MANUAL DE CARTERA El Consejo de Administración del CENTRO COMER- CIAL LA CASONA PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL en uso de sus atribuciones legales y en desarrollo de lo establecido en la ley 675 de 2001 y el Reglamento de Propiedad Horizontal. CONSIDERANDO: Que tanto la ley como el reglamento de propiedad horizontal vigente del CENTRO COMERCIAL LA CASO- NA PLAZA, constituido por escritura pública número 3967 del 9 de diciembre de 2008, otorgada en la Notaría 42 del Círculo de Bogotá, consagra dentro de sus facultades y atribuciones del Consejo de Administración, la de dictar los reglamentos que desarrollan el estatuto de la copropiedad y definir las funciones y procedimientos de la propiedad horizontal. RESUELVE PRIMERO: Adoptar el Manual de funciones y procedimientos de Cartera, cuyo texto es: 7
Manuales técnicos CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1. Objetivo. El presente tiene como objetivo fundamental determinar las funciones, políticas, procedimientos y régimen disciplinario y sancionatorio de cobro, recaudo y control de la cartera de la copropiedad. Artículo 2. Competencia. Es competencia de la Administración del Centro Comercial establecer los mecanismos de comunicación, control y recaudo de la Cartera General de la copropiedad, en sus etapas de facturación, notificación, recuperación y ejecución jurídica. Será competencia exclusiva del Consejo de Administración la fijación de montos y procedimientos sancionatorios. En la Asamblea General de Copropietarios reside la competencia excluyente de fijación de conductas sancionables pudiendo delegar en el Consejo de Administración la graduación de sanciones y multas. Artículo 3. Instancias. El cobro de cartera generada por expensas comunes de administración, módulos de contribución, sanciones y multas en firme e ingresos por explotación de zonas comunes de la copropiedad es de única instancia y en consecuencia no procede apelación ante ningún órgano diferentes a la administración, por tratarse de cobros revestidos de mérito ejecutivo y regulados por la ley. En caso de imposición de sanciones, en tanto no se encuentren en firme, procederá la impugnación mediante los mecanismos fijados en el Régimen Disciplinario de la Copropiedad. 8 Artículo 4. Definición de Cartera. Para los efectos del presente reglamento, se define como Cartera la causación de todo tipo de valores o efectos comerciales dinerarios a favor de la copropiedad y a cargo de copropietarios, tenedores de locales privados a cualquier título y arrendatarios o tenedores a cualquier título de zonas comunes, por conceptos de: expensas ordinarias y extraordinarias de administración, módulos de contribución, multas, intereses de plazo y mora, sanciones pecuniarias, arrendamiento o explotación a cualquier título de las áreas comunes y locales bajo tenencia del Centro Comercial La Casona Plaza PH.
manual DE CARTERA Artículo 5. Clasificación de cartera. La cartera de la copropiedad se clasifica de manera general en: 1. Cartera corriente, como aquella que se encuentra pendiente de plazo para hacerse exigible. 2. Cartera vencida, como aquella que se encuentra exigible. La cartera se compone de obligaciones recaudables en relación a la cuantía, a la antigüedad, naturaleza de la obligación o condiciones particulares del deudor. Para este efecto se deberá tener en cuenta lo siguiente: 5.1. Según la cuantía. a. Mínima Cuantía: Inferior a 5 salarios mínimos mensuales legales vigentes. b. Menor Cuantía: Desde 5 hasta 10 salarios mínimos mensuales legales Vigentes. c. Mayor Cuantía: Superior a 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes. 5.2. Según la antigüedad. a. Cartera de un (1) día a (45) días de exigibilidad. b. Cartera de 46 días o más días de exigibilidad. 5.3. Según la naturaleza. a. Cartera ordinaria: Todo tipo de causación de valores por concepto de cuotas ordinarias y extraordinarias por expensas comunes de administración, módulos de contribución, intereses de plazo y de mora, multas no comerciales, sanciones pecuniarias derivadas del régimen de propiedad horizontal y costos y gastos de cobranza. b. Cartera comercial: Todo tipo de causación de valores por concepto de explotación económica de áreas comunes y bienes privados entregados bajo tenencia a favor de Centro Comercial La Casona e intereses de plazo y de mora derivados de esos conceptos, contenidas en contratos o títulos que presten mérito ejecutivo. 5.4. En cuanto al deudor. a. Deudores internos: Copropietarios y tenedores de bienes privados a cualquier título, por deudas contraídas a favor del Centro Comercial derivadas del régimen de propiedad horizontal. b. Deudores externos: Terceros vinculados por contrato y arrendatarios y tenedores a cualquier título de zonas comunes. 9
