Servicio Central Area de de BIBLIOTECAS BIBLIOTECAS EL MANUAL DOCUMENTO: DE CATALOGAC Concepto, Partes y Tipos ION Área de Biblioteca Material Complementario a la Formación de Usuarios 1. Biblioteca de la Universidad de Cádiz 2007
INTRODUCCIÓN El Plan de Calidad de las Universidades, inscrito en el desarrollo del Espacio Europeo de la Educación Superior, está abriendo un nuevo escenario en el que adquieren especial importancia las Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC). Esta situación implica un nuevo paradigma tanto para el docente, como para el bibliotecario y exige la introducción de nuevos modelos de aprendizaje donde la cooperación entre los participantes y la necesidad de aprender a aprender a lo largo de la vida se sitúan en primer plano. Es por ello que, desde la Biblioteca de la UCA, en coordinación y colaboración con el Profesorado, queremos desarrollar un importante trabajo didáctico y esfuerzo personal para desarrollar un acercamiento de los alumnos al conocimiento de la Biblioteca y el uso de sus Servicios. Partiendo del concepto de formación de usuarios como todo esfuerzo tendente a facilitar orientación al estudiante y al profesor de manera individual o colectiva, desde la Biblioteca de la UCA nos proponemos, apoyar a los alumnos en su proceso de aprendizaje y al profesor en sus diversos procesos de enseñanza (trabajo del día a día con los alumnos), aprendizaje (formación continua y superación personal en su campo) e investigación (soporte al avance científico y educativo). Bajo estos parámetros, en coordinación y colaboración con los centros, departamentos y profesores de nuestra universidad, la Biblioteca de la UCA viene desarrollando un plan de formación de usuarios dirigido, principalmente, a los alumnos, personal docente e investigador, a través de la realización de cursos, jornadas o actividades académicamente dirigidas. Asimismo, con el objetivo de fomentar y lograr una utilización más eficaz de los recursos y servicios que ofrece la Biblioteca de la UCA y mejorar el conocimiento de técnicas de búsquedas y acceso a los documentos, el acceso a la biblioteca Electrónica (Bases de Datos, Revistas, Libros electrónicos, Bibliotecas digitales, etc.), la elaboración de artículos y documentos de trabajo, así como el aprendizaje básico de la citación de la Bibliografía, hemos elaborado una serie de documentos como Material Complementario a la Formación de Usuarios. 2
EL DOCUMENTO: CONCEPTO, PARTES y TIPOS Concepto Para la Real Academia de la Lengua documentar consiste en probar, justificar la verdad de algo con documentos. Instruir o informar a alguien acerca de las noticias y pruebas que atañen a un asunto. Un documento es un soporte material que contiene información y que tiene como fin transmitir conocimientos o ideas, permiten la comunicación humana y es un importante medio de formación y docencia. Tradicionalmente, la forma más habitual de un documento era el documento impreso. Sin embargo y principalmente a lo largo del siglo XX, han ido apareciendo nuevas formas de transmitir la información y por lo tanto, nuevos tipos de documentos (fotografías, discos, películas, soportes magnéticos ). Finalmente, la gran revolución ha llegado de la mano de la informática mediante la aparición de los documentos electrónicos. Hoy, La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos. Partes del Documento Las partes en la que se debe estructurar y desarrollar un documento son las siguientes: 1. Hoja de portada. Tiene como fin principal identificar trabajo y responsable(s). Respetar la buena disposición de la portada, teniendo muy en cuenta que es la primera página. 3
2. El título. Se debe encontrar una o varias palabras (el menor número posible) con las que dar a conocer la temática del documento (Artículo, Trabajo de Clase, Libro, etc.). El título debe cumplir con la difícil tarea de captar la atención del lector. Refleja una buena dosis de ingenio quien logra este propósito, en el que no existen reglas ni recomendaciones distintas a la de "ser breves-densos", porque generalmente se abusa, siendo varios los renglones que se dedican a tal fin. 3. Índice. En él se hace constar en forma de lista ordenada todo el contenido del propio documento por capítulos, artículos, etc. indicándose la página donde aparecen. 4. Introducción. En una o varias páginas se recomienda brevedad-, informamos al lector sobre el objeto, fundamentos y fin que se propone con el estudio, tema elaborado, trabajo de clase, artículo, haciendo un resumen de su contenido e intentando que sus palabras despierten el interés del lector y su consecuente captación. 