DISEÑO DE LAS SALIDAS EFECTIVAS Sesión 13 Cap. 11 Kendall & Kendall Ana Mercedes Cáceres mercycaceres@gmail.com Año 2006
OBJETIVOS Diseñar la salida para que sirva al propósito deseado. Diseñar la salida de tal forma que se ajuste a las necesidades del usuario. Entregar una cantidad adecuada de salida. Procurar que la salida de encuentre donde se necesite. Entregar la salida a tiempo. Escoger el método de salida adecuado.
RELACIÓN DEL CONTENIDO DE LA SALIDA CON EL MÉTODO DE SALIDA Cada vez que se diseña una salida, es necesario pensar sobre como la función influencia la forma y como el propósito pretendido influencia el método de salida que se escoge. Es posible conceptualizar la salida como externa ( que sale del negocio ) o interna ( que permanece dentro del negocio ).
SALIDA EXTERNA Este tipo de salida es muy familiar, ya que se presenta en anuncios, recibos, cheques de pago, reportes anuales, etc. Estas poseen instrucciones para que sean usados de forma adecuada. Mucha salida externa contiene el logotipo y colores corporativos de la compañía.
SALIDA INTERNA La salida interna incluye diversos reportes para los tomadores de decisiones. Estos reportes van desde los reportes cortos de resumen ( por ejemplo, un reporte que sintetice los totales de ventas mensuales ) y los reportes detallados (Por ejemplo, un reporte de las ventas semanales por vendedor).
SELECCIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE SALIDA El producir diferentes tipos de salida requiere el uso de diferentes tecnologías. Las alternativas son numerosas: impresoras, pantallas de video, audio, medios electrónicos como el fax, correo electrónico, micro formas, CD - ROM, etc.
COMPARACIÓN DE MÉTODOS DE SALIDA Método de salida Impresora Pantalla VDT Maneja grandes volúmenes de salida. Económica Altamente confiable (pocas fallas). Es portátil. Interactiva Silenciosa Ventajas Buena para mensajes accesados frecuentemente. Desventajas Problemas de compatibilidad. Puede ser ruidosa Intervención de operador. Genera costos. Requiere cableado y espacio donde estar No es portátil de inmediato.
COMPARACIÓN DE MÉTODOS DE SALIDA Método de salida Ventajas Desventajas Salida de audio Microforma Buena donde el usuario necesita las manos libres para otras tareas Buena si la salida es muy repetitiva Maneja grandes volúmenes de información Reduce el espacio que se requiere para almacenar Preserva materia frágil Es cara en su desarrollo Necesita un espacio dedicado, donde no interfiera con otras tareas Requiere software especial para fácil acceso La inversión inicial puede ser alta
COMPARACIÓN DE MÉTODOS DE SALIDA Método de salida Ventajas Desventajas CD - ROM Tiene gran capacidad Permite salida multimedia Es menos vulnerable al daño Su desarrollo es caro Es mas difícil de actualizar, y de usar en una red Correo electrónico Reduce el papeleo Puede ser actualizado fácilmente Puede ser difundido Por lo general, posee una menor resolución No se le puede formatear
FACTORES A CONSIDERAR AL SELECCIONAR LA TECNOLOGÍA DE SALIDA 1. Quién usará la salida? 2. Qué tantas personas necesitan la salida? 3. Dónde se necesita la salida? 4. Cuál es el propósito de la salida? 5. Cuál es la velocidad a la que se necesita la salida? 6. Con qué tanta frecuencia se necesitara la salida? 7. Qué tanto será o deberá ser guardada la salida? 8. Bajo que reglamentos especiales es producida, guardada y distribuida la salida? 9. Cuales son los costos iniciales y recurrentes de mantenimiento y artículos de consumo? 10. Cuales son los requerimientos ambientales (ruido, temperatura, espacio, cableado, etc.) de tecnología de salida?
1. QUIÉN USARÁ (O VERÁ) LA TECNOLOGÍA DE SALIDA? Dependiendo si el receptor de la salida es interno o externo a la institución: - Si es externo debe proporcionarse salida con facilidad de uso para el usuario promedio. - Si es interno debe proporcionarse salida rápida, precisa y de bajo costo. El analista debe determinar los requisitos de la calidad de salida
2. QUÉ TANTAS PERSONAS NECESITAN LA SALIDA? Se debe justificar una salida de fácil distribución y manipulación. Opciones pueden ser: - Salida en pantalla - Salida Impresa - Correo electrónico.
3. DONDE SE NECESITA LA SALIDA? Esto es el destino físico de la salida. - Si permanece cerca del punto de origen se justifica la salida impresa o en pantalla. - Si se usara en puntos lejanos al origen se justifica la salida en métodos electrónicos como correo o fax.
