típica en un archivo de pedidos de ventas, el cual conserva información de los pedidos de ventas de una empresa. Cada característica o cualidad que describe a una entidad en particular se llama atributo. El campo clave es un campo en un registro que identifica únicamente las instancias de ese registro para que se pueda recuperar, actualizar o clasificar. 3

Problemas con el entorno tradicional de archivos El uso de un método tradicional para procesar archivos alienta a cada área funcional de una corporación a desarrollar aplicaciones especializadas. Cada aplicación requiere un archivo único de datos que probablemente será un subconjunto del archivo maestro. Estos subconjuntos del archivo maestro conducen a redundancia de datos, inflexibilidad en el procesamiento y recursos de almacenamiento desperdiciados. Problemas con el entorno tradicional de archivos Redundancia de datos.- Es la presencia de datos duplicados en múltiples archivos de datos. Dependencia de datos del programa.- Es la estrecha relación entre los datos almacenados en archivos y los programas específicos que se requieren para actualizar y mantener esos archivos. En un entorno tradicional de archivos, cualquier cambio en los datos requiere un cambio en todos los programas que tienen acceso a los datos. Carencia de flexibilidad.- Un sistema tradicional de archivos puede enviar informes programados de rutina después de extensos esfuerzos de programación, pero no puede transmitir informes ad hoc o responder de manera oportuna a requerimientos imprevistos de información. Seguridad escasa.- Puesto que hay poco control o administración de datos, el acceso y la dispersión de la información pueden quedar fuera de control. Carencia de compartición y disponibilidad de datos.- Puesto que las piezas de información que están en archivos y partes de la organización diferentes no se pueden relacionar entre si, es prácticamente imposible que la información se comparta o se tenga acceso a ella de manera oportuna. 4

Las bases de datos y la Administración de datos Base de datos.- Es un conjunto de datos organizados para satisfacer eficientemente a muchas aplicaciones centralizando los datos y minimizando su redundancia. En vez de que los datos se almacenen en archivos separados para cada aplicación, se guardan físicamente para que aparezcan a los usuarios como si estuvieran almacenados en un solo lugar. Base de datos de Recursos Humanos Departamento de personal Departamento de nomina Departamento de prestaciones Sistemas de Administración de Bases de Datos Un sistema de administración de bases de datos (DBMS), es el software que permite que una organización centralice los datos, los administre eficientemente y de acceso a los datos almacenados en los programas de aplicaciones. El DMS libera al programador o al usuario final de la tarea de comprender donde y como se almacenan realmente los datos separando la vista lógica y física de los datos. La vista lógica presenta los datos como los deberían percibir los usuarios finales o los especialistas de la empresa, mientras que la vista física muestra como están organizados y estructurados realmente los datos en un medio de almacenamiento físico. Solo hay una vista física de los datos, pero puede haber varias vistas lógicas diferentes. 5

Sistemas de Administración de Bases de Datos Un sistema de administración de bases de datos tiene tres componentes: 1. Un lenguaje de definición de datos.- Es el lenguaje formal que emplean los programadores para especificar el contenido y estructura de la base de datos. 2. Un lenguaje de manipulación de datos.- Contiene comandos que permiten que los usuarios finales y los especialistas en programación extraigan datos de la base de datos para satisfacer requerimientos de información y desarrollar aplicaciones. 3. Un diccionario de datos.- Es un archivo automatizado o manual, el cual almacena las definiciones de los elementos de datos y sus características, como uso, presentación física, propiedad, autorización y seguridad. Tipos de Bases de Datos DBMS relacional.- Un tipo de base de datos lógico que trata los datos como si estuvieran almacenados en tablas de dos dimensiones. Los datos almacenados en una tabla se pueden relacionar con los datos de otra siempre y cuando las dos tablas compartan un elemento de datos común. 6

Tipos de Bases de Datos DBMS relacional Tipos de Bases de Datos DBMS jerárquico.- El DMS jerárquico presenta datos a los usuarios en una estructura de tipo árbol. Dentro de cada registro, los elementos de datos están organizados en piezas de registros llamadas segmentos. Para el usuario, cada registro semeja un organigrama con un segmento de nivel superior llamado raíz. Empleado 7

