Auditoría administrativa
1 Lectura No. 6 Nombre: Metodología de la Auditoría Administrativa Contextualización Concluida la parte preparatoria y una vez definidos los objetivos que se van a abordar y que se ha preparado el proyecto de auditoría, entonces se procede a desarrollar las siguientes etapas. En esta sesión conocerás la etapa de obtención de la información, en donde se seleccionan las técnicas de recolección que se estimen más viables de acuerdo a las circunstancias. Además, veras el análisis y evaluación de la información, seleccionando los instrumentos de medición que se emplearán.
2 Introducción al Tema De dónde obtiene la información el auditor? Para continuar con la metodología de la auditoría administrativa, se requiere obtener información que nos ayude a sustentar nuestras observaciones o propuestas, recuerda que sin evidencia la opinión del auditor puede carecer de validez o parecer poco objetiva. La información que comprueba sus hipótesis puede provenir de dos fuentes de información: las internas y externas. Internas. Se obtiene dentro de la misma organización y que puede provenir de los socios y accionistas, personal en todos los niveles o de sus sistemas de información. Externas. Son fuentes de información que provienen del exterior de la organización y de alguno de los siguientes: organismos o instituciones gubernamentales o privadas, competidores, proveedores, clientes actuales y potenciales, y de las redes de información. A partir de la información que se pueda obtener para el sustento de las observaciones, en esta lección el alumno distinguirá las técnicas necesarias para su recolección y al mismo tiempo podrá clasificarla para poder generar un diagnóstico.
3 Explicación Metodología de la Auditoría Administrativa Cuáles son las técnicas de recolección de información? Sin importar la fuente, en la información se pueden utilizar diversas técnicas de recolección para recabar los datos que necesitamos. La información se puede recabar con una combinación de las siguientes técnicas: a) Investigación documental: Consiste en localizar y seleccionar documentos que puedan aportar elementos de juicio a los auditores. Las fuentes documentales pueden ser igualmente internas o externas. Entre la primera están por ejemplo: políticas y reglamentos, convenios, oficios o circulares, descripciones de puesto, inventarios, estados financieros, auditorias anteriores o investigaciones propias, etc. Entre las externas pueden ser de utilidad los datos estadísticos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), los decretos y normas nacionales e internacionales, estudios de mercado de publicación gratuita, reportes sobre las tenencias del mercado que publican organismos u organizaciones nacionales o internacionales, las tendencias económicas, entre otras más. b) Observación directa: Consiste en advertir directamente como y donde se desarrolla el trabajo, en este caso para guardar evidencia se pueden video-grabar los hechos. c) Acceso a redes de información: Consiste en la revisión de la redes, para detectar información de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del ramo e intercambiar datos y mantener una relación interactiva con el entorno. Algunas de estas redes son gratuitas y otras implican una inversión. d) Entrevista: Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas para obtener información. Este medio es de los más
4 utilizado ya que se tiene contacto directo con el entrevistado, del que además de obtener respuestas se pueden percibir sus actitudes. Para que una entrevista funcione hay que cuidar varios aspectos, como: tener claro el propósito, elaborar una agenda de trabajo y concretar la cita con anticipación. e) Cuestionarios: Consiste en recopilar información por medio de preguntas escritas. La calidad de la información que se obtenga dependerá de su estructura y forma de presentación. Se deben hacer cuestionamientos claros y concisos, presentar un orden lógico, con redacción comprensible y facilidad de respuesta. Cómo se puede clasificar la evidencia? La evidencia representa la comprobación de los hallazgos obtenidos durante la investigación. Se puede clasificar de la siguiente manera: Física: Se obtiene mediante inspección y observación directa de las actividades. Se presenta a través de videos, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestra de materiales. Documental: Se obtiene por medio del análisis de documentos. Está contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, resumen, etcétera. Testimonial: Se obtiene de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicación de la auditoría. Analítica: Comprende cálculos, comparaciones y razonamientos matemáticos de la información. Cuál es el procedimiento y técnicas que se debe seguir para analizar y evaluar la información? Una vez que se ha recopilado la información, ésta debe ser analizada para determinar su naturaleza, sus características y el origen de su comportamiento, así como su interdependencia e interacción con las partes entre sí y con el todo.
5 Consiste en determinar primero el hecho que analiza, describirlo, descomponerlo en todas sus partes, revisar de manera crítica cada parte, ordenar cada elemento para encontrar similitudes entre ellos, definir las relaciones que existen y tratar de explicar su comportamiento. En la Auditoría para analizar y evaluar la información se pueden utilizar dos técnicas administrativas: Las técnicas cualitativas, son los modelos, teorías o técnicas como: el análisis foda, benchmarking, cadena de valor, círculos de calidad, diagrama de Pareto, Empowerment, diagramas de causa-efecto, e- business, etc. Las técnicas cuantitativas, son modelos numéricos como la programación lineal, muestreo, simulación, teoría de colas, etc. Una vez analizada y evaluada la información, con la utilización de una o varias de las técnicas anteriores se elabora un diagnóstico. Cómo se puede elaborar un diagnóstico? Un diagnostico consiste en traducir los hechos y circunstancias en información concreta y susceptible de ser evaluada. Un diagnostico se elabora al ubicar a la organización en su realidad, es decir, destacar los factores más relevantes de su funcionamiento, establecer la magnitud de sus necesidades y determinar los recursos disponibles para resolver sus problemas. Es importante relacionar las causas de su comportamiento, el impacto con los resultados obtenidos y sobre todo guiarlos hacia las acciones necesarias que le permitan atender sus necesidades.
6 Conclusión Se puede obtener información valiosa para la auditoría de fuentes de información internas y externas a la organización, la cual puede ser recolectada con la utilización de uno o varios de los métodos: investigación documental, observación directa, redes, entrevista o cuestionarios. La información recolectada por cualquiera de estos métodos o técnicas se traduce en evidencia física, documental, testimonial o analítica. La evidencia debe ser analizada y evaluada para poder ofrecer a la empresa un diagnostico real de su situación, en donde pueda ubicarse y encontrar solución a sus problemas o necesidades.
7 Para aprender más Quieres conocer más sobre el tema? Checa el siguiente enlace: Iván Fernando Suarez Lozano. Curso de auditoría resumen. Consultado el 5 de Abril del 2013 de: http://www.slideshare.net/ivanfsuarezl/curso-de-auditoriaresumen
8 Instrucciones: Con la intención de fortalecer los conocimientos ganados a lo largo de esta sesión, realiza una actividad en la cual a través de un resumen contemplarás los temas de esta sesión. Procura extraer las partes más importantes. Puedes realizarlo en cualquier programa, al final tendrás que guardarlo como PDF, con la finalidad de que no existan modificaciones y así subirlo a la plataforma de la asignatura. Recuerda que esta actividad te ayudará a contextualizar, para que distingas las técnicas de recolección de información y cuál es el procedimiento que se debe seguir para analizar y evaluar la información. Esta actividad representa el 5% de tu calificación final y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Referencias bibliográficas Ortografía y redacción Introducción Contenido 3 puntos 7 puntos 10 puntos 25 puntos 55 puntos Total: 100
9 Bibliografía Franklin, E. B. (2007). Auditoría administrativa: gestión estratégica del cambio. México: Pearson Prentice Hall. Arens, A. (2007). Auditoría: un enfoque integral. México: Pearson Prentice Hall. Mendivil, V. M. (2010). Elementos de auditoría. México: Cengage Learning.