4. CUÁL ES EL PROPOSITO DE LA SALIDA? - Si la salida se necesita para hacer análisis muy detenidos como contratos o formas, se justifica una salida impresa. - Si la salida es repetitiva o de actualización en periodos muy cortos se justifican medios electrónicos como pantallas de vídeo
5. CUÁL ES LA VELOCIDAD A LA QUE SE NECESITA LA SALIDA? Depende mucho del asunto a tratare y del nivel operativo que la demande. - En los niveles operativos bajos y medios de una empresa se necesitará de manera eficiente para una toma de decisiones rápida, aquí puede ser útil una salida de pantalla en línea o de audio. - Los niveles de gerencia no necesitan salidas con tanta rapidez pero si para análisis muy profundos por lo que se justifica una salida impresa.
6. CON QUÉ FRECUENCIA SE NECESITARÁ LA SALIDA? Esto dependerá mucho de la cantidad de usuarios que la necesiten y del objetivo de ella. - Una salida para muy pocas personas es candidata para micro formas o cintas magnéticas. - Las salidas necesaria con muy alta frecuencia y por muchas personas es candidata para pantallas en línea y audio.
7. QUÉ TANTO DEBE SER GUARDADA LA SALIDA? - La salida que debe ser guardada con mucha frecuencia es candidata para almacenamiento en Discos Duros. - Las salidas que son guardadas con poca frecuencia deben ser resistentes al paso del tiempo por tanto son candidatas a micro formas
8. BAJO QUE REGLAMENTOS ESPECIALES ES PRODUCIDA, GUARDADA Y DISTRIBUIDA LA SALIDA? Las reglamentaciones son disposiciones de ley dictada por los gobiernos, por Grupos o asociaciones y por las mismas empresas. Así un contrato deberá ser impreso para mantener una constancia del tramite, el registro de huellas digitales debe ser guardado digitalmente. Todo depende del las prioridades que se le den a la salida en cuestión.
9. CUALES SON LOS COSTOS INICIALES Y RECURRENTES DE MANTENIMIENTO Y ARTICULOS DE CONSUMO? Se debe tener muy en cuenta los costos iniciales de compra o arrendamiento del hardware y software, para hacer el balance con los costos de su utilización y mantenimiento. - Para líneas de ensamblaje (por ejemplo) es necesario un tipo de salida de audio o vídeo, para no estorbar. Debe tenerse en cuenta que muchas herramientas de salida es muy barata en un inicio pero su uso es muy caro, y viceversa.
10. CUALES SON LOS REQUERIMIENTOS AMBIENTALES DE LA TECNOLOGÍA? Esto depende mucho del lugar y el memento en que se emplee la herramienta de salida. - Las impresoras requieren de un ambiente seco y fresco para operar adecuadamente, y muchos emiten ruedos muy altos como las de impacto, por lo que no son aptas para lugares que necesitan silencio como hospitales. - el audio requiere un ambiente silencioso para ser escuchado. una salida optima debe de perturbar lo menos posible el ambiente de el lugar en la que será usada.
FORMAS PRINCIPALES EN LAS CUALES LA PRESENTACIÓN DE LA SALIDA ES TENDENCIOSA 1) La Forma en que es Ordenada la Información. 1. Alfabética. 2. Cronológica. 3. Por Costo. 2) La Puesta de Límites Aceptables. 1. Muy Bajo. 2. Muy Alto. 3. Rango de Excepciones de Salida demasiado angosto. 4. Rango de Excepciones de Salida demasiado ancho. 3) La Selección de Gráficos. 1. Tamaño de Gráfico. 2. Color de Gráfico. 3. Escala Usada. 4. Tipo de Gráfico.
DISEÑO DE LA SALIDA IMPRESA Usando la información obtenida por medio de la fase de determinación de requerimientos de información, y habiendo decidido el uso de salida impresa, el analista de sistemas se encuentra listo para comenzar el diseño físico. La fuente de información a ser incluida en los reportes es el diccionario de datos.
LINEAMIENTOS PARA EL DISEÑO DE REPORTES IMPRESOS Convenciones para el diseño de reporte: Cómo indicar el tipo de dato, cómo mostrar el tamaño exacto y cómo presentar la manera de indicar continuaciones en las formas de diseño consecutivas. Calidad de papel, tipo y tamaño: Para hacer que la forma diseñada sea clara y estéticamente agradable. Formas de salida especiales: Por ejemplo: Envío de documentos de retorno a los clientes.
LINEAMIENTOS PARA EL DISEÑO DE REPORTES IMPRESOS Consideraciones de diseño: Para que se proporcione al usuario la información necesaria en un formato legible. Atributos funcionales: Encabezado o título, número de página, fecha de preparación, etc. Atributos estilísticos/estéticos: Los reportes deben estar organizados siguiendo la forma en que los ojos ven. Utilización de márgenes, espaciado, codificación por colores, logotipos organizacionales, etc.
DISEÑO DE LA SALIDA EN PANTALLA La salida de pantalla difiere de la salida impresa. La de pantalla es efímera. Está más enfocado hacia el usuario. Está disponible en momentos más flexibles No es portátil en la misma forma. Y a veces no puede ser cambiado por medio de interacción directa.
GRACIAS!