Tipos de Bases de Datos El DBMS de red.- Describe los datos lógicamente como relaciones de muchos a muchos. En el ejemplo se muestra la relación que los estudiantes de una universidad tienen con los cursos que toman. Creación de un entorno de Base de Datos Para crear un entorno de base de datos se deben entender las relaciones que hay entre los datos, el tipo de datos que se almacenará, como se utilizarán los datos y de que manera necesitará cambiar la organización para administrar los datos desde una perspectiva total de la compañía. Diseño de Base de Datos.- Para diseñar una base de datos se deben llevar a cabo dos ejercicios: un diseño conceptual y un diseño físico. Diseño conceptual o lógico.- Es un modelo abstracto de la base de datos desde una perspectiva de negocios, requiere una descripción detallada de las necesidades de información de los usuarios finales reales de la base de datos de la empresa. Diseño físico.- Muestra el arreglo real de la base de datos sobre dispositivos de almacenamiento de acceso directo, describe como se deben agrupar los elementos de datos en la base de datos. El proceso de diseño identifica las relaciones entre los elementos de datos y la manera mas eficiente de agrupar los elementos de datos entre si para cumplir con los requerimientos de la información. 8

Distribución de Bases de Datos Se pueden diseñar sistemas de información con una base de datos centralizada que sea utilizada por un procesador central único o por múltiples procesadores en una red cliente/servidor. Se puede tener también una base de datos distribuida, es decir se almacena en más de un lugar físico. Dentro de esta distribución podemos encontrar: La base de datos central se puede particionar, de manera que cada procesador remoto tenga los datos necesarios para abastecer su área local. Consiste en duplicar la base de datos central, en todas las ubicaciones remotas. Requisitos administrativos para Sistemas de Bases de Datos La base de datos es una disciplina organizacional, un método más que una herramienta o una tecnología. Requiere un cambio organizacional y conceptual. Usuarios 1. Administración de los datos.- Consiste en una función organizacional especial para administrar los recursos de datos de la organización, concernientes a la política de la información, la planeación de datos, el mantenimiento de los diccionarios de datos y los estándares de la calidad de los datos. 2. Metodología para la planeación y el modelado de los datos.- La organización requiere planear los datos a nivel de toda la empresa. El propósito del análisis empresarial es identificar las entidades clave, atributos y relaciones que constituyen los datos de la organización. 3. La tecnología y la administración de la base de datos.- Las bases de datos requieren software nuevo y un nuevo equipo de personal entrenado en técnicas DBMS, así como nuevas estructuras administrativas de datos. La administración de bases de datos se refiere a los aspectos más técnicos y operativos de la administración de datos, incluyendo el diseño y mantenimiento físico de la base de datos. 4. Usuarios.- Una base de datos da servicio a una comunidad mayor de usuarios que los sistemas tradicionales. Para optimizar el acceso de los usuarios con pocos conocimientos se deben dedicar más recursos a su capacitación. 9

Tendencias de las Bases de Datos Las organizaciones están instalando poderosas herramientas de análisis de datos y almacenes de datos para hacer un mejor uso de la información almacenada en sus bases de datos. Análisis multidimensional de datos.- El análisis multidimensional permite a los usuarios ver los mismos datos en diferentes maneras utilizando varias dimensiones. Cada aspecto de la información producto, precio, costo, región, o lapso de tiempo representa una dimensión diferente. OLAP (procesamiento analítico en línea).- Capacidad de manipulación y análisis de grandes volúmenes de datos desde múltiples perspectivas. Usuarios Tendencias de las Bases de Datos Almacenes y extracción de datos.- El almacenamiento de datos integra los datos operativos clave de toda la organización en un formato consistente, confiable y fácilmente disponible para la elaboración de informes. Un almacén de datos es una base de datos que almacena datos actuales e históricos de posible interés para los gerentes de la compañía. Los datos se originan en varios sistemas operacionales esenciales y fuentes externas incluyendo transacciones en sitios Web, cada una con diferentes modelos de datos. Los datos provenientes de estas diversas aplicaciones se copian en la base de datos del almacén de datos con la frecuencia que se necesite. Los datos se estandarizan en un modelo de datos común y se consolidan para que toda la compañía los pueda utilizar para el análisis administrativo y la toma de decisiones. Usuarios 10

Tendencias de las Bases de Datos Almacenes y extracción de datos Usuarios Ventana de las Organizaciones 11

