Manual de ayuda para la gestión de las Convocatorias de Ayudas y Becas de Libros de texto y Material índice 1. CONSIDERACIONES DE FUNCIONAMIENTO 2 1.1 CONEXIÓN 2 1.2 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN 3 1.3 CATÁLOGOS 4 2. ALTA / MODIFICACIÓN 5 2.1 ALTA 6 2.2 MODIFICACIÓN 10 3. BAJA 10 3.1 BAJA MIEMBROS / SOLICITANTES 10 3.2 BAJA SOLICITANTE / FAMILIA 11 4. CONSULTA 11 5. ENVIO A DAT 12
1. CONSIDERACIONES DE FUNCIONAMIENTO Antes de comenzar a cumplimentar datos relacionados con la solicitud es recomendable para el usuario leer este documento. 1.1 CONEXIÓN Nada más conectarnos a la aplicación, nos pedirá un login y una contraseña para identificarnos. El login de identificación será el de SICE para centros públicos y el de SICEP para centros privados. Si no nos deja conectarnos, debemos llamar al teléfono 91.580.50.50 para pedir el alta de usuarios para la aplicación GUAY.
1.2 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN El menú se divide en las siguientes opciones: 1. Solicitudes: incluye toda su gestión, que es el alta, modificación, baja y consulta. 2. Envío a DAT: permitirá al centro, el envío de solicitudes por lotes a la DAT y la generación del listado de solicitudes incluidas en los lotes generados.
1.3 CATÁLOGOS Ciertos datos a cumplimentar en la aplicación están catalogados. Todos estos datos que están catalogados tendrán una lista desplegable, tal y como se muestra en la siguiente imagen Para cumplimentar el campo, se desplegará la lista y se deberá seleccionar el valor que corresponda. Para facilitar la búsqueda se podrá escribir la inicial de la palabra a buscar.
2. ALTA / MODIFICACIÓN Si se selecciona la opción del menú Alta / Modificación se procederá a dar de alta una nueva solicitud o a modificar las solicitudes ya existentes Previamente a la incorporación o modificación de datos se solicitan unos parámetros de consulta, en una pantalla como la siguiente.
2.1 ALTA Será obligatorio introducir al menos un documento del padre o madre para proceder al alta o a la modificación Dar al botón de Continuar. Nos aparecerá una pantalla con los datos de la familia y solicitantes del propio centro o los de otro centro que ya haya informado solicitudes para esta familia, siempre y cuando existan los datos para esta misma convocatoria. La aplicación no buscará datos en otros sistemas (SICE/SICEP). En caso de que no exista la familia aparecerá la pantalla en blanco para comenzar a introducir los datos.
Si la pantalla aparece con datos cargados será, bien porque el centro que va a dar de alta solicitantes ya hubiese guardado algún solicitante de esta familia para esta convocatoria anteriormente, bien porque algún otro centro hubiese creado la familia para dar de alta solicitudes de la misma convocatoria o bien porque ya existiese la familia por haber presentado solicitudes en una convocatoria anterior. Para dar de alta miembros o solicitantes se deberán introducir los campos correspondientes y una vez rellenos se pulsará el botón solicitantes. para añadirlo a la tabla que se irá desplegando según se añadan miembros o
Para modificar alguno de estos datos se deberá seleccionar el registro a modificar: Una vez seleccionado, la información aparecerá en la parte superior y será entonces cuando se modifique el dato que corresponda. Para que los datos se validen y se actualice la información en el bloque inferior, se pulsará el botón validar. El botón dará de baja el solicitante o miembro seleccionado. Una vez rellena toda la información, se pulsará el botón y, si todas las validaciones son correctas, se mostrará por pantalla el número de expediente y el/los números de solicitud/es generados en una pantalla similar a la siguiente: Este número se anotará en el impreso de solicitud para poder realizar posteriores gestiones con su solicitud, consulta, modificación y baja. El número de expediente corresponde a todos los solicitantes de un mismo centro y una misma familia. Cada solicitante tendrá asignado un número de solicitud diferente por convocatoria. Si la familia ya está creada por otro centro en la misma convocatoria o bien había presentado alguna solicitud en una convocatoria anterior, la manera de proceder será la siguiente: Actuaciones para segundos y posteriores centros o nuevas altas con datos de convocatorias anteriores
Una vez introducido el documento del padre o madre, si ya existen informados datos familiares, en el caso de alta de la primera solicitud con datos de convocatoria anterior, se accederá directamente a la pantalla de mantenimiento de solicitudes, si ya existen solicitudes para la convocatoria actual para otro centro, se mostrará la siguiente pantalla indicando qué centro o centros ya han incluido solicitudes para esta familia: Al pulsar el botón Aceptar de esta pantalla, aparecerá la pantalla de alta cargada con toda la información de la familia: Datos familiares, Miembros familiares y Domicilio. Para dar de alta solicitantes: 1.- Se seleccionará el miembro de la familia que se va a grabar como solicitante 2.- Se pulsará el botón y el miembro se volcará al apartado de solicitantes. 3.