SISTEMAS DE INFORMACIÓN N 1 UNIDAD 1.- CONTEXTO ORGANIZACIONAL DEL ANÁLISIS
Qué es un sistemas de información? n? es todo proceso por medio del cual se recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, con la finalidad de orientar la toma de decisiones.
CONTEXTO ORGANIZACIONAL DEL ANÁLISIS Las organizaciones requieren de ciertas condiciones básicas b que permitan la facilidad en las tareas. Manejo Gran cantidad de información. n. sistema bien diseñado Toma de decisiones
CONTEXTO ORGANIZACIONAL DEL ANÁLISIS Los sistemas de información n son de suma importancia para las funciones cualquier organización. n. Recopilar, clasificar, procesar, interpretar y resumir datos Permitirán n Toma eficiente decisiones
CONTEXTO ORGANIZACIONAL DEL ANÁLISIS En el contexto organizacional diferentes experiencias, educación n y pertenencia social, percibirán n las nuevas formas de hacer su trabajo. De acuerdo con esto El diseño o de un sistema de información debe adaptarse a las características particulares de la organización. n.
CONTEXTO ORGANIZACIONAL DEL ANÁLISIS las diferentes estructuras de la organización, n, las consideraciones tecnológicas, la cultura de la organización y las interacciones humanas son factores que se interrelacionan en el sistema de la organización n y tienen implicaciones en el análisis y el diseño o de los sistemas de información. n.
1.1. OBSERVACIÓN DEL COMPORTAMIENTO Y DEL AMBIENTE Los analistas estudian el sistema en uso Actividades y procesos que ocurren en el presente Las técnicas para hallar hechos (entrevistas, cuestionarios, revisión de los registros, observación) para recopilar detalles necesarios.
1.1. OBSERVACIÓN DEL COMPORTAMIENTO Y DEL AMBIENTE
Diagrama del contexto El diagrama del contexto, este tiene la finalidad de conocer las características generales del proceso bajo estudio. Es decir primero se estudian los detalles de la capa superior para comprender mejor los detalles, para recompilar información más precisa y detallada. Formulando preguntas más específicas usando el análisis descendente (top-down).
Diagrama de flujo de datos dos tipos: Diagrama físico de flujo de datos Diagrama lógicos de flujo de datos
Diagrama físico de flujo de datos Panorama del sistema en uso Nos Muestra que tareas se llevan a cabo y cómo Incluye características físicas como: Nombre de personas Nombres o números de formatos y documentos Nombres de departamentos Archivo de transacciones y maestro Equipo y dispositivos utilizados Ubicaciones Nombres de procedimientos
Diagrama lógico de flujo de datos Este proporciona un panorama del sistema independientemente de la implantación, se centra en el flujo de datos entre los procesos sin considerar las personas, formatos, Equipo, dispositivos, etc. En este no se indican las características físicas. Deben dibujarse de manera adecuada.
Ejemplo: la siguiente descripción es un acontecimiento sobre la forma como maneja una compañía su sistema de cuentas por pagar
National Merchandising recibe por correo las facturas de sus vendedores. Todas las mañanas el gerente de la oficina de correo, Juan Barajas, envía a Roberto Pérez, todas las facturas y correspondencia dirigida al departamento de cuentas por pagar. Roberto, que es asistente, acumula las facturas recibidas durante la semana en un folder. El jueves las revisa y añade la cantidad adeudada junto con el número de factura en la tarjeta correspondiente al vendedor ( un registro manual de todas las transacciones contables para un vendedor en particular). Las facturas se guardan por orden alfabético en un gabinete de archivos. Los cheques de pagos de los vendedores se elaboran y firman los días viernes. José Herrera, gerente del departamento de cuentas por pagar, revisa todas las cuentas y facturas pendientes para determinar cuáles deben pagarse. Elabora el cheque y al mismo tiempo anota el monto del cheque y los números de las facturas que ampara la chequera. Esta información también se asienta en la tarjeta de registro del vendedor. Los cheques se envían al contralor Ana Ruiz, en un lote al que se anexa las facturas. Ella revisa y firma cada cheque. En algunos casos no autoriza el pago y regresa a José cheque sin firmar. Los cheques ya firmados se colocan en un sobre y son remitidos a la oficina de correos para que ésta se encargue de enviarlos a los vendedores.
Diagrama físico de flujo de datos Nótese que los elementos físicos en esta descripción: nombre de personas (Juan, Roberto,José y Ana ) Los dispositivos (folder, gabinete de archivos y chequera) Diferentes deptos.(correo, cuentas por pagar y oficina del contralor) Frecuencia de los eventos(diaria,semanal)
Diagrama físico de flujo de datos Los elementos anteriores describen el sistema de cuentas por pagar
DIGRAMA DEL CONTEXTO Este tiene la finalidad de conocer las características generales del proceso bajo estudio. Antes de dibujar el diagrama de contexto vamos hacer un resumen sobre la información y procesos que intervienen en el sistema de cuentas por pagar.