DENMARK RUNS ON DB2 Dinamarca corre su sistema de gestión en la base de datos DB2 de IBM, y soporta los mayores sistemas de servicio público, si el registro de la población no estaría disponible muchos otros sistemas no podrían operar. Para actualizar el sistema de registro, toda persona al momento de su nacimiento recibe un número de seguridad social. Este evento es registrado en el sistema, así como los matrimonios, divorcios, muertes, adopciones de niños, además de todas las direcciones, propiedades, ocupaciones, y a través del mismo sistema reciben sus pagos de pensiones y pagos de impuestos. Toda esta aplicación está administrada por Kommunedata, una compañía sin fines de lucro conjuntamente con 9 condados y 273 gobiernos locales, que mantienen 4 computadoras centrales en Alborg, Arbus, Ballerup y Odense. Las bases de datos manejan aproximadamente unas 500.000 transacciones cada día. Dinamarca mantiene un extensivo estado de bienestar, es así como sus sistemas de servicios públicos son críticos. Su democracia social de coalición está intentando defender el estado de bienestar en contra de los llamados recortes del presupuesto. Al escoger sistemas de gestión de bases de datos, Kommunedata creyó que DB2 ofrecía la mejor oportunidad para lograr sustanciales ahorros a largo plazo a través de compartir y aprovechar datos. A pesar de una sobreestimación al inicio en el costo de utilización el CPU para las bases de datos, que hizo que no se desarrollaron muchos proyectos. Cuando el proceso fue completado, los ahorros comenzaron a materializarse, especialmente por el uso de Diccionarios de datos, que incluyen nombre, descripción, alías, contenido y organización. La base de datos tuvo que ser cuidadosamente diseñada para soportar múltiples sistemas con la misma fuente de datos, los analistas de bases revisan los códigos SQL antes de ser usados, a esto sumado un proceso de mejora continua ha hecho que el sistema sea más confiable que en el pasado, hasta el momento no ha tenido interrupciones causadas por problemas en la base de datos 12

1. Cuáles son los beneficios de usar DB2 en los sistemas de servicios públicos de Dinamarca? Permite que la organización n centralice la administración, n, uso y seguridad de los datos, Evita información n redundante, porque toda persona recibe un número n de seguridad social, con el que se registrarán n matrimonios, divorcios, muertes, estudios, pagos del seguro, pagos de impuestos, propiedades, etc. Hay menos burocracia y papeleo burocrático porque los ciudadanos tienen que llenar menos formas para realizar sus trámites, toda su información n está registrada en el sistema. Soporta múltiples m sistemas con la misma fuente de datos. El sistema de control de calidad de Kommunedata,, en que los analistas revisan todos los códigos c SQL antes de ser usados, ha incrementado la confiabilidad del sistema. Los ahorros de costos están n comenzando a materializarse, a pesar de que por un error al inicio Kommunedata sobreestimó la cantidad extra de tiempo de CPU requerida para la base de datos DB2 2. Cuáles son las desventajas? Al ser la DB2 administrada por una entidad pública, p está sujeta a decisiones políticas, como es el recorte de presupuestos, ingresos por tasas de impuestos, etc. esto podría a poner en peligro el proceso de mejora continua que ha hecho la DB2 de Dinamarca mas confiable. La eficiencia de sus sistemas de servicio público p son críticos, si dejan de funcionar podría a alterarse el estado de bienestar que existe en Dinamarca. Y dejar jarían an de operar otros sistemas que utilizan información n del registro central de su población. 13

3. Fue la decisión de Kommunedata, una desición gerencial? Al escoger DB2 Kommunedata creyó que era la mejor oportunidad para lograr sustanciales ahorros a largo plazo a través s de compartir y aprovechar los datos, aunque se desarrollaron pocas aplicaciones en un inicio en que se sobreestimó los costos de utilización n de tiempo del CPU para las bases de datos, el proceso se completó y estos ahorros están materializándose. Todo este proyecto estaba orientado a tener una sola fuente de información n para los servicios públicos p de Dinamarca 4. Qué factores tecnológicos, organizacionales y gerenciales tuvieron que ser manejados? Gerenciales: Se busca el bienestar para su población, mejor servicio con menos trámites Seleccionar una base de datos adecuada Evaluar costo/beneficio, aunque de inicio se sobreestimaron costos La información n es utilizada por diferentes entidades públicas, p con diferentes sistemas y objetivos Existe manejo político de los recursos 14