Manuales técnicos Artículo 6. Procedimiento de recaudo y recuperación de cartera. Con el objeto de establecer los procesos de recaudo y recuperación de cartera y la implementación de las políticas de cobro, el Centro Comercial La Casona Plaza distribuirá la cartera de acuerdo con su naturaleza corriente o vencida. La copropiedad adopta en el presente Manual el procedimiento en las diferentes etapas de gestión de recaudo y recuperación de cartera previstas en las disposiciones siguientes. Artículo 7. Responsables de la gestión de recaudo. La gestión de la cartera y su recaudo se encuentra a cargo de la Administración quien proveerá y dará publicidad a los mecanismos de recaudo. Artículo 8. Procedimiento de facturación, causación y notificacion. 8.1. Procedimiento de facturación y causación de la cartera. La cartera del Centro Comercial nace por la expedición de un título de deuda a cargo del deudor, sustentado en un contrato o en las obligaciones derivadas del régimen de propiedad horizontal. El título de deuda consistirá en una Factura o un Certificado de deuda, que será expedido con base en un registro contable originado en una relación contractual, legal o reglamentaria. La facturación deberá ser expedida por el responsable de la contabilidad, dentro de los cinco (5) días comunes siguientes a la fecha en que, conforme al contrato, el reglamento o la ley, sea procedente la causación de un cobro, cualquiera sea su naturaleza. 8.2. Procedimiento de notificación del cobro. La notificación del título de deuda a cargo del deudor se surtirá: 8.2.1. Por envío al correo electrónico o entrega física en el bien privado, de la factura de expensas comunes ordinarias y extraordinarias, módulos de contribución, multas, sanciones, intereses y demás cargos por concepto de gastos de cobranza u obligaciones a cargo del propietario o tenedor a cualquier título con base en el reglamento de propiedad horizontal. En este caso la notificación se entenderá surtida a partir de la fecha de envío del correo electrónico o de recibo en el bien privado. Si el bien se encuentra desocupado se entenderá surtida dentro de los 3 días siguientes a la fecha en que el personal de vigilancia deje constancia que se entregó en el inmueble. 10
manual DE CARTERA 8.2.2. Con la entrega física de la factura en la dirección indicada en el contrato o en el certificado de existencia y representación expedido por la entidad competente 8.2.3. Por cualquier medio de entrega donde conste el recibo físico por parte del deudor. 8.3. Procedimiento de recaudo. La Administración, previo conocimiento y aprobación del Consejo de Administración, establecerá mecanismos de recaudo efectivos, ágiles y accesibles para facilitar el recaudo de la cartera. Los mecanismos podrán consistir en: 8.3.1. Cuentas de recaudo bancario por ventanilla. 8.3.2. Botón PSE. 8.3.3. Traslado de cuenta. En ningún caso está autorizado el recibo de pagos de cuentas y facturas en las oficinas de administración 8.4. Recibo de caja. A todo pago efectuado a favor de la copropiedad deberá expedirse un Recibo de Caja por el encargado de la contabilidad a más tardar dentro de los 30 días siguientes al recaudo efectivo. El recibo será entregado físicamente al deudor, o remitido por correo físico o electrónico a la dirección registrada en el contrato o el registro de copropietarios. 8.5. Firmeza de la obligación. La Obligación quedará en firme a los 3 días calendario después del envío y notificación del documento de deuda en la forma y condiciones señaladas en el numeral 8.2. sin que se haya recibido observación alguna por parte del deudor. Las obligaciones originadas en el reglamento de propiedad horizontal no admiten impugnación siendo únicamente procedente la revisión del estado de Cuenta para corregir errores. 11
Manuales técnicos CAPÍTULO II DEL COBRO Artículo 9. Gestión de recaudo y cobranza. La gestión de recaudo se adelantará por la Administración de acuerdo con la edad de la cartera. a. Cartera menor a 45 días. La Administración adelantará toda gestión de recaudo, consistente en llamadas y envíos de avisos de cobro a la dirección de correo físico o electrónico registrada en el contrato o el registro de copropietarios. b. Cartera mayor a 45 días. La Administración remitirá la gestión de cobro a la oficina o empresa asesora jurídica para que de inicio al cobro prejurídico y judicial de la cartera vencida. Una vez remitida la cartera a cobro jurídico la Administración del Centro Comercial no podrá adelantar ninguna gestión de cobro o pago sin intervención del asesor jurídico. Artículo 10. Etapas. La gestión de cobranza de las obligaciones a favor de la copropiedad, se desarrollará en dos (2) etapas, dependiendo de la edad de mora de la obligación vencida. Se deberán adelantar labores preventivas a través de campañas que incentiven la cultura de pago de las expensas ordinarias y extraordinarias de administración, módulos de contribución, multas, sanciones, intereses e ingresos percibidos por explotación económica de zonas comunes y bienes privados entregados en tenencia a la copropiedad. 