FONDOS OPERATIVOS: LA CONTABILIDAD DE LAS ORGANIZACIONES DE PRODUCTORES COMO HERRAMIENTA PARA EL CONTROL DE LA AYUDA Madrid, 24 de Noviembre de 2005
Presentación Presentación de la ponencia PricewaterhouseCoopers agradece la oportunidad que nos brinda el Fondo Español de Garantía Agraria de participar en el curso Fondos Operativos Para cualquier consulta o información complementaria sobre La ayuda a Fondos Operativos les rogamos se pongan en contacto con: Maria Isabel Morillo Directora Soledad Guisado Gerente Susana Galván Gerente Castellana, 43 28046 - MADRID Tel. 91 568 50 78 / 5 68 57 36 Fax: 91 568 43 89 e-mail: maribel.morillo@es.pwcglobal.com soledad.guisado.miguel@es.pwcglobal.com Susana.galvan@es.pwcglobal.com Page-2
Índice de Contenidos 1. Introducción. n. 1.1 Problemas generales 1.2 Puntos críticos ticos del control 1.3 Por qué la contabilidad 2. Valor de la Producción n Comercializada: 3. Ejecución n Fondo Operativo 4. Aportación n de los Socios Page-3
Page-4 Introducción
I. Introducción: Problemas Generales Cuando se realiza una verificación física de un Fondo Operativo (FO) a una Organización de Productores (OP), el principal problema que se tiene, desde el punto de vista documental y de muestreo, es: LA DIVERSIDAD De Organizaciones de Productores De formas de presentar la propia documentación del FO De procedimientos de gestión económica interna Lo que exige una continua: ADAPTACIÓN Metodología del control Pruebas de cumplimiento (mayores contables) Sistemas de muestreo para la verificación Page-5
I. Introducción: Puntos críticos Desde el punto de vista documental los items más críticos o complicados a la hora de realizar un control son: 1. Valor de la Producción Comercializada: Diversidad entre las OP en el método de cálculo de la VPC que lleva a diferencias positivas y negativas en el control que se efectúa con respecto a lo declarado. 2. Ejecución del Fondo Operativo: Justificación documental de las acciones privativas. 3. Aportación de los socios: cálculo de la aportación e ingreso en la cuenta bancaria. Page-6
I. Introducción: Por qué la contabilidad ES EL REFLEJO DE LA SITUACIÓN ECONÓMICA-FINANCIERA O DEL PATRIMONIO EN UN MOMENTO DADO DE LA ORGANIZACIÓN DE PRODUCTORES. PATRIMONIO: EL CONJUNTO DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES NO SÓLO RESPECTO A TERCEROS SINO TAMBIEN A LAS ASUMIDAS FRENTE A LOS TITULARES DE LA EMPRESA POR RAZONES DE PROPIEDAD. PATRIMONIO = BIENES+ DERECHO-OBLIGACIONES NETO PATRIMONIO= ACTIVO-PASIVO Page-7
I. Introducción: Por qué la contabilidad PATRIMONIO= BIENES+ DERECHO-OBLIGACIONES NETO PATRIMONIO= ACTIVO-PASIVO ACTIVO: Inversiones y medios de producción PASIVO: Financiación o Fuente Activo fijo inmovilizado: (Superior a un año) Inmovilizado inmaterial Inmovilizado material Inmovilizado financiero A Largo Plazo: (Superior a un año) Fondos Propios. (Capital, reservas y Pérdidas y Ganancias) Deudas a Largo plazo Activo circulante (Inferior a un año) Existencias Deudores (clientes, etc..) Inversiones financieras temporales Tesorería Financiación a corto plazo (Inferior a un año) Deudas a corto plazo (Proveedores,..) Page-8
I. Introducción: Por qué la contabilidad Cuentas contables: Vienen establecidas por el Plan General Contable. Se encuentran divididas en grupos según la naturales de la transacción. ACTIVO PASIVO Grupo 2; Inmovilizado Inversiones (vida útil superior a un año) Grupo 1; Financiación Básica; financiación propia (Capital y reservas) ajena a largo plazo. Grupo 3; Existencias Grupo 4; Acreedores y deudores por operaciones de tráfico SubGrupo 430; Clientes SubGrupo 400; Proveedores Subgrupo 44: Deudores varios Subgrupo 410: Acreedores varios Grupo 5; Cuentas financieras; financiación a corto plazo propia o ajena SubGrupo 57; Tesorería SubGrupo 55; Otras cuentas bancarias (Fondos Operativos) Page-9
