MÓDULO II. METODOLOGIA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

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1 1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA VICE-RECTORADO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO SOCIAL PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES Y JURIDICAS SUBPROGRAMA ADMINISTRACIÓN SUBPROYECTO: AUDITORÍA ADMINISTRATIVA MÓDULO II. METODOLOGIA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA La Metodología de la Auditoría Administrativa establece los pasos a seguir y determina la programación de cada uno de ellos. Lo que se debe contemplar para unificar criterios y delimitar la profundidad con que se revisará y aplicará el análisis administrativo. También cumple la función de facilitar al auditor, la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, evidencias, situaciones y observaciones para su posterior análisis y elaboración de informe. La metodología de la Auditoría Administrativa consta de cuatro etapas y es en este y los posteriores módulos donde se revisarán cada una de ellas. Figura. 1. Esquema de la Metodología de la Auditoría Administrativa Planeación Informe Metodología de la Auditoría Administrativa Obtención de Información Análisis y Evaluación de la Información Fuente: Chavarría (2012)

2 2 1.- PLANEACIÓN En la etapa de planeación se establecen los lineamientos a seguir durante la aplicación de la auditoría administrativa, es decir, se desarrolla lo que será el proyecto. En este punto se delimitarán los factores a revisar, a partir de los resultados obtenidos en la investigación preliminar Objetivo: es establecer las acciones que se deben realizar para llevar a cabo la auditoría en forma secuencial y ordenada. Hay que tomar en cuenta las condiciones que puedan presentarse a fin de que se garantice la entrega de los resultados en tiempo y forma. Los factores a considerar para el estudio de la organización se determinan con base en dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos que forman parte de su funcionamiento. A continuación se define el proceso administrativo, a fin de poder realizar un análisis lógico de la organización en todos sus ámbitos. Planeación - Visión - Misión - Objetivos - Metas - Estrategias/tácticas Organización - Estructura organizacional - División y distribución de funciones - Cultura Organizacional Etapa Proceso Administrativo - Procesos - Políticas - Procedimiento - Programas - Enfoques - Recursos humanos - Cambio organizacional - Estudios administrativos - Instrumentos técnicos de apoyo Propósito Estratégico Definir el marco de actuación de la organización Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización Dirección - Liderazgo - Comunicación - Motivación - Grupos y equipos de trabajo Control - Naturaleza - Sistemas - Niveles Fuente: Franklin (2007) - Manejo del estrés y conflicto - Tecnología de la información - Toma de decisiones - Creatividad e innovación - Proceso - Áreas de aplicación - Herramientas - Calidad Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización. Medición del progreso de las acciones en función del desempeño.

3 Investigación Preliminar: cuando ya se tiene bien definida la dirección de la empresa y los factores que se auditarán, entonces se requiere hacer una investigación preliminar para determinar si realmente son alcanzables los objetivos planteados. La investigación preliminar implica revisar toda la información recopilada por la empresa y que ésta esté relacionada con los factores predeterminados. Dentro de la información a analizar puede ser necesario lo siguiente: los cambios que ha sufrido la organización, la infraestructura, su esquema de operación y nivel de desarrollo tecnológico. Así como logros y expectativas no cumplidas, su posición competitiva, entre otras. No podemos elaborar un proyecto de auditoría si no se tienen bien definidos los objetivos y menos si éstos no son viables por las condiciones actuales de la empresa Elaboración del Proyecto de Auditoría: un proyecto de auditoría incluye una propuesta técnica y un programa de trabajo Propuesta técnica; especifica los siguientes aspectos: el tipo de auditoría que se pretende realizar, su alcance, antecedentes, auditorías o estudios previos que soportan la propuesta, los objetivos a alcanzar, la estrategia, la justificación, las acciones a seguir, los recursos a utilizar, el costo y los resultados esperados Programa de trabajo; especifica el nombre de la auditoría, los responsables, las áreas de estudio, las actividades a realizar con su clave, el orden de las fases, su calendarización y una representación gráfica, como la de Gantt, que describa las acciones con fechas de inicio y término; y un formato para reportar avances. En la etapa de planeación se establecen los lineamientos que regularán la auditoría para garantizar los resultados del proyecto. Consiste en constituir las acciones que se deben desarrollar para instrumentarla en forma secuencial y ordenada, por lo que hay que tomar en cuenta las condiciones que deben prevalecer para lograrlo en tiempo y forma. Sin una buena planeación no sería posible continuar con el proyecto de la Auditoría, puesto que en esta etapa se definen los objetivos y las bases que garantizan los resultados esperados.

