Ordenar y filtrar datos

Transcripción

1 Ordenar y filtrar datos Por Ma. de la Luz Mendoza Uribe Cuándo y para qué utilizar estas opciones? Generalmente cuando se trabaja con listas o bases de datos, dentro de la hoja de cálculo se usan comandos que permiten realizar el análisis de información y en esos casos, una de las herramientas más utilizadas es el comando Ordenar y filtrar. El comando Ordenar te permitirá ver tu lista en un orden determinado, ya que como bien precisa Campos (2008) en la hoja de cálculo se dispone de un sistema básico de ordenación a través de los botones Orden Ascendente y Orden Descendente (p. 73). El orden ascendente consiste en ordenar los datos de acuerdo al alfabeto, es decir de la A a la Z, considerando que se realizará con base en una columna determinada. Por ejemplo: Tienes una base de datos de la organización RIAMA con la información de los empleados que laboran en la misma, tal como se muestra en la figura 1. Imagina que tú tienes esta base de datos porque te encargas de brindar las capacitaciones de los empleados, por lo que requieres tener sus datos y el puesto en el que laboran. Actualmente se va a dar una capacitación para todo el personal que vive en la ciudad de Guanajuato. Figura 1. Base de datos empleados. 1

2 Piensa que si tienes 300 empleados, cómo le puedes hacer para identificar a los que viven en la ciudad de Guanajuato?, tienes que buscar registro por registro?, el hacer lo anterior te demandará tiempo, además de que es probable que te equivoques al revisar el registro de cada empleado. Para mejorar y agilizar esta tarea puedes utilizar el comando Ordenar, aunque te podrás preguntar qué te convendría más, usarlo de forma ascendente o descendente?, en este caso la mejor opción sería utilizarlo de forma ascendente. El icono con el que puedes identificar esta forma se muestra en la figura 2, pero recuerda que puede ser similar o parecido en los diferentes programas, ya que eso depende del programa y la versión que utilices. Figura 2. Icono Ordenar de forma ascendente (Microsoft, 2010). Si aplicas este comando la lista va a cambiar. Para usarlo lo único que debes hacer es situar el puntero del ratón sobre el nombre del campo ciudad (celda H1) y hacer clic en el icono Ordenar de forma ascendente. En la figura 3 puedes observar el resultado de ordenar de forma ascendente el campo ciudad. Figura 3. Base de datos ordenada en forma ascendente por el campo ciudad. De esa manera, la información que deseas analizar se muestra en las primeras celdas y en caso de que necesites ordenar tu lista de forma descendente, sitúas el puntero del ratón en el campo ciudad (celda H1) y presionas el botón que se muestra en la figura 4. Figura 4. Icono Ordenar de forma descendente (Microsoft, 2010). 2

3 Ahora tu lista inicia en orden descendente, es decir, de la Z a la A. También tienes la opción de utilizar un orden avanzado para ordenar tu lista considerando dos campos, por ejemplo el campo ciudad y el de apellido paterno, para lo cual necesitas seleccionar los botones que se te muestran en la figura 5. o Figura 5. Icono Ordenar (Microsoft, 2010; The Apache Software Foundation, 2010). Al hacerlo se abrirá una ventana que te mostrará las opciones de ordenación (como lo puedes observar en las figuras 6 y 7), donde se ven las ventanas que se manejan en algunos programas de hoja de cálculo como Microsoft Excel y en OpenOffice Calc. Figura 6. Ventana Ordenar (Microsoft, 2010). Figura 7. Ventana Ordenar (The Apache Software Foundation, 2010). 3

4 Esta opción te sirve para poder acomodar la información que se encuentra dentro de una base de datos de un programa de hoja de cálculo y realizar consultas de una manera sencilla y rápida. Filtrar datos La opción Filtrar te permite analizar información específica de una base de datos que se encuentra en una hoja de cálculo, ya que le puedes anexar a los campos de tu tabla una flecha que sirve para seleccionar criterios específicos de ese campo, entre los que se encuentran ordenación, discriminación de la información a través del uso de diferentes criterios, selección de el o los datos a observar y ocultar los demás, entre otras opciones. Por ejemplo: Retoma el ejemplo de la base de datos que se muestra en la figura 7 y piensa que ahora sólo deseas mostrar la información de las personas que viven en Guanajuato y ocultar las que viven en Irapuato, por lo que entonces necesitas utilizar un filtro. Figura 7. Base de datos empleados. Puedes aplicar un filtro únicamente al campo ciudad, pero lo más pertinente es anexar filtros en todos los campos de tu hoja, es decir del campo clave al campo correo electrónico, ya que de esa manera puedes analizar la información de diferentes campos de forma independiente o puedes analizar información de dos o más campos. Para poder aplicar un filtro, la mejor opción es seleccionar los campos en los que se requiere filtrar, tal como se muestra en la figura 8, donde puedes observar que se elige de la celda A1 a la K1. 4

5 Figura 8. Selección de celdas. El siguiente paso es seleccionar el botón filtro, el cual se muestra en la figura 9. Figura 9. Icono Filtro (Microsoft, 2010). Recuerda que este icono puede mostrarse de manera parecida en otros programas. Después de aplicar los filtros, tu hoja se mostrará como se ve en la figura 10. Para poder usar esta herramienta, debes hacer clic en el campo deseado y específicamente en la flecha que se encuentra en la parte derecha de la celda, después deja seleccionados los campos que deseas se muestren en la base de datos. Figura 10. Uso de filtros. Referencias Campos, A. M. (2008). Excel XP avanzado. España: Publicaciones Vértice. Recuperado de la base de datos E-libro de la Biblioteca Digital de la UVEG. Microsoft. (2010). Microsoft Excel E.E.U.U.: Autor. The Apache Software Foundation. (2010). OpenOffice Calc. E.E.U.U.: Autor. 5