- Se completará la información del solicitante, sexo, extranjero, país, estudios que cursará en el curso correspondiente a la convocatoria y documentación específica del solicitante, y se pulsará el botón añadirlo a la tabla de solicitantes. 4.- Una vez volcados los miembros a solicitantes se rellenará la información correspondiente al al apartado 3: Documentos que deben adjuntarse. 5.- Se pulsará el botón y, si todas las validaciones son correctas, se mostrará por pantalla el número de expediente y el/los números de solicitud/es generados. para Observaciones Para familias en más de un centro ninguno de los centros podrá modificar ni borrar los datos familiares ni de domicilio. Si alguno de estos datos no coincide con los datos presentados al centro se deberá informar en el campo con S. El centro podrá dar de alta nuevos miembros y nuevos solicitantes que no aparezcan en la consulta. El centro solo podrá modificar y borrar datos de los solicitantes que hubiese dado él de alta. Al consultar un centro las solicitudes de una familia, los miembros / solicitantes que aparezcan dados de alta por otros centros aparecerán con el campo Solicitante con incidencia informado a S y el código de centro que lo dio de alta. Validaciones
La fecha de solicitud no podrá ser mayor que la fecha actual ni menor que la fecha de publicación de la convocatoria. Serán obligatorios todos los campos marcados con Será obligatorio introducir los datos del padre y de la madre, excepto en familias monoparentales que se deberá introducir uno de ellos. Si en Tipo de documento que se rellena DNI, será obligatorio rellenar el Segundo apellido. DOCUMENTOS QUE DEBEN ADJUNTARSE Es obligatorio que el centro cumplimente todos los campos que hacen referencia a la documentación que hay que aportar según el tipo de solicitud. Si se informa Es familia numerosa? a S, habrá que cumplimentar todos los documentos correspondientes a este apartado. Si se informa del Nº del Título de Familia numerosa, no es necesario presentar el documento de este Título, ni informar de la fecha de caducidad Si se informa Tiene el padre/madre/tutor o cónyuge la condición de victima del terrorismo? a S, habrá que cumplimentar todos los documentos correspondientes a este apartado. Si se informa Obtuvo el solicitante ayuda del MEC en la convocatoria anterior? (APARTADO 2) a S para todos los solicitantes del expediente, no será obligatorio introducir nada en el apartado 3 Documentos que deben adjuntarse. Si alguno de los solicitantes del expediente tiene valor a N, el sistema obligará a introducir la documentación correspondiente a Renta, siempre que Familia Numerosa y Victima del terrorismo esté informado a N. Si se informa Tiene el alumno reconocida por el Ministerio del Interior la condición de victima del terrorismo? (APARTADO 2) a S, será obligatorio informar en este mismo apartado si presenta documento. 2.2 MODIFICACIÓN La modificación de los datos sigue la misma operativa del alta descrita en el punto anterior. Validaciones Esta operación se podrá realizar mientras que las solicitudes no se hayan incluido en un lote para el envío a la DAT. Se podrán modificar datos de la familia, mientras que otro centro no haya grabado solicitantes para la misma familia. En este caso, cada centro, solo podrá dar altas de miembros y solicitantes y modificar datos de sus solicitantes y solicitudes. 3. BAJA 3.1 BAJA MIEMBROS / SOLICITANTES Se deberá acceder por la opción de menú Alta / Modificación
Si los datos de la familia están compartidos por varios centros, cada centro, solo podrá borrar solicitantes dados de alta por el mismo, NO se permitirá eliminar miembros. Sólo se podrán borrar datos si no se han incluido en lotes para enviar a la DAT. El botón dará de baja el solicitante o miembro seleccionado. Se pulsará el botón para validar y guardar los cambios realizados 3.2 BAJA SOLICITANTE / FAMILIA Cuando la familia solo tenga un solicitante y este se quiera borrar se deberá acceder por la opción de menú Baja. En este caso se borrará el solicitante y toda la familia. Aparecerá un mensaje advirtiendo del borrado completo de toda la familia y solicitando confirmación del centro: Esta operación se podrá realizar mientras que las solicitudes no se hayan incluido en un lote para el envío a la DAT. 4. CONSULTA Si se selecciona la opción del menú Consulta se podrá realizar la consulta de las solicitudes que estén dadas de alta en el sistema. Para poder consultar los datos de una solicitud, ésta tendrá que identificarse previamente. Debe rellenar los filtros de consulta que considere oportuno y en la lista de alumnos que aparezca pinchar la solicitud que queramos consultar.
5. ENVIO A DAT En la pantalla se mostrará una relación de las solicitudes del centro pendientes de enviar a DAT, marcadas por defecto con el check de envío. Se podrán desmarcar las que no se quieran enviar, pero la aplicación validará que estén incluidas en el mismo lote todas las solicitudes de un expediente. Al pulsar el botón Aceptar, todas las solicitudes marcadas pasarán al estado Enviadas a DAT y ya no se podrán modificar ni dar de baja.