10.1. Etapa Persuasiva. Para la totalidad de la cartera vencida, independiente de la cuantía y con una edad de mora entre 1 y 45 días, se desarrollan todas las labores preventivas de cartera y de acercamiento al deudor en busca de obtener el recaudo de los valores cobrados y facturados, evitando tener que ingresar a la etapa de cobro Jurídico, lo que se refleja en una mayor eficiencia en el recaudo de cartera. Se realiza un acercamiento al deudor mediante la remisión de comunicaciones en la cuales se relaciona la deuda existente con la Copropiedad, llamadas y/o de Gestión Social, pudiéndose ofrecer opciones de plazo y financiación de acuerdo al presente reglamento. 12
manual DE CARTERA Las comunicaciones escritas serán remitidas a las direcciones de correo físico y/o electrónico registradas ante la Administración de la copropiedad. En el expediente del local se dejará copia de estas comunicaciones así como constancias de las comunicaciones telefónicas o verbales con indicación de la fecha, hora y persona con la que se habló. Cuando por circunstancias personales y/o comerciales el deudor no esté en disposición de la cancelación total de la deuda de contado, podrá solicitar a la Administración la celebración de un Acuerdo de Pago, con el fin de evitar la judicialización del cobro. Los Acuerdos de pago se elaborarán bajo las siguientes condiciones: 10.1.1. Acuerdo a plazo sin intereses. Se podrán celebrar acuerdos de Pago sin causación de intereses cuando el compromiso de pago no exceda de dos meses. 10.1.2. Acuerdo a plazo con intereses. Los acuerdos de pago a plazo mayor de dos meses se podrán celebrar con sujeción a la causación de intereses a una tasa libremente convenida por la Administración que no podrá ser superior a la corriente bancaria. Si la deuda es de menor cuantía, el plazo no podrá exceder de 4 meses. Las obligaciones de menor cuantía podrán acordarse a un plazo no superior a 6 meses y las de mayor cuantía no podrán exceder de 24 meses. En cualquier momento el Consejo de Administración podrá señalar la tasa de interés que deberá aplicarse a los acuerdos. Los acuerdos de pago por obligaciones de mayor cuantía deberán estar previamente autorizados por el Consejo de Administración, cuando la forma de pago contemple efectos diferentes a dinero efectivo. 10.2. Etapa de cobro jurídico. La etapa de cobro jurídico se iniciará una vez la cartera vencida alcance una edad de 46 días y consistirá en la remisión del cobro a la oficina asesora jurídica. Para efectuar el traslado formal de la cartera a la etapa de cobro jurídico, se adelantarán las indagaciones necesarias para establecer la ubicación e identificación del propietario del predio, tales como dirección actual, nombre del propietario o tenedor a cualquier título, número de matrícula inmobiliaria, la consistencia o no con los datos registrados en el sistema y los ajustes necesarios de acuerdo con las novedades resultantes. 13
Manuales técnicos A la oficina Asesora Jurídica se remitirá la cartera vencida mayor a 46 días, adjuntando la siguiente documentación: 10.2.1. Certificado de tradición y libertad actualizado. 10.2.2. Nombre e identificación del propietario y del tenedor a cualquier título. 10.2.3. Estado de Cuenta. 10.2.4. Direcciones físicas y de Correo electrónico del propietario y del tenedor a cualquier título. 10.2.5. Números de teléfono fijo y celular del propietario y del tenedor a cualquier título. Una vez remitida a cobro jurídico, la Administración deberá mantener actualizada mes a mes los Estados de Cuenta remitiendo informe al abogado Artículo 11. Condiciones y consecuencias de los acuerdos de pago. La celebración de todo acuerdo de pago conlleva las siguientes condiciones y consecuencias: 11.1. El deudor deberá comprometerse a continuar cancelando oportunamente las cuotas ordinarias y extraordinarias de administración, módulos de contribución, intereses, multas y sanciones que se causen con posterioridad a la celebración del acuerdo 11.2. Los Acuerdos por mayor cuantía deberán ser avalados por el representante legal de la sociedad, en caso de deudas de personas jurídicas, y con suscripción de pagaré en blanco en cualquier caso. 11.3. El incumplimiento del acuerdo de pago conlleva la resolución del mismo y la pérdida de beneficios, condonaciones o quitas que se hayan concedido. 11.4. La celebración del acuerdo de pago normaliza la cartera vencida pendiente y en consecuencia el deudor podrá hacerse beneficiario de descuentos por pronto pago y apertura en tanto de estricto cumplimiento al mismo. 11.5. En ningún caso habrá lugar a la refinanciación de la deuda ni a la celebración de nuevo acuerdo de pago dentro de los 12 meses siguientes a la terminación de uno pendiente. 14