4. Qué factores tecnológicos, organizacionales y gerenciales tuvieron que ser manejados? Organizacionales: Las bases de datos necesitaron de software nuevo y personal entrenado enado en las técnicas de bases de datos. Hubo falta de comunicación, n, la experiencia de pocos programadores que trabajaron en DB2 no fue ampliamente compartida. Por eso Kommunedata exageró su inversión n inicial en reentrenamiento Desarrollar grupos de diseño o y administración n de bases de datos Cooperación n estrecha de los desarrolladores con los usuarios, para organizar ar la estructura y contenido de la base de datos La base de datos tuvo que ser cuidadosamente diseñada para soportar múltiples m sistemas con la misma fuente de datos. Capacitación n a los empleados sobre el uso de bases de datos Divulgación n de un proceso de mejora continua, que ha permitido hacer una base b de datos sólida s y confiable. 4. Qué factores tecnológicos, organizacionales y gerenciales tuvieron que ser manejados? Tecnológicos gicos: Base de datos DB2 de IBM, y 4 computadoras centrales Lenguaje de manipulación n de datos SQL, los analistas revisan las instrucciones antes de ser usadas. Telecomunicaciones, para enlazar las computadoras centrales y conectividad con otros sistemas que toman la información. n. Procesadores con capacidad de proceso de 500.000 transacciones por p díad La mayor parte de su trabajo programador usa PL/1 Diccionario de datos, que contiene las características lógicas l de los datos que se van a utilizar en el sistema que se programa, incluyendo nombre, descripción, alias, contenido y organización PL/1, acrónimo de Programming Language 1 (Lenguaje de Programación 1), fue propuesto por IBM hacia 1970 fue el primer lenguaje comercial cuyo compilador estaba escrito en el lenguaje que compilaba 15

Ventana de Tecnología VOLKSWAGEN OPTS FOR AN OBJECT ORIENTED DATABASE Volskwagen tiene la ventas más altas de Europa de cualquier automóvil, y todavía en 1992 fue la de los costos y volumen más altos en el mundo., con una ganancia de apenas $26 por automóvil. La Gerencia tuvo problemas, y necesitaban encontrar la forma de bajar costos. Una subsidiaria de Volskwagen, EuroMarketing System, que estaba compuesta por representantes de 12 importadores de Volskwagen y Audi a través de Europa, surgió con la idea de construir un sistema en el cual todos los distribuidores puedan rastrear los autos, desde su construcción, venta, mantenimiento hasta reciclarlos más tarde al final de su vida útil, el proyecto sería llamado luego EuroElan y ligaría a los distribuidores (concesionarios) con las fábricas, el proyecto no le costaría nada a Volskwagen y sería entregado a los 10.000 distribuidores en 13 países que son parte de su red de trabajo. 16

Al seleccionar el sistema de gestión de base de datos, se debía tomar en consideración que la misma debería manejar datos sin estructura y binarios, como imágenes, que debería manejar una gran cantidad de datos, y que además permitiera tomar información de la actual base de datos RDBMS. Después de realizar un prototipo que llevó un año y medio y de recibir retroalimentación de otros usuarios de Versant, Versant Object Technology Corp., se decidió como tecnología fundamental OODB (Bases de Datos Orientadas a Objetos) en la cual construir EuroElan. El contrato entre Volskwagen y Versant fue por $2.6 millones, el costo total después de haber firmado el contrato fue de $8 millones. La gerencia de Volskwagen cree que el proyecto ayudará a reducir costos y mejorar la calidad de atención al cliente. Cuando un cliente pide un auto en particular tendría que esperar pocos momentos, mientras busca entre los 10.000 distribuidores alrededor del mundo para encontrar su auto y no como anteriormente se lo hacía mediante una búsqueda telefónica que tomaba demasiado tiempo. 1. Analice el caso de Volkswagen utilizando los modelos de la cadena de valor y de las fuerzas competitivas 17

1. Analice el caso de Volkswagen utilizando los modelos de la cadena de valor y de las fuerzas competitivas Las organizaciones tienen ventaja competitiva cuando proporcionan n más m s valor a sus clientes o cuando dan el mismo valor a los clientes a un menor precio. La cadena de valor de la empresa se puede vincular con las cadenas as de valor de sus demás s socios, entre ellos los proveedores, los distribuidores y los clientes. Una empresa puede lograr una ventaja estratégica proporcionando valor no sólo s a través s de los procesos internos de su cadena sino también n a través s de vínculos v eficientes y poderosos con sus socios de valor de la industria. Es así como los distribuidores buscan en EuroElan,, estar habilitados para determinar donde está el auto en el proceso de manufactura y para cual distribuidor será entregado. Después s de ser producido, cual distribuidor actualmente lo tiene. Después s de ser vendido, identificar la compra del automóvil y el mantenimiento realizado por el distribuidor en el auto. Y finalmente f conocer cual es la disposición n final del auto al final de su vida útil. Incluyendo en esta cadena la empresa, distribuidores y clientes. 1. Analice el caso de Volkswagen utilizando los modelos de la cadena de valor y de las fuerzas competitivas Empresas recién ingresadas al mercado Productos y servicios sustitutos La industria Volskwagen Competidores tradicionales de la industria Proveedores Clientes Modelo de fuerzas competitivas 18

