División Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio Nº 02958 24 de febrero de 2015 DCA-0455 Señora Patricia Quirós Quirós Gerente General SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTARRÉNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO (SENARA) Estimada señora: Asunto: Se deniega la solicitud de autorización para contratar de manera directa a la empresa Cambell Scientific Centro Caribe S.A. la compra de quince estaciones tecnológicas de aforo, por un monto de $238.224,93, desglosados de la siguiente manera: ocho estaciones de aforo con servicio de comunicación para medición en tiempo real con sensor tipo channel MasterH-ADCP, por un precio por unidad de $23.704,82; y siete estaciones de aforo con servicio de comunicación para medición en tiempo real, con sensor tipo piezoresistivo, por un precio por unidad $6.940,91; los cuales serían adquiridos 8 en el 2015 y 7 en el 2016. De igual manera se deniega autorización para tramitar la contratación sin contar con el contenido presupuestario. Nos referimos a su oficio No. GG-989-14 del 17 de diciembre de 2014, recibido en esta Contraloría General de la República el 19 de diciembre de 2014, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Esta División requirió información adicional mediante oficios Nos.00571 (DCA-0112) del 15 de enero de 2015 y 01888 (DCA-0321) del 05 de febrero de 2015, las cuales fueron atendidos mediante oficios Nos.GG-043-15 del 22 de enero de 2015 y GG-083-15 del 10 de febrero de 2015. I. Antecedentes y justificación de la solicitud Dentro de los antecedentes y justificaciones que brinda la Administración como fundamento de la solicitud destacan los siguientes: 1. Que la principal fuente de agua del Distrito de Riego Arenal Tempisque (DRAT) es la
2 que proviene del complejo hidroeléctrico Arenal, Corobicí, Sardinal (ARCOSAN) y, dicho caudal llega a la presa derivadora Miguel Pablo Dengo Benavides (PMPDB), desde donde se deriva el agua por dos canales principales del sur y oeste. 2. Que la cantidad de agua en las fuentes DRAT es variable, ya que el esquema hidráulico al ser eléctrico, no permite un flujo constante del agua para el riego. Sin embargo, el servicio de riego que brinda el DRAT permite aprovechar las aguas provenientes del sistema ARCOSAN para el uso en las actividades agro productivas que beneficia directamente a pequeños, medianos y grandes productores y, el servicio de riego de SENARA ha permitido cumplir con las necesidades hídricas de las plantaciones y actividad agropecuaria, lo cual obliga a la institución a hacer un uso óptimo y eficiente del recurso. 3. Que uno de los elementos indispensables para una adecuada y responsable gestión pública del servicio de riego es la medición de caudales y volúmenes entregados. En ese sentido, menciona que el SENARA ha venido implementando diferentes instrumentos de medición que han mejorado la calidad del servicio público de riego. No obstante, con la experiencia generada se ha concluido que el tipo de mecanismo electrónico es el más idóneo para tales efectos, porque permite automatizar la información y conocer los volúmenes de los caudales en tiempo real. 4. Que la Administración mediante procedimiento de Licitación Abreviada No.2013LA- 000014DDRAT, adquirió 3 estaciones de aforo con su equipo tecnológico, lo cual se debió a limitaciones presupuestarias; pues la Administración señala su necesidad real es de 18 estaciones de aforo. 5. Que en la indicada Licitación Abreviada participaron tres empresas, sin embargo únicamente la empresa Cambell Scientific Centro Caribe S.A. resultó elegible de acuerdo a las características técnicas requeridas y, por ende resultó adjudicataria por un monto total de 30.088.000., con la cual hay un alto nivel de satisfacción. 6. Que en el estudio realizado para la indicada contratación se determinó que no se cuenta en el mercado con otras alternativas que se adapten a la plataforma existente, de manera que la Administración asegure la compatibilidad tecnológica, por lo que se descartan otras alternativas en el mercado. Además, por razones de hardware y software del equipo adquirido no se permite que otro tipo de equipos tecnológicos se puedan adicionar o conectar al adquirido, a efectos de procesar la información. 7. Que la Administración no cuenta con los recursos disponibles en este momento para la adquisición de los quince equipos de aforo, ya que señala que el contenido presupuestario se encontraba incorporado para su ejecución para el periodo 2014, sin embargo al no utilizarse se trasladó para el periodo actual y en este momento los recursos están siendo incorporados vía presupuesto extraordinario del 2015.
