1. PARA QUÉ SIRVE EXCEL Una hoja de cálculo es un tipo de documento en el que introducimos datos y los relacionamos entre ellos para poder analizarlos. Los datos que podemos introducir en una hoja de cálculo pueden ser de distintos tipos: números, palabras, fechas, valores monetarios, etc. Esto puede ser muy útil en las empresas, ya que puede ayudar a tomar decisiones: comprar o vender algo, poner el precio a alguna cosa, etc., aparte de servir de gran ayuda a la hora de trabajar mejor con muchos datos, hacer resúmenes, gráficos y otras muchas cosas. Aparte de todo esto, una hoja de cálculo también te puede ayudar a llevar las cuentas de tu casa, hacer trabajos para el colegio con imágenes y gráficos, llevar un listado y organizar tus colecciones de libros, música... Con una hoja de cálculo podemos realizar muchos tipos de operaciones con los datos introducidos, relacionarlos de muchas maneras, ordenar los resultados y hacer varios tipos de gráficos y esquemas para ver y entender mejor los resultados, etc. El programa que vamos a ver es Microsoft Excel 2007. Este potente programa sirve para trabajar con hojas de cálculo, y permite crear y modificar de una manera sencilla este tipo de documentos. Copyright Computer Aided Education, S.A. 1
Te acuerdas de cuando hablábamos de Microsoft Office 2007? Office 2007 es un grupo de aplicaciones o programas que sirven para distintas cosas. Excel pertenece a este conjunto de programas de Microsoft Office 2007, por lo que tiene aspectos similares al resto de aplicaciones: entorno, la distribución de los comandos y herramientas, la utilización del sistema de ayuda, la manera de crear, abrir y guardar documentos, etc. Por otro lado, al igual que los otros programas de Office, Excel también está preparado para utilizar Internet: abrir archivos en formato HTML o XML, insertar hipervínculos, crear páginas web... 2. PARTES PRINCIPALES DEL PROGRAMA Para empezar a trabajar con Excel, lo primero que tenemos que hacer es poner en marcha este programa. Si vas a utilizar muchas veces Excel, vale la pena que pongas un acceso directo a este programa en el escritorio de Windows, para poder acceder a él más rápidamente. Como cualquier otro programa o aplicación de Windows, puedes ejecutar Excel 2007 a través del menú Inicio de este sistema operativo: despliega la opción Todos los programas - Microsoft Office y selecciona este programa. Al poner en marcha Excel 2007 (a partir de ahora, para hacerlo más corto, lo llamaremos Excel), puedes ver su ventana principal. En ese momento, Excel ya está preparado para que trabajes con él, escribiendo datos, fórmulas, etc. 2
No te preocupes si te parece muy complicado o ves muchos botones en la ventana del programa. Iremos viendo las cosas poco a poco y verás cómo es sencillo trabajar con este programa. Lo primero que vamos a ver es el entorno del programa, es decir, las distintas partes y elementos que hay en la ventana y para qué sirve cada uno. En la parte de arriba de la ventana aparece la barra de título. En Excel, lo que escribimos y hacemos se guarda en libros. Cuando guardemos lo que hemos hecho, lo guardaremos en un libro, y cuando abramos un libro, veremos lo que hay guardado en él. Pues bien: en la barra de título puedes ver el libro que estás utilizando en Excel. Al poner en marcha Excel, él mismo te crea un libro nuevo para que puedas empezar a hacer cosas en él, y le pone de nombre Libro1. Debajo del título puedes ver la Cinta de opciones, donde están los botones y controles que puedes utilizar, organizados en distintas fichas o pestañas. El nombre de las distintas fichas de la Cinta de opciones te indica para qué sirven sus botones: para insertar elementos en la hoja de cálculo (imágenes, gráficos, símbolos...), para configurar la página, para insertar y trabajar con fórmulas, etc. Copyright Computer Aided Education, S.A. 3