I. Introducción: Por qué la contabilidad Las cuentas de Perdidas y Ganancias Grupo 6 recoge todos los gastos ya sean compras de las frutas y hortalizas como los gastos propios de la explotación (agua, luz, personal, alquileres, etc.). Subgrupo 60: compras Subgrupo 62: Servicios exteriores (arrendamientos, calidad; transporte, Subgrupo 64: gastos de personal Grupo 7 recoge todos los ingresos percibidos ya sean procedentes por la venta de mercancías, como por las subvenciones, financieros o extraordinarios. Subgrupo 70; ventas Subgrupo 740: ingresos por subvenciones Page-10
I. Introducción: Por qué la contabilidad Balance de comprobación o de Sumas y saldos: Se limita a presentar, en cualquier momento, y sin necesidad de practicar cierres del periodo, la totalidad de las cuentas (de activo y de pasivo, de ingresos y de gastos) que integran en sistema contable de la OP. Cada cuenta se presenta con las sumas de los valores registrados en su debe y haber. Sumas Saldos Nº Cuentas Debe Haber Deudor Acreedor 600 Compras de mercaderías 10.095.252,90 0,00 0,00 10.095.252,90 6000 Compras de frutas 10.095.252,90 0,00 0,00 10.095.252,90 6000001100 Compras de frutas socios 10.015.747,34 0,00 0,00 10.015.747,34 6000001104 Compras de frutas 3º 79.505,56 0,00 0,00 79.505,56 Page-11
Valor de la producción Comercializada Page-12
2. VPC: Introducción Según se deduce del art. 3 del R (CE) 1433/ 2003, el Valor de la Producción Comercializada es el Valor de la Producción comercializada procedente de los socios durante el periodo de referencia establecido en el art. 4 del R(CE) 1433/2003, valor Franco organización de productores. Para su cálculo, se tienen en cuanta los siguientes aspectos: 1. Compras: Se determinan el total de compras durante el periodo de referencia para verificar la coherencia entre las compras y ventas y determinar el porcentaje de compras de socios sobre la totalidad. 2. Ventas: Se determina las ventas procedentes de socios durante el periodo de referencia relativas a los productos para la categoría de la OP. 3. Gastos: Relativos a las ventas procedentes de socios durante el periodo de referencia Page-13
2. VPC: Compras Objetivo: Verificar el valor de compras durante el periodo de referencias relativas a los socios y productores independientes. Documentación utilizada, para realizar dicha comprobación se utiliza la siguiente documentación: 1. Balance de Sumas y Saldo del periodo de referencia. Son todas las cuentas del grupo 600, Compra de Mercancías. Dentro de este grupo la OP puede establecer todas las cuentas que considere necesario para su gestión interna. 6001: Compra de socios 6002: Compra a productores independientes 2. Listado de compras por socios y productores independientes indicando los Kgrs entregados e importe, conciliado por el mayor contable. 3. Mayores contables de compras (Grupo 600) que hemos determinado a partir del Balance. 4. Mayores contables de los socios (Grupo 400) como proveedores de la frutas y hortalizas 5. Facturas seleccionadas Page-14
2. VPC: Compras (cont.) Sistema de Muestreo: Por la diversidad de OP y casuística nos podemos encontrar, en general, con dos situaciones: 1. A partir de mayores contables de compras: Selección de facturas que representen el 30% del valor de compras. 2. A partir de los mayores contables de socios y compras: Selección de socios que representen un 30% del valor de facturación. Y sobre cada uno de ellos selección de facturas que represente un 30% de su valor de facturación. Resultado del control: 1. Cotejo de los Krg comprados por la OP y su importe. 2. Determinación del porcentaje de las compras procedentes de socios y productores independientes sobre el total. Page-15