5. El texto. El texto ha de contener las partes del trabajo, método empleado para su investigación y elaboración, capítulos, divisiones y subdivisiones, así como todo cuanto pueda contribuir a la temática del documento y la aclaración del argumento en el que la desarrollamos (gráficos, esquemas, dibujos, etc.), pues, esto proporciona una mayor comprensión. 6. La conclusión. Con la conclusión termina el documento. Es una especie de capítulo final en el que el(los) responsable(s), de forma breve, precisa y clara, explica(n) los resultados e ideas principales de su trabajo e indica, si los hubiera(n) detectado, problemas encontrados o pendientes de resolución para facilitar el camino a otros investigadores. 7. Bibliografía. Las listas de referencias bibliográficas se ordenan, por lo general, de forma alfabética o numérica. Usándose para la ordenación en el primer caso, la mención de responsabilidad principal (ya sea una persona o colectivo). En el segundo caso, los documentos se ordenan en el orden en que se citan (numeración que queda reflejada en el texto). Las citas sucesivas de un mismo documento reciben idéntico número de orden. Detallaremos, por riguroso orden alfabético, los apellidos y nombre de los distintos autores que hayamos consultado, aclarando, tras cada uno, título de la obra así como editorial, edición, lugar y año de la publicación. 8. Anexos. Nuestro estudio puede requerir de copias documentales, ejemplos, esquemas, gráficos, planos, fotografías o una serie de información complementaria que, sin ser imprescindibles, enriquecen la exposición porque aclaran su contenido. Cuidaremos de dar el número de cita que corresponda remitiendo al lector al apartado correspondiente. 4
Tipos de Documentos Los documentos pueden clasificarse de muy diversas formas, dependiendo del punto de vista que se adopte. En la Biblioteca y en función de su contenido, los principales documentos que podemos encontrar son: Libros: Publicaciones no periódicas. Su contenido puede ser muy variado y pueden presentarse en uno o varios volúmenes. Publicaciones periódicas: Cualquier publicación que aparece por entregas sucesivas sin limitación previa respecto a su duración y, en general, con una periodicidad dada. En general se las denomina revistas, pero cuando la periodicidad es diaria, se les llama diarios. Documentación de congresos: Acostumbran a presentarse con la denominación de actas (Proceedings, en inglés) y recogen las aportaciones de la comunidad técnico-científica sobre un tema específico. Tesis: Documento que recoge el resultado de un trabajo original y sometido al control de una institución universitaria en vistas a la obtención de un título o diploma en esta Institución. Bibliografías: Describen y clasifican referencias de documentos con el fin de darlos a conocer y hacerlos accesibles para facilitar el trabajo intelectual. Catálogos: Son colecciones de registros bibliográficos de diferentes documentos: Libros, revistas, vídeos, mapas, etc. Es un instrumento que nos permite identificar y localizar documentos ya que, a diferencia de las bibliografías, se caracterizan por indicar la localización del documento original. Bases de datos: Es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de una forma determinada, que se presenta normalmente en forma legible por ordenador, y se refieren a una materia concreta, organización o asunto. Permite al investigador una búsqueda exhaustiva y son de fácil actualización. Actualmente son la mayor fuente de referencias de trabajos científicos (generalmente de revistas) y se han convertido en las fuentes de información secundarias por excelencia. Repertorios: Colección o recopilación de obras, datos, preceptos o reglas sobre una temática determinada. 5
Los Documentos en el Catálogo Diana Cuando se genera un listado de documentos en el catálogo DIANA, de la Biblioteca de la UCA, una primera identificación de los distintos tipos de documentos es el icono que aparece asociado a cada uno de ellos. Texto Composición musical Material cartográfico Material proyectable Documento sonoro Archivo de ordenador Documento electrónico Este documento debe citarse como: Chamorro Rodríguez, Ricardo. El documento: Concepto, partes y tipos. Cádiz: Universidad de Cádiz Área de Bibliotecas, 2007. Material Complementario a la Formación de Usuarios.. Biblioteca de la Universidad de Cádiz 2007. Ricardo Chamorro Rodríguez Técnico de Gestión de Recursos de Información. Coordinador del Servicio de Referencia Virtual. Responsable del Área de Ciencias de la Educación. E-mail: ricardo.chamorro@uca.es Biblioteca UCA- Campus Río San Pedro http://biblioteca.uca.es/ Universidad de Cádiz Andalucía España 6