Entorno de la hoja de cálculo por Ma. de la Luz Mendoza Uribe Una de las principales características que tienen los programas para hojas de cálculo es que funcionan con base en el uso de comandos, mediante los cuales se pueden realizar una gran diversidad de actividades. Elementos de la hoja de cálculo En este programa un documento puede estar integrado por varias hojas y cada una de ellas tiene dos elementos relevantes para su funcionamiento: columnas y filas, las cuales son básicas ya que permitirán realizar operaciones y manejar datos. Además hay otros elementos como las pestañas (menús); las cintas de opciones (barras de herramientas) que contienen los comandos que podrán aplicarse y utilizarse en la hoja de cálculo; la barra de fórmulas, la cual te da la opción de ver o insertar la fórmula que deseas en la celda predeterminada. Para conocer más detalladamente los elementos que conforman el programa de hojas de cálculo te invito a observar la figura 1, figura 2 y figura 3, ya que cada una de ellas muestra los elementos que hay en las hojas de cálculo de diversos programas como Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Excel 2010 y OpenOffice Writer. 1
Programa Microsoft Office Excel 2007 Botón de Office Barra de herramientas de acceso rápido Cinta de opciones Pestañas Grupo Botón de ayuda Figura 1. Interfaz de Microsoft Excel 2007 (Microsoft Excel, 2007). Vistas Figura 1. Interfaz de Microsoft Excel 2007 (Microsoft, 2007). 2
Programa Microsoft Office Excel 2010 Barra de herramientas de acceso rápido Pestañas Cinta de opciones Grupo Botón de ayuda Vistas Figura 2. Interfaz de Microsoft Excel 2010 (Microsoft, 2010). 3
Programa OpenOffice Writer 3.2 Menús Barra de herramientas estándar Barra de herramientas formato Figura 3. Interfaz de OpenOffice Calc. (The Apache Software Foundation, 2010). Como pudiste observar en las figura 1 y 2, los comandos del programa se encuentran agrupados en la cinta de opciones, tal es el caso de Microsoft Excel 2007 y 2010, sin embargo de acuerdo a la aplicación, los comandos pueden estar distribuidos en la barra de menús, como sucede en el programa OpenOffice Calc.; lo mismo puede pasar con otros programas, en los que los comandos en sí pueden verse o ubicarse en diferentes formas. Existen elementos que aunque se encuentren ubicados en diferentes lugares, son comunes a los programas de hojas de cálculo, tal es el caso de: cuadro de nombres, la barra de fórmulas, los encabezados de columna y fila, así como, la barra de etiquetas, la barra de estado, las filas, columnas y celdas. 4
En la figura 4 se muestra un ejemplo de la hoja de cálculo y los componentes que son generales en cualquier programa. Figura 4. Elementos principales de la hoja de cálculo (Microsoft, 2010). 5
Para aprender un poco más sobre cada uno de estos elementos, te invito a revisar la tabla 1, en la cual podrás conocer el nombre y una descripción general de cada componente. Nombre Botón de office o menú archivo Barra de herramientas de acceso rápido Pestañas o menús Botón de ayuda Cinta de opciones o barras de herramientas Descripción Muestra los comandos más utilizados para la administración de documentos, entre los que se encuentran: archivo, nuevo, imprimir y guardar. Muestra algunos de los comandos más usados como son guardar, deshacer y rehacer. Esta barra la puedes personalizar de acuerdo a tus necesidades. Muestra el nombre del documento y del programa en el que se está trabajando. También te permite minimizar, maximizar y cerrar el programa. Contiene las pestañas o menús que te permiten acceder a grupos de comandos con los que realizas operaciones sobre tu documento. Al hacer clic en cada pestaña o menú, se muestran las opciones que los componen y desde aquí puedes ejecutar todos los comandos de la hoja de cálculo. Este botón se puede ubicar ya sea en la parte superior derecha o en la barra de herramientas estándar, de acuerdo al programa que utilices. La función de la ayuda es brindarte apoyo sobre el uso de los comandos o del programa en sí. Son las que te permiten realizar diversas funciones ya que tienen los accesos directos a diferentes comandos; cada barra está compuesta por un conjunto de comandos que sirven para diferentes actividades. Una de las barras más utilizadas es la cinta de opciones de la pestaña Archivo o Inicio, pero hay otras como Diseño de página, Referencias, Correspondencia, Revisar y Vista. Recuerda que en algunos programas la cinta de opciones está representada por la barra de herramientas. En este se muestra la ubicación actual de la celda en la que te encuentras posicionado. Recuerda que la hoja de cálculo está compuesta por columnas representadas por letras y filas interpretadas por números y la intersección entre ambas es llamada celdas. Este cuadro muestra la celda o celdas en la(s) que está posicionado el puntero del ratón. Encabezado de columnas Encabezado de filas Te permite aplicar fórmulas o funciones a una celda y además puedes observar la fórmula o función que se está aplicando a una celda. Te muestra el nombre de las columnas, ya que cada una de ellas se representa por una letra del alfabeto, cuando se llega a la Z, se empieza una combinación nuevamente del alfabeto pero representado por dos letras, por ejemplo AA, AB, AC y así sucesivamente. Te muestra el nombre de cada fila y cada una de ellas se representa por un número, el cual serán consecutivo y no se repetirá, es decir, 1, 2, 3, 4, 5 y así sucesivamente. Corresponde a la celda que en ese momento estés seleccionando o estés editando. Se puede distinguir porque es la intersección de una columna y una fila; se muestra resaltada por un recuadro negro. 6
Hoja de cálculo Barra de etiquetas Vistas Es la hoja en la que te encuentras posicionado. Puedes agregar o quitar hojas de cálculo de un libro, el cual puede tener varia hojas y cada una de ellas muestra el número de hoja y cuando está se resalta. Muestra el conjunto de hojas que componen al libro, el cual cuando se abre por primera vez automáticamente muestra tres hojas, pero en esta barra puedes aumentar o eliminar las que consideres necesarias. Es un conjunto de comandos que representan la forma en la que puedes observar tu hoja de Excel. Generalmente se encuentran en la parte inferior derecha del programa. Barra de estado Con ellas puedes moverte arriba, abajo, a la izquierda y derecha de tu hoja de cálculo. En ella visualizas el número de hoja totales que forman tu libro, así como el idioma, entre otras opciones. Tabla 1. Elementos del programa de hoja de cálculo. De acuerdo al programa que utilices, los comandos, vistas, o la forma de la estructura del programa en sí, puede ser diferente, por lo que te invito a que investigues en tu computadora el programa que tienes instalado. Referencias Beekman, G. (2005). Introducción a la Informática (6a. ed.; J. M. Díaz, Trad.). Madrid, España: Pearson Educación. Recuperado de la base de datos Bibliotechnia de la Biblioteca Digital UVEG Microsoft. (2007). Microsoft Excel 2007. E.E.U.U.: Autor. Microsoft. (2010). Microsoft Excel 2010. E.E.U.U.: Autor. The Apache Software Foundation. (2010). OpenOffice Calc. E.E.U.U.: Autor. 7