1. Analice el caso de Volkswagen utilizando los modelos de la cadena de valor y de las fuerzas competitivas La Empresa.- Volskwagen,, tiene las ventas más m s altas en Europa, tiene los costos más s altos con una ganancia de apenas $26 por unidad, buscan la forma de disminuir sus costos. Empresas recién n ingresadas al mercado.- en el texto no menciona el ingreso de empresas recientes al mercado, aunque con la globalización n es posile que esto suceda. Proveedores.- se podrían tener menores costos a través s de EuroElan con un mejor manejo de inventarios de automóviles y partes. Competidores.- No mencionan específicamente cuales son los competidores, aunque por el país s podemos afirmar que son Mercedes Benz y BMW, que no están n orientados a los mismos segmentos de mercado. Productos y servicios sustitutos.- justamente aquí se quiere dar un mejor servicio, con EuroElan se pretende entregar al cliente el auto que cumpla con las características que el pida sin importar en que parte del mundo se encuentre. Clientes.- el mercado específico de Volskswagen está en Europa 2. Mejoró su posición competitiva Volkswagen usando bases de datos y tecnología orientada a objetos? EuroElan,, fue diseñado por Versant que maneja la tecnología a de manejo de objetos, porque descubrieron que manejaba consultas más m s rápidas r sobre campos binarios no estructurados (imágenes) que una base de datos relacional y además podían acceder a datos existentes almacenados en RDBMS (Sistema Gestión n de Base de Datos Relacional) Volskwagen apunta a que cuando un cliente pregunte por un auto específico (tal como un Volskwagen Jetta negro con techo corredizo, frenos antibloqueo, y sin aire acondicionado, etc), el cliente solamente tenga que esperar unos momentos mientras se hace la consulta a los 10.000 distribuidores alrededor del mundo en orden a encontrar el vehículo. EuroElan,, pretende rastrear un vehiculo desde la construcción, n, venta y mantenimiento, hasta reciclarlos más m s tarde, mejorando la satisfacción n del cliente, además s de tener la posibilidad de encontrar puntos en la cadena de valor que podrían ser mejorados para reducir costos. 19

4. Qué aspectos organizacionales, gerenciales y tecnológicos fueron evaluados para la selección de Versant como base de datos orientada a objetos? Gerenciales: Reducir el tamaño o de sus inventarios de automóviles y partes Levantar la calidad de servicio al consumidor, a través s de una atención más ágil y personalizada. Hacer un seguimiento de la cadena de valor para buscar posibles puntos para disminución n de costos. Costo de la inversión, n, a Volskwagen no le costaría a nada, todo está siendo financiado por los mismos distribuidores Retroalimentación n de otras compañí ñías que actualmente están n usando EuroElan. 4. Qué aspectos organizacionales, gerenciales y tecnológicos fueron evaluados para la selección de Versant como base de datos orientada a objetos? Organizacionales: Equipo para trabajar en el diseño o de la base de datos, y hacer un prototipo que les llevó un año a o y medio. Compra de quipos que apoyen el sistema, como servidores, estaciones de trabajo, computadores de escritorio, etc. Capacitación n al personal para ingresar y generar información n necesaria 20

4. Qué aspectos organizacionales, gerenciales y tecnológicos fueron evaluados para la selección de Versant como base de datos orientada a objetos? Tecnológicos gicos: Versant de Versant Object Technology Corp., que utilizan la tecnología a orientada hacia objetos, fueron los seleccionados. La base de datos debería a permitir apoyar y procesar enormes cantidades de datos. Los datos a ser almacenados incluían datos binarios, así como imágenes de los automóviles. Acceder a datos almacenados actualmente en RDBMS (Sistemas de Gesti stión n de Bases de Datos Relacionales) Después s del diseño o encontraron que la base de datos podría a contener más m s de 700 tablas relacionadas. Telecomunicaciones que respalden el acceso de información n de todos los distribuidores Ventana de Gerencia 21

