09 de noviembre, 2016 DCA-2813

Transcripción

1 09 de noviembre, 2016 DCA-2813 Al contestar refiérase Al oficio No Señora Lorena Herradora Chacón Proveedora Banco Nacional de Costa Rica Estimada señora: Asunto: Se deniega autorización al Banco Nacional para contratar de forma directa con el consorcio F&F Research and Development S. A y Garnier BBDO S. A, servicios profesionales por demanda de una agencia de publicidad para el Banco Nacional por un periodo de siete meses. Nos referimos a su oficio No. L del 13 de octubre del 2016, recibido en esta Contraloría General de la República el 14 de octubre último, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante oficio No (DCA-2688) del 26 de octubre del 2016, se requirió información adicional a la Administración, lo cual fue atendido por medio del oficio No. L del 02 de noviembre del I. Antecedentes y justificación Como antecedentes y justificaciones para proceder a solicitar la autorización ante este órgano contralor, la Administración expone: - Que la Contraloría General de la República, por medio del oficio No del 05 de mayo del 2016, concedió autorización al Banco Nacional para contratar de forma directa con la empresa Garnier BBDO, los servicios de publicidad por un periodo de ocho meses. - Que la Administración ha consumido el disponible presupuestario que le fue autorizado en la gestión anterior. - Que en este momento no se tiene el contrato sustituto derivado de un procedimiento ordinario. - Que el Banco requiere de una agencia todos los días del año. - Que se debe contar con apoyo permanente ante las diferentes actividades que se programen. Además, se requiere medición de los beneficios de los medios digitales, como la producción, organización y distribución de materiales. También

2 2 en la continuidad, promoción y mantenimiento de los programas de lealtad, así como conocer qué hace la competencia. - Que según la Dirección de Planeación Estratégica, es necesario reforzar las posiciones del mercado en los productos y servicios en los que se cuenta con el primer lugar. Ante esto, se solicita autorización para contratar de forma directa con el consorcio F&F Research and Development S. A y Garnier BBDO S. A, los servicios profesionales por demanda de una agencia de publicidad para el Banco Nacional por un periodo de siete meses. II. Criterio de la División El artículo 182 de la Constitución Política establece que el procedimiento licitatorio, es el medio por el cual la Administración debe proveerse de bienes, obras y servicios. No obstante, dicho procedimiento en algunas ocasiones no resulta la vía más apta para la satisfacción del interés público, por lo que el ordenamiento jurídico le permite a la Administración apartarse de éste y recurrir a medios excepcionales a fin de satisfacer ese interés. Así, el artículo 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) permite a la Administración solicitar a la Contraloría General de la República, autorización para decantarse por una contratación directa, debiendo en tal caso acreditar las razones por las cuales se acude a un remedio de excepción. Lo anterior, se encuentra desarrollado en los artículos 138 y 139 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA). Como punto de partida, y de interés para este caso en particular, ha de partirse que en el oficio No (DCA-1156) del 05 de mayo del 2016, este órgano contralor indicó: Se otorga autorización al Banco Nacional de Costa Rica, BN Fondos, BN Corredora de Seguros, BN Vital y BN Valores para realizar contratación directa con la empresa Garnier BBDO S. A. para la contratación de servicios profesionales por demanda de una agencia de publicidad, por un plazo máximo de 8 meses, y por los montos máximos que de seguido se detallan: al Banco Nacional, por un monto máximo de ,00; BN Valores, por un monto máximo de ,13; BN Corredora de Seguros, por un monto máximo de ,00; BN Vital, por un monto máximo de ,00 y BN Fondos, por un monto máximo de ,00. (Destacado es propio) Mediante el oficio No (DCA-1186) del 09 de mayo del 2016, este órgano contralor corrigió error material del oficio antes mencionado, precisando: "Ante esto, se procede a correguir (sic) dicho error material conforme lo dispone el artículo 157 de la Ley General de la Administración Pública, debiéndose leer correctamente de la siguiente manera:/ [...] Lo anterior, no modifica ni desvirtúa los

3 3 supuestos y análisis realizados por este Despacho que llevaron a otorgar la autorización concedida por medio del oficio No (DCA-1156) del 05 de mayo del 2016, por lo que ésta permanece invariable, modificándose únicamente el monto de trescientos millones de colones, según lo antes indicado. Además, resulta de relevancia destacar que para la autorización que este órgano contralor otorgó a esa Administración con la empresa Garnier BBDO, se consideró lo siguiente: Hasta aquí ha quedado acreditada la necesidad de acudir a un procedimiento de excepción para satisfacer en forma oportuna la prestación del referido servicio. Ahora bien, la Administración plantea la opción de contratar en forma directa a la empresa Garnier BBDO, S.A., lo cual justifica en el hecho de que es la empresa que resultó adjudicataria en el anterior procedimiento licitatorio realizado, la cual ha venido prestando sus servicios de forma satisfactoria, según indica el Banco. (Destacado es propio) Así las cosas, es de interés destacar que conforme se dejó expuesto, esta Contraloría General, concedió la autorización para contratar con la empresa Garnier BBDO S. A, y ahora, en el oficio No. DP , se nos indica que: La empresa que estaría dándonos este soporte es la actual agencia de publicidad establecida como un consorcio, denominada F&F Research and Development S. A y Garnier BBDO S. A, es importante aclarar que la licitación original fue adjudicada a dicho consorcio, sin embargo; el primer permiso por un error si (sic) indicó únicamente a la empresa Gernier BBDO S. A. Se adjunta acto de adjudicación. (Destacado es propio) (folio 26 del expediente de la solicitud de autorización) La anterior manifestación sorprende a este órgano contralor, en tanto la Administración reconoce que en la solicitud de autorización no se indicó que la negociación se pretendía con un consorcio y que a pesar de que la autorización se dio con una empresa determinada, se llegara a contratar en forma consorcial. No se puede perder de vista que ante el error material que contenía la autorización otorgada respecto del monto, la Administración, de modo diligente pretendió su corrección, pero no sucedió lo mismo en cuanto a un aspecto sustancial y relevante de la gestión, como lo era aclarar que el negocio se daría con dos empresas y no solamente con una. Lo anterior genera que el contrato suscrito con el consorcio, no encuentre como fundamento la autorización contenida en nuestro oficio No del 05 de mayo del 2016, por lo que corresponderá a esa Administración adoptar las medidas que en Derecho correspondan en cuanto a tal contrato. El vicio que se apunta que no pasa por desapercibido, ni es irrelevante, ya que dentro de la motivación de esta Contraloría General para la autorización anterior, nunca se contempló, ni fue advertida la presencia de un consorcio. Además, cobra relevancia la falta, pues en razón del análisis que este órgano contralor efectúa, no fue analizada la situación de la otra empresa consorciada en relación con el pago de las obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro

4 4 Social, ni con el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares. Tampoco se analizó la situación que esa empresa en relación con la afectación al régimen de prohibiciones, ni se analizaron eventuales inhabilitaciones. Además, no se dieron razones expresas por las cuales contratar también a la otra empresa, resultaba conveniente para la Administración. Otro aspecto medular, es lo relacionado con el plazo y ejecución de la contratación autorizada, ya que en el condicionamiento número cinco de nuestro oficio No del 05 de mayo de 2016, se dispuso que el plazo empezaría a correr a partir de la orden de inicio que se le hiciera a la empresa. Tal orden, según se desprende del oficio No. DP del 04 de octubre del 2016, fue dada el 08 de julio del presente año, de forma que la autorización finalizaría el día 08 de marzo del año No obstante lo anterior, en el oficio No. DP del 04 de octubre del 2016, se detalla: Los servicios que se desean contratar a la agencia de publicidad Garnier BBDO S. A son los mismos que se indican en el contrato N y que a su vez se derivan de la licitación pública nacional N 2010LN / [...] En virtud de que el saldo del permiso en mención se ha consumido casi en su totalidad, y que aún quedan pendientes la producción de campañas publicitarias importantes para el Banco para finalizar el 2016 y ya se avecina el nuevo período 2017, solicitamos gestionar un nuevo permiso ante la Contraloría (folio 02 del expediente de la solicitud de autorización, documento denominado 05 Justificación.pdf ) Y en el oficio No. DP del 28 de octubre del 2016, la Administración indica: Es importante tomar en cuenta para este punto N 4 que el contrato en mención (N ) tiene todavía contenido y además le faltan unos meses para su vencimiento. Nuestra gestión para solicitar un segundo permiso radica en el hecho de que, según nuestros controles y registros, hemos agotado el presupuesto destinado para este fin. (Destacado es propio) (folio 26 del expediente de la solicitud de autorización) Considerando lo anterior, se guardan dudas en relación con la ejecución del contrato, en cuanto a si tiene o no algún contenido que le dé soporte presupuestario. Otro aspecto que debemos señalar es que en el oficio del 23 de agosto del 2016 elaborado por la empresa CID Gallup Latinoamérica, se indicó: En el caso de monitoreo de televisión, los proveedores más reconocidos en Costa Rica son: [...]. Actualmente, Garnier BBDO tiene como proveedor a IBOPE para este tipo de monitoreo. [...] (folio 38 del expediente de la solicitud de autorización)

5 5 De lo anterior se entiende que la prestación de los servicios de monitoreo no los ejecuta por sí mismo la parte contratada; sino que se subcontratan; situación que no fue abordada en la anterior autorización. Aunado a lo que viene expuesto, se debe señalar que se solicitó a la Administración acreditar que el consorcio resultaba ser el más apto para solventar la necesidad propuesta, pero únicamente fue remitido un documento que entendemos fue elaborado por información de la propia contratista, lo cual resulta insuficiente ya que se debía contar con una manifestación de parte de funcionarios de la Administración. Bajo lo anterior, estima este órgano contralor, que al existir reparos en relación con la validez y ejecución del contrato suscrito, y al no tenerse por acreditada la aptitud del consorcio no es dable otorgar la solicitud planteada, debiendo proceder la Administración a la revisión de sus actuaciones de previo a acudir a este órgano contralor por una solicitud sobre este mismo objeto. Por otro lado, en el oficio DP , la Administración indica: Se estima que la utilización de los fondos será de la siguiente manera:/ (folio 27 del expediente de la solicitud de autorización) Del cuadro anterior se desprende que los primeros meses del año 2017, llegan a superar no solo el doble de lo que se presupuestó para los últimos meses del año 2016, sino que particularmente en los meses de febrero y marzo del 2017, se contempla casi cinco veces lo que se requiere para el mes de diciembre del 2016, siendo este mes el que en términos presupuestarios consumiría más en el año 2016, según el cuadro anterior. En relación con lo anterior, no se observa ninguna justificación que respalde el incremento tan considerable.

6 6 De frente a lo que se ha expuesto, entiende este órgano contralor la importancia del objeto para esa Administración; no obstante, a pesar de ello, los aspectos antes mencionados impiden otorgar la autorización solicitada. Atentamente, Allan Ugalde Rojas Gerente de División Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociado Fernando Madrigal Morera Fiscalizador Juan Manuel Delgado Martén Fiscalizador FMM/JMDM/tsv Ci: Archivo Central NI: 28147, 30178, G: