Unidad 4: Estrategias de continuidad 0. Contenido 1. Qué son las estrategias de continuidad? 1. Introducción y Objetivos El objetivo principal de la disciplina de recuperación de negocio es la identificación y restablecimiento, en el menor tiempo posible, los procesos y la tecnología crítica de una organización. Para alcanzar su objetivo, BR se apoya de una serie de estudios y herramientas que le ayudan a una organización a responder las siguientes cuestiones: Cuáles son las funciones de negocio que no pueden dejar de operar y qué impactos y pérdidas se afrontarían, si estas llegasen a fallar? Cuál es el tiempo con el que la organización cuenta para recuperarse? Qué eventos pueden suceder y cómo estos pueden afectar la operación del negocio? Cómo se debe responder si sucede un evento que interrumpa las funciones sensibles del negocio? Una vez realizados el BIA y el RA, es tiempo de contestar a la cuestión Cómo se debe responder si sucede un evento que interrumpa las funciones sensibles del negocio? La respuesta se encuentra en la identificación y selección de las estrategias de continuidad de negocio. Al terminar esta unidad, usted deberá: Conocer lo que es una estrategia de continuidad. Conocer los escenarios bajo los cuales se diseñan las estrategias. Conocer los elementos que componen las estrategias de continuidad. 1
1. Qué son las estrategias de continuidad? Al trazar un objetivo, sea personal u organizacional, también es indispensable establecer la manera en que se va a lograr. Para tal caso surge el concepto de estrategia. Una estrategia, es la determinación conjunta de objetivos, de una organización, sociedad o equipo, y de las líneas de acción para alcanzarlos. El concepto de estrategia desde el punto de vista de continuidad de negocio es: El diseño, implementación y prueba de la mejor forma de asegurar la recuperación y continuidad frente a una contingencia o desastre dentro de una organización, indicando las acciones y los recursos que serán utilizados. Determinar la Estrategia de continuidad de negocio. La determinación de la estrategia de continuidad de negocio, es la práctica profesional en el ciclo de vida de BCM que determina las estrategias que se alinean de mejor manera a la política de BCM y a los requerimientos organizacionales. Identificación y selección de estrategias. La organización requiere seleccionar estrategias apropiadas que le permitan proteger y mantener la continuidad de la entrega de sus productos y servicios. Para lograrlo se utilizarán una serie de parámetros establecidos previamente por el BIA, por tanto es importante que este estudio, junto con el RA, esté actualizado. Escenarios Para comenzar con el planteamiento de las estrategias se recomienda partir de cuatro escenarios básicos que son: Escenario Tipo 1: Es aquel escenario donde el evento materializado obliga a abandonar las instalaciones e imposibilita el acceso a las mismas, durante un periodo mayor al que una función puede dejar de operar. Este escenario, requiere de una estrategia que utilice un centro alterno de operación o que considere el trabajo remoto del personal crítico. Cabe mencionar que en este escenario el acceso a los sistemas de información y comunicaciones de la empresa no se ven interrumpidos. Ejemplos de este escenario son: bloqueo a las instalaciones debido a una manifestación, actos de vandalismo, revisión de instalaciones por parte de servicios de protección civil después de un sismo de magnitud moderada-baja, evacuación por amenaza de bomba, entre otros. 2
Escenario Tipo 2: El escenario tipo dos, contempla eventos que únicamente dañan los sistemas de información y/ o comunicaciones que sirven de soporte para la ejecución de los procesos clave. En este escenario las instalaciones físicas no se ven alteradas. Ejemplos son: ataques informáticos, fallo en la entrega de servicios eléctricos por parte de proveedores. Este tipo de escenarios debe contemplar un centro alterno de datos y los accesos remotos necesarios al mismo. Escenario Tipo 3: El escenario tipo 3, es la suma de los escenarios uno y dos, o lo que es igual a un gran desastre, como un sismo de magnitud moderada - mayor, inundaciones, etc. Este tipo de escenarios es el peor caso, y debe contemplar desde el uso de instalaciones alternas hasta el uso de un centro alterno de datos. Escenario Tipo 4: El escenario tipo 4, es aquel donde se da la indisponibilidad de personal crítico o donde se requiere el trabajo en aislamiento, ejemplos de este escenario son las pandemias, bloqueos a las vías de comunicación, etc. Este escenario debe considerar la creación de las cadenas de sustitutos. Figura 3: Tipos de escenarios para planificar estrategias 3