3 II. Criterio de la División A. Sobre la autorización para el inicio de la presente contratación sin contenido presupuestario El artículo 8 de a la Ley de Contratación Administrativa (LCA), dispone: Disponibilidad presupuestaria. Para iniciar el procedimiento de contratación administrativa, es necesario contar con recursos presupuestarios suficientes para enfrentar la erogación respectiva. En casos muy excepcionales y para atender una necesidad muy calificada, a juicio de la Administración y previa autorización de la Contraloría General de la República, podrán iniciarse los procedimientos de contratación administrativa, para lo cual se requiere la seguridad de que oportunamente se dispondrá de la asignación presupuestaria ( ) Siendo así, dentro de los requisitos previos de toda contratación está el deber de contar con los recursos presupuestarios suficientes y disponibles para amparar las erogaciones a que se obligue la Administración, según lo determina el artículo 8 antes transcrito. Así también, el artículo 9 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA) determina que para este tipo de autorizaciones deberá la Administración indicar las razones por las cuales requiere dicha autorización y precisar de manera puntal si el inicio de la contratación como la ejecución se darán dentro del mismo periodo presupuestario. En relación con la posibilidad de que este órgano contralor otorgue la autorización contemplada en los numerales antes indicados, en casos de contratación directa con oferente determinado, se ha señalado lo siguiente: [ ] el inicio de los procedimientos sin contar con el contenido presupuestario debe responder a una situación excepcional y tal posibilidad se asocia a procedimientos concursales para que, a fin de no afectar el interés público, la Administración pueda dar inicio a las actuaciones propias de este tipo de procedimientos como por ejemplo, la elaboración del cartel, la invitación al concurso, la recepción de ofertas, sin que pueda dictarse el acto de adjudicación hasta tanto no se cuente con el disponible presupuestario. Así, la norma presenta una lógica para los procedimientos de concurso y pierde sustento en los casos de contratación con oferente determinado, ya que en ellos la negociación se realiza de manera directa, sin mediar concurso. (Destacado es propio) (Oficio No. 2593 (DCA-411) del 17 de febrero del 2015) En el caso particular, la Administración pretende llevar a cabo una contratación con un oferente determinado; sin embargo, el contenido presupuestario para la adquisición de los equipos estaba incorporado para su ejecución en el presupuesto del periodo 2014; no así para el periodo 2015. Por las razones antes expuestas, se impone denegar la solicitud formulada.
4 B. Sobre la solicitud de autorización directa de la empresa Cambell Scientific Centro Caribe S.A. El ordenamiento jurídico, en concreto la Constitución Política en el artículo 182 establece el procedimiento licitatorio como la vía que utilizará la Administración para realizar sus contrataciones; sin embargo, el mismo ordenamiento le permite a ésta optar por otro mecanismos cuando el procedimiento ordinario no resulte el medio más apto para lograr la satisfacción del interés público. Ante esto, el artículo 2 bis inciso b) de la Ley de Contratación Administrativa señala: Exclúyense de los procedimientos de concurso establecidos en esta Ley, los siguientes supuestos autorizados por la Contraloría General de la República:/ b) En los casos en que la Administración, habiendo adquirido ya equipo tecnológico, decida adquirir más productos del mismo contratista, por razones de normalización o por la necesidad de asegurar su compatibilidad con los equipos tecnológicos que se estén utilizando, teniendo en cuenta si el contrato original satisfizo adecuadamente las necesidades de la Administración adjudicadora, si el precio es razonable y, especialmente, si se descartó la existencia de mejores alternativas en el mercado. Dicho artículo le impone a la Administración la obligación de acreditar en la solicitud que presente ante éste órgano contralor, las razones de normalización o compatibilidad por las cuales se requiere continuar con dicho proveedor, indicando si el servicio o bien obtenido en su oportunidad le satisfizo; así como, acreditar que realizó un descarte respecto a mejores alternativas en el mercado. De este modo, el ordenamiento le impone a la Administración la acreditación de todas y cada una de esas circunstancias en la solicitud que formule ante esta Contraloría General, en concordancia también con lo dispuesto en el artículo 138 del RLCA, por lo que de frente a la normativa expuesta, se impone