RESOLUCION No. 004 25 DE ENERO DE 2010 POR MEDIO DE LA CUAL SE CONSTITUYE Y REGLAMENTA EL FUNCIONAMIENTO DE LA CAJA MENOR PARA EL AÑO 2010 EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE SABOYÁ En uso de sus atribuciones legales y, CONSIDERANDO Que la resolución No 001 del 05 de enero de 2004 de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Publicó, reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores. Que se hace necesario constituir y reglamentar el funcionamiento de la Caja Menor del Municipio de Saboyá para la vigencia 2010. RESUELVE ARTICULO PRIMERO. De la Cuantía: Fijar la cuantía de la caja menor del Municipio de Saboyá CUATRO MILLONES DE PESOS ($4.000.000) distribuido así: 50% para la adquisición de Bienes y 50% para la adquisición de Servicios. PARAGRAFO 1: Los gastos unitarios no podrán exceder el 30% del monto total de la Caja Menor. ARTICULO SEGUNDO: La Caja Menor funcionará contablemente como un fondo fijo. ARTICULO TERCERO. De la Ordenación del Gasto: Delegar al señor Tesorero Municipal, la ordenación de gastos con cargo a la Caja Menor cuando la cuantía no exceda en CUATROCIENTOS MIL PESOS ($400.000)
ARTICULO CUARTO. Del Responsable: Sin perjuicio de la ordenación del gasto, La Caja Menor del Municipio de Saboyá estará bajo la responsabilidad del Tesorero Municipal, quien responderá por el buen manejo, mediante fianza que para el defecto debe constituir. ARTICULO QUINTO. De la Destinación: El dinero que se entregue para la constitución de la Caja Menor debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos de Presupuesto del Municipio de Saboyá, para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de imprevistos urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la administración Municipal y que por su naturaleza o urgencia no deben dar lugar a tramitación ordinaria; de igual forma, los recursos podrán ser utilizados, para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales solo requerirán de la autorización del Alcalde. PARAGRAFO 1: La legalización de estos gastos deberá efectuarse dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a su realización. PARAGRAFO 2: No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario hasta tanto no se halla legalizado el gasto anterior. ARTICULO SEXTO. De las Prohibiciones: No se podrán realizar con fondos de la Caja Menor con las siguientes operaciones: 1. Fraccionar compras de un mismo elemento. 2. Realizar desembolsos con destino a Entidades diferentes a su propia organización. 3. Efectuar pagos de contratos, cuando de conformidad con el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, deben constar por escrito. 4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre nomina, cesantías y pensiones. 5. cambiar cheques o efectuar prestamos. 6. Efectuar gastos por la adquisición de bienes y servicios, cuando el municipio tenga contratos vigentes para el suministro de los mismos. 7. Adquirir elementos cuya existencia este comprobada en almacén. PARAGRAFO 1: Cuando por cualquier circunstancia de la caja Menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o remplazarla hasta tanto no halla sido legalizada en su totalidad.
ARTICULO SEPTIMO. Del Manejo del Dinero: El manejo del dinero de la caja menor se hará en efectivo de acuerdo con lo establecido en el articulo 13 de la resolución No 001 del 05 de enero de 2004 del Ministerio de Hacienda. PARAGRAFO 1: Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el Alcalde podrá mediante resolución, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma mientras subsista las situación, para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo. ARTICULO OCTAVO. Pagos de Caja Menor: Cada vez que se realice un pago con cargo a la caja menor se deberá registrar: 1. El rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la correspondiente cuenta contable. 2. Su monto bruto. 3. Las deducciones practicadas, conceptos y monto. 4. La fecha de pago. 5. El Nit del beneficiario. 6. El monto liquido pagado. 7. Los demás datos que consideren necesarios. ARTICULO NOVENO. De la liquidación: En la legalización de los gastos para efectos del reembolso se exigirá el cumplimiento de los siguientes requisitos que a continuación se indican: 1. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa y qué corresponda a los autorizados en la resolución de constitución. 2. Que los documentos presentados sean originales y se encuentren firmados por los acreedores con: Identificación del nombre o razón social, numero del documento de identidad o Nit objeto y cuantía. 3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se esta legalizando. 4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso. 5. Que el gasto se haya efectuado existiendo disponibilidad de fondos en la caja menor. 6. Que se haya expedido la Resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 51 de la Ley 179 de 1994 y Decreto Ley 111 de 1996 y demás normas.
La legalización definitiva de la Caja Menor constituida durante la vigencia fiscal se efectuará antes del 28 de Diciembre de 2009, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y el manejo del dinero que se encuentra a su cargo, sin perjuicio de las demás a que hubiere lugar. PARAGRAFO 1: Cuando se cambie el funcionario responsable de la Caja Menor deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha. ARTICULO DECIMO. Del Reembolso: Los reembolsos se harán en cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal en forma mensual o cuando se halla consumido mas del 70%, lo que ocurra primero de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas. ARTICULO DECIMO PRIMERO. De la Apertura de los Libros: la dependencia responsable del manejo de la Caja Menor, procederá a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afecten la caja menor indicando fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor según los comprobantes que respaldan cada operación. ARTICULO DECIMO SEGUNDO. Del primer Giro: Se hará con base en los siguientes requisitos: 1. Que exista resolución de constitución de caja Menor para la respectiva vigencia Fiscal. 2. Que el funcionario encargado de su administración haya constituido o ampliado la fianza de manejo y este debidamente aprobada, amparando el total del monto de la Caja Menor. ARTICULO DECIMO TERCERO. Cancelación de la Caja Menor: Cuando se decida la cancelación de la caja menor su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. ARTICULO DECIMO CUARTO. Vigilancia y Control: corresponderá a la Contraloría General de Boyacá en los términos establecidos en el artículo 68 de la Constitución Política. El responsable de la Caja Menor deberá adoptar controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de
las evaluaciones y verificaciones que complete adelantar a la Oficina de Control Interno. ARTICULO DECIMO QUINTO: El funcionario a quien se le entregue el dinero para constituir la caja Menor, se hará responsable fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de la legalización oportuna y el manejo del dinero. ARTICULO DECIMO SEXTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. COMUNIQUESE Y CUMPLASE FABIO HERNAN SANCHEZ TORRES Alcalde Municipal de Saboyá