Elementos que integran las estrategias Elementos de las estrategias de continuidad de negocio. Independientemente de las estrategias que la organización adopte, éstas deben considerar el tiempo máximo tolerable de las actividades que van a soportar, el costo-beneficio de la estrategia y, por supuesto, tener conciencia de las consecuencias de no actuar frente a un evento. Las estrategias en general, deben considerar elementos básicos como: Personas, Instalaciones, Suministros, Grupos de interés, Información, Tecnologías. Personas El recurso humano, en combinación con una serie de conocimientos, habilidades y aptitudes, es necesario para efectuar las actividades del negocio. La organización debe identificar y seleccionar las estrategias más apropiadas para tener siempre disponible los elementos antes mencionados. Algunas recomendaciones son: 1. Documentar la forma en que se ejecutan las actividades clave, mencionando los tiempos, recursos y tecnologías utilizadas. 2. Entrenar al personal en actividades diferentes a las asignadas. 3. Evitar la concentración de habilidades y conocimientos clave en una persona, o, evitar concentrar a las personas claves en un mismo lugar físico. 4. Elaborar planes de sucesión, retención y administración de talento. Instalaciones La organización, dentro de su estrategia, debe considerar la posibilidad de indisponibilidad de las instalaciones principales; ya sea porque éstas se han visto dañadas debido al evento, porque no es posible regresar a ellas dentro de un tiempo tolerable; o porque han fallado algunos sistemas de infraestructura básica como suministro eléctrico, de agua potable, etc. Para minimizar el impacto por este motivo se pueden tomar algunas de las siguientes medidas: 1. Contratar instalaciones alternas con empresas especializadas en recuperación; o hacer uso de instalaciones alternas propias de la organización. 4
2. Permitir el trabajo desde casa o remoto de los colaboradores; Para esto, también se deben considerar las facilidades de conexión tanto a internet como conexión segura a la red corporativa. 3. Establecer estructuras de trabajo alternas en lugares con una ubicación diferente; es decir, si la empresa cuenta con sedes que pueden soportar temporalmente la ejecución de la función. Suministros Para que una organización produzca sus productos y preste sus servicios necesita de insumos, o materia prima. Para enfrentar una contingencia, es necesario que mantenga inventariados los insumos básicos que soportan las actividades críticas. Las estrategias pueden incluir: 1. Almacenar suministros adicionales en una ubicación diferente. 2. Realizar acuerdos con diversos proveedores, pactando entrega de lotes en tiempo mínimo posible. 3. Desviar provisiones desde otras sedes. 4. Tener identificados los suministros que puedan ser sustituidos, a los que se utilizan habitualmente. Es importante que se identifiquen y preste especial cuidado a aquellos suministros especiales que sean difíciles de conseguir o que no se tengan proveedores alternativos. Grupos de Interés Una organización siempre se ve rodeada de grupos de interés que demandan algo de ella, o que puedan verse afectados por sus actos, así como lo que puede lo que llegar a sucederle a la misma. Es por eso que dentro de las estrategias se debe considerar la administración de las relaciones con los grupos estratégicos como son: clientes, proveedores y colaboradores. Información La información es considerada uno de los activos más importantes del negocio, por tanto, es crítica para la reanudación del negocio a un nivel mínimo óptimo, es por esto que debe ser protegida y recuperable dentro de los tiempos estipulados en el BIA, específicamente por el RPO. Para que la información sea útil en el proceso de recuperación debe tener confidencialidad, debe ser íntegra y debe estar disponible. La criticidad se pondera en base a las características antes mencionadas. 5
Tecnologías La tecnología es una herramienta poderosa que soporta al negocio, y en las últimas décadas ha presentado un desarrollo exponencial en las organizaciones, sin importar el giro comercial. Las organizaciones cada vez se muestran más dependientes de los sistemas informáticos y de comunicaciones, sin importar si su presencia se limita a una pequeña ciudad o se habla de una gran trasnacional. La tecnología y la globalización son elementos conjuntos que han incrementado la demanda en los mercados y exigen un nivel de competitividad y disponibilidad cada vez más elevado, por tanto, las estrategias que a este tema corresponden deben ser cuidadosamente seleccionadas en base al grado de dependencia que existe con las funciones críticas de una organización. Actividad 1: Tipos de escenarios Instrucciones: Describa brevemente, cada uno de los escenarios presentados para planificar las estrategias de continuidad de negocio. Tipo 1: Tipo 2: Tipo 3: Tipo 4: Actividad 2: Elementos que integran las estrategias Instrucciones: Liste los elementos que debe considerar el planteamiento de las estrategias de continuidad. 1. 2. 3. 4. 5. 6