Te indico las funciones principales de cada ficha de la Cinta de opciones: Inicio: tiene controles para hacer acciones básicas, como copiar y pegar, el establecimiento del formato del texto (fuente, tamaño, color, negrita...), el formato de las celdas, insertar o eliminar celdas, filas o columnas, etc. Insertar: permite añadir imágenes, formas, distintos tipos de gráficos, hipervínculos, cuadros de texto, objetos WordArt y otros objetos. Diseño de página: distintas opciones para establecer la configuración de la página, que modifican la forma como la vemos en la pantalla y como se imprime. Fórmulas: insertar fórmulas y opciones relacionadas con el trabajo y auditoría de fórmulas, así como controles para asignar nombres a celdas o a rangos de celdas. Datos: define el origen de la información que usarás, permitiéndote obtener datos desde distintos orígenes (un archivo de texto, una base de datos, una página web...). También tiene herramientas de análisis de datos (ordenar, filtrar, agrupar rangos de celdas...). Revisar: control de errores ortográficos, añadir comentarios y opciones de protección de hojas de cálculo. Vista: establece opciones sobre la manera en que se ven las hojas de cálculo. Si pulsas en una ficha, se verán los controles que hay dentro de ella. Dentro de cada ficha, los controles están organizados por grupos, según para qué sirvan estos controles. Además de las fichas que aparecen inicialmente en la Cinta de opciones, recuerda que también existen herramientas contextuales (o fichas contextuales), que son fichas que sólo aparecen al seleccionar el objeto sobre el que tienen efecto. Por ejemplo, al seleccionar una imagen se mostrarán las fichas que permiten modificarla. De la misma forma, al seleccionar un gráfico, aparecerán sus propias fichas, con los comandos para trabajar con este elemento. La zona de edición está debajo de la Cinta de opciones. Esta parte de la ventana tiene, en la izquierda, el Cuadro de nombres, con el que podremos movernos rápidamente a cualquier parte de la hoja de cálculo. En la parte derecha está la Barra de fórmulas, que puedes utilizar para escribir datos o fórmulas en las celdas. 4
La parte del centro de la ventana, que ocupa casi toda la ventana, es la zona de datos. La zona de datos está dividida en filas (1, 2, 3...) y columnas (A, B, C...). Al punto donde se cruzan una fila con una columna se le llama celda, que es el rectángulo donde puedes introducir datos o fórmulas. Para nombrar a una celda, debemos indicar su columna y su fila. Por ejemplo: A7, B8, D3... Excel te indica en todo momento en qué fila y columna estás, destacando en otro color el título de la fila y el de la columna. En la parte derecha de la barra de estado hay algunos controles relacionados con la manera en que se muestra la hoja de cálculo en la ventana y su zoom o factor de ampliación. En la parte derecha y en la parte de abajo de la zona de datos se ven las barras de desplazamiento, que sirven para moverte por la hoja de cálculo y ponerte en cualquier parte de ella. También puedes ver la barra de estado en la parte de abajo de la ventana. En esta zona, Excel te informa de algunas cosas, como lo que estás haciendo en ese momento (escribiendo datos, realizando una copia de celdas, etc.). 3. OTROS ELEMENTOS DEL ENTORNO Vamos a seguir viendo otros elementos del entorno de trabajo del programa Excel. En la parte superior izquierda de la ventana está el Botón de Office, desde el que puedes desplegar un menú para acceder a opciones de trabajo con documentos: abrir hojas de cálculo, guardarlas, imprimirlas... Copyright Computer Aided Education, S.A. 5