4 4 Concluida la parte preparatoria y una vez definidos los objetivos que se van a abordar y que se ha preparado el proyecto de auditoría, entonces se procede a desarrollar las siguientes etapas: En esta sesión conocerás la etapa de obtención de la información, en donde se seleccionan las técnicas de recolección que se estimen más viables de acuerdo a las circunstancias. 2.- OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN Para continuar con la metodología de la auditoría administrativa, se requiere obtener información que nos ayude a sustentar nuestras observaciones o propuestas, recuerda que sin evidencia la opinión del auditor puede carecer de validez o parecer poco objetiva Fuentes de Información: la información que comprueba sus hipótesis puede provenir de dos fuentes de información: las internas y externas Internas: se obtiene dentro de la misma organización y que puede provenir de los socios y accionistas, personal en todos los niveles o de sus sistemas de información Externas: son fuentes de información que provienen del exterior de la organización y de alguno de los siguientes: organismos o instituciones gubernamentales o privadas, competidores, proveedores, clientes actuales y potenciales, y de las redes de información Técnicas de Recolección: sin importar la fuente, en la información se pueden utilizar diversas técnicas para recabar los datos que necesitamos. La información se puede recabar con una combinación de las siguientes técnicas: a) Investigación documental: consiste en localizar y seleccionar documentos que puedan aportar elementos de juicio a los auditores. Las fuentes documentales pueden ser igualmente internas o externas. Entre la primera están por ejemplo: políticas y reglamentos, convenios, oficios o circulares, descripciones de puesto, inventarios, estados financieros, auditorias anteriores o investigaciones propias, etc. b) Observación directa: Consiste en advertir directamente como y donde se desarrolla el trabajo, en este caso para guardar evidencia se pueden video-grabar los hechos.

5 5 c) Acceso a redes de información: Consiste en la revisión de la redes, para detectar información de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del ramo e intercambiar datos y mantener una relación interactiva con el entorno. Algunas de estas redes son gratuitas y otras implican una inversión. d) Entrevista: consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas para obtener información. Este medio es de los más utilizado ya que se tiene contacto directo con el entrevistado, del que además de obtener respuestas se pueden percibir sus actitudes. Para que una entrevista funcione hay que cuidar varios aspectos, como: tener claro el propósito, elaborar una agenda de trabajo y concretar la cita con anticipación. e) Cuestionarios: Consiste en recopilar información por medio de preguntas escritas. La calidad de la información que se obtenga dependerá de su estructura y forma de presentación. Se deben hacer cuestionamientos claros y concisos, presentar un orden lógico, con redacción comprensible y facilidad de respuesta Evidencias: la evidencia representa la comprobación de los hallazgos obtenidos durante la investigación. Se puede clasificar de la siguiente manera: Física: se obtiene mediante inspección y observación directa de las actividades. Se presenta a través de videos, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestra de materiales Documental: se obtiene por medio del análisis de documentos. Está contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, resumen, etcétera Testimonial: se obtiene de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicación de la auditoría Analítica: comprende cálculos, comparaciones y razonamientos matemáticos de la información.

