Participación efectiva en eventos comerciales internacionales Bogotá DC, Septiembre 16 de 2011
Contenido 1. Preparación para el evento 2. Trabajo durante el evento 3. Seguimiento después del evento
Contenido 1. Preparación para el evento
La importancia de los eventos comerciales Los compradores asisten a eventos tales como Ferias, Ruedas de Negocios, Show Rooms, etc., por tres motivos clave: Para localizar productos nuevos especialmente Para encontrarse con proveedores actuales y potenciales nuevos proveedores Para mantenerse al día de las nuevas tecnologías y ofertas del sector
La importancia de los eventos comerciales Comercial Tecnológico Porque son el único sistema en el cual se tiene en un mismo recinto al mayor numero de compradores posibles Porque ofrecen la máxima concentración de clientes potenciales dispuestos a comprar de inmediato. Porque son un campo de pruebas de nuevos productos, equipos y servicios. Son un buen observatorio y aula sobre las novedades técnicas que se producen a nivel internacional
La importancia de los eventos comerciales Político Medio de Comunicación Son un lugar de encuentro entre empresarios y autoridades de organismos locales, regionales, gubernamentales e internacionales. Forman el escaparate más completo para dar a conocer la importancia de un sector a los poderes públicos. Ofrecen una inmejorable oportunidad para contactar y utilizar a los medios de comunicación que acuden a los Eventos Ofrecen oportunidades de comunicación y publicidad gratuitas (notas de prensa de los eventos, etc.)
La importancia de los eventos comerciales Deberían ser consideradas como uno de los instrumentos fundamentales de la estrategia de internacionalización de las empresas. A ellos, los compradores acuden con la firme idea de encontrar buenas oportunidades de negocio y son receptivos de los mensajes que se les haga llegar. Además, el contacto cara a cara es la forma más persuasiva de iniciar y consolidar relaciones con clientes.
Establecimiento de los objetivos Seleccionar los objetivos es una cosa alcanzarlos es otra muy distinta. Dependiendo de que quiero lograr, escojo el evento ideal para asistir. Las Ferias, ruedas de negocio y Show Rooms, son instrumentos ideales para generar negocios, pero también son una forma muy visible de publicitar deficiencias. No debemos fijarnos objetivos que no se puedan lograr
Contenido 1. Preparación para el evento 2. Trabajo durante el evento
Manejo de la información Las personas que asistan a las citas de negocio, deberán ser informados, detalladamente sobre los productos o servicios que serán ofrecidos. La información que obtengamos de los compradores y como se guarden estos datos determina la máxima rapidez y la eficacia en la atención a las consultas recibidas durante el evento (Ficha de datos). Para lograr una buena rentabilidad de la inversión en una Feria o evento comercial internacional es imprescindible conservar los contactos después del evento y hacer su seguimiento rápida y eficientemente.
Escogencia y diseño del stand, la presentación, las muestras, etc. El elemento visual que da una buena presentación de nuestra compañía, es imagen de quiénes somos, lo que hacemos y sobre los beneficios o ventajas que ofrecemos al visitante comprador. Si el comprador no ve primero algo que llame la atención en nuestra imagen o presentación, no podrá tomar la decisión de si vale la pena seguir un contacto o no. La presentación de nuestros productos o de la empresa, debe trasmitir al visitante inmediatamente quién somos y qué es lo que hacemos.
Como realizar una presentación ideal con textos fácilmente legibles. El texto en mayúsculas y minúsculas es mucho más fácil de leer. Si es imprescindible utilizar textos largos, hágalo en frases y párrafos cortos y con un tipo de letra clara y bien espaciada. La palabra es uno de los conceptos más poderosos en la publicidad y es una de las principales razones que tienen los compradores para participar. Si estamos ofreciendo un producto o servicio novedoso.
La comunicación El proceso de comunicación en una exhibición o en una rueda de negocios es corto y rápido, usted como vendedor dispone de poco tiempo para realizar su labor. Los clientes acuden motivados y con espíritu receptivo. El visitante no está dispuesto a invertir en cada visita más tiempo que el imprescindible para saber si un producto o servicio le interesa o no. Y sobre todo. Debemos saber escuchar!!!
La comunicación El expositor debe evitar hacer preguntas cerradas que impliquen un sí o un no. La clásica pregunta cerrada es: le puedo ayudar? A lo que el visitante probablemente responderá: no, sólo estoy mirando y aquí terminará todo el proceso de comunicación.
La comunicación Cierre: Cómo concluir la conversación? Siempre conviene volver a recordar las necesidades del visitante y repetir cómo los productos o servicios presentados permitirán satisfacerlas. El último paso es hacer un resumen a viva voz frente al comprador, cuales son los compromisos y cual es el próximo paso a seguir.
Contenido 1. Preparación para el evento 2. Trabajo durante el evento 3. Seguimiento después del evento
El seguimiento En primer lugar unificar todas las direcciones de clientes y personas que han pasado por el stand. A todos, es necesario darles las gracias por habernos visitado. Por interesarse por nuestra marca y por dedicarnos su tiempo. Puede que la feria haya concluido, pero sólo se han completado dos terceras partes del trabajo.
El seguimiento Se cuenta su empresa entre ese 80% que nunca realiza un seguimiento de los contactos logrados durante un evento internacional? La próxima vez que cobre su sueldo, tire el 80% a la basura.
El Seguimiento En cualquier sistema de seguimiento de contactos lo importante es realizar un seguimiento simple, eficaz e inmediato. Debe hacer el seguimiento de los contactos por correo electrónico dentro de las 72 horas posteriores a la clausura del evento.
El Seguimiento Lo ideal es que el responsable del seguimiento de contactos sea alguien que no haya asistido al evento... Y eso por qué? Piense por un momento en el panorama que le espera tras una feria:
El Seguimiento Un montón de correspondencia, correos electrónicos y temas, todos urgentes, acumulados durante su ausencia Qué persona en su sano juicio querría añadir el seguimiento de un montón de contactos, que valen su peso en oro, a ese caos que le espera?
El Seguimiento Si Ud., su empresa no actúa de INMEDIATO después de la feria y hacen todo lo necesario para obtener el máximo provecho de la inversión y del trabajo realizado OTROS LO HARÁN!
Tips para su participación Sobre usted mismo, es importante: Ser Puntual. Ser muy claro. Asegúrese de entender y hablar correctamente el idioma. Tenga en cuenta los temas culturales. Honrar los compromisos de manera exacta.
Tips para su participación Sobre el material, es importante: Cotización mínimo FOB Puerto Colombiano. Tarjetas de presentación con indicativos de país, email corporativo, cargo y pagina web. Catálogos pequeños y livianos, con pagina web y datos de contacto. Su pagina web no siempre es su mejor presentación. Presentación ideal: debe tener las 4 C: Claro, Conciso, Coherente y Contundente Asegúrese que la información de la tarjeta de presentación de su contacto es la correcta. Muestras pequeñas y fáciles de transportar.
Francisco Sarria González Asesor en Exportaciones fsarria@proexport.com.co Cali-Colombia www.proexport.com.co www.proexport.com.co