2. VPC: Ventas Objetivo: Verificar el valor de las ventas procedentes de los socios durante el periodo de referencia. Documentación utilizada, para realizar dicha comprobación se utiliza la siguiente documentación: 1. Balance de Sumas y Saldo del periodo de referencia. Son todas las cuentas del grupo 700, Venta de Mercancías. Dentro de este grupo la OP puede establecer todas las cuentas que considere necesario para su gestión interna. 7001: Venta nacional 7002: Venta exportación 2. Listado de facturas de venta, conciliado por el mayor contable. 3. Mayores contables de ventas (Grupo 700) 4. Mayores contables de los clientes (Grupo 430) 5. Facturas seleccionadas 6. Declaraciones de IVA//Intrastac// DUA Page-16
2. VPC: Ventas (cont.) Sistema de Muestreo: por la diversidad de OP y casuística nos podemos encontrar en general las siguientes situaciones: A partir de listados de venta: Selección de facturas que representen el 30% del volumen de ventas. A partir de los mayores contables de venta y clientes: Selección de clientes que representen un 30% del volumen de facturación. Y sobre cada uno de ellos selección de facturas que represente un 30% de su volumen de facturación. A partir de varios mayores contables de venta: Cuando la OP contabiliza sus ventas en varias cuentas de mayor (ventas nacionales y ventas exportación) Se reparte el 30% de volumen de facturación a controlar de forma proporcional entre ambas. Por ejemplo: concepto % sobre ventas % de muestra ventas nacionales 70,00% 21,00% Ventas extranjero 30,00% 9,00% Total % 100,00% 30,00% Page-17
2. VPC: Ventas (cont.) Principales situaciones; que nos encontramos en el cálculo de las ventas son: No diferenciación entre las ventas de socios y productores independientes. Aplicamos el % de compras procedentes de socios. Facturas fuera de plazo o anticipo. Se eliminan Inclusión de productos fuera de categoría. Se eliminan Diferencias entre calculado y declarado. Se concilia Venta a socios o único cliente: Verificar que el precio de compra y de venta sea el mismo. Cálculo del Valor de la producción comercializada procedente de socios: Cuando contablemente no se pueda diferenciar entre socios y productores independientes. Se aplica al volumen total de las ventas ya cotejado, el % de las compras de socios determinado previamente. Resultado: Valor de la producción comercializada procedente de socios durante el periodo de referencia. Page-18
2. VPC: Otros Ingresos Además de las ventas se pueden considerar como Ingresos: Subvenciones: Ayudas cobradas en el periodo de referencia correspondiente a los socios relativas a transformación de Frutas y Hortalizas, Cítricos y Retirada (Art. 3.2 y 3.4 del R (CE) 1433/2003). Documentación utilizada, para realizar dicha comprobación se utiliza la siguiente documentación : 1. Extracto bancario de cobro 2. Notificación de pago del Servicio Gestor 3. Asiento contable de la ayuda. (cuentas 740, 600 y 700) Sistema de Muestreo: Se verifica el 100% de las ayudas que la OP ha incluido para el cálculo de la VPC. Resultado; Determinación de las ayudas cobradas durante el periodo relativas a los socios. Page-19
2. VPC: Gastos Objetivo: Verificar el valor de los gastos a deducir relativo a las ventas procedentes de los socios. Según el art. 3.6 del R (CE) 1433/2003: La producción será facturada en la fase Franco organización de productores. Documentación utilizada, para realizar dicha comprobación se utiliza la siguiente documentación: 1. Balance de Sumas y Saldo del periodo de referencia. El grupo 62 contempla las cuentas de gastos propios de la explotación: 623 Servicios de profesionales independientes (comisionistas) 624. Transporte 629 Otros gastos (aduana) 668 Diferencias negativas de cambio 708 Devoluciones de ventas y operaciones similares 665 Descuentos sobre ventas por pronto pago 2. Mayores contables de los gastos (Grupo 62) 3. Facturas seleccionadas Page-20