6 6 MÓDULO III. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN 3.- ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN Una vez que se ha recopilado la información, ésta debe ser analizada para determinar su naturaleza, sus características y el origen de su comportamiento, así como su interdependencia e interacción con las partes entre sí y con el todo Procedimiento: consiste en determinar primero el hecho que analiza, describirlo, descomponerlo en todas sus partes, revisar de manera critica cada parte, ordenar cada elemento para encontrar similitudes entre ellos, definir las relaciones que existen y tratar de explicar su comportamiento Técnicas: en la Auditoría para analizar y evaluar la información se pueden utilizar dos técnicas administrativas: Las técnicas cualitativas, son los modelos, teorías o técnicas como: el análisis foda, benchmarking, cadena de valor, círculos de calidad, diagrama de Pareto, Empowerment, diagramas de causa-efecto, e-business, etc Las técnicas cuantitativas, son modelos numéricos como la programación lineal, muestreo, simulación, teoría de colas, etc. Una vez analizada y evaluada la información, con la utilización de una o varias de las técnicas anteriores se elabora un diagnóstico Elaboración del Diagnóstico: un diagnostico consiste en traducir los hechos y circunstancias en información concreta y susceptible de ser evaluada. Un diagnostico se elabora al ubicar a la organización en su realidad, es decir, destacar los factores más relevantes de su funcionamiento, establecer la magnitud de sus necesidades y determinar los recursos disponibles para resolver sus problemas. Es importante relacionar las causas de su comportamiento, el impacto con los resultados obtenidos y sobre todo guiarlos hacia las acciones necesarias que le permitan atender sus necesidades.

7 7 MÓDULO IV. INFORME DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 4.- INFORME DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA En este punto ya hemos hablado de tres de las cuatro etapas de la metodología de la auditoría administrativa. Ya sabemos en qué consiste la planeación, de dónde obtenemos la información que sustenta nuestra investigación y finalmente con esa evidencia se elabora un diagnostico de la situación de la empresa. En esta sesión aprenderás a elaborar un informe y a dar el seguimiento necesario a la auditoría, a fin de poder analizar el grado de avance de la misma Contenido: es el documento que engloba los resultados de la auditoría. El informe define el área, programa o proceso auditado e incluye los antecedentes y una justificación, los objetivos de la auditoría, la duración, el alcance, recursos y método empleado. Además, debe resaltar los hechos e incluir las recomendaciones y conclusiones del auditor, todos ellos soportados con la evidencia suficiente y debidamente documentada a fin de no dejar lugar a dudas Lineamientos Generales: El informe debe presentarse de manera puntual, es decir, no se deben perder de vista el o los objetivos de la auditoría y destacar cada uno de ellos. Se deben analizar diferentes alternativas, a fin de que las recomendaciones que se propongan sean las más viables y estén bien fundamentadas. Es importante que este informe se haga llegar a los responsables para que le den el valor adecuado a la auditoria y realmente se lleve a la aplicación. Finalmente, se establece la forma en que se le dará seguimiento a las acciones. Existen diferentes tipos de informes que varían dependiendo de su presentación, de quien lo solicito y del propósito Tipos de Informe: Los tipos de informes son: El informe general: incluye el área responsable, una introducción, los antecedentes, las técnicas empleadas, el diagnóstico, la propuesta, la estrategia de implementación, el seguimiento, las conclusiones, recomendaciones y los anexos.

8 El informe ejecutivo: incluye el área responsable, el periodo de revisión, objetivos, alcance, metodología, resumen y conclusiones. - El informe de aspectos relevantes es el que destaca, solamente, las áreas que requieren de atención por su desempeño deficiente Propuestas: En todos los informes se hacen propuestas o recomendaciones y en ocasiones la organización puede no saber cómo implementarlas. Por lo tanto, es necesario que se entregue un programa que describa las actividades a realizar, su secuencia, duración, la metodología de la implementación, los recursos requeridos y los responsables de su ejecución Presentación del Informe: Una vez que se tiene terminado el informe, ahora es necesario convocar al grupo de auditores para asegurar que cumple con todos los lineamientos y en su caso hacer ajustes antes de presentarlo a quien lo solicitó, que pueden ser los directivos de una organización o los responsables de un área. Esta presentación se debe hacer de manera profesional y con el apoyo de material audiovisual.

9 9 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Franklin, E. B. (2007). Auditoría Administrativa: Gestión estratégica del cambio. México: Pearson Prentice Hall Arens.Alvin A. (2007). Auditoría: Un enfoque integral. México: Pearson Prentice Hall. Mendivil, Escalante,V.M. (2010). Elementos de Auditoría. México: Cengage Learning.