manual DE CARTERA 11.6. Se debe realizar el seguimiento de las financiaciones efectuadas, para verificar el cumplimiento en los pagos. En caso de incumplimiento se le remitirá una comunicación, recordando la deuda y notificando el incumplimiento. Artículo 12. Mecanismos y comunicaciones. 12.1. Mecanismos del cobro preventivo: Cada uno de los funcionarios encargados por la Administración de la gestión de recaudo de cartera adelantará una gestión que contendrá como mínimo las siguientes acciones: 12.1.1. Recopilación de la información del deudor. Entendiendo por tal las referencias con las cuales sea posible contactar al deudor para efectos de comunicaciones y notificaciones. Comprende la determinación de su domicilio, lugar de trabajo, direcciones, teléfonos principales y secundarios, teniendo como inicial el reportado en los documentos obrantes en el archivo de la Administración o aquellos que establezcan como dirección de notificación la reportada por el deudor al interior de la administración. 12.1.2. Realización de visitas. Si se conoce el domicilio del deudor, al criterio de la persona encargada de la recuperación de cartera, se podrán realizar visitas con el propósito de brindar al deudor la información relativa a la obligación pendiente con la copropiedad, así como las diferentes opciones de facilidades de pago para suscribir una de éstas, y las implicaciones que ocasionaría el inicio de un proceso jurídico por el no pago de la deuda o el incumplimiento del acuerdo realizado. 12.2. Mecanismos de cobro jurídico. Serán los implementados libremente por la oficina asesora jurídica de acuerdo con su experiencia. La remisión de la cartera a cobro jurídico no requiere de notificación, siendo claro para el deudor que a partir de la notificación y publicación de la presente resolución la deuda mayor a 46 días será enviada a la oficina asesora jurídica. Sin perjuicio de lo anterior, la Administración podrá incluir en la factura o cuenta de cobro respectiva la indicación de que la cartera se encuentra en cobro jurídico. 15
Manuales técnicos Artículo 13. Imputación de pagos. De conformidad con el artículo 1653 la Administración estará autorizada libremente a efectuar la imputación de los pagos parciales recibidos por el deudor, aplicándolos en el siguiente orden: 13.1. Intereses 13.2. Multas 13.3. Sanciones pecuniarias 13.4. Gastos de cobranza 13.5. Honorarios de cobranza 13.6. Expensas extraordinarias de administración 13.7. Expensas ordinarias de administración y módulos de contribución Artículo 14. Honorarios, costos y gastos de la cobranza. De conformidad con lo establecido en la ley 675 de 2001, el Reglamento de Propiedad Horizontal y el artículo 1629 del Código Civil, todos los gastos, costos y honorarios que cause la cobranza serán a cargo del deudor. Entiéndase por gastos y costos de cobranza, sin limitar, los incurridos por envíos de correo expreso, expedición de certificados de tradición y libertad, certificados de existencia y representación, de registro mercantil, de investigación de bienes en registros públicos y demás derechos y pagos ocasionados por la recopilación de información del deudor. Los honorarios de cobranza serán los acordados por la Administración con la firma asesora jurídica para la etapa de cobro jurídico y judicial, y en ningún evento remplazan o desplazan los señalados por el juez respecto de costas judiciales. En caso de no acordarse honorarios, se tendrán como tales un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total de la cartera vencida, incluidos multas, sanciones, intereses y gastos y costos de cobranza. 16
manual DE CARTERA SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la cartelera de la Administración. TERCERO: Ordenase a la Administración remitir comunicación escrita a todos los bienes privados del Centro Comercial La Casona Plaza Propiedad Horizontal, así como a las direcciones de correo electrónico registradas en la copropiedad, informando de la expedición de esta Resolución CUARTO: Publíquese la presente Resolución en la Página web de la Copropiedad. VIGENCIA. Aprobada en sesión ordinaria del Consejo de Administración del 21 de mayo de 2015, Acta No. 092. NOTIFÍQUESE Y CUMPLÁSE RAFAEL GUITIÉRREZ LEÓN. Presidente del Consejo Administrativo. 17