Diagrama del contexto Conocemos que los vendedores envían facturas hacia la organización y reciben cheques de ella. El propio proceso requiere cuentas por pagar e información de los vendedores.
Diagrama de contexto de flujo de datos para el sistema de cuentas por pagar Cuentas por pagar Balance Vendedor Factura del vendedor Cheque Cuentas A pagar Dirección de Envío por correo Flujo de los datos Etiqueta que indica los datos enviados Datos del vendedor
Diagrama de contexto Contiene un solo proceso pero juega un papel muy importante ya que determina las fronteras. Todo lo que no este dentro de las fronteras en el diagrama del contexto no forma parte del estudio.
Diagrama de contexto Por ejemplo: los datos del vendedor son una de las entradas al proceso de cuentas por pagar. Esto indica que el estado de cuenta del vendedor se establece fuera del sistema. De hecho del depto. De compras que se encarga de capturar todos los datos del vendedor(nombre,dirección y número tel, entre otros) durante el proceso de compras, se encuentra fuera del ámbito de las cuentas por pagar.
Identificación de problemas y oportunidades Esta fase es crucial para el éxito del resto del proyecto, requiere que se observe de forma objetiva lo que ocurre en una organización, luego en conjunto con otros miembros de la organización hacer notar los problemas.
1.2 Identificación de problemas y oportunidades Las oportunidades son aquellas situaciones que se considera que pueden mejorarse, perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de información.
Actividades desarrolladas por los alumnos Tarea : Visitar y realizar investigaciones a la empresa o negocio para identificar problemas u oportunidades para proyectos informáticos. Exponer los resultados de la investigación organizados en equipos.
1.3.1 Identificación de objetivos La identificación de objetivos también es un componente importante de la primera fase, en esta etapa se deberá descubrir lo que la organización intenta realizar, luego determinar si el uso de los sistemas de información apoyaría a la organización para alcanzar sus metas.
1.4 Formulación de estudio de factibilidad técnica, económica y operativa del proyecto. La posibilidad de que el sistema sea de utilidad para la organización. Se estudia en tres pruebas: Prueba operacional, prueba técnica y prueba financiera.
Prueba de factibilidad operacional Un proyecto tiene beneficio cuando satisface los requerimientos de la organización. Existe apoyo suficiente para el proyecto por parte de la admón. y usuarios? Si el sistema en uso es bien visto, entonces es probable encontrar resistencia al cambio. Los métodos que usa actualmente la empresa son aceptados por los usuarios? Si no es así, darán la bienvenida a cualquier cambio que sea más útil y operacional.
Prueba de factibilidad operacional Los usuarios han participado en la planeación y desarrollo del proyecto? La participación temprana disminuye los riesgos de rechazo hacia el sistema de cambio. El sistema propuesto causará perjuicios? Producirá resultados pobres en algún aspecto? Se perderá el control en un área? Se perderá la factibilidad de acceso a la información? La productividad será menor después que antes de la implantación?
Prueba de factibilidad operacional Los clientes se verán afectados? El sistema reducirá la productividad en otras áreas? Al inicio tienen poca importancia pero pueden acarrear grandes problemas después de la implantación. Es necesario tener cuidado en estos aspectos operacionales.
Prueba de factibilidad técnica Existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para realizar lo que se pide? El equipo propuesto tiene la capacidad técnica para soportar los datos requeridos para usar el nuevo sistema? El sistema propuesto ofrecerá respuestas adecuadas a las peticiones sin importar el número y ubicación de los usuarios?
Prueba de factibilidad técnica Si se desarrolla el sistema Puede crecer con facilidad? Existen garantías técnicas de exactitud, confiabilidad, facilidad de acceso y seguridad de los datos?
Prueba económica - financiera Las cuestiones económicas estiman lo siguiente: El costo de llevar acabo la investigación completa de sistemas. El costo del hardware y software para la aplicación que se está considerando. Beneficios en la forma de reducción de costos o de menos errores costosos. El costo si nada sucede ( no lleva acabo)
Prueba económica - financiera Para que un proyecto sea considerado factible, debe pasar todas las pruebas. De lo contrario no es factible. Por ejemplo: Si se desarrolla un sistema médico con costos razonables pero que se evitarán las enfermeras por cualquier medio, no sería factible operacionalmente.
Actividades desarrolladas por los alumnos Utilizar (plantillas) del análisis financiero y económico vistas en admón. de proyectos en un su investigación propuesta. Plantear un proyecto que será desarrollado a lo largo del curso.