realizar el análisis del caso. Según lo indicado en el artículo 2 bis antes transcrito, la Administración debe realizar un descarte de mejores alternativas, dicho descarte implica una labor minuciosa por parte de la Administración con el fin de determinar otras opciones del mercado. Una vez realizado tal sondeo, se puede determinar que sólo existe único proveedor, en cuyo caso no se requiere la autorización ya que aplicaría el supuesto regulado en el artículo 131 inciso a) del RLCA. Cabe añadir que la aplicación de esta causal de excepción como lo es el oferente único, debe aplicarse con sumo cuidado ya que debe quedar debidamente acreditado que no existen otras alternativas para atender la necesidad, o sea, debe realizarse el análisis más allá de vinculación a marcas, por ejemplo. Por otra parte, una vez realizado el citado estudio de mercado, puede concluirse que existen varias opciones pero una de ellas, por las causas que deben quedar debidamente justificadas, es la que se perfila como la más conveniente para atender la necesidad puntual de la Administración. En tal caso, se hace necesario contar con la autorización de este órgano contralor, el que deberá analizar las razones que brinde la Administración para determinar si se
ajusta a lo dispuesto en el artículo 2 bis de la LCA y las normas reglamentarias. En el caso particular, en el oficio GG-083-15, la Administración indicó: 5 5. Tal y como se indicó en el oficio GG-989-14, para el proceso de Licitación Abreviada No.2013LA-000014-DDRAT, la Unidad Promovente partió de un Estudio de Mercado que consideró a todos los posibles oferentes que pudieran satisfacer y cumplir con las características y especificaciones técnicas requeridas, de acuerdo a las necesidades preestablecidas del equipo a adquirir e instalar, procedimiento que en su oportunidad que en su oportunidad (sic) fue aprobado por las instancias internas correspondientes que permitió dar continuidad a la compra. / Cabe agregar que en un plazo de tres días es imposible actualizar los estudios de mercado, así como analizar ampliamente y fundamentar el mismo. (Destacado es propio) (Folio 53 del expediente de contratación directa) De lo anterior queda claro que para la presente solicitud no se efectúo un estudio de mercado sobre la situación de los equipos que pretende adquirir, y no resulta posible considerar el resultado de la licitación abreviada a que se hace referencia, por cuanto este estudio puede estar desfasado. Adicionalmente, en relación con la imposibilidad de adquirir otros aparatos de marca diferente a la que ofrece la empresa que se pretende contratar, en el oficio No. GG-043-15 del 22 de enero de 2015, se adjuntó el criterio técnico No.UGI-006-15 del 22 de enero de 2015, donde se expuso: 2. El poner en operación equipos con el mismo propósito pero de diferentes fabricantes, especialmente equipos de tan específicas características como lo los (sic) dispositivos aforadores, no garantiza que la información obtenida de los mismo (sic) pueda analizarse de forma integral, es decir, los formatos de almacenaje y las aplicaciones internas para análisis y salida de datos, en la mayoría de los casos, son incompatibles, por las razones de hardware y software propietario ( ) Por las razones anteriores, con el propósito de minimizar cualquier riesgo de incompatibilidad entre dispositivos de aforos. (Folio 44 del expediente de la contratación directa) De lo expuesto por la Administración, no queda claro a este órgano contralor por qué poner en operación equipos con el mismo propósito pero de diferentes fabricantes no garantiza que la información obtenida pueda analizarse de forma integral. Cabe preguntarse si alguna información sí puede ser analizada parcialmente y de ser así, si afectaría o no las necesidades que pretende solventar la Administración. En igual sentido se indica que en la mayoría de los casos, son incompatibles, ante lo cual nace el cuestionamiento si en aquellos casos donde son compatibles se podría o no contar con equipos de otros fabricantes. De acuerdo con las razones expuestas y luego de valorar la solicitud requerida por el Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, se deniega la autorización para contratar a la empresa Cambell Scientific Centro Caribe S. A. No omitimos señalar que esta Contraloría General que se encuentra en la mayor
6 disposición de atender futuras gestiones, para lo cual se deberán solventar los aspectos antes señalados. Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente asociada Natalia López Quirós Fiscalizadora Asociada Fernando Madrigal Morera Fiscalizador Asociado NLQ/FMM/ksa NI: 31854-1587-3294 Ci: Archivo central G: 2014079070-1