RECOMENDACIONES PARA EVENTOS Recomendaciones para la administración y compras responsables en la organización de eventos 1 Septiembre 2012 1 Esta guía deberá citarse como: Universidad Veracruzana. 2012. Recomendaciones para la administración y compras responsables en la organización de eventos. Universidad Veracruzana, CoSustentaUV, 5 p.
DIRECTORIO Dr. Raúl Arias Lovillo RECTOR Dr. Porfirio Carrillo Castilla SECRETARIO ACADÉMICO Lic. Víctor Aguilar Pizarro SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Mtra. Leticia Rodríguez Audirac SECRETARIA DE LA RECTORÍA Dr. Lázaro Rafael Sánchez Velásquez COORDINADOR UNIVERSITARIO PARA LA SUSTENTABILIDAD Dr. Carlos Héctor Ávila Bello VICERECTORRECTOR COATZACOALCOS-MINATITLÁN Dra. Beatriz Eugenia Rodríguez Villafuerte VICERRECTORA ORIZABA-CÓRDOBA Mtra. Caritina Téllez Silva VICERRRECTORA POZA RICA-TUXPAN M. A. Liliana I. Betancourt Trevedhan VICERRECTORA VERACRUZ Dra. Margarita Veliz Cortés Coordinadora de Veracruz Psic. María de los Ángeles Silva Mar Coordinadora de Poza Rica-Tuxpan Dr. Eric Pascal Houbron Coordinador de Orizaba-Córdoba M. C. Roberto Carlos Moreno Quiroz Coordinador de Coatzacoalcos-Minatitlán 2
Recomendaciones para la administración y compras responsables en la organización de eventos El desarrollo de eventos universitarios (exámenes profesionales, foros, simposios, congresos, reuniones de trabajo, etcétera) pueden conllevar un fuerte impacto ambiental y social vinculado al consumo y a las compras. Asimismo, son situaciones donde la salud y la seguridad de los participantes es de principal importancia. Las recomendaciones siguientes tienen el propósito de apoyar a los comités organizadores de eventos, sean grandes o pequeños, a adoptar algunas acciones sencillas, prácticas y de bajo costo en materia de sustentabilidad: Opta por productos regionales (alimentos, bebidas y artículos en general) de empresas y proveedores locales (mercados, MPyMES, artesanos, etcétera). Evita realizar las compras en supermercados y cadenas transnacionales. Promueve el consumo de alimentos y bebidas saludables: Provee agua natural en lugar de refrescos y bebidas endulzadas. Sirve fruta fresca de temporada y de la región, dulces regionales, pan artesanal y frutos secos y semillas. Da preferencia a los endulzantes naturales y no refinados (miel, azúcar moscabada, etcétera). En el caso del café, adquiérelo de productores locales. Evita los alimentos y bebidas producidos o procesados industrialmente. Evita el uso de desechables de plástico y unicel: Usa garrafones y facilita su acceso a los participantes. Evita la compra y oferta de botellas de agua. Invita al equipo operativo y a los participantes a que lleven su vaso, cantimplora o termo para beber agua. Procura utilizar vasos, tazas, garrafas, platos y cubiertos no desechables (de vidrio, barro, cerámica o metal). Como última opción, utiliza utensilios desechables de cartón marcados con los nombres de los participantes. Evitar adquirir productos con mucho empaque y raciones individuales. 3
Opta por el uso de gafetes de cartón en lugar de plástico y solicítalos al final del evento para su reutilización. Adquiere solamente las cantidades indispensables de alimentos y productos de papelería (lápices, lapiceros, marcadores, pegamentos, carpetas, tintas, etc.) y procura que sean biodegradables. En caso de requerir papel higiénico, opta por productos sin cloro y en el caso de jabón, que sea biodegradable. Evita el uso de impresiones y papel: Utiliza los medios de difusión masiva o electrónica para la publicidad del evento (redes sociales, correo electrónico, páginas web, radio, televisión, periódico); evita la impresión de trípticos y programas. Envía las constancias y memorias por medios electrónicos. En caso de que sea necesario el uso de papel, procura que sea reciclado o bajo en cloro y que la impresión sea en calidad media o baja. En caso de utilizar productos impresos en lona, recupéralos y dónalos a la Coordinación Universitaria para la Sustentabilidad (CoSustentaUV). Estos productos son canalizados a grupos de personas para la elaboración de productos artesanales con material reciclado. Apaga y desconecta los equipos eléctricos que no se encuentren en uso. Usa solamente la iluminación eléctrica necesaria y aprovecha en lo posible la iluminación natural. Ten en un lugar accesible un botiquín básico de primeros auxilios. Contacta a la Comisión Regional o Unidades Internas de Protección Civil y Seguridad de la Universidad Veracruzana para contar con personas preparadas en protección civil y primeros auxilios. Promueve la declaratoria Espacios universitarios cien por ciento libres de humo de tabaco. Contacta a la comisión responsable de sustentabilidad en tu unidad o en el espacio donde se realizará el evento, a la Comisión Regional para la Sustentabilidad o a la CoSustentaUV para pedir asesoría con la instalación de contenedores de clasificación de residuos (orgánico, reciclable y no reciclable) y su gestión adecuada. 4
Instala señalización en lugares visibles para: El correcto uso del agua y la energía eléctrica. Croquis del lugar, salidas de emergencia, puntos de reunión, puesto médico y extintores. Clasificación de residuos. Zonas libres de tabaco. Asigna a un promotor que resuelva las dudas de los visitantes respecto al consumo responsable y la clasificación adecuada de los residuos. Realiza un sondeo con los participantes que permita valorar posibles cambios en sus percepciones y actitudes con las medidas adoptadas. Retroalimentación La retroalimentación es muy importante para la CoSustentaUV. Nos dará gusto conocer tus comentarios, dudas o experiencias para mejorar esta guía. Contáctanos al correo electrónico cosustenta@uv.mx o consulta nuestro sitio www.uv.mx/sustentabilidad/. Grupo técnico que hace la propuesta Mtro. Eric Hernández Velasco, Biol. José Antonio Pensado Fernández. Revisores Mtra. Magaly Emilia Corona García, Dr. Miguel Ángel Escalona Aguilar, Dra. María Teresa Leal Ascencio, Lic. Maritza Rivera Landa, L.I. Ester de Belén Serrano Pérez, Dr. Carlos Welsh Rodríguez. 5