THE BATTLE TO ADMINISTER CORPORATE DATA En medio de la guerra del Golfo Pérsico, la marina de guerra de los Estados Unidos no podía contar sus propios submarinos. De acuerdo a la Oficina de Cuentas General (GAO), dos marinas de guerra reportaron figuras diferentes para el número de submarinos en el mar, porque no usaban datos comunes. El secretario de defensa William Perry (quién más tarde vendría a ser el Secretario de Defensa) estuvo tan enfurecido que ordenó completar una estandarización en 3 años Los problemas federales no son muy diferentes a los de los negocios, cuando las redes de trabajo están distribuidas en diferentes localizaciones, la necesidad de estandarizar datos es importantísima. Muchos ejecutivos corporativos dan diferentes significados a los términos customer comprador y client cliente, confusiones sobre ventas y ganancia. Desde hace pocos años se dice que los datos son un recurso corporativo valioso, que forma parte de la corporación entera en vez de para una división o una unidad, y que todos podrían ser administrados por la organización si la organización esta completamente para beneficio de ellos. Administrar datos significa establecer una función de administración de datos, y dando a esa función un alto nivel organizacional y apoyo (tal como el Subsecretario de Defensa Perry), caso contrario es difícil interesar a las personas en datos estándares, e intentar conseguir estandarización entre varias unidades se vuelve una guerra santa Una forma de conseguir estandarización según Perry sería establecer un solo diccionario de datos un repositorio de datos para toda la organización. Sin embargo muchos de los problemas no son técnicos, sino que existen áreas, divisiones, etc. que utilizan totalmente el sistema, otras que lo utilizan a medias y otras que no lo utilizan. La administración de datos debe reflejar las políticas de negocios corporativas actuales si quiere ser efectiva. 22

1. Cuáles son los beneficios gerenciales de implementar la administración de datos en toda la organización? Reconocer que los datos son propiedad total de la organización, n, los datos no son propiedad de ninguna área de negocios o unidad organizacional. Todos los datos están n a disposición n de cualquier grupo que lo requiera para cumplir con su misión. La información n tiene un rol estratégico en la toma de decisiones. Existen políticas de información n que tienen normas para compartir, distribuir, adquirir, estandarizar, clasificar e inventariar la información n a través s de toda la organización. n. Centralización n y administración n de datos para tener una fuente única y consistente para todas sus necesidades de datos. 2. Qué aspectos gerenciales, organizacionales y técnicos necesitan ser enfrentados? Gerenciales: Amplio cambio organizacional en el rol de la información Las bases de datos generan cambios en los ordenamientos de la organización, n, y por esta razón n crean resistencia. A menudo los beneficios son intangibles, de inmediato y en el largo plazo Organizacionales: Capacitar a usuarios finales Cambio organizacional y conceptual Preparar personal especializado en el manejo de DBMS Controlar el desarrollo de aplicaciones por parte de divisiones, áreas funcionales, departamentos, etc. que resultan en bases de datos incompatibles 23

2. Qué aspectos gerenciales, organizacionales y técnicos necesitan ser enfrentados? Tecnológicos gicos: Definir y organizar la estructura y contenido de la base de datos Desarrollo de procedimientos de seguridad para salvaguardar la baseb Desarrollar documentación n de la base de datos Mantenimiento del software de manejo de la base de datos. Creación n de diccionarios de datos. 3. Qué piensa sobre las desventajas gerenciales? Para el desarrollo de sistemas de bases de datos se requiere mas que simplemente seleccionar un modelo de bases de datos lógico, l La base de datos es una disciplina organizacional, un método m más m s que una herramienta o una tecnología. Requiere de un cambio organizacional y conceptual. Si no se cuenta con el apoyo y la comprensión n de la administración, n, los esfuerzos de una base de datos fracasan. Los elementos críticos en un entorno de base de datos son: Administración n de los datos.- la organización n reconozca el grado estratégico de la información, n, es responsable de las políticas de la información n (normas para compartir, distribuir, adquirir, estandarizar, clasificar e inventariar ntariar la información) n) Metodología a para la planeación n y modelado de datos.- planear los datos a nivel de toda la empresa Tecnología a y la administración n de datos.- software, equipos de personal entrenados en técnicas t de DBMS. Los usuarios.- hacia quienes esta orientada la información, n, capacitación n sobre el manejo y uso. 24