2. VPC: Gastos Sistema de Muestreo: A partir de los distintos mayores contables de gastos a deducir: Selección de facturas que representen el 30% del valor de cada tipo de gasto. Cálculo del Valor de los gastos deducibles correspondiente a la producción comercializada procedente de socios: Cuando contablemente no se pueda diferenciar. Se aplica al Importe de cada tipo de gastos, el % de las compras de socios determinado previamente. Page-21
Ejecución Fondo Operativo Page-22
3. Ejecución Fondo Operativo Objetivo: Verificar que: Las actuaciones se han ejecutado conforme al Fondo Operativo aprobado o modificado, en tiempo y forma. Documentación utilizada, para realizar la comprobación documental en el beneficiario se utiliza la siguiente documentación: 1. Facturas, Nóminas, TCS y justificantes de pago. 2. Contabilización (mayores de proveedores, mayores de socios, mayores de gasto o inversión). Inversión (tractores; riego; naves) = Subgrupo 22 inmovilizado materia o 23 inmovilizado material en curso Gastos (personal; calidad; feromonas)=grupo 6 Gastos (62; 64; 601) Proveedor: Subgrupo 400 Acciones privativas: Subgrupo 55 (otras cuentas bancarias) ó 410 (otros acreedores) Amortización; Subgrupo 282 y subgrupo 671 Page-23
3. Ejecución Fondo Operativo (cont.) Dificultades en la verificación documental y física en la visita a beneficiario: Verificación las acciones privativas. (se solicita documentación complementaria, como seguros de transporte, documentación de la maquinaria, etc ) Verificación de los Servicios. Se solicitan albaranes de entrega, análisis, informes o certificados en el caso de implantación de sistemas de calidad. Verificación actuaciones plurianuales: Se verifica la amortización de la inversión. Sistema de Muestreo: Se verifican en la documentación justificativa del 100% de las actuaciones. Resultado. Comprobación que se han realizado el 100% de las actuaciones aprobadas en tiempo y forma. Page-24
Aportación de los socios Page-25
4. Aportación de socios Objetivo: Verificar que: Las aportaciones se han determinado conforme a la normativa. (Art. 6 del R (CE) 1433/2003). Los socios o la OP han aportado efectivamente al menos el 50% del Fondo Operativo ejecutado. Documentación utilizada, para realizar dichas comprobaciones se utiliza la siguiente documentación: 1. Extracto bancario de la cuenta específica del FO 2. Documento con el cálculo de la aportación de cada socio, según el criterio aprobado. 3. Mayores Contables de los socios Subgrupo 55 Fondo Operativo XX (aportación) Subgrupo 41: Socios XXX 4. Facturas o liquidaciones seleccionadas (si procede). Dificultades en el control: Ingreso de la aportación no sea nominativo y lo realice la propia OP. La aportación se detraiga de las liquidaciones de los socios. Obliga a comprobación a través de la contabilidad Page-26
4. Aportación de socios (cont.) Sistema de Muestreo: Con respecto al Ingreso, se verifican en 100% del ingreso en la cuenta bancaria. Con respecto a la comprobación sobre los criterios de cálculo de la aportación: El porcentaje varía: Del 30% del número de socios en el supuesto que el ingreso sea nominativo y el cálculo se haya realizado a partir del volumen o el valor de la producción comercializada relativo a la VPC y se emite liquidación por la aportación. Del 60% del número de socios en el supuesto que el ingreso no sea nominativo y el cálculo de la aportación se realiza sobre la anualidad del FO, así como cuando se detrae de las liquidaciones a los socios. Resultado. Comprobación que se ha aportado al menos el 50% del FO ejecutado y que el cálculo de la aportación se ha realizado conforme al art. 6 del R (CE) 1433/2003. Page-27