CONTABILIDAD GENERAL Introducción La finalidad por la que vamos a estudiar la contabilidad es la de suministrar información útil sobre los componentes económicos o patrimoniales de la empresa con el fin de los usuarios de dicha información puedan tomar decisiones en las mejores condiciones. El patrimonio de una empresa se define como el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que pertenecen a una empresa, y además tendrá que cumplirse que el conjunto de los bienes más los derechos tienen que ser igual a las obligaciones. CONTABILIDAD PATRIMONIO BIENES + DERECHOS = OBLIGACIONES Bienes = lo que la empresa tiene en propiedad. Derechos = lo que le deben a la empresa. Obligaciones = lo que debe la empresa. Hay dos tipos de obligaciones: - lo que la empresa deba a terceras personas ajenas a la empresa. - lo que la empresa deba a internos (accionistas = poseedores de la empresa). Al conjunto de bienes más derechos lo vamos a llamar activo es decir la inversión que se realiza en la empresa. A las obligaciones frente a terceras personas ajenas a la empresa le llamamos pasivo. Las obligaciones frente a los accionistas le vamos a denominar neto. Al pasivo y neto también puede denominarse la financiación. La igualdad queda ahora: ACTIVO = PASIVO + NETO Esta ecuación se denomina ecuación fundamental del patrimonio. Esta ecuación no podrá modificarse en el tiempo, es decir la igualdad debe estar siempre asegurada. Como la presentación del patrimonio de la empresa es obligatoria para todas las sociedades además de pública (pueden solicitarse los estados financieros de una empresa 1
en el registro mercantil correspondiente) se ha diseñado el Plan General Contable (PGCE -1991) para que todo el mundo llame a las mismas cosas de la misma manera y exista una misma normativa para la valoración de todos los elementos patrimoniales. En este plan desarrollaremos todas las cuentas del conjunto patrimonial en 5 grupos diferentes, y los resultados de la empresa (ingresos y gastos) en los grupos 6 y 7, aunque esto dos grupos al final del ejercicio desaparecerán para proceder al cálculo de pérdidas y ganancias de la empresa (que es una cuenta del grupo 1). Definimos la cuenta como el instrumento y medida de un elemento patrimonial, que capta la situación inicial de éste y posteriormente las variaciones que se vayan produciendo en el mismo. Análisis de los grupos. Grupo I: Financiación básica. La financiación básica se compondrá de todas las cuentas de neto (capital y reservas) y todas las obligaciones con terceras personas que tenga la empresa a largo plazo (más de un año). Grupo II: Inmovilizado. Representa el conjunto de bienes y derechos que tenga la empresa con un criterio de permanencia (largo plazo). Un ejemplo de un bien serían los ordenadores, las mesas...; un ejemplo de un derecho sería que la empresa deja dinero a un empleado y éste lo tiene que devolver en 5 años. Grupo III: Existencias. Conjunto de bienes que tiene la empresa como objeto de tráfico de la empresa. Grupo IV : Acreedores y deudores por operaciones de tráfico. En este grupo se contabilizarán el conjunto de derechos y obligaciones a corto plazo que tenga la empresa como origen en la actividad habitual de la misma. Las cuentas más habituales en este grupo son proveedores y clientes. Grupo V : Cuentas financieras. Tendremos todos los bienes que tenga la empresa a corto plazo no incluidos en el grupo III más todos los derechos y obligaciones a corto plazo que no tengan su origen en la actividad habitual de la empresa. Un bien a corto es, por ejemplo, la cuenta de bancos. Una deuda que tenga la empresa a c/p es una obligación. 2
Estos 5 grupos son los que representan la composición del patrimonio y que se reflejan anualmente y al final del ejercicio en el denominado balance de situación. Más o menos su estructura es: ACTIVO ACTIVO FIJO (Inmovilizado: G.2) ACTIVO CIRCULANTE (Existencias: G.3) (Parte del G.4) (Parte del G.5) PASIVO NETO (Parte del G.1) ACREEDORES A L/P (Parte del G.1) ACREEDORES A C/P (Parte del G.4) (Parte del G.5) Grupo VI: Compras y gastos. Se contabilizarán los diferentes conceptos de gasto que tiene una empresa, como por ejemplo suministros, sueldos y salarios Dichos gastos al final del ejercicio se van a dar de baja para el cálculo de pérdidas y ganancias (p y g). No confundir los conceptos de gasto y pago pues en contabilidad son cosas diferentes Grupo VII: Ventas e ingresos. Se contabilizarán los diferentes conceptos de ingreso que tiene una empresa, los cuales al final del ejercicio se darán de baja para el cálculo de pérdidas y ganancias ( p y g). No confundir los conceptos de ingreso y cobro. 3
Libro diario El libro diario recoge todos los hechos contables, por el mismo orden en que se realizan y con expresión de la fecha en que tiene lugar. Cada hecho contable se va a reflejar en el libro diario mediante los denominados asientos, los cuales tienen la siguiente estructura: DEBE ----------x---------- HABER valor cuenta (xyz) valor cuenta (xxx) a cuenta (xjj) Valor ----------x---------- Σ Debe = Σ Haber Las reglas que vamos a utilizar para la contabilización de los asientos serán: 1. Todas las cuentas de activo nacen por el debe, aumentan por el debe y disminuyen o se eliminan por el haber. 2. Todas las cuentas de pasivo o neto nacen por el haber, aumentan por el haber y disminuyen o se eliminan por el debe. 3. Todas las cuentas de gastos nacen por el debe, aumentan por el debe y se eliminan al final del ejercicio por el haber para el cálculo de PyG. 4. Las cuentas de ingresos nacen por el haber, aumentan por el haber y se eliminan por el debe al final del ejercicio para el cálculo de PyG. Cada cuenta nos ofrece una visión en un momento determinado del elemento patrimonial que representa, con independencia de los demás entes que componen el patrimonio empresarial. La cuenta gráficamente representada es un libro abierto y esquemáticamente se representa por una T mayúscula el cual se denomina el mayor de la cuenta. Para determinar cuál es el valor de una cuenta en un momento determinado (conocer su saldo) deberemos efectuar el mayor de dicha cuenta. CARGAR Debe Cuenta Haber Valor(0) Valor(2) Valor(1) Valor(3) ABONAR Debe Haber 4
* Si Debe > Haber, entonces la cuenta tiene Saldo deudor (Sd). * Si Debe < Haber, entonces la cuenta tiene Saldo acreedor (Sa ó Sh). * Si Debe = Haber, entonces la cuenta está saldada o tiene Saldo cero Según los saldos de las cuentas podremos decir: - Tendrán saldo deudor: - las cuentas que representen bienes de la empresa - las cuentas que representes derechos de la empresa - los gastos - Tendrán saldo acreedor: - todas las cuentas de neto - las obligaciones con terceras personas ajenas a la empresa - los ingresos 5