Recuerda que los últimos archivos con los que has trabajado aparecen en la parte derecha del menú del Botón de Office ; para abrir uno de estos documentos, sólo tienes que seleccionarlo en esta lista de documentos recientes. Por ejemplo, para abrir un documento de Excel, elige la opción Abrir de este menú y selecciona el archivo desde el cuadro de diálogo que aparecerá. Acuérdate: los documentos de Excel se llaman libros, así que es lo mismo decir un documento o archivo de Excel que un libro de Excel. A la derecha del Botón de Office está la Barra de herramientas de acceso rápido, que tiene comandos de uso frecuente, para que puedas acceder a ellos rápidamente. Recuerda que puedes añadir a esta barra los botones que quieras o que uses más a menudo, para que se adapte a tu forma de trabajo. Pulsando el botón Iniciador de cuadro de diálogo que aparece en la parte inferior de algunos de los grupos de comandos de la Cinta de opciones puedes abrir un cuadro de diálogo o una ventana con opciones avanzadas o más detalladas relacionadas con ese grupo. Aparte de las herramientas de la Cinta de opciones, al seleccionar un texto en una hoja de cálculo puedes mostrar una pequeña barra de herramientas, llamada mini barra de herramientas. Esta mini barra de herramientas tiene botones y controles para trabajar con el texto: fuente, tamaño de la letra, alineación, color del texto, etc. 6
Inicialmente, la mini barra de herramientas aparece semitransparente. Al situarte sobre ella, dejará de ser transparente y podrás utilizar cualquiera de sus comandos. Desde la sección Más frecuentes del cuadro de Opciones de Excel (que puedes mostrar desde el menú del Botón de Office ), puedes activar o desactivar la opción Mostrar minibarra de herramientas al seleccionar, para que se muestre o no al seleccionar texto. A través de los menús contextuales puedes acceder, de una forma rápida, a las principales acciones que se le pueden hacer al objeto en el que has pulsado. Finalmente, otro elemento útil del entorno son los menús contextuales, que son menús que aparecen al hacer clic con el botón derecho del ratón en un determinado objeto. El menú contextual que aparece depende del objeto sobre el que pulsas: si pulsas con el botón derecho encima de una celda, verás unas opciones; si pulsas encima de un gráfico, verás otras; si pulsas sobre el título de una fila o de una columna, otras distintas... Iremos viendo las distintas fichas, botones y cuadros de diálogo de Excel a lo largo del curso. 4. EL PRIMER LIBRO Este capítulo sirve para que tengas una idea de cómo se trabaja en Excel, pero no tienes que aprender todo lo que hacemos aquí. A lo largo del curso podremos ver y practicar todo lo que se puede hacer en Excel. En el curso en pantalla podrás ver cómo crear un nuevo libro, cómo seleccionar celdas, introducir datos y decirle a Excel que haga operaciones con ellos. Más adelante iremos viendo esto y otras muchas cosas: cómo escribir varios tipos de datos, hacer operaciones con ellos, cambiar la forma como se ven los datos, crear gráficos... Copyright Computer Aided Education, S.A. 7
5. SALIR DE EXCEL Una vez has terminado de trabajar con Excel, ya puedes cerrarlo. Con la opción Cerrar del menú del Botón de Office cerrarás el libro en el que estás trabajando. También puedes cerrar un libro con el botón Cerrar de la parte superior derecha de la ventana del programa. Si el libro es el único que tenías abierto en el programa, al pulsar este botón se cerrará también el Excel. El botón Cerrar ventana, que aparece justo debajo de este botón anterior, también cierra el libro actual. Sin embargo, si cierras con este botón el último libro abierto en Excel, se cerrará el libro pero no saldremos de Excel, sino que se quedará el programa abierto sin ningún libro. Con el botón Salir de Excel, que está en la parte inferior derecha de este menú, cerrarás el programa, cerrando también todos los documentos que tengas abiertos en el mismo. Si has hecho algún cambio en un libro, al salir de Excel o cerrar el libro, el programa te preguntará si quieres guardar o no guardar los cambios antes de continuar. Si respondes que no, se perderán todos los cambios que hubieras hecho desde la última vez que grabaste el libro. Si no tenemos ningún libro con cambios pendientes de guardar, los libros se cerrarán automáticamente al salir de Excel y volveremos al escritorio de Windows. 8