Asistentes: Por PNUD: Zaida Andino, Asociado de Adquisiciones Por UNDSS: Carlos Torres, Oficial de Seguridad Participantes de las empresas que firman la lista de asistencia (Empresa de Servicios Especiales ESE, SERPRINS, ESPIE, GRM, Shomer de Honduras) Se explicó a los presentes completamente el documento de Solicitud de Propuestas del PNUD. Al respecto, se hace énfasis en lo siguiente: a) Observar el cumplimiento estricto de todos los plazos y fechas incluidos en los documentos, tales como los plazos para las consultas y respuestas, fecha y hora de presentación y apertura de propuestas y periodo de reclamos o aclaraciones a los resultados del proceso. b) Uso de los formularios para la presentación de propuestas, los cuales no deben cambiarse. c) Rotular apropiadamente los sobres que contengan las propuestas, los que deben ser entregadas en el PNUD a más tardar la fecha y hora límites indicadas en la SDP, independientemente del medio que se utilice para su entrega (mensajero, correo postal, courier, etc.). d) En la preparación de las propuestas, asegurarse de dar respuesta a todo lo solicitado en la SDP, tanto en los documentos (formularios, constancias, currículos, copias de títulos, etc.) como en el contenido de los mismos. e) Asegurarse de leer completamente la SDP, incluyendo los Términos de Referencia (TDR), modelo de contrato y sus condiciones generales y especiales. f) Verificar que todos los formularios en los que así sea solicitado, sean firmados por el funcionario o empleado del proponente debidamente facultado para ello, especialmente el de la Sección 4: Formulario de presentación de Propuestas. Ayuda Memoria Reunión Informativa, Proceso LTA/00049174/01602-2014 Página 1 de 5
A continuación las preguntas formuladas por las empresas interesadas de manera verbal y por escrito y las respuestas a dichas consultas. 01 Para este proceso, se van a cotizar los servicios de seguridad en las oficinas de la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO)? Sí, para este proceso se incluyen los servicios de seguridad y vigilancia de las oficinas de la FAO. 02 Parece haber una diferencia en la cantidad de personal requerido en el cuadro de distribución que se incluye en los Términos de Referencia, y el cuadro de la Sección 7 Formulario de Propuesta Financiera. Se están revisando los formularios y si corresponde, se realizarán las correcciones pertinentes. 03 En la propuesta se debe incluir el currículo de todo el personal de guardia? Los currículos del personal clave (Gerente de la empresa, Supervisores, Guardias de Seguridad), deben presentarse utilizando el formulario de hoja de vida que se incluye en la sección 6 del documento de Solicitud de Propuestas, el cual debe ser suscrito por la persona que se propone para el puesto. Los proponentes pueden adjuntar adicionalmente, si así lo desean, la hoja de vida de cada profesional en otro tipo de formato. Para facilitar la labor de completar la información solicitada, el PNUD pondrá a disposición de los proponentes en su página web y por correo electrónico a las empresas que han manifestado su interés de participar en este proceso, los formularios del documento de Solicitud de Propuestas en formato Word. 04 Tengo que presentar toda la información que se indica en los Términos de Referencia para cada persona propuesta (copia de títulos, diplomas, constancia de la DGIC, Certificado de aptitud psicológica, etc.) Sí, debe presentarse toda la documentación requerida para cada posición. Ayuda Memoria Reunión Informativa, Proceso LTA/00049174/01602-2014 Página 2 de 5
05 La Póliza de Seguros de Responsabilidad Civil General que se menciona en la Solicitud de propuestas y que en ningún caso deberá ser inferior a cincuenta mil dólares estadounidenses (USD 50,000.00), puede presentarse en Lempiras? Sí, el proponente adjudicatario podrá suscribir la Póliza de Seguros de Responsabilidad Civil General en moneda local. La constancia de antecedentes penales de la DGIC debe estar vigente o se 06 puede presentar una constancia vencida y presentar una actualizada al momento del suscribir el contrato? La constancia debe estar vigente. 07 Podemos modificar el formulario de precios para agregar un renglón para el impuesto sobre ventas, ya que por cuestiones de manejo de la empresa necesitamos dejar establecido este monto? El PNUD es un organismo exento de impuestos, en consecuencia las propuestas deberán presentarse libres del impuesto sobre ventas, en vista de que el PNUD emitirá orden de compra exenta para dichos servicios. No obstante, las empresas que así lo deseen, pueden agregar una línea al formulario de propuesta financiera, para que puedan detallar el valor correspondiente al ISV. Las propuestas financieras serán evaluadas en función del precio ofertado sin incluir el impuesto. 08 09 Cómo se va a definir la cobertura de los turnos de 24 horas con 3 turnos de 8 horas cada uno?, cómo se define su descanso, se requiere de una persona adicional por guardia? Cada empresa es responsable de definir como efectuará la cobertura de los puestos en los turnos correspondientes y la programación del descanso de su personal, en función de la legislación vigente. Cómo calcular el salario base en el caso de los guardias que solo cubren 6 o 7 horas diarias, para efectos de afiliación al IHSS y pasivo laboral? Es responsabilidad de la empresa determinar el salario de sus empleados, dando cumplimiento a la legislación vigente. Ayuda Memoria Reunión Informativa, Proceso LTA/00049174/01602-2014 Página 3 de 5
10 Cuántos elementos deben cubrir oficinas en la FAO?, hay confusión con el cuadro de propuesta financiera. Se revisarán los formularios y si corresponde, se realizarán las correcciones pertinentes. 11 12 En el caso del guardia del estacionamiento, los días sábados solamente se indica un guardia por 7 horas. Confirmar este dato o serían 2 guardias para turnar todo el día? Se confirme el dato indicado en el documento de Solicitud de Propuestas, de un (1) guardia para el día sábado de 7:00 a.m. a 2:00 p.m. (7 horas). Finalizado dicho lapso, el guardia no será reemplazado. Cuántos elementos son en total? para cuadrar bien la propuesta financiera. Se paga por guardia o por turno? Conforme a lo indicado en el documento de Solicitud de Propuestas, el proponente deberá asegurarse de contar con el número suficiente de guardias, para dar cumplimiento a los turnos solicitados. 13 Es permitido el uso de armas no letales?, ejemplo gas pimienta o inmovilizador. No es permitido. 14 Existe algún inconveniente o limitante para que la empresa que presta actualmente el servicio pueda volver a participar en la licitación? No hay inconveniente o limitante. Este es un proceso de solicitud de propuestas público e internacional. 15 Cuál es la cantidad de turnos exactos a cotizar por variantes en cuadros? Se revisarán los formularios y si corresponde, se realizarán las correcciones pertinentes. Ayuda Memoria Reunión Informativa, Proceso LTA/00049174/01602-2014 Página 4 de 5
16 La empresa internacional a la que represento, tiene 3 años de operar en Honduras, pero tiene más años de experiencia a nivel internacional. Es válida la experiencia internacional para cumplir con los 5 años mínimos de experiencia requerida en la Solicitud de Propuestas? El proceso de solicitud de propuestas es a nivel internacional por lo cual, dicha experiencia es válida siempre que esté debidamente evidenciada. Casa de las Naciones Unidas, Colonia Palmira, Avenida República de Panamá, Tegucigalpa, M.D.C. Honduras Teléfonos: (504) 2232-0051, Fax: (504) 2232-2100. E- mail: adquisicionespnudhn@undp.org www.undp.un.hn Ayuda Memoria Reunión Informativa, Proceso LTA/00049174/